Arbeiten mit Dateien und Vorlagen

Sie können die Leistung verbessern und viele Probleme verhindern, indem Sie einen geeigneten Workflow für die Verwendung von Adobe InDesign festlegen.

Beibehalten eines sauberen Computersystems

Im Laufe der Zeit treten Veränderungen in der Software und der Hardware auf, die zu Leistungseinbußen und Systemproblemen führen können. Defragmentieren der Festplatte, Entfernen älterer Softwareversionen, Aktualisierung von Gerätetreibern, Optimierung des Arbeitsspeichers, Anwenden von Virenschutzprogrammen und Durchführen anderer Wartungsmaßnahmen können die Anwendungen und Dateien vor Schäden schützen. Ein regelmäßiges Durchführen dieser Maßnahmen hilft sicherzustellen, dass Dokumente in InDesign wie erwartet geöffnet, angezeigt und gedruckt werden.

Erstellen eines Projektordners

Bevor Sie ein Projekt beginnen, legen Sie fest, welche Dateien Sie benötigen und wie Sie sie speichern. Wenn Sie schon Probleme mit fehlerhaften Verknüpfungen hatten, sollten Sie verknüpfte Dateien im gleichen Ordner wie Ihr Dokument ablegen. InDesign behält Verknüpfungen zu Dateien bei, die Sie in einem Dokument platzieren. Sollte jedoch eine Verknüpfung fehlerhaft sein, sucht InDesign im Ordner des Dokuments nach der Datei. Das Speichern eines Dokuments und seiner verknüpften Dateien im gleichen Ordner erleichtert es, sie von einem Computer zum anderen zu verschieben. Das Speichern von Dateien in einem Ordner gewährleistet auch, dass InDesign die Originalgrafiken findet, wenn ein Dokument gedruckt wird. Sollte InDesign verknüpfte Grafiken nicht finden können, werden Änderungen in der Originalgrafik nicht angezeigt und die Grafiken u. U. nur in schlechter Qualität oder gar nicht ausgedruckt.

Sollte Ihr Projekt aus mehreren Dokumenten bestehen (z. B. Kapitel in einem Buch), kann es u. U. für Sie hilfreich sein, einen Projektordner zu erstellen, der einen Ordner für jedes Dokument und seine verknüpften Dateien enthält.

Verwenden einer Vorlage

Verwenden Sie eine Vorlage, wenn Sie regelmäßig ähnliche Projekte erstellen. Vorlagen helfen Ihnen, konsistente Dokumente schneller zu erstellen, während die Originaldatei geschützt wird. Sollten Sie z. B. einen monatlich erscheinenden Newsletter erstellen, könnte Ihre Vorlage Linealhilfslinien, Seitenzahlen, das Impressum und Formate, die Sie in jeder Ausgabe verwenden möchten, enthalten. (Siehe Verwenden von Dokumentvorlagen.)

Lokales Öffnen von Dokumenten

Bevor Sie ein Dokument öffnen, das auf einem Netzlaufwerk oder einem Wechseldatenträger gespeichert ist, kopieren Sie das Dokument und alle verknüpften Grafiken auf die lokale Festplatte. Der verzögerte Zugriff und die Datenübertragungsrate eines Netzlaufwerks oder eines Wechseldatenträgers können dazu führen, dass Daten verloren gehen oder beschädigt werden und so das Dokument beschädigt wird. Achten Sie aber darauf, die Arbeit anderer Benutzer nicht zu überschreiben, wenn Sie die lokalen Dateien auf einen Netzwerkserver zurückkopieren.

Lösen von Problemen vor dem Konvertieren einer Datei

Beschädigte Adobe PageMaker- oder QuarkXPress®-Dateien bleiben in der Regel beschädigt, wenn sie in InDesign geöffnet werden. Wenn ein Fehler oder ein anderes unerwartetes Verhalten bei einer konvertierten Datei auftritt, öffnen Sie die Originaldatei in der Quellanwendung und versuchen Sie, den Fehler zu beheben.

Wenn die konvertierte Datei fehlerhaft ist, exportieren Sie sie in das IDML-Format, öffnen Sie die IDML-Datei und speichern Sie sie als InDesign-Dokument.

Speichern von Dokumenten

Speichern Sie Dokumente regelmäßig und erstellen Sie Sicherungskopien von wichtigen Dateien. Sie können nicht benötigte Daten eines Dokuments mit dem Befehl „Speichern unter“ löschen. Wenn Sie den Befehl „Speichern“ verwenden, hängt InDesign neue Informationen an das Dokument an, entfernt jedoch nicht veraltete Daten, wie z. B. Informationen über eine gelöschte Grafik. Wenn Sie jedoch den Befehl „Speichern unter“ verwenden, schreibt InDesign das gesamte Dokument neu und schließt dabei nur Informationen über Objekte und Seiten ein, die momentan im Dokument sind. Ein Dokument, das nur die notwendigen Daten enthält, belegt weniger Platz auf der Festplatte und kann schneller aktualisiert und gedruckt werden.

Anwenden bewährter Designregeln

• Erstellen von Formaten in einem Dokument Wenn Sie Formate erstellen, ohne zuvor ein Dokument geöffnet zu haben, kann dies dazu führen, dass Formate doppelt angezeigt werden, sobald Sie ein neues Dokument erstellen. Um Formate in mehreren Dokumenten zu verwenden, speichern Sie die Formate und laden Sie sie.

• Verwenden Sie geeignete Schriftarten. Wenn Sie Schriftarten für ein Dokument auswählen, bedenken Sie, wie Sie den Text formatieren und drucken möchten. InDesign unterstützt OpenType®-, Type 1- (PostScript) und TrueType-Schriftarten. Beschädigte oder schlecht erstellte Schriftarten können ein InDesign-Dokument beschädigen oder beim Drucken zu unerwarteten Ergebnissen führen. Sie sollten daher verlässliche Schriftarten verwenden, die von bekannten Herstellern von Schriftarten erstellt wurden. Sollten Sie mit einem Serviceunternehmen zusammenarbeiten, finden Sie heraus, welche Schriftarten vorausgesetzt werden.

• Vermeiden Sie die Verwendung von zu vielen Textrahmen. Verwenden Sie so wenige Textrahmen wie möglich, sodass die Dokumentdatei kleiner bleibt und sich das Layout leichter bearbeiten lässt.

Geschickter Umgang mit Grafiken

• Verwenden Sie das geeignete Grafikdateiformat. Wenn Sie für ein Projekt Grafiken erstellen, bedenken Sie, wie Sie das Dokument drucken möchten. Wenn Sie planen, das Dokument bei einem Serviceunternehmen zu drucken, fragen Sie nach, welche Grafikformate am besten mit den dort verwendeten Ausgabegeräten funktionieren. Das Serviceunternehmen kann Sie auch bei der optimalen Auflösung für Bilder beraten.

• Speichern Sie Grafiken extern. Wenn Sie eine Grafikdatei importieren, erstellt InDesign standardmäßig eine Verknüpfung zu der Grafik. Mit Verknüpfungen können Sie die Dateigröße des Dokuments minimieren und die Leistung von InDesign verbessern. Wenn Sie das Dokument drucken, muss die Originalgrafikdatei verfügbar und verknüpft sein. Wenn InDesign das Original nicht finden kann, wird die Grafik u. U. als Vorschau mit niedriger Auflösung oder als graues Feld gedruckt.

Überprüfen von Verknüpfungen und Schriftarten vor dem Drucken

Um sicherzustellen, dass ein Dokument richtig gedruckt wird, überprüfen Sie, ob alle Verknüpfungen intakt und alle Schriftarten verfügbar sind. Eine Verknüpfung wird fehlerhaft, wenn Sie die Originalgrafik löschen, verschieben oder umbenennen. Verwenden Sie die Funktionen „Preflight“ und „Verpacken“, bevor Sie Dateien an ein Serviceunternehmen übergeben.

Öffnen von InDesign-Dokumenten

Im Allgemeinen öffnen Sie Dokument- und Vorlagendateien genauso wie in anderen Programmen. Wenn Sie eine InDesign-Vorlage öffnen, wird diese standardmäßig als neues, unbenanntes Dokument geöffnet. Es werden folgende Erweiterungen verwendet: .indd für Dokumentdateien, .indt für Vorlagendateien, .idms für Snippet-Dateien, .indl für Bibliothekdateien, .inx für Interchange-Dateien, .idml für Markup-Dateien und .indb für Buchdateien.

Über den Menübefehl „Datei“ > „Öffnen“ können Sie auch Dateien aus früheren InDesign Versionen sowie aus InDesign Interchange (.inx), InDesign Markup (.idml), Adobe PageMaker 6.0 und höher, QuarkXPress 3.3 und 4.1 und QuarkXPress Passport 4.1 öffnen. Außerdem sind Zusatzmodule von anderen Herstellern zum Öffnen weiterer Dateiformate verfügbar.

Verwenden des Befehls „Öffnen“

Wenn Sie ein InDesign-Dokument öffnen, erhalten Sie möglicherweise eine der folgenden Meldungen:

Meldung über eine neuere Version von InDesign

In InDesign CS6 und CC können Sie jetzt Dokumente an jeden senden, der mit älteren Versionen von InDesign arbeitet, ohne zusätzliche Schritte wie beispielsweise den manuellen Export in das IDML-Format ausführen zu müssen. Die eingebaute Kompatibilität sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente immer öffnen können – so wie Sie es erwarten.

Wenn Sie ein Dokument öffnen, das in einer neueren Version von InDesign erstellt wurde, wird eine Meldung über die unterschiedlichen Versionen angezeigt. Um das Dokument in die aktuelle Version von InDesign zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor:

Meldung über unterschiedliche Dokumentfarbeneinstellungen im Vergleich zur Anwendung

Wenn eine Warnmeldung darauf hinweist, dass die Farbeinstellungen im Dokument und in der Anwendung nicht übereinstimmen, wählen Sie eine Option aus und klicken Sie auf „OK“.

Meldung über fehlende oder geänderte Verknüpfungen

Wenn eine Warnmeldung darauf hinweist, dass das Dokument fehlende oder geänderte Verknüpfungen enthält, reparieren Sie die Verknüpfungen mithilfe des Verknüpfungenbedienfelds. Siehe Aktualisieren, Wiederherstellen und Ersetzen von Verknüpfungen.

Meldung über fehlende Schriftarten

Wenn in einer Warnmeldung angezeigt wird, dass Schriftarten im Dokument fehlen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf „OK“. InDesign formatiert den Text automatisch mit einer Ersatzschrift.

• Klicken Sie auf „Schriftart suchen“, um im Dokument nach verwendeten Schriftarten zu suchen und diese aufzulisten.

  Weitere Informationen zum Suchen von fehlenden Schriftarten finden Sie unter Suchen und Ersetzen von Schriftarten.

Öffnen des zuletzt verwendeten Dokuments

Um festzulegen, wie viele der zuletzt verwendeten Dokumente angezeigt werden, wählen Sie „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ > „Dateihandhabung“ (Windows) bzw. „InDesign“ > „Voreinstellungen“ > „Dateihandhabung“ (Mac OS) und geben Sie unter „Anzahl der zuletzt verwendeten anzuzeigenden Elemente“ die gewünschte Anzahl an. Der höchste zulässige Wert ist 30.

Wählen von Wortlisten beim Öffnen von Dokumenten

Beim Öffnen eines Dokuments wird u. U. eine Warnmeldung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob Sie die Wortliste im Dokument oder eine Ausnahmewortliste im Benutzerwörterbuch verwenden möchten. Eine Ausnahmewortliste enthält Wörter, die zum Benutzerwörterbuch hinzugefügt wurden, während an dem Dokument gearbeitet wurde. Wenn Sie wissen, welche Ausnahmewortliste Sie verwenden, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Falls Sie nicht sicher sind, klicken Sie auf eine der Schaltflächen, wählen Sie „Bearbeiten“ > „Rechtschreibprüfung“ > „Wörterbuch“, um die Wortlisten zu prüfen, und wählen Sie anschließend ggf. „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ > „Wörterbuch“ (Windows) bzw. „InDesign“ > „Voreinstellungen“ > „Wörterbuch“ (Mac OS), um die für den Textsatz verwendete Wortliste zurückzusetzen. Siehe Silbentrennungs- und Rechtschreibwörterbücher.

Konvertieren früherer Versionen von InDesign-Dokumenten

Verwenden von Adobe Bridge mit InDesign

Adobe Bridge ist eine plattformübergreifende Anwendung, die mit den Komponenten der Adobe Creative Suite ausgeliefert wird. Mit Adobe Bridge können Sie die benötigten Dateien zum Erstellen von Inhalten für die Druck-, Web-, Video- und Audioausgabe suchen und sortieren. Adobe Bridge lässt sich aus jeder Creative Suite-Komponente (ausgenommen Adobe Acrobat®) starten. Über Adobe Bridge haben Sie Zugriff auf Materialien von Adobe und von Drittanbietern.

Adobe Bridge bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Sie können Bilder, Videofootage- und Audiodateien verwalten: Sehen Sie sich Dateien in Adobe Bridge in der Vorschau an und suchen, sortieren und verarbeiten Sie Dateien, ohne die einzelnen Anwendungen zu öffnen. Außerdem können Sie Metadaten für Dateien bearbeiten und über Adobe Bridge Dateien in Ihren Dokumenten, Projekten und Kompositionen platzieren.

• In Adobe Bridge können Sie die in einem InDesign-Dokument enthaltenen Verknüpfungen als Miniaturen anzeigen, ohne dazu das InDesign-Dokument in InDesign öffnen zu müssen.

• Sie können Material aus Adobe Bridge in das InDesign-Dokumentfenster ziehen oder Material aus dem Dokumentfenster in Adobe Bridge ziehen, um Snippets zu erstellen. Siehe Snippets.

• Sie können automatisierte Aufgaben wie beispielsweise Stapelverarbeitungsbefehle ausführen.

• Sie können Farbeinstellungen für mehrere Creative Suite-Komponenten mit Farbmanagement synchronisieren.

• Sie können Web-Konferenzen in Echtzeit beginnen, um gemeinsam mit anderen auf den Desktop zuzugreifen und Dokumente zu überprüfen.

Verwenden von Dokumentvorlagen

Vorlagen sind eine gute Ausgangsbasis für Standarddokumente, da sie mit Voreinstellungen für Layout, Grafiken und Text versehen werden können. Wenn Sie beispielsweise eine monatlich erscheinende Zeitschrift vorbereiten, können Sie eine Vorlage erstellen, die das Layout einer typischen Ausgabe enthält – mit Hilfslinien, Rastern, Musterseiten, benutzerdefinierten Formaten und Farbfeldern, Platzhalter-Rahmen, Ebenen sowie Standardgrafiken oder -text. So müssen Sie nur noch alle vier Wochen die Vorlage öffnen und neuen Inhalt importieren.

Sie erstellen eine Vorlage genauso wie ein normales Dokument; der einzige Unterschied liegt beim Speichern des Dokuments. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, die andere verwenden sollen, bietet es sich an, eine Ebene mit Anweisungen zu der Vorlage hinzuzufügen. Vor dem Drucken des Dokuments kann die Ebene ausgeblendet oder gelöscht werden. Siehe Ebenen.

Speichern eines Dokuments als Vorlage

Erstellen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage

Bearbeiten einer vorhandenen Vorlage

Überprüfen von InDesign-Dokumenten

InDesign-Dokumente können Sie auf verschiedene Weisen prüfen.

Nachverfolgen von Änderungen

Wenn „Änderungen verfolgen“ aktiviert ist, markiert InDesign beim Bearbeiten von Text den hinzugefügten Text und streicht den gelöschten Text durch. Änderungen können Sie im Textmodus anzeigen. Der Dokumenteigentümer kann die Änderungen durchsehen und sie akzeptieren oder ablehnen. Siehe Verfolgen und Überprüfen von Änderungen.

Überprüfen einer PDF-Datei mit Acrobat

Sie können das InDesign-Dokument als PDF exportieren und mit Adobe Acrobat eine E-Mail-Überprüfung oder eine freigegebene Überprüfung auf Acrobat.com oder auf einen anderem Server einrichten. Prüfer können Kommentare mit dem Werkzeug „Haftnotiz“ und mit anderen Markierungsmethoden hinzufügen. Der Dokumenteigentümer kann die Änderungskommentare im PDF durchgehen und das InDesign-Originaldokument bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der Acrobat-Hilfe.

Verwenden von CS Review

Bei CS Review handelt es sich um einen Online-Abonnement-Service, über den Sie Ihre Entwürfe im Web freigeben und so von anderen direkt Feedback erhalten können. Wenn Sie ein Review über das CS Review-Bedienfeld erstellen, laden Sie einen oder mehrere Schnappschüsse der Datei in den Acrobat.com-Arbeitsbereich hoch. Die Reviewer können dann ihre Kommentare hinzufügen.

Beim Erstellen einer Überprüfung können Sie die Überprüfung in mehrere Teile unterteilen, sodass einzelne Bereiche für die Kommentare zur Verfügung stehen. Eine Überprüfung kann aus verschiedenen Dateien und Anwendungen zusammengesetzt sein. Dank der dynamischen Überprüfung können Sie im Laufe der Überprüfung Teile hinzufügen und entfernen.

Entwerfen von Kalendern und Visitenkarten anhand von Vorlagen

Sie können Kalender, Visitenkarten, Lebensläufe und andere spezielle Dokumente mithilfe von Vorlagen erstellen.

Adobe stellt mehrere Vorlagen auf den Websites Adobe Marketplace und Exchange bereit:

www.adobe.com/go/exchange_de

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