Consenti ai mittenti di caricare un documento firmato fisicamente per conto del destinatario.
Alcune organizzazioni (o requisiti di documenti) richiedono firme fisiche anziché quelle elettroniche. Inoltre, alcuni destinatari potrebbero preferire di non firmare elettronicamente per motivi personali. In questi casi, il destinatario può restituire un documento firmato fisicamente anziché completare da solo il processo di caricamento.
Per mantenere il processo di firma accurato e registrato correttamente in Acrobat Sign, i mittenti possono caricare il documento firmato per conto del destinatario. In questo modo, l’accordo riprende correttamente nel flusso di lavoro, mantenendo un audit trail completo.
Come utilizzare questa funzione
Solo il mittente originale dell’accordo può caricare una versione firmata dell’accordo.
Al ricevimento del documento fisico, il mittente accede all’accordo sulla pagina Gestisci e la carica utilizzando il collegamento Carica documento firmato nell'elenco Azioni a destra della pagina.
Il report di audit tiene traccia di questa attività e l’accordo riprende il flusso di firma configurato o completa l’accordo in base alla progettazione dell’accordo.
Best practice
Per le organizzazioni che non richiedono esclusivamente firme elettroniche o digitali, è possibile mantenere abilitata l’opzione di firma manuale per ridurre le difficoltà nel processo di firma. Se un gruppo consente firme manuali, l’attivazione della funzione Carica documento firmato garantisce la flessibilità di gestire gli accordi firmati fisicamente.
Gestire le firme scritte e digitali
- Per gli accordi che richiedono firme digitali, disattiva l’opzione per richiedere le firme manuali e impedisci ai destinatari di convertire il flusso di firma.
- Per le organizzazioni che utilizzano più gruppi, l’impostazione Utenti in più gruppi può aiutare a gestire le opzioni di firma limitando la disponibilità di firma manuale per gruppi specifici.
- Per le organizzazioni che non accettano firme manuali, si consiglia di disattivare:
- la funzione Carica documento firmato;
- la possibilità di inviare accordi per le firme manuali;
- l’opzione per i destinatari che permette di convertire la firma da elettronica a manuale.
La configurazione di queste impostazioni garantisce che gli accordi siano in linea con i requisiti di conformità, mantenendo allo stesso tempo l’efficienza del processo.
Configurazione
Disponibilità:
Il Caricamento di un documento firmato è disponibile per tutti i piani di licenza.
Ambito di configurazione:
- Per gli account Acrobat Standard e Acrobat Pro l’azione è attivata per impostazione predefinita.
- Le firme manuali non sono selezionabili quando si invia un accordo tramite questi livelli, ma possono essere convertite da parte dei destinatari con l’impostazione Consenti ai firmatari di stampare, firmare manualmente e caricare nuovamente l’accordo in Acrobat Sign invece di firmarlo elettronicamente .
- Gli account con licenza Enterprise possono abilitare o disabilitare l’impostazione a livello di account e di gruppo.
Per accedere ai controlli delle funzioni, passa a Impostazioni globali > Carica documento firmato.
Impostazioni correlate
Due impostazioni relative all’opzione di firma manuale che devono essere considerate. Se desideri disattivare l’opzione per caricare i documenti firmati, probabilmente dovresti disattivare le seguenti impostazioni:
Consentendo il tipo di firma manuale otterrai alla fine alcune firme scritte. Infine, dovrai caricare una copia fisica per il firmatario.
Se non desideri consentire la firma manuale in nessun caso, disattiva questo tipo di firma affinché i mittenti non possano creare la situazione.
Consentire ai destinatari di convertire il flusso di firma nello stile di firma manuale è generalmente una buona idea se si dipende da un processo di firma veloce e non si ha alcuna richiesta di una firma elettronica.
I firmatari che non sono a proprio agio con le firme elettroniche possono apporre una firma fisica e il processo va avanti.
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