Archivación de documentos de Adobe Sign con los servicios de protección de eOriginal

Administrar y proteger los documentos digitalmente.

Adobe Sign es socio de eOriginal con el fin de ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios al archivar documentos firmados importantes en una bóveda digital segura. Una vez que se firma un documento, eOriginal puede protegerlo de forma segura con los niveles más altos de protección y conformidad en un entorno digital completo. Las organizaciones pueden decidir guardar todos los documentos en una cuenta determinada, todos los documentos que se inician mediante un grupo específico (o subconjunto de usuarios) o documentos individuales.

Cuando se crea un documento, el documento original que se carga en Adobe Sign se considera la copia autorizada del acuerdo. La copia autorizada permanece en los servidores de Adobe durante el ciclo completo de firma. Una vez que el ciclo de firma queda completo, la copia autorizada se archiva en el servicio de protección de eOriginal y el documento se convierte en un instrumento jurídico. Una copia en PDF del documento permanece en Adobe Sign, pero con la marca de agua “copia de original” para indicar que el documento protegido por eOriginal es la única versión auténtica:

Cómo funciona

Al finalizar el ciclo de firma, cualquier transacción activada para la protección activará el servicio de protección eOriginal para iniciar la transferencia de la copia autorizada. Este es un proceso asíncrono de llamada y respuesta en el que el servicio de protección solicita información de Adobe Sign después de recibir una notificación y Adobe Sign proporciona el contenido que ha solicitado.

Estas solicitudes secuenciales se celebran en tiempo casi real para asegurarse de que la copia autorizada se almacena con el servicio de protección en el momento en que el proceso de firma queda completo.

Una vez aplicada la firma final:

  1. El servicio de protección eOriginal recibe una notificación mediante ping de que el proceso de firma para un documento con la protección activada se ha completado. Adobe Sign envía al servicio de protección un identificador único para el documento, llamado Clave de capacidad del documento.
  2. Las solicitudes de servicio de protección solicitan un token de acceso para el documento firmado final.
  3. Adobe Sign valida que la aplicación de protección está autorizada para solicitar un token de acceso para el documento. Esto asegura que solo la aplicación de protección autorizada recibe una copia del documento. Adobe Sign proporciona el token de acceso único de un solo uso.
  4. A continuación, el servicio de protección solicita que el seguimiento de la auditoría del documento cree un perfil para el documento.
  5. Adobe Sign proporciona el seguimiento de auditoría; el seguimiento de auditoría incluye el registro completo de lo que ha ocurrido durante el proceso de firma, incluida la identidad de los firmantes, la fecha y la hora de cada evento, la dirección IP y la información de la ubicación (si está disponible).
  6. A continuación, el servicio de protección solicita la versión sin marca de agua del documento firmado con el token de acceso de un solo uso.
  7. Adobe Sign valida el token de acceso de un solo uso y proporciona un documento sin marca de agua para el servicio de protección.
  8. El servicio de protección confirma la recepción del documento y notifica a Adobe Sign que el proceso de protección ha finalizado.
  9. Adobe Sign actualiza el seguimiento de auditoría para reflejar el estado del documento como protegido.
  10. Todas las versiones del documento creado durante el proceso de firma tienen marcas de agua y las copias sin marcas de agua de esos documentos se eliminan.
Diagrama del proceso de protección electrónica

En este punto, Adobe Sign solo almacena una copia con marca de agua del documento, incluidas las copias en PDF paso a paso que se pueden obtener en el historial del ciclo de firma. Las imágenes en miniatura no tienen una marca de agua, ya que son puramente imágenes y no documentos jurídicos.

Los documentos sin marcas de agua solo se pueden obtener desde el servicio de protección una vez que el documento está protegido.

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