In base al requisito del RGPD di ottenere il consenso degli utenti prima di archiviare i dati su dispositivo degli utenti, alcuni utenti possono ricevere una o più richieste relative all’abilitazione dei cookie:
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Attenzione
DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: questa guida intende fornire delle linee guida e NON rappresenta consulenza legale. Per avere la certezza di soddisfare i requisiti in vigore nelle aree in cui operi, rivolgiti al consulente legale della tua azienda. |
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la nuova legge sulla privacy dell’Unione Europea che armonizza e modernizza i requisiti di protezione dei dati. Anche se esistono molti requisiti nuovi o migliorati, i principi di base fondamentali rimangono invariati. Le nuove disposizioni si basano su una definizione di dati personali più ampia e con portata maggiore, e sono applicabili a tutte le aziende che raccolgono informazioni personali su singoli cittadini nell’UE. Il regolamento prevede che le singole persone abbiano il diritto di comprendere quali dati personali sono stati raccolti e di richiederne la cancellazione, quando appropriato.
Ai fini di questo articolo, il termine Utente si riferisce a un membro di un’azienda che invia accordi per la firma. Il termine “Firmatario” si riferisce a un utente che riceve e firma o rifiuta l’accordo. Un amministratore privacy è un amministratore dell’account Acrobat Sign autorizzato a usare specifici controlli per rimuovere le informazioni personali dal servizio, su richiesta di un mittente o di un firmatario.
L’univocità dell’utente si basa sull’indirizzo e-mail utilizzato per identificare tale persona. Una persona che dispone di più indirizzi e-mail può avere più ID utente distinti nel sistema. Tutti i controlli GDPR di Acrobat Sign si basano sull’utilizzo dell’indirizzo e-mail per trovare e gestire le informazioni personali. Non esiste alcuna connessione tra gli specifici indirizzi e-mail e un amministratore troverà solo i dati relativi all’indirizzo e-mail fornito.
Acrobat Sign offre funzionalità che aiutano i clienti a rispettare i requisiti GDPR. Per ulteriori informazioni su come Adobe protegge la tua privacy, visita www.adobe.com/it/privacy.
Il regolamento RGPD rafforza il diritto delle persone a richiedere l’accesso ai propri dati personali, nonché la loro correzione ed eliminazione.
Per quanto riguarda i set di strumenti di Acrobat Sign, sono disponibili tre funzionalità:
Gli amministratori della privacy possono gestire le informazioni e gli accordi degli utenti accedendo a Admin Console e modificando il profilo utente.
Applicabile solo agli accordi inviati dagli utenti gestiti dall’amministratore privacy.
Quando un firmatario richiede la rimozione delle sue informazioni dal sistema Acrobat Sign, l’amministratore privacy dell’account può eseguire ricerche in base all’indirizzo e-mail dell’utente e restituire tutti gli accordi a cui ha partecipato tale indirizzo e-mail e che sono stati creati nell’interno dell’organizzazione dell’amministratore.
Se l’amministratore privacy determina che l’accordo non è più necessario, può eliminarlo dal servizio in modo completo e irrevocabile.
I destinatari che contattano Acrobat Sign saranno indirizzati a rivedere la propria scheda Gestisci e a contattare l’azienda che ha originariamente creato la transazione allo scopo di eliminare l’accordo.
Acrobat Sign, come responsabile del trattamento del cliente, non eliminerà mai un accordo su richiesta di un destinatario.
Gli account Acrobat Standard e Acrobat Pro hanno un testo aggiuntivo che li informa di un metodo di recupero disponibile solo tramite l'interfaccia di Acrobat:
Adobe Acrobat Sign utilizza un periodo di conservazione che ritarderà l'eliminazione permanente di un accordo dal tuo account. Nella maggior parte dei casi, questo periodo è di 14 giorni, ma il tuo amministratore potrebbe averlo ridotto. Gli accordi eliminati saranno disponibili per la visualizzazione nella pagina di gestione durante il periodo di conservazione di 14 giorni. L'accordo può essere ripristinato allo stato non eliminato durante il periodo di conservazione scegliendo "Ripristina". Questa azione renderà nuovamente disponibile l'accordo al servizio e agli utenti. Al termine del periodo di conservazione, l'accordo verrà rimosso definitivamente e non sarà più recuperabile.
Per ripristinare un accordo o un Modello eliminato:
Vai alla pagina Documenti.
Dall'elenco dei filtri a sinistra, seleziona Eliminati.
Seleziona l’accordo o il modello da ripristinare.
Sotto Azioni nel riquadro di destra, seleziona Ripristina.
L'accordo viene ripristinato nell'elenco degli accordi e appare un messaggio di successo.
Applicabile solo agli utenti gestiti dall’amministratore privacy
Quando un dipendente richiede l’eliminazione dei suoi dati dai sistemi, questo strumento consente di eliminare completamente tutti i dati dell’utente dai server Acrobat Sign.
Gli utenti devono inoltrare questa richiesta direttamente all’amministratore privacy dell’account. Solo l’amministratore privacy può eliminare gli utenti.
Il servizio di assistenza di Acrobat Sign non può eliminare gli utenti da un account e, se riceve una richiesta in tal senso, inviterà l’utente a rivolgersi all’amministratore dell’account.
Account individuale e gratuito
Gli utenti con account personali o che hanno solo un account gratuito possono inviare direttamente una richiesta di eliminazione dell'account accedendo al portale Adobe Account su account.adobe.com/privacy, nella sezione Elimina Adobe Account. In alternativa, è possibile inviare una richiesta di eliminazione dell'account tramite la pagina contattaci del Centro della privacy di Adobe.
Affinché i dati personali di un utente possano essere eliminati dal sistema Acrobat Sign, le risorse dell’utente devono essere risolte correttamente. Questo processo varia a seconda del tipo di utente o account coinvolto, che può essere raggruppato in tre categorie:
I firmatari sono univoci in quanto tutti gli accordi sono stati creati da altri utenti.
Il primo passaggio da eseguire per eliminare i propri contenuti dal sistema Acrobat Sign consiste nel registrare il proprio indirizzo e-mail e verificare quali contenuti sono associati a tale indirizzo e-mail.
Puoi registrare il tuo indirizzo e-mail qui.
Una volta registrato l’indirizzo e-mail:
Se questa pagina non contiene nulla, contatta il Centro per la privacy di Adobe e richiedi che il tuo utente (indirizzo e-mail) venga eliminato dal sistema Acrobat Sign.
Per eliminare i contenuti degli accordi, dovrai contattare il mittente originale degli accordi in questione.
Solo l’account del mittente originale può a rivedere l’accordo ed eliminarlo.
Nota: l’amministratore privacy dell’account del mittente originale determina quando un contratto può essere eliminato.
Per determinare chi è il mittente originale:
Ripeti quanto sopra per tutti gli accordi elencati nella pagina Manage nelle categorie Completed e In Progress.
Le aziende contattate hanno 30 giorni per agire sulla tua richiesta di eliminare il contenuto.
Tutti gli accordi nella sezione In attesa del tuo intervento dovrebbero essere rifiutati:
Una volta che avrai rifiutato tutti gli accordi aperti e contattato i mittenti degli accordi completati , contatta il Centro per la privacy di Adobe e richiedi che il tuo utente (indirizzo e-mail) venga eliminato dal sistema Acrobat Sign.
I piani di servizio gratuiti e individuali dispongono di un indirizzo e-mail registrato e dovrebbero essere in grado di accedere al proprio account per esaminare il contenuto a piacimento.
In caso di problemi di accesso, seleziona il collegamento Ho dimenticato la password appena sotto i campi di accesso, quindi ripristina il valore della password.
Una volta effettuato l’accesso al servizio:
Seleziona la scheda Gestisci nella parte superiore della finestra.
In questa pagina sono riportati tutti i restanti contenuti Acrobat Sign in cui è incluso il tuo indirizzo e-mail.
Per richiedere l’eliminazione degli accordi inviati da altri utenti, devi contattare il mittente originale dell’accordo.
Solo l’account del mittente originale può a rivedere l’accordo ed eliminarlo.
Nota: i requisiti GDPR non impongono l’eliminazione degli accordi che sono ancora in corso di validità. A determinarlo, è l’amministratore privacy dell’account di invio originale.
Per determinare chi è il mittente originale:
Ripeti il passaggio precedente per tutti gli accordi elencati nella pagina Gestisci nelle categorie Completato e In corso.
Una volta eliminati tutti gli accordi firmati, contatta il Centro per la privacy di Adobe e richiedi che la tua utenza (indirizzo e-mail) sia eliminata dal sistema Acrobat Sign.
Gli utenti che sono gestiti da un amministratore privacy devono rivolgersi al proprio amministratore e richiedere di essere rimossi dal sistema.
L’amministratore privacy può esaminare il tuo contenuto e il tuo utente ed eliminare tutti i contenuti appropriati.
Eventuali richieste che non sono supportate dagli strumenti disponibili nell’interfaccia utente e domande sulla conformità al regolamento GDPR devono essere inviate al Centro per la privacy di Adobe.
Gli addetti all’assistenza e i Success Agent non hanno accesso agli strumenti che consentono di eliminare i contenuti dai server.
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