Gestisci automaticamente per quanto tempo gli accordi e i dati correlati vengono conservati in Adobe Acrobat Sign utilizzando criteri di conservazione configurabili.
La governance dei dati in Adobe Acrobat Sign consente agli amministratori di eliminare automaticamente accordi e dati associati dai sistemi Acrobat Sign dopo un periodo di conservazione definito. Questo aiuta le organizzazioni a ridurre i dati archiviati, soddisfare i requisiti di conformità e gestire il ciclo di vita degli accordi senza interventi manuali di pulizia.
La governance dei dati agisce come un trigger ritardato che inizia solo dopo che un accordo raggiunge il suo stato finale del sistema.
I criteri di conservazione vengono applicati dopo che un accordo raggiunge uno stato terminale, ad esempio quando viene completato, annullato o scaduto. Una volta attivato, il criterio definisce per quanto tempo l'accordo e i dati correlati vengono conservati prima dell'eliminazione permanente.
Per impostazione predefinita, accordi e dati delle transazioni vengono conservati in Acrobat Sign mentre l'account è attivo a meno che non vengano eliminati manualmente o regolati da una regola di conservazione.
Come funziona la governance dei dati
La governance dei dati segue un modello basato su trigger:
- Gli accordi raggiungono uno stato terminale quando Acrobat Sign registra l'accordo come Completato, Annullato o Scaduto.
- Una regola di conservazione viene applicata quando Acrobat Sign registra l'accordo in uno stato terminale.
- La regola definisce per quanto tempo l'accordo e i dati associati vengono conservati prima dell'eliminazione.
- Solo una regola di conservazione è attiva alla volta per gli accordi appena terminati.Quando viene creata una nuova regola, diventa la regola primaria e si applica a tutti gli accordi che raggiungono uno stato terminale in futuro. Le regole precedentemente attive continuano ad applicarsi agli accordi che erano già stati assegnati a esse e non devono essere disabilitate.
Le regole di conservazione vengono adottate dal gruppo primario a cui appartiene l'utente mittente al momento in cui l'accordo raggiunge il suo stato terminale.Se l'utente cambia gruppi primari prima che l'accordo si completi, si applicano le regole di conservazione del nuovo gruppo.
I periodi di conservazione vengono applicati in base alla durata configurata dal momento in cui l'accordo viene registrato in uno stato terminale. Poiché l'elaborazione dello stato terminale può essere ritardata fino a 12 ore, anche l'inizio del periodo di conservazione può essere ritardato.
Come i tempi dello stato terminale influenzano la governance dei dati
I criteri di governance dei dati iniziano solo dopo che un accordo raggiunge uno stato terminale, come Completato, Annullato o Scaduto.
Per ottimizzare le prestazioni del sistema, Acrobat Sign elabora gli eventi di stato terminale durante le ore di minor traffico, in base al server che ha gestito l'accordo. Le ore di minor traffico sono dalle 19:00 alle 07:00 nel fuso orario locale del server.
Se un accordo raggiunge una condizione terminale durante le ore di punta, l'evento viene messo in coda ed elaborato durante la successiva finestra di minor traffico. Questo può ritardare l'aggiornamento dello stato finale fino a 12 ore.
Durante questa finestra di elaborazione:
- L'accordo rimane nel suo stato precedente, In elaborazione, sia nella pagina Gestisci che nelle risposte API.
- I destinatari non possono più firmare l'accordo e ricevono un errore se tentano di accedervi.
- Per gli accordi in attesa di scadenza, i mittenti possono aggiornare la data di scadenza durante questa finestra per estendere il periodo di firma.
- L'evento terminale non viene registrato nel rapporto di audit finché l'elaborazione non è completa.
Poiché i criteri di governance dei dati vengono attivati solo dopo che l'accordo raggiunge il suo stato finale, qualsiasi ritardo nell'elaborazione ritarda anche l'inizio del periodo di conservazione.
Come utilizzare questa funzione
Le organizzazioni utilizzano la governance dei dati per:
- Eliminare automaticamente gli accordi completati o inattivi dopo un periodo definito.
- Ridurre la quantità di dati degli accordi archiviati.
- Allineare la conservazione dei documenti con i criteri di conformità interni.
- Gestire il ciclo di vita dei dati senza intervento manuale.
Se non viene definita alcuna regola di conservazione quando un accordo raggiunge uno stato terminale, non viene assegnata alcuna data di eliminazione.Gli accordi rimangono nel sistema finché non vengono eliminati manualmente o rimossi tramite strumenti GDPR.
Elementi eliminabili
Le regole di conservazione definiscono quali dati vengono eliminati quando la regola viene eseguita:
- Il documento dell'accordo.
- Il rapporto di audit.
- I dati personali associati raccolti durante la transazione.
- Gli accordi che utilizzano un metodo di autenticazione che produce un Rapporto di identità del firmatario, tale rapporto viene eliminato come parte dei dati personali.
I dati di audit e personali devono essere conservati almeno per lo stesso periodo dell'accordo e possono essere configurati per persistere più a lungo se necessario.
Aspetti da considerare
- Le regole di conservazione vengono applicate quando un accordo raggiunge uno stato terminale, non quando viene creato.
- Solo una regola di conservazione viene applicata a un accordo nel momento in cui diventa terminale.
- Le regole di conservazione si basano sul gruppo a cui appartiene l'utente mittente nel momento in cui l'accordo raggiunge il suo stato terminale.
- Se l'utente cambia gruppo prima che l'accordo si completi, si applicano le regole del nuovo gruppo.
- L'elaborazione dello stato terminale può essere ritardata fino a 12 ore durante i periodi di picco, ritardando l'inizio dei criteri di conservazione.
- Se non è definita alcuna regola di conservazione, i contratti vengono conservati fino all'eliminazione manuale o alla rimozione tramite altri processi.
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