Als Adobe PDF-Datei exportieren

PDF (Portable Document Format) ist ein universelles Dateiformat zur Übertragung von Dateien zwischen Anwendungen und Plattformen, bei dem die Schriftarten, die Bilder und das Layout von Dokumenten erhalten bleiben. Adobe PDF ist das Standardformat für Dokumente und Formulare, die sicher im elektronischen Format weitergeleitet werden sollen. Adobe PDF-Dateien sind kompakt, enthalten alle Elemente und können von jeder Person, die über die kostenlose Software Adobe Reader® verfügt, angezeigt und gedruckt werden.

Adobe PDF kann für die Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Druckereibetrieben höchst effektiv eingesetzt werden. Beim Speichern einer unseparierten Bilddatei im Adobe PDF-Format wird eine kompakte, zuverlässige Datei erstellt, die ein Druckdienstleister anzeigen, bearbeiten, verwalten und für einen Probedruck verwenden kann. Danach kann der Druckdienstleister die Adobe PDF-Datei entweder direkt ausgeben oder mit verschiedenen Werkzeugen für Aufgaben wie z. B. Überprüfungen vor dem Druckvorgang, Überfüllen, Formateinrichtung und Farbseparation aufbereiten.

Beim Speichern im Adobe PDF-Format können Sie eine PDF/X-kompatible Datei erstellen. Bei PDF/X (Portable Document Format Exchange) handelt es sich um eine Unterform von Adobe PDF. Das Format beseitigt viele Farb-, Schrift- und Überfüllungsvariablen, die zu Druckproblemen führen. PDF/X kann verwendet werden, wenn PDF-Dateien als digitale Mustervorlagen für die Druckproduktion ausgetauscht werden. Dies ist auf der Erstellungs- oder der Ausgabestufe des Arbeitsablaufs möglich, vorausgesetzt die Anwendungen und Ausgabegeräte unterstützen PDF/X.

Die Verwendung von Adobe PDF-Dateien hilft, die folgenden Probleme im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zu lösen:

Exportieren in PDF für den Druck

Beim Exportieren eines Dokuments oder Buches als Adobe PDF-Datei können Sie entweder einfach die standardmäßigen Einstellungen für den qualitativ hochwertigen Druck verwenden oder aufgabenspezifische Einstellungen vornehmen. Die von Ihnen definierten PDF-Exporteinstellungen werden mit der Anwendung gespeichert und gelten fortan für jedes neue InDesign-Dokument oder -Buch, das Sie als PDF-Datei exportieren. Mithilfe von Vorgaben können Sie benutzerdefinierte Einstellungen schnell auf PDF-Dateien anwenden.

Sie können ein Dokument, ein Buch oder ausgewählte Dokumente innerhalb eines Buches als einzelne PDF-Datei exportieren. Ferner können Sie Inhalte aus dem InDesign-Layout in die Zwischenablage kopieren und daraus automatisch eine Adobe PDF-Datei erstellen. (Dies ist nützlich, wenn Sie eine PDF-Datei in einer anderen Anwendung, z. B. Adobe Illustrator, einfügen möchten.)

Beim Exportieren einer InDesign-Datei in das PDF-Format können Sie Navigationselemente wie Inhaltsverzeichnis- und Indexeinträge sowie interaktive Elemente wie Hyperlinks, Lesezeichen, Medienclips und Schaltflächen beibehalten. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ausgeblendete Ebenen, nicht druckende Ebenen und nicht druckende Objekte in das PDF-Format zu exportieren. Mit dem Buchbedienfeld können Sie gleichnamige Ebenen beim Exportieren eines Buches zusammenführen.

Weitere Informationen zum Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten finden Sie unter Adobe InDesign accessibility.

Exportieren eines geöffneten Dokuments in PDF für den Druck

Weitere Informationen

„Wenn Sie Ihr InDesign-Projekt an jemanden senden müssen, können Sie eine InDesign-Datei sowie alle zugehörigen Dateien wie Schriften und Bilder senden. Sie können ein InDesign-Dokument auch als PDF-Datei exportieren. Die PDF-Datei sieht aus wie Ihr ursprüngliches InDesign-Dokument und kann zum Drucken Ihres InDesign-Projekts verwendet werden, wenn sie richtig gespeichert wurde.“ – Brian Wood, Adobe Care 

Vorbereiten von Ebenen vor dem Exportieren eines Buches in PDF

Wenn Sie ein Buch als PDF-Datei exportieren, können Sie InDesign-Ebenen im PDF-Dokument ein- und ausblenden. Damit Ebenennamen im PDF-Dokument nicht doppelt vorkommen, können Sie die Ebenen beim Exportieren zusammenfügen.

Wenn die Option „Ebenen mit demselben Namen beim Exportieren zusammenführen“ aktiviert ist, werden Ebenennamen in Acrobat bzw. Reader unter demselben Buchnamen angezeigt. Ist diese Option nicht aktiviert, werden Ebenennamen separat unter den einzelnen Dokumentnamen aufgeführt.

Exportieren eines Buches in PDF

Reduzieren der Größe von PDF-Dateien

Die Größe von PDF-Dateien, die nur für Anzeigezwecke bestimmt sind, können Sie beim Export aus InDesign verringern. Eine Übersicht über Möglichkeiten zur Verringerung der Dateigröße im Dialogfeld „Adobe PDF exportieren“ finden Sie nachfolgend:

• Wählen Sie im Menü „Adobe PDF-Vorgabe“ die Option „Kleinste Dateigröße“ aus.

• Führen Sie im Bereich „Komprimierung“ eine Neuberechnung der Grafiken auf 72 Pixel pro Zoll durch, wählen Sie die automatische Komprimierung aus und wählen Sie eine niedrige oder mittlere Qualität für Farb- und Graustufenbilder. Wählen Sie beim Arbeiten mit Fotos die Komprimierung „Automatisch (JPEG)“; wenn Ihre Grafiken hauptsächlich Flächenfarben enthalten (beispielsweise Diagramme und Graphen), wählen Sie die ZIP-Komprimierung.

• Wandeln Sie Volltonfarben im Bereich „Ausgabe“ mit dem Druckfarben-Manager in Prozessfarben um.

Weitere Informationen zum Verringern der Größe von PDF-Dateien finden Sie in der Acrobat-Hilfe und auf der Adobe-Website.

Adobe PDF-Vorgaben

Eine PDF-Vorgabe besteht aus einer Gruppe von Einstellungen, die den Erstellungsprozess einer PDF-Datei beeinflusst. Diese Einstellungen dienen dem Ausgleichen von Dateigröße und Qualität, wobei der Verwendungszweck der PDF-Datei maßgeblich ist. Die meisten vordefinierten Vorgaben stehen in gleicher Form in allen Komponenten der Adobe Creative Suite zur Verfügung: InDesign, Illustrator, Photoshop und Acrobat. Sie können für Ihre eigenen Ausgabeanforderungen auch benutzerdefinierte Vorgaben erstellen und freigeben.

Einige der unten aufgelisteten Vorgaben stehen erst zur Verfügung, wenn Sie sie nach Bedarf aus dem Ordner „Extras“ (in dem sie standardmäßig installiert sind) in den Ordner „Settings“ verschieben. Die Ordner „Extras“ und „Settings“ befinden sich normalerweise im Verzeichnis „ProgramData\Adobe\AdobePDF“ (Windows Vista und Windows 7), „Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Adobe\Adobe PDF“ (Windows XP) oder „Library/Application Support/Adobe PDF“ (Mac OS). Einige Vorgaben sind in bestimmten Komponenten der Creative Suite nicht verfügbar.

Die benutzerdefinierten Einstellungen werden im folgenden Verzeichnis gespeichert: Windows XP: Dokumente und Einstellungen/[Benutzername]/Anwendungsdaten/Adobe/Adobe PDF/Settings; Windows Vista und Windows 7: Benutzer/[Benutzername]/AppData/Roaming/Adobe/Adobe PDF/Settings; Mac OS: Benutzer/[Benutzername]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF/Settings.

Erstellt PDF-Dateien für hochwertige Drucke auf Desktop-Druckern und Proof-Geräten. Diese Vorgabe verwendet PDF 1.4, konvertiert Farben in CMYK und führt bei Farb- und Graustufenbildern eine Neuberechnung auf 300 ppi und bei einfarbigen Bildern auf 1200 ppi durch. Außerdem bettet sie Untergruppen aller im Dokument verwendeten Schriften ein, lässt die Farbe unverändert und behält die Transparenz bei (bei Dateitypen, die transparenzfähig sind). Diese PDF-Dateien können in Acrobat 5.0 und Acrobat Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden. InDesign erstellt mit dieser Vorgabe auch PDF-Dateien mit Tags.

Erstellt eine PDF-Datei, in der alle Illustrator-Daten erhalten bleiben. PDF-Dateien, die mit dieser Vorgabe erstellt werden, können in Illustrator ohne Datenverlust erneut geöffnet werden.

Erstellt PDF-Dateien, mit denen technische Entwürfe betrachtet und gedruckt werden können, die größer sind als 200 x 200 Zoll. Diese PDF-Dateien können in Acrobat und Reader 7.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

Wird für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente verwendet. PDF/A‑1b verwendet PDF 1.4 und konvertiert je nach ausgewählter Norm alle Farben entweder in CMYK oder in RGB. Diese PDF-Dateien können in Acrobat und Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

Für PDF/X-1a müssen alle Schriftarten eingebettet sowie die entsprechenden Marken und Anschnitte angegeben sein. Außerdem muss Farbe als CMYK bzw. als Volltonfarbe oder in beiden Varianten angezeigt werden. Kompatible Dateien müssen Informationen enthalten, die die Druckbedingung beschreiben, für die sie vorbereitet wurden. PDF/X-1a-kompatible PDF-Dateien können in Acrobat 4.0 sowie Acrobat Reader 4.0 und höher geöffnet werden.

PDF/X-1a verwendet PDF 1.3, führt bei Farb- und Graustufenbildern eine Neuberechnung auf 300 ppi und bei einfarbigen Bildern auf 1200 ppi durch, bettet Untergruppen aller im Dokument verwendeten Schriftarten ein, erstellt PDF-Dateien ohne Tags und reduziert die Transparenz mit Hilfe der Einstellung „Hohe Auflösung“.

Hinweis: Die PDF/X1-a:2003- und PDF/X-3 (2003)-Vorgaben werden während der Installation auf Ihrem Computer abgelegt, sie sind jedoch erst verfügbar, nachdem Sie diese Ordner aus dem Ordner „Extras“ in den Ordner „Settings“ verschoben haben.

Mit dieser Vorgabe wird eine PDF erstellt, die auf der ISO-Norm PDF/X-3:2002 basiert. Die PDF-Datei, die in dieser Einstellung erstellt wurde, kann in Acrobat und Acrobat Reader ab Version 4.0 geöffnet werden.

Diese Vorlage, die ISO PDF/X-4:2008-Dateien erstellt, unterstützt Live-Transparenz (Transparenz wird nicht reduziert) und ICC-Farbmanagement. Die PDF-Dateien, die mit dieser Vorgabe exportiert werden, werden für CS5 im Format PDF 1.4 und für CS5.5 und später im Format PDF 1.6 erstellt. Bilder werden neu berechnet und komprimiert, Schriftarten werden auf die gleiche Weise eingebettet, wie bei den Einstellungen PDF/X-1a und PDF/X-3. PDF/X-4:2008-kompatible PDF-Dateien können direkt mit Creative Suite 4- und 5-Komponenten (Illustrator, InDesign und Photoshop) erstellt werden. Acrobat 9 Pro bietet Funktionen wie Überprüfung und Preflight von PDF-Dateien für eine PDF/X-4:2008-Kompatibilität sowie Konvertierung von anderen Dateiformaten in PDF/X-4:2008, falls möglich.

Adobe empfiehlt PDF/X-4:2008 als optimales PDF-Dateiformat für zuverlässige Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Druckereibetrieben.

Erstellt PDF-Dateien für die Druckausgabe in hoher Qualität (z. B. für den Digitaldruck oder Separationen, die für einen Bildbelichter oder Platesetter bestimmt sind), jedoch keine PDF/X-kompatiblen Dateien. In diesem Fall ist die Qualität des Inhalts von höchster Priorität. Ziel ist es, alle Informationen in der PDF-Datei beizubehalten, die eine Druckerei benötigt, um das Dokument korrekt zu drucken. Dieser Optionssatz verwendet PDF 1.4, konvertiert Farben in CMYK und führt bei Farb- und Graustufenbildern eine Neuberechnung auf 300 ppi und bei einfarbigen Bildern auf 1200 ppi durch. Die verwendeten Schriftarten werden in Form von Untergruppen eingebettet und die Transparenz wird beibehalten (bei Dateitypen, die transparenzfähig sind).

Diese PDF-Dateien können in Acrobat 5.0 und Acrobat Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

Hinweis: Bevor Sie eine Adobe PDF-Datei erstellen, sollten Sie mit dem Druckdienstleister die Ausgabeauflösung und sonstige Einstellungen absprechen oder nach einer „.joboptions“-Datei mit den empfohlenen Einstellungen fragen. Möglicherweise müssen Sie die Adobe PDF-Einstellungen an die Anforderungen des Druckdienstleisters anpassen und anschließend eine eigene „.joboptions“-Datei zur Verfügung stellen.

Erstellt werden PDF-Dateien für die Anzeige im Internet bzw. in einem Intranet oder für die Verbreitung per E-Mail. Dieser Optionssatz verwendet Komprimierung, Neuberechnung und eine relativ niedrige Bildauflösung. Alle Farben werden in sRGB konvertiert; Schriften werden eingebettet. Außerdem findet mit diesem Optionssatz eine Optimierung von Dateien für Byteserving statt. Um beste Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie die Nutzung dieser Vorgabe für das Drucken der PDF-Datei.

Diese PDF-Dateien können in Acrobat 5.0 und Acrobat Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

Mit dieser Vorgabe wird auf der Grundlage von Erstellungsregeln, die vom Digital Data Delivery Committee entwickelt wurden, ein PDF-Dokument erstellt.

Erstellt PDF-Dateien, die auf Desktop-Druckern oder digitalen Kopierern gedruckt, auf CD veröffentlicht oder als Probedruck an den Kunden geschickt werden sollen. Bei diesem Optionssatz wird die Dateigröße durch Komprimierung und Neuberechnung so gering wie möglich gehalten, Untergruppen aller in der Datei verwendeten Schriften werden allerdings (sofern zulässig) eingebettet. Zudem werden alle Farben in sRGB-Farben konvertiert und es wird eine mittlere Auflösung verwendet. Windows-Schriftuntergruppen werden standardmäßig nicht eingebettet. PDF-Dateien, die mit dieser Einstellungsdatei erstellt wurden, können in Acrobat und Acrobat Reader ab Version 6.0 geöffnet werden.

Anpassen der Adobe PDF-Vorgaben

Die PDF-Standardvorgaben beruhen auf bewährten Methoden. Für Ihren Workflow (oder für den Workflow des Druckereibetriebs) sind jedoch unter Umständen spezielle PDF-Einstellungen notwendig, die in den integrierten Vorgaben nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall können Sie bzw. Ihr Druckdienstleister benutzerdefinierte Vorgaben erstellen. Adobe PDF-Vorgaben werden als .joboptions-Dateien gespeichert.

Alternativ können Sie eine benutzerdefinierte Vorgabe auch direkt beim Speichern einer PDF-Datei erstellen. Klicken Sie hierzu unten im Dialogfeld „Adobe PDF exportieren“ auf „Vorgabe speichern“. Geben Sie einen Namen für die Vorgabe ein und klicken Sie auf „OK“.

Laden von Adobe PDF-Vorgaben

Neu erstellte PDF-Vorgaben (.joboptions-Dateien) werden im Einstellungsordner des jeweiligen Betriebssystems gespeichert:

Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Anwendungsdaten\Adobe\Adobe PDF

Benutzer\[Benutzername]\AppData\Roaming\Adobe\Adobe PDF

User/[Benutzername]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF

Diese Vorgaben werden automatisch im Menü „Adobe PDF-Vorgaben“ angezeigt.

Zusätzliche InDesign-PDF-Vorgaben werden im Ordner „Adobe PDF\Extras“ des Systems gespeichert. Verwenden Sie zur Suche nach weiteren .joboptions-Dateien die Suchfunktion Ihres Betriebssystems. Auch von Druckdienstleistern und Kollegen können Sie benutzerdefinierte PDF-Vorgaben erhalten. Wenn diese Vorgaben im Menü „Adobe PDF-Vorgaben“ angezeigt werden sollen, müssen sie in den Ordner „Settings“ verschoben werden. Dies ist manuell oder über den Befehl „Laden“ möglich.

Laden von PDF-Vorgaben

Der Befehl „Laden“ ist nützlich, wenn Sie PDF-Vorgaben laden möchten, die Ihnen geschickt wurden oder die aus InDesign CS2 stammen.

Die .joboptions-Datei wird in den Ordner „Settings“ kopiert, in dem neue PDF-Vorgaben gespeichert werden.

Konvertieren von PDF-Vorgaben aus InDesign CS

Aus InDesign CS und früheren Versionen werden PDF-Vorgaben mit der Dateierweiterung .pdfs exportiert, während bei InDesign CS2 und späteren Versionen für exportierte PDF-Vorgaben die Dateierweiterung .joboptions verwendet wird. Beim Importieren einer PDFS-Datei wird diese in eine .joboptions-Datei konvertiert. Bereits vorhandene Einstellungen werden bei Bedarf überschrieben. Wenn beispielsweise in InDesign CS im Bereich „Ausgabe“ als Zielprofil „Monitor RGB“ ausgewählt wurde, wird diese Einstellung in InDesign CS4 automatisch in „Dokument-RGB“ geändert.

Die Datei wird in der Liste „Adobe PDF-Vorgaben“ ausgewählt.

Das Hintergrundaufgaben-Bedienfeld

Da Sie die Möglichkeit haben, PDF-Dateien im Hintergrund zu exportieren, müssen Sie nicht auf den Abschluss des Exportvorgangs warten, sondern können stattdessen weiter in InDesign an einem Dokument arbeiten. Sie können auch mehrere PDF-Exporte in eine Warteschlange im Hintergrund stellen. Im Hintergrundaufgaben-Bedienfeld wird der Fortschritt des Exportvorgangs angezeigt.