Invia notifiche tramite SMS o WhatsApp in Adobe Acrobat Sign

Invia notifiche di accordo tramite SMS o WhatsApp per raggiungere i destinatari al di fuori dell'e-mail.

Adobe Acrobat Sign consente ai mittenti di inviare notifiche ai destinatari tramite SMS o WhatsApp oltre all'e-mail. Questo aiuta a garantire che i destinatari ricevano e diano seguito agli accordi, anche quando la consegna dell'e-mail è ritardata, filtrata o ignorata.

L'uso delle notifiche SMS o WhatsApp può migliorare i tassi di consegna e ridurre i ritardi nei flussi di lavoro urgenti raggiungendo i destinatari sui dispositivi che monitorano attivamente.

Prima di iniziare

• Le transazioni di messaggi SMS e WhatsApp devono essere acquistate e disponibili per inviare messaggi prima di essere abilitate da un amministratore.
• L'invio di notifiche tramite SMS o WhatsApp consuma transazioni telefoniche dal tuo account.
• I destinatari devono avere un numero di telefono valido in grado di ricevere messaggi.

Configurazione

Disponibilità

• Acrobat Sign Solutions: Supportato.
  • Abilitato per account VIP, VIPMP ed ETLA sotto i 100.000 $
  • Disabilitato per tutti gli altri account ETLA
• Acrobat Sign for Government: Supportato.
• Acrobat Standard e Acrobat Pro: Non supportato.

Ambito di configurazione

• Questa impostazione può essere configurata a livello di account e gruppo.
• Le impostazioni a livello di gruppo sostituiscono le impostazioni a livello di account.

Valore predefinito

• Disabilitato.

Impatto sugli accordi in corso

• Le modifiche alle impostazioni di notifica si applicano solo agli accordi inviati dopo l'aggiornamento dell'impostazione.
• Quando il pool di transazioni si esaurisce, la consegna del collegamento mobile e l'autenticazione telefonica verranno sospese fino a quando non saranno disponibili più crediti.

Per accedere a questa impostazione

• Vai a Impostazioni di invio > Invia notifiche di accordo tramite

Abilita le notifiche SMS o WhatsApp

Queste opzioni controllano se i mittenti possono utilizzare SMS o WhatsApp come canali di notifica quando inviano accordi.

Utilizzo e limiti delle transazioni

• Ogni destinatario consuma transazioni telefoniche quando vengono utilizzate le notifiche SMS o WhatsApp.
• Un singolo bundle di transazioni tramite WhatsApp include tipicamente:
  • Un messaggio iniziale “Accedi”.
  • Un messaggio di promemoria.
  • Un messaggio di completamento o delega.
• I promemoria aggiuntivi consumano transazioni aggiuntive:
  • Ogni promemoria aggiuntivo consuma un’altra transazione.
  • Viene inviato un solo messaggio per evento di promemoria. Le pianificazioni ricorrenti (ad esempio, giornaliere o settimanali) non vengono seguite.
• La consegna tramite SMS o WhatsApp e l'autenticazione telefonica attingono dallo stesso pool di transazioni.
• Le transazioni vengono consumate quando i messaggi vengono inviati, non quando vengono consegnati o completati.
• Se il pool di transazioni si esaurisce:
  • La consegna tramite SMS o WhatsApp è sospesa.
  • L'autenticazione telefonica viene sospesa.
  • La consegna e-mail continua senza problemi.

Comportamento di consegna

• Il sistema tenta di consegnare i messaggi attraverso il canale selezionato utilizzando l'infrastruttura di messaggistica disponibile.
• La consegna dipende dalla disponibilità del gestore, dal supporto regionale e dalle capacità del dispositivo del destinatario.
• In rari casi, la conferma di consegna dal provider di messaggistica potrebbe essere ritardata o non ricevuta.

Una protezione di affidabilità garantisce che i destinatari ricevano almeno un SMS anziché nessuno nei casi in cui APO mantiene i messaggi nello stato INVIATO indefinitamente. Un effetto collaterale noto è che possono verificarsi messaggi duplicati quando il messaggio originale è stato consegnato ma APO non ha confermato la consegna entro 5 ore.

• L'attività di notifica viene registrata nel rapporto di audit e nel registro attività dell'accordo. Questi record riflettono quando vengono inviate le notifiche e possono essere utilizzati per verificare i tentativi di consegna.

Controllare l’utilizzo delle transazioni

Gli amministratori possono monitorare l’utilizzo delle transazioni basate su telefono:

• Puoi monitorare l'utilizzo degli SMS e il consumo delle transazioni utilizzando il rapporto Consumo SMS in Adobe Acrobat Sign.
• Vai su Impostazioni invio > Invia notifiche dell'accordo tramite
• Passa il puntatore sul collegamento Traccia utilizzo.

La descrizione mostra l’utilizzo per:

• Utilizzo della consegna SMS o WhatsApp.
• Utilizzo dell’autenticazione tramite telefono.

Una volta che il pool delle transazioni è stato diminuito, la consegna dei collegamenti per l’autenticazione tramite dispositivi mobili e telefono sarà sospesa fino a quando non saranno disponibili altri crediti.

Elementi visualizzati nella pagina Gestisci del mittente

• Se viene utilizzata la consegna e-mail, il nome o l'e-mail del destinatario appare normalmente.
• Se si utilizzano solo le notifiche SMS o WhatsApp:
  • Il destinatario appare come un numero di telefono parzialmente mascherato (ad esempio, XXXXXX1212@sms.adobesign.com).
  • Il numero di telefono completo viene mostrato solo nelle impostazioni del destinatario, ad esempio quando si modifica l'autenticazione.
• Gli accordi inviati solo tramite SMS o WhatsApp non vengono visualizzati nella pagina Gestisci del destinatario se dispone di un account Acrobat Sign.

Quando visualizzi i record dei singoli destinatari (ad esempio, quando sostituisci il destinatario o modifichi il tipo di autenticazione), il numero di telefono è mostrato senza mascheratura.

Quando vengono visualizzano i record dei singoli destinatari (quando si sostituisce il destinatario o si modifica il tipo di autenticazione), il numero di telefono viene presentato senza oscuramento:

Report di audit e registro Attività

Il servizio SMS/WhatsApp è registrato in modo chiaro:

• nel report di audit.
• Il Registro attività.

Per la privacy, vengono esposte solo le ultime quattro cifre del numero di telefono

Come i mittenti utilizzano le notifiche SMS o WhatsApp

Se abilitato:

• I mittenti possono includere il numero di telefono di un destinatario durante la preparazione di un accordo.
• Acrobat Sign invia un messaggio di notifica al destinatario tramite il canale selezionato.
• Il destinatario riceve un messaggio contenente un link sicuro per accedere all'accordo.

Le notifiche vengono inviate in aggiunta ai messaggi e-mail normali.

Esperienza del destinatario

• I destinatari ricevono un messaggio tramite SMS o WhatsApp con un collegamento all'accordo.
• Selezionando il collegamento si apre l'accordo in un browser per la revisione e la firma.
• Se vengono attivati più promemoria, potrebbero essere inviati messaggi aggiuntivi in base alle impostazioni dei promemoria.

Aspetti da considerare

• Il successo della consegna può variare in base all'area e al gestore.
• Potrebbero verificarsi messaggi duplicati in determinate condizioni di consegna.
• I destinatari devono essere in grado di ricevere messaggi sul numero di telefono fornito.
• Le notifiche SMS e WhatsApp sono supplementari all'invio delle e-mail e non sostituiscono le notifiche e-mail.
• La consegna SMS e WhatsApp non supporta la delega. Se un destinatario delega un accordo, il nuovo destinatario riceve notifiche solo tramite e-mail, anche se SMS o WhatsApp era abilitato per il destinatario originale.
• La consegna WhatsApp non include messaggi privati né nella notifica Firma né nelle notifiche di promemoria.

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