Casi d'uso per flussi di lavoro di firma elettronica

Creare flussi di lavoro di firma elettronica con Adobe Sign per Zapier ti consente di semplificare i processi di firma con facilità e flessibilità. Puoi generare flussi di lavoro automatizzati per diversi scenari, come approvazioni interne, accordi contrattuali e firme a più fasi, garantendo al contempo firme sicure e legalmente vincolanti.

Per configurare ogni flusso di lavoro, devi:

1. Seleziona un evento Azione: scegli l'evento Azione desiderato dall'elenco.
2. Collegare ad Acrobat Sign: collega il flusso di lavoro all'Account Acrobat Sign che vuoi utilizzare.
3. Configura il flusso di lavoro: compila i campi richiesti per impostare il flusso di lavoro dell'azione.
4. test il flusso di lavoro: facoltativamente, puoi eseguire il test del flusso di lavoro effettuando una prova per assicurarti che tutto funzioni correttamente.

Questo processo assicura che i tuoi flussi di lavoro siano configurati correttamente e pronti all'uso.

Ad esempio, configurare un flusso di lavoro per creare un documento da un accordo richiede di compilare i seguenti campi: ID accordo e ID documento

Flussi di lavoro di firma elettronica supportati

Puoi facilmente creare flussi di lavoro automatizzati per la firma elettronica su Acrobat Sign per Zapier per uno qualsiasi dei seguenti casi d'uso:

Automazione basata su trigger

Acrobat Sign fornisce diversi trigger nativi, ad esempio quando un accordo viene creato, inviato per la firma, completato, annullato o aggiornato. Questi trigger possono aiutarti a generare flussi di lavoro intelligenti che reagiscono istantaneamente alle tappe fondamentali importanti nel processo di firma elettronica. Queste automazioni basate su eventi aiutano a garantire follow-up tempestivi e maggiore efficienza operativa senza intervento manuale.

Quando un accordo viene completato in Acrobat Sign, uno Zap può caricare automaticamente il PDF firmato in una cartella specifica di Google Drive e aggiornare un Foglio Google con lo stato e l'URL di firma.

Automatizza la creazione di accordi

Puoi creare accordi basati su qualsiasi dei seguenti trigger e notificare i firmatari.I flussi di lavoro per la creazione di accordi in Acrobat Sign ti consentono di selezionare metodi di autenticazione, aggiungere utenti e definire i loro ruoli.Puoi notificare i firmatari inviando URL di firma tramite WhatsApp, SMS o Slack.

Azioni:

• Crea un contratto da un modello di libreria e invia per firma
• Crea un accordo da un documento caricato e invia per firma

Gestisci documenti

Puoi semplificare il processo di gestione dei documenti con i seguenti flussi di lavoro automatizzati in Adobe Acrobat Sign per Zapier:

• Crea PDF di contratti firmati: Automatizza la conversione di contratti completati in PDF per garantire un'archiviazione semplice e un riferimento futuro. Una volta firmato un contratto, il sistema può generare automaticamente un PDF di alta qualità del documento, archiviandolo in modo sicuro e rendendolo facilmente accessibile.

• Ottieni ID documento: Puoi caricare qualsiasi documento per recuperare il suo ID documento univoco. Fornisce un riferimento rapido per il tracciamento, l'organizzazione e il recupero di documenti all'interno del database. 

• Controlla stato contratto: Puoi fornire l'ID documento o l'URL della firma elettronica e controllare istantaneamente se un contratto è in sospeso, firmato o completato. Ti aiuta a rimanere informato sui progressi di un contratto in ogni momento senza dover contattare le altre parti.

• Trova URL di firma di un contratto: Puoi localizzare rapidamente l'URL di firma di un contratto specifico e reinviarlo al firmatario se necessario. Acrobat Sign genera e memorizza un URL al momento della creazione del documento, consentendoti di accedervi facilmente per una ricondivisione e un follow-up senza interruzioni.

Azioni:

• Crea un PDF di contratto firmato
• Carica un documento per ottenere l'ID documento
• Trova lo stato del contratto
• Trova l'URL di firma

Importa e sincronizza i registri di audit degli accordi

Al termine della cerimonia di firma, puoi scaricare la traccia audit del contratto firmato e caricarla nella posizione desiderata, come Google Drive o OneDrive.

Azione:

• Crea un PDF della traccia audit del contratto

Importa e mappa i campi modulo

Puoi scaricare un elenco di campi modulo da contratti firmati e utilizzarli per mappare i dati ad altre origini. Ad esempio, se un contratto contiene un campo di testo "Nome", il firmatario inserirà il proprio nome e firmerà il documento. Una volta completato il processo di firma, il richiedente può scaricare i dati dei campi modulo e il nome può essere salvato in una colonna Excel o in un'altra origine dati.

Azione:

• Trova i dati dei campi modulo dell'accordo in formato JSON

Recupera documenti

Puoi recuperare elenchi di tutti gli accordi e dei relativi ID documento.

Azioni:

• Trova un elenco di tutti gli accordi
• Trova un elenco di tutti gli ID documento dell'accordo