Panoramica
La funzione Invia in modalità collettiva consente di creare un accordo modello “principale” da cui generare fino a 1.000 accordi “secondari”. Ogni accordo secondario utilizza gli stessi file, campi e proprietà dell’accordo del modello principale, ma rimane indipendente con tutta la privacy e la sicurezza di un accordo creato singolarmente.
Con Invia in modalità collettiva, i destinatari possono essere inseriti manualmente oppure caricando un file CSV contenente l’elenco degli indirizzi e-mail dei destinatari. Il file CSV offre al mittente funzionalità aggiuntive, quali il supporto per più destinatari, assegnazioni di ruoli, opzioni di autenticazione e valori di campo predefiniti con cui personalizzare i singoli accordi al momento della creazione.
Come utilizzare questa funzione
Gli utenti che fanno parte di un gruppo principale per il quale è stata abilitata la funzione Invia in modalità collettiva possono accedere a tale funzione dalla pagina Home attraverso la sezione Invia in modalità collettiva.
L’interfaccia consente di caricare dei file per definire la documentazione di base dell’accordo del modello principale. Tutti i documenti sono inclusi in ogni accordo secondario creato nel batch Invia in modalità collettiva.
Gli indirizzi e-mail dei destinatari possono essere aggiunti manualmente oppure mediante un file CSV. Se vengono inseriti manualmente, ogni indirizzo e-mail riceve il proprio accordo secondario generato in modo indipendente. Se viene utilizzato un file CSV, ogni riga nel file CSV viene applicata a un accordo secondario. In tutti i casi, i singoli destinatari non hanno visibilità sugli altri accordi. Ogni accordo è sicuro e personale.
Ogni accordo secondario può essere gestito in modo indipendente sulla pagina Gestisci utilizzando i filtri In corso, Completato, Annullato o Scaduto.
Il modello Invia in modalità collettiva principale utilizzato per generare gli accordi secondari può essere gestito sulla pagina Gestisci con il filtro Invii in modalità collettiva. Il modello principale ha tre funzioni importanti:
Per tutti gli accordi secondari, il modello principale include una tabella di riepilogob nell’elenco Azioni. Nella tabella è riportato il numero di accordi in ogni stato. Facendo clic sulla tabella di riepilogo si apre una vista ordinabile dei singoli accordi secondari.
L’opzione Visualizza report attività nell’elenco Azioni fornisce un Rapporto esecuzione documento. Questo report fornisce un riepilogo più dettagliato (e stampabile) degli accordi secondari per stato.
L’attività Scarica dati per campo modulo esegue il download dei dati dei campi per tutti gli accordi secondari creati dal modello principale.
Best practice
Considera come utilizzare Invia in modalità collettiva nella tua organizzazione. A meno che tutti i singoli utenti avranno la necessità di generare eventi di accordi in modalità collettiva, è consigliabile disattivare a livello di account l’accesso a questa funzione, che risulterà quindi disattivata per ereditarietà anche in tutti i gruppi. Abilita questa funzione esplicitamente per determinati gruppi facilmente identificabili (ad esempio, Risorse umane) oppure, se puoi assegnare utenti a più gruppi, crea un gruppo specifico da usare come gruppo principale per gli utenti che hanno bisogno della funzione Invia in modalità collettiva.
L’attivazione dell’importazione di file CSV migliora notevolmente l’usabilità di questa funzione. A meno che tu non abbia un motivo per immettere tutti gli utenti manualmente, si consiglia vivamente di abilitare il caricamento di file CSV.
Abilita la nuova esperienza Invia in modalità collettiva. I file CSV utilizzati nell’ambiente classico funzionano ancora, quindi non è necessario riconfigurarli e le nuove opzioni ampliano notevolmente l’utilizzo di questa funzione.
Configurazione
Disponibilità:
Invia in modalità collettiva è disponibile per piani di licenza Team ed Enterprise.
Ambito di configurazione:
Per gli account di livello Team, la funzione Invia in modalità collettiva e l’opzione di caricamento CSV sono attivate per impostazione predefinita. Nell’interfaccia di amministrazione non sono disponibili ulteriori controlli.
Per gli account con licenza Enterprise, la funzione Invia in modalità collettiva può essere abilitata a livello di account e di gruppo.
I controlli di questa funzione sono disponibili in Impostazioni globali > Invia in modalità collettiva
Le opzioni configurabili sono:
Quando l’opzione Invia in modalità collettiva è abilitata, la scheda Home presenta una nuova sezione che consente agli utenti di accedere alla funzione.
Negli account in cui è abilitata l’opzione Utenti in più gruppi, gli utenti potranno accedere a questa funzione solo se è stata abilitata nel loro gruppo principale.
Se la funzione Invia in modalità collettiva è abilitata in un gruppo diverso dal gruppo principale dell’utente, la sezione sarà visibile nella pagina Home ma l’utente non potrà utilizzarla.
Si consiglia vivamente di abilitare l’opzione che consente di caricare un file CSV con l’elenco dei destinatari.
Invece di digitare manualmente gli indirizzi e-mail direttamente nel campo A:, conviene creare un elenco dei destinatari come file CSV, che offre maggiore controllo e visibilità.
Inoltre, il file CSV può contenere colonne di dati che definiscono i ruoli dei destinatari, le opzioni di autenticazione e i valori dei campi, e permette di personalizzare l’accordo per ciascun destinatario migliorandone l’esperienza e il tasso di completamento.
Quando questa opzione è attivata, viene inserito un collegamento Importa CSV sotto il campo A:
Quando questa opzione è attivata, agli utenti del gruppo viene reso disponibile il nuovo ambiente Invia in modalità collettiva.
Un collegamento di passaggio è abilitato per consentire agli utenti di tornare all’esperienza classica, se lo desiderano.
Il nuovo ambiente abilita tutte le nuove funzionalità CSV, ma mantiene la compatibilità con il precedente formato CSV. Pertanto, è comunque possibile utilizzare un file CSV già creato nel formato classico.
Se il nuovo ambiente è disabilitato, gli utenti possono accedere all’interfaccia classica e utilizzarla come hanno sempre fatto.
Aspetti da considerare
- Per consentire a un utente di accedere all’interfaccia Invia in modalità collettiva, la funzione deve essere abilitata nel gruppo principale dell’utente.
- Il numero di transazioni che possono essere generate utilizzando la funzione Invia in modalità collettiva è limitato dal livello di servizio:
- I clienti di livello Enterprise e Business possono generare fino a 1.000 transazioni.
- I clienti Acrobat Pro con firma elettronica avanzata per team e Adobe Acrobat Sign Professional possono generare fino a 50 transazioni.
- I clienti Acrobat Pro con firma elettronica avanzata possono generare fino a 50 transazioni.
- Le versioni di prova per Business o Team consentono di generare fino a cinque transazioni.
- Le versioni di prova Enterprise consentono di generare fino a tre transazioni.
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