Panoramica
Molti accordi (come documenti fiscali, catasto, procure, trasferimenti di beni e così via) richiedono che il destinatario firmi l’accordo in presenza di un testimone. Il testimone può essere praticamente qualsiasi parte fisicamente presente come osservatore all’applicazione della firma da parte del firmatario.
Acrobat Sign fornisce un “ruolo” selezionabile nel processo di configurazione che inserisce un destinatario “firmatario” con un destinatario “testimone” associato che il firmatario deve definire.
- Prima che il firmatario possa rivedere l’accordo, deve fornire il nome e l’indirizzo e-mail del testimone.
- Dopo che il firmatario ha completato il processo di firma, il testimone riceve un’e-mail in cui viene richiesto l’attestazione alla testimonianza del processo di firma. Al testimone viene richiesto di verificare il suo nome e indirizzo e-mail prima di poter interagire con l’accordo.
- È possibile assegnare campi aggiuntivi al testimone per acquisire tutte le informazioni richieste dai requisiti di conformità.
Disponibilità:
Il ruolo di Firma con testimone è disponibile solo per i piani di licenza Enterprise.
Ambito di configurazione:
Il ruolo di testimone può essere abilitato a livello di account e di gruppo.
Un “testimone” è diverso da un “pubblico ufficiale”.
Un “testimone” può essere qualsiasi persona che sia:
- maggiorenne
- nel pieno possesso delle proprie facoltà mentali
- indipendente e imparziale che non è parte dell’accordo
- fisicamente presente nel momento in cui il firmatario appone la propria firma all’accordo
I testimoni non possono essere pagati per assistere al processo di firma.
Un “pubblico ufficiale” generalmente è un tipo di testimone che è incaricato da un organo di governo (come lo Stato). Il processo di autenticazione tende ad essere notevolmente più formale nella misura in cui documenta l’identità del firmatario e di solito richiede una tariffa per l’elaborazione.
I servizi di autenticazione elettronica sono disponibili anche tramite Acrobat Sign.
Collabora con il tuo ufficio legale per verificare quale sia il requisito per le tue richieste di conformità, un testimone oppure un pubblico ufficiale.
In che modo i mittenti aggiungono un e-witness a un accordo
Una volta abilitato il ruolo, i mittenti possono trovare il ruolo di Firma con testimone nell’elenco del selettore Ruolo sulla pagina di Composizione.
Quando un firmatario seleziona il ruolo di Firma con testimone viene aggiunto un record sotto il record del destinatario per identificare che è richiesto un testimone e che il firmatario ne fornirà i dettagli.
A causa della natura del processo di testimonianza e del modo in cui i testimoni sono indicizzati, viene supportato solo un flusso di firma sequenziale.
L’opzione Firma con testimone non è attualmente disponibile nella nuova esperienza Richiedi firma.
L’autenticazione tramite telefono è disponibile per i casi d’uso in cui è richiesta una password monouso a due fattori (OTP) per il testimone (ad esempio, Atti HMLR).
L’autenticazione tramite telefono è configurata dal mittente durante la composizione dell’accordo, ma al mittente non viene richiesto di fornire il numero di telefono del testimone. È il firmatario che deve fornire il numero di telefono del testimone quando lo identifica.
Il testimone deve utilizzare un telefono cellulare per autenticarsi e viene inviato un messaggio di testo (l’opzione di telefonata è stata eliminata).
Se si utilizza una rete fissa, viene visualizzato un errore che informa il testimone che deve utilizzare un telefono cellulare.
La verifica per assicurarsi che il telefono sia un dispositivo mobile è in fase di sviluppo e dovrebbe essere disponibile nella versione di marzo 2024.
L’autenticazione del testimone OTP a due fattori è facoltativa nell’interfaccia del mittente, ma potrebbe essere richiesta per l’utilizzo aziendale. Rivolgiti al tuo ufficio legale per comprendere i tuoi obblighi di conformità.
Per il testimone possono essere aggiunti anche Messaggi privati :
Progettazione di flussi di lavoro di invio personalizzati
Coloro che progettano flussi di lavoro di invio personalizzati possono trovare l’opzione Firmatario con testimone quando si seleziona un nuovo destinatario nel diagramma di flusso del destinatario.
Se si imposta il ruolo di Firmatario con testimone, viene installato sia l’oggetto del firmatario (Destinatario) che quello del firmatario testimone (Destinatario testimone).
Per la versione di marzo 2024 è prevista la configurazione dei testimoni nella Progettazione flussi di lavoro. L’attuale versione di Insider Access non supporta ancora questa funzionalità.
Assicurati che i campi obbligatori siano inseriti nell’accordo per il testimone
I campi devono essere creati nel documento in cui è richiesta la firma del testimone. Se non viene inserito un campo firma per il testimone, ne viene inserito uno automaticamente alla fine del documento.
Alcuni casi d’uso possono richiedere ulteriori informazioni da parte dei testimoni per completare un processo di testimonianza valido. Collabora con il tuo ufficio legale per determinare quali informazioni sono necessarie. Aggiungi i campi per acquisire queste informazioni, assegnali al testimone e contrassegnali come richiesto.
Le regole di Visibilità limitata dei documenti si applicano ai testimoni come a qualsiasi altro partecipante. È possibile visualizzare solo i file che contengono campi per il testimone.
Authoring in-app: assegnazione di campi al testimone
Nell’ambiente di authoring in-app, i testimoni vengono identificati nell’ordine di flusso di firma e nell’elenco Destinatari vengono forniti loro identificatori con codifica a colori.
Tag di testo
Per quanto riguarda l’indicizzazione dei partecipanti, i testimoni sono destinatari. Se sono presenti due destinatari che richiedono un testimone, allora:
- Il primo firmatario è _es:signer1
- Il testimone associato al primo firmatario è _es:signer2
- Il secondo firmatario è _es:signer3
- Il testimone associato al secondo firmatario è _es:signer4
L’assegnazione degli identificatori dei tag di testo è coerente con il flusso di firma dell’accordo. Tuttavia, l’indicizzazione nella pagina di composizione non tiene conto dei testimoni nell’interfaccia. (I testimoni sono presentati come record accessorio del destinatario identificato).
Prenditi del tempo per progettare e testare i moduli con attenzione per garantire che il flusso di firma venga elaborato correttamente e che i partecipanti possano accedere ai campi corretti.
Esperienza di firma del destinatario
L’esperienza del firmatario inizia con una notifica e-mail che informa sull’invio di un accordo e che l’accordo necessita di un testimone.
Dopo aver selezionato il pulsante Rivedi e firma e aver accettato le Condizioni d’uso, il firmatario deve fornire le informazioni relative al testimone. L’accesso all’accordo non viene concesso fino a quando non vengono raccolte le informazioni relative al testimone.
Sono richiesti i seguenti dati del testimone:
- Nome e cognome
- Indirizzo e-mail
- Facoltativo: numero di cellulare (se è configurata l’autenticazione a due fattori per il testimone)
- I numeri di telefono fisso attiveranno un errore per il testimone.
Se il processo di firma viene terminato prima del completamento del processo e la firma deve essere riavviata, le informazioni sul testimone vengono perse e devono essere reinserite.
Tieni presente che il campo Conferma e-mail non accetta un valore incollato. L’indirizzo e-mail deve essere digitato manualmente.
Esperienza del testimone
Una volta che il firmatario ha completato la firma, viene inviata un’e-mail all’indirizzo del testimone.
Il testimone riceve un’e-mail che identifica la richiesta di attestazione sull’accordo e il firmatario che lo ha nominato.
Dopo che il testimone ha selezionato il pulsante Rivedi e firma e ha accettato le Condizioni d’uso, viene richiesto di verificare le informazioni prima di poter avere l’accesso per interagire con l’accordo.
Una volta che l’accesso all’accordo è stato concesso, il testimone può compilare tutti i campi richiesti e apporre la propria firma.
Durante il processo di firma, il testimone non può modificare il valore del nome fornito dal firmatario che lo ha nominato.
Il testimone non ha mai la possibilità di scaricare l’accordo, né può accedervi dopo aver completato il proprio processo. Non viene inviato alcun allegato e-mail e se il testimone ha un account Acrobat Sign, l’accordo non viene visualizzato sulla sua pagina Gestisci.
I campi del testimone devono essere creati nel documento in cui è richiesta la firma. Se non viene inserito un campo firma per il testimone, ne viene inserito uno automaticamente alla fine del documento.
Se l’occupazione e l’indirizzo del testimone non vengono raccolti nella finestra a comparsa Verifica testimone, è necessario aggiungere questi campi come obbligatori assegnati al testimone. In caso contrario, si rischia di non essere conformi alle norme che regolano il processo di testimonianza dell’accordo.
Le regole di Visibilità limitata del documento si applicano ai testimoni come a qualsiasi altro partecipante. È possibile visualizzare solo i file che contengono campi per il testimone.
Authoring in-app: assegnazione di campi al testimone
Nell’ambiente di authoring in-app, i testimoni vengono identificati nell’ordine di flusso di firma e nell’elenco Destinatari vengono forniti loro identificatori con codifica a colori.
Tag di testo
Per quanto riguarda l’indicizzazione dei partecipanti, i testimoni sono destinatari. Se sono presenti due destinatari che richiedono un testimone, allora:
- Il primo firmatario è _es:signer1
- Il testimone associato al primo firmatario è _es:signer2
- Il secondo firmatario è _es:signer3
- Il testimone associato al secondo firmatario è _es:signer4
L’assegnazione degli identificatori dei tag di testo è coerente con il flusso di firma dell’accordo. Tuttavia, l’indicizzazione nella pagina di composizione non tiene conto dei testimoni nell’interfaccia. I testimoni sono presentati come record subordinato a quello del destinatario identificato.
Prenditi del tempo per progettare e testare i moduli con attenzione per garantire che il flusso di firma venga elaborato correttamente e che i partecipanti possano accedere ai campi corretti.
Configurazione
I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Ruoli destinatari consentiti
Abilita la casella di controllo Consenti ai mittenti di contrassegnare i destinatari come firmatari con testimone.
Il ruolo può essere abilitato, con accesso consentito o meno. Non ci sono altri controlli.
Quando il controllo è attivato, il ruolo Firma con testimone viene visualizzato nell’elenco dei ruoli disponibili per il mittente nella pagina Composizione e nella finestra di progettazione del flusso di lavoro di invio personalizzato:
Stato della pagina Gestisci
Un accordo sulla pagina Gestisci riflette lo stato di Inviato per la testimonianza quando il ciclo di firma è in attesa che un testimone completi la propria attestazione.
Tieni presente che i destinatari che non sono testimoni continueranno a mostrare lo stato appropriato per il loro ruolo nell’accordo (Inviato per firma, Inviato per approvazione e così via).
L’elenco Attività fornisce gli stessi eventi del report di audit in un formato sintetico. Le attività dei testimoni sono chiaramente identificate, ma l’evento del firmatario non include l’eventuale requisito di un testimone.
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