Guida rapida per la configurazione dell'account

Preferenze firma

Per queste impostazioni è necessario considerare numerose opzioni.

Vai ad Account > Preferenze firma.

Le prime due impostazioni consentono di controllare la formattazione automatizzata della riga in cui viene inserita la firma e i dati della firma che vengono inseriti sotto la linea:

• Utilizza firme e iniziali formattate correttamente
  • Selezionando questa voce il contenuto della firma viene posizionato sotto la linea.
  • Se la disattivi, viene inserita solo la firma, senza altre marcature tipiche delle firme elettroniche.
• Regola in modo dinamico la linea sotto la firma e le iniziali. 
  • Puoi abilitare questa voce per regolare in modo dinamico la linea sotto la firma affinché sia pochi pixel più lunga rispetto a firma/iniziali effettive.
  • Se disattivi questa voce, viene stampata la linea completa per la lunghezza del campo firma originale.

Consenti ai destinatari di apporre firma e iniziali

La sezione successiva controlla il modo in cui i destinatari possono applicare la loro firma. In genere, a meno che non si voglia vincolare le opzioni per uno scopo aziendale specifico, si consiglia di consentire ai destinatari di applicare la firma in base alle proprie esigenze.

Sono disponibili tre opzioni:

• Digitando nome e iniziali: digitare il proprio nome è il processo più facile per la maggior parte dei firmatari, in quanto non richiede alcuna azione extra. Il destinatario digita il nome e viene applicato un font in stile corsivo.
  • Scegli in modo dinamico il font della firma: sono presenti più font di tipo script nel sistema di Acrobat Sign. Per impostazione predefinita vengono applicati in un ordine fisso.  Se questa opzione è attivata, all'inizio il font utilizzato è casuale.
• Disegno di una firma manuscritta e delle iniziali sullo schermo utilizzando mouse, stilo o dito - Se questa opzione è abilitata, i destinatari avranno la possibilità di disegnare fisicamente la propria firma.
• Caricando un’immagine di firma e iniziali: se attivata, i destinatari possono caricare un’immagine della propria firma dal sistema locale.

Consenti ai destinatari di usare la propria firma salvata

Questa sezione di opzioni consente di decidere se i destinatari possono utilizzare una firma salvata esistente (le firme biometriche e basate su immagini vengono salvate).  Se decidi di non consentire l'uso delle firme salvate, il destinatario dovrà esplicitamente digitare, disegnare o caricare la firma, a seconda dei tipi di firma attivi.

Le opzioni disponibili sono:

• Tutti i destinatari - Se selezionata, tutti i destinatari potranno utilizzare le proprie firme salvate.
• Destinatari interni: questa opzione consente solo ai destinatari che esistono anche come utenti nel tuo account Acrobat Sign di utilizzare le loro firme salvate.
• Nessuno: non consente l’uso di una firma salvata da parte di tutti i destinatari.

In questa sezione è disponibile una casella di selezione aggiuntiva:

• Consenti agli utenti nel mio account di caricare un’immagine e salvarla nel proprio profilo come firma e iniziali: attivando questa opzione gli utenti nel tuo account Acrobat Sign potranno caricare un’immagine della propria firma nella sezione Preferenze personali.

Aggiungere il tuo branding aziendale è un metodo eccellente per personalizzare Acrobat Sign per gli utenti nel tuo account, nonché i tuoi firmatari.

Nome società e Nome host dell’URL

In questa sezione puoi impostare il nome dell’azienda e un nome host per il tuo account, per personalizzare il tuo account in modo semplice ma efficace. 

Queste due impostazioni sono a livello di account e non possono essere regolate a livello di gruppo.

Accedi come amministratore dell’account e passa a: Account > Impostazioni account > Configurazione account.

Ragione sociale

Il valore immesso in questo campo viene inserito automaticamente nel campo della ragione sociale per i nuovi utenti che verranno creati nell’account.

Per impostazione predefinita, Acrobat Sign consente agli utenti di modificare le impostazioni personali, inclusa la Ragione sociale per i loro utenti individuali.

Per aggiornare il valore Nome azienda nel profilo di tutti gli utenti del tuo account:

• Seleziona la casella Imposta nome azienda per tutti gli utenti nell'account.
• Fai clic su Salva.

Tutti i profili utente adotteranno il valore nel campo Nome azienda come valore Azienda nei loro profili utente.

Nome host

Impostando il nome host per gli account verrà modificato l’URL a cui accedono gli utenti e l’URL in cui vi sono gli accordi per i firmatari.

Il risultato è un URL personalizzato con il nome host che avrai impostato.

La sezione Impostazioni globali della scheda Account è una delle più articolate e tutte le impostazioni sono specifiche a seconda dei diversi casi d'uso.

Di seguito viene descritta ogni opzione con i relativi consigli, ma è possibile che il tuo caso specifico sia diverso dal tipo di utilizzo più comune.

Passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni globali.

• Allega un CSV con i dati del modulo ai messaggi e-mail dell’accordo firmato del mittente
  Se utilizzi dei moduli e desideri ottenere un file CSV con i dati dei campi per ciascun documento firmato, seleziona questa casella di controllo. Tuttavia, i singoli CSV per ogni transazione possono essere un po' ingombranti.
  
  Se devi raccogliere dati o inviare dati al CRM, potresti essere meglio servito dedicando il tempo necessario per sviluppare una soluzione API.
  


• Visibilità limitata dei documenti
  Questa funzione consente di mostrare ai vari firmatari solo i file designati nella transazione. Per ottenere il massimo dalla Visibilità Limitata del Documento è necessario avere una solida comprensione del flusso di firma in relazione ai documenti che invii e al modo in cui alleghi tali documenti.
  
  Se stai pensando di inviare una transazione grande con più file a più firmatari e vuoi nascondere parti di quel documento a uno o più firmatari, allora questa impostazione fa al caso tuo! Il breve video che segue ti potrà essere di aiuto nella decisione.

• Allega una copia in PDF del documento firmato nelle e-mail inviate
  Una volta completata la transazione, per impostazione predefinita tutte le parti coinvolte ne riceveranno una copia. Questa impostazione consente di modificare questa configurazione in modo che le copie vengano inviate solo internamente, solo esternamente, a entrambi o a nessuno.
  
  Il modo in cui imposti questa impostazione dipenderà probabilmente dalla natura dei documenti.Se devi raccogliere informazioni riservate, potrebbe essere utile non inviare le copie firmate tramite e-mail per ragioni di sicurezza. In tal caso i clienti potrebbero tuttavia contattarti per richiedere una copia del documento. Per casi simili, consigliamo di chiedere al firmatario di registrarsi per ottenere un account gratuito per Acrobat Sign: potrà così ottenere la copia firmata direttamente da Acrobat Sign.
  


• Allega un report di audit ai documenti completati
  Se devi allegare dei report audit alla copia del documento firmato inviato per e-mail, seleziona questa opzione almeno per il mittente.
  


• Unisci più documenti in un unico documento dopo la firma
  Quando carichi più file per una transazione, Acrobat Sign concatena questi file in un unico PDF prima di inviarlo per la firma.
  
  Questa impostazione determina se le e-mail Firmato e Archiviato contengono quell'unico PDF di grandi dimensioni o se il documento viene nuovamente suddiviso in più file.
  

• Invia una copia extra di ogni accordo firmato a questi indirizzi e-mail

Si tratta nuovamente dell’Archivio esterno, ma questa impostazione può essere configurata a livello di gruppo (per i livelli di servizio Business ed Enterprise) e consente di inoltrare, ad esempio, i contratti di vendita completati al reparto Contabilità o i moduli NDA completati al reparto Legale.

• Carica documento firmato
  Abilita questa impostazione se desideri consentire ai firmatari di stampare, firmare e inviare il documento via fax. Se il modulo ti verrà restituito firmato in forma cartacea e questa impostazione non è attivata, non ti sarà possibile chiudere la transazione in Acrobat Sign.
  
• Delega per utenti nel mio account
  In questo caso, “delegare” significa consentire a un altro firmatario (indirizzo e-mail) di firmare il documento a nome tuo. La delega non rimuove l'accesso dalla parte originale, concede semplicemente a un altro utente l'autorità di firmare.
  
  In generale, sosteniamo di rendere il processo di firma il più semplice possibile, e questo significa consentire la delega.Tuttavia, in alcuni casi può essere necessario disattivarla, e consentire la firma solo al firmatario designato.
  

• Delega per utenti esterni al mio account
  Simile all’impostazione precedente, ma specifica per gli utenti che non appartengono al tuo account di Acrobat Sign.
• Autorità di Firma
  Questa impostazione determina quale sia l'accesso predefinito per firmare un documento per gli utenti nell'account Acrobat Sign.
  In generale consigliamo di consentire a tutti di firmare per impostazione predefinita.Se intendi utilizzare Acrobat Sign per qualsiasi scopo di tipo HR, devi assolutamente consentire a tutti di firmare.
  Se scegli di negare a tutti i privilegi di firma per impostazione predefinita, dovrai abilitare esplicitamente i firmatari che devono firmare.
  Suggerimento!: Come Amministratore, non sei automaticamente incluso come firmatario.Pertanto, se dovrai firmare dei documenti e per impostazione predefinita tale autorizzazione non ti è stata concessa, passa a Utenti e gruppi, fai clic sul tuo indirizzo e-mail e attiva l'autorizzazione a firmare.
• Imposta un fuso orario predefinito da utilizzare per gli accordi creati dagli utenti in questo account
  Questa opzione imposta il fuso orario per i timestamp di data/ora delle transazioni.
  
• Impostazioni relative all'amministratore del gruppo
  I clienti con livello di servizio aziendale ed enterprise possono avere gruppi e, se hai gruppi, potresti voler avere amministratori solo per quei gruppi.
  Queste impostazioni consentiranno agli amministratori del gruppo di aggiungere nuovi utenti o modificare le impostazioni a livello di gruppo per personalizzare il modo in cui gli utenti dei loro gruppi possono configurare gli accordi..
  

Le impostazioni di invio sono le funzioni che sono rese disponibili nella scheda Invio per gli utenti abilitati all'invio. Questa sezione approfondisce tutte le configurazioni disponibili su tale pagina.

Come le Impostazioni globali, anche queste dipendono dai vari casi d'uso.

Questa sezione è piuttosto lunga, quindi mettiti comodo e passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.

• Mostra pagina Invia dopo l'accesso
  Questa impostazione indirizzerà gli utenti alla scheda Invia dopo l'accesso ad Acrobat Sign (anziché alla scheda Home).
  Se riscontri un rallentamento fastidioso al primo accesso, è probabilmente a causa degli script eseguiti nella scheda Home per far sì che i quadranti di generazione rapporti riflettano dati accurati. Questa funzione è utile se gli utenti preferiscono passare direttamente al processo di invio e non vogliono prendere visione dei dati della pagina iniziale.
  
• Ruoli del destinatario
  Il tuo flusso di lavoro richiede l'approvazione di una o più persone, oppure hai un destinatario che deve compilare il contenuto del modulo senza dover applicare una firma?L'abilitazione dei ruoli destinatario ti consente di creare flussi di lavoro complessi con ruoli specializzati definiti.
  

• Creazione di documenti allegati
  Questa impostazione abilita tutti i vari canali che consentono a un utente di allegare un documento. Se hai una forte necessità di controllo delle versioni sui documenti, probabilmente vorrai disabilitare tutto tranne la libreria dove si trovano le versioni correnti dei moduli.
  
• Lingue
  Questa impostazione consente agli utenti di impostare la lingua per la firma dei firmatari esterni nella pagina di invio.
  

• Modelli messaggio
  Questa funzione permette agli utenti che devono gestire numerose transazioni di risparmiare molto tempo. Con i modelli per messaggi puoi impostare un nuovo messaggio predefinito e definire ulteriori modelli personalizzati. Se invii gli stessi documenti con lo stesso messaggio più volte al giorno, dedica del tempo a configurare questa opzione.
  
• Messaggi privati ai destinatari
  Consente l’invio per includere un messaggio privato a ciascuno dei destinatari.
  
• Tipi di firma consentiti
  Per impostazione predefinita, è attivata solo la firma elettronica. Tuttavia molti utenti preferiscono ancora stampare i documenti e inviarli via fax. Se hai alcuni clienti che la pensano così, abilita l'opzione Firma fax.
  
• Impostazioni firma mittente
  Queste impostazioni sono progettate per i casi in cui il mittente sarà il controfirmatario del documento. E se consenti ai mittenti di controfirmare, vale la pena configurare le impostazioni predefinite in base al tuo flusso di lavoro per ridurre al minimo le modifiche che i mittenti devono apportare in ogni transazione.
  
• Promemoria
  Se il processo richiede la configurazione di promemoria, questa impostazione ti consente di configurare l'iterazione e il messaggio predefiniti del promemoria, riducendo ulteriormente i tempi del ciclo per i mittenti.
  
• Protezione con password del documento firmato
  Con questa opzione abilitata, l'utente dovrebbe inserire una password prima di poter aprire il PDF firmato o visualizzarlo online.
  È un piccolo ostacolo, ma garantisce una buona sicurezza.
  
• Opzioni di identificazione del firmatario
  Acrobat Sign consente diversi metodi di autenticazione a due fattori per i firmatari. A seconda del caso di utilizzo, puoi attivare una o più di queste opzioni e consentire o meno ai mittenti di scegliere il metodo desiderato.
  

• Scadenza documento
  Se il caso d'uso include "opportunità", come un prezzo speciale disponibile solo per i prossimi XX giorni, puoi definire quel periodo e forzare la scadenza del documento se non viene firmato nel tempo richiesto.
  Se abiliti questa opzione, è consigliabile considerare l'abilitazione dell'opzione Consenti modifica delle impostazioni di scadenza dopo l'invio del documento. Anche se non dovrai sempre estendere la scadenza, può risultare comodo avere la possibilità di farlo.
  
• Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi
  Se devi aggiungere spesso dei campi ai documenti, può essere utile attivare lo strumento di trascinamento dei campi per impostazione predefinita. Tuttavia, se lavori con documenti con controllo delle versioni, probabilmente vorrai rimuovere l'opzione per gli utenti di regolare i campi.
  
• Ordine di firma
  La maggior parte dei documenti sono firmati in ordine sequenziale e questa è quindi l’impostazione predefinita. Tuttavia, se il flusso di lavoro più comune sfrutta un processo di firma parallelo in cui tutti vengono invitati a firmare contemporaneamente, puoi configurarlo qui.
  Hai anche l'opzione di consentire al mittente di scegliere quale flusso di lavoro è migliore per le loro transazioni se operi in entrambi i mondi.

Le impostazioni di sicurezza di Acrobat Sign corrispondono alle impostazioni tramite password che trovi in molte applicazioni, con l’aggiunta di un paio di funzioni specifiche per i documenti.

Per configurare le funzioni di sicurezza, passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di sicurezza.

• Impostazioni Single Sign-on
  Se i tuoi utenti si autenticano da una base di utenti Adobe o Google, puoi abilitare l’impostazione appropriata e disattivare quella che non prevedi di utilizzare.
  
• Impostazioni Ricordami
  Consente di ricordare i dati di accesso dell’utente per un periodo di tempo specificato. Scegli il periodo di tempo dall’elenco a discesa.
  
• Criterio password di accesso - Per utenti che si autenticano al sistema di identità Acrobat Sign tradizionale
  Questa impostazione definisce i parametri per la frequenza con cui la password deve essere reimpostata e per quante password storiche Acrobat Sign ricorderà per impedire l'installazione di password ricorrenti.
  
• Complessità password di accesso - Per utenti che si autenticano al sistema di identità Acrobat Sign tradizionale
  La complessità richiesta delle password è fondamentale per garantire la sicurezza del tuo Account e consigliamo di impostare questo valore al massimo che i tuoi utenti tollereranno.
  
• Tipo cifratura PDF
  Per i livelli di cifratura dei file PDF, è utile sapere quale versione di Reader verrà utilizzata dai firmatari. Le crittografie più avanzate richiedono versioni più moderne di Reader.
  In generale, se il firmatario di destinazione è moderatamente esperto di tecnologia, puoi impostare questo valore su AES a 128 bit in modo abbastanza sicuro. Acrobat 7 è stato rilasciato all'inizio del 2005 e la maggior parte delle persone ha effettuato l'aggiornamento da allora.
  
• API
  Consente di autorizzare l’accesso ai dati da questo account da parte di applicazioni di partner non certificate. Puoi anche consentire agli utenti non amministratori di un account di sviluppare applicazioni che utilizzano l’API Acrobat Sign.
  
• Intervalli IP consentiti
  Se temi l’accesso da parte di utenti esterni, puoi limitare l’intervallo di indirizzi IP accettati dal sistema. Assicurati solo che nessuno debba lavorare da casa o su un dispositivo mobile al di fuori delle tue reti di proprietà.
  
• Condivisione account
  Questa funzione è molto utile per gestire i tuoi utenti, ma si consiglia di controllare con chi possono essere condivisi gli account. Molti amministratori scelgono di creare condivisioni di account solo per la creazione di nuovi utenti e di disattivare l’impostazione a livello dell’intero account.
  
• Verifica identità firmatario
  Vuoi che gli utenti effettuino l’accesso prima di firmare un documento? A seconda del caso, questo potrebbe essere un buon mezzo di sicurezza.
  
• Password per firma accordo
  Consente di applicare un criterio di password per proteggere la firma o la visualizzazione dei documenti.
  
• Complessità della password del documento
  Specifica il livello di complessità per la Password di firma dell'accordo.
  

Pensi di utilizzare l’API? Se vuoi che uno sviluppatore possa integrare Acrobat Sign con il sistema CRM aziendale (o altri tipi di integrazioni supportate tramite API), questa opzione può esserti utile.

Acrobat Sign supporta un’API REST:

Passa ad Account > API Acrobat Sign.

L'utilizzo dell'API di Adobe Document Cloud per accedere ai dati utente richiede i token OAuth.

Se hai un'applicazione precedente che non supporta OAuth, puoi creare una chiave di integrazione.

Se non visualizzi il collegamento per creare una chiave di integrazione, contatta il servizio di assistenza.

In questa pagina trovi anche:

• il collegamento WSDL;
• il collegamento per i token OAuth;
• un collegamento alla documentazione del metodo;
• e un collegamento agli esempi REST API.

Inoltre, una volta attivata l'API, a sinistra trovi un nuovo collegamento, Registro richiesta API. Questo registro contiene il codice XML in entrata dalle chiamate API e può essere prezioso per la risoluzione di eventuali problemi relativi al codice.

L'API REST è disponibile mediante l'opzione Applicazioni API.

Una volta sulla pagina, fai clic sul collegamento Crea una nuova applicazione, assegna un nome all'applicazione e fai clic sul pulsante Crea applicazione.

Vengono subito generati e visualizzati il nuovo ID applicazione e il Segreto.

Può essere molto utile organizzare gli utenti in gruppi in base alle funzioni richieste, specialmente in presenza di requisiti di firma diversi o strutture gerarchiche da rispettare.

Creare un gruppo con Acrobat Sign è davvero semplice. Vai semplicemente a
Account > Gruppi.

Una volta sulla pagina del gruppo, fai clic sul pulsante + nell'angolo in alto a destra della pagina e immetti il nuovo nome del gruppo nel campo.

È disponibile anche un collegamento per configurare le impostazioni per il gruppo, fai clic sulla riga per visualizzare il collegamento per le impostazioni del gruppo. Tali impostazioni sono quasi identiche alle Impostazioni globali che hai configurato a livello di account. Tuttavia, poiché i gruppi sono oggetti secondari dell’account, le impostazioni del gruppo sovrascrivono quelle dell’account.

Il nome di un gruppo può essere modificato in qualsiasi momento.

È giunto il momento di aggiungere gli utenti.

L'amministrazione utenti moderna viene gestita in Adobe Admin Console e sono disponibili diversi metodi per popolare la tua organizzazione con utenti e autorizzarli a utilizzare Acrobat Sign.

Admin Console è documentato nella documentazione più ampia di gestione utenti Adobe.Di seguito sono riportate alcune delle pagine più pertinenti a seconda di come intendi configurare la tua organizzazione

• Aggiungere un utente
• Aggiungere più utenti alla volta
• Aggiungere utenti dalla directory
• Aggiungere utenti da Microsoft Azure Active Directory
• Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
• Promuovi un utente al ruolo di amministratore
• Tipi di identità utente e SSO
• Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
• Autenticare gli utenti con la Federazione Google
• Cambiare l’identità utente
• Profili di prodotto