La capacidad de transferir el contenido de un campo a un nuevo documento de la biblioteca requiere acceder a los mecanismos avanzados del formulario disponibles en los niveles de servicio Team, Business y Enterprise.

Transferencia de campos a una nueva plantilla de biblioteca

Es posible que ocasionalmente se dé cuenta de que tiene que cambiar el texto de un documento, pero que los campos que existen en la plantilla estén bien.

Adobe Sign le puede ayudar a guardar el documento existente en su biblioteca como una plantilla de superposición de campos del formulario. Luego puede aplicar esa superposición de campos a un documento cargado de nuevo.

Si la estructura del contenido del archivo es la misma, o muy parecida, lo único que tiene que hacer después es ajustar la ubicación de los campos para que se alineen como espera. Así, se evitará tener que crear manualmente todos los campos nuevos.

Este proceso no provoca ningún daño en el documento de la biblioteca existente y, si la ubicación del campo es idéntica a la plantilla anterior, la superposición debería alinearse en una gran medida.


Edición de la plantilla antigua para guardar una capa de campos

Para llevar a cabo esta acción, debe ser el propietario del documento original.  Si lo es, debe disponer de un vínculo de editar disponible para el documento de la biblioteca en la pestaña Gestionar.

Haga clic en el vínculo de editar para abrir el documento en el entorno de creación.

 

1. Haga clic en el menú desplegable Propiedades de la plantilla en el carril derecho.

2. Defina el tipo de plantilla en Ambos (el objetivo es tener una capa de campos de formulario).

◘ Es posible que lo mejor sea cambiar el nombre de la plantilla para identificarla claramente como la versión "antigua".

◘ Si la versión del documento es fundamental y la plantilla actual debería dejar de usarse, debería establecer el valor QUIÉN PUEDE USARLO en Solo yo.

3. Guarde sus cambios en la parte inferior de la página (y recuerde el nombre de la plantilla).


Creación de una nueva plantilla

1. Cargue su nuevo archivo como nueva plantilla. Asígnele un nombre definitorio para no confundirlo con la versión anterior.

2. Cuando se cargue el documento en el entorno de creación, compruebe la existencia de ciertos campos y elimínelos.

◘ Partimos de la idea de que los campos anteriores han tomado el formato que usted haya elegido, a diferencia de los importados.

3. Abra la opción Plantillas de campo, situada en la esquina superior izquierda de la ventana.

4. Seleccione su plantilla de capa de campos de formulario del menú desplegable Plantillas de campo y haga clic en Aplicar.

La capa de campos se aplicará al nuevo documento.

5. Ajuste los campos que tenga que volver a alinear.

6. Guarde la nueva plantilla.

Nota:

Es recomendable que las nuevas plantillas se guarden con el valor Solo yo en la sección QUIÉN PUEDE USARLO hasta que haya probado exhaustivamente el documento.


Prueba e implementación

La nueva plantilla estará disponible inmediatamente en su biblioteca.

Es recomendable que envíe el documento a la dirección de correo electrónico de un amigo para probarlo y así observar el comportamiento de los campos al rellenar el formulario.

Haga clic en el vínculo de editar de la página Gestionar si necesita ajustar la ubicación de algún campo o su comportamiento o valoración.

Cuando la plantilla nueva pase las pruebas:

1. Edítela desde la página Gestionar.

2. Abra la opción Propiedades de la plantilla.

3. Cambie el valor QUIÉN PUEDE USARLO a:

○  Cualquier usuario de mi grupo: solo los usuarios de Adobe Sign que estén en el mismo grupo que el creador de la plantilla verán el documento en la biblioteca.

►Las cuentas de equipo solo tienen un grupo, así que no verán esta opción.

○ Cualquier usuario de mi organización: todos los usuarios de Adobe Sign de toda la cuenta verán el documento en su biblioteca.

4. Guarde la plantilla.

Cualquier usuario de mi grupo
Cualquier usuario de mi grupo

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