PDF-kode
Det er avgjørende at innhold er tilgjengelig for et størst mulig publikum og overholder tilgjengelighetsstandarder og forskrifter, for eksempel WCAG 2.0 og avsnitt 508 i den amerikanske regjeringens Rehabilitation Act. Et "tilgjengelig" elektronisk dokument er et dokument som er optimalisert for skjermlesere og andre hjelpeenheter som brukes av personer med funksjonshemninger. Produksjon av tilgjengelig innhold spiller også en nøkkelrolle ved optimalisering av PDF-dokumenter for vellykket indeksering av Internett-søkemotorer.
For å oppnå denne typen tilgjengelighet kreves det koding av alt dokumentinnhold basert på hierarkiske strukturer (overskrifter, avsnitt, lister, tabeller og så videre) og sortering av innhold i en lineær bane fra start til slutt. Et tilleggskrav for tilgjengelige dokumenter er å identifisere innhold i konteksten som ikke er tekst, for eksempel grafikk og bilder, og beskrive det som vises.
InDesign har en direkte og enkel arbeidsflyt som dramatisk reduserer tid og innsats som kreves for å produsere tilgjengelige PDF-dokumenter fra en InDesign-layout. De fleste oppgavene utføres i InDesign, og bare noen få avsluttende trinn kreves i Adobe Acrobat. Dette gjør at hierarkisk og strukturell informasjon kan beholdes i InDesign-filen, noe som gjør oppdateringer raskere og enklere når du trenger å generere et revidert tilgjengelig PDF-dokument.
Forutsetninger
Hvis du vil opprette et tilgjengelig PDF-dokument, trenger du følgende:
- InDesign for å klargjøre et dokument for eksport av tilgjengelig PDF-dokument ved å bruke prosessen som beskrives i denne artikkelen.
- Acrobat for å fullføre tilgjengelighetsprosessen. Du kan ikke utføre disse trinnene med den gratis Adobe Reader-applikasjonen.
Arbeidsflyt for oppretting av tilgjengelige PDF-dokumenter
Du kan utføre det meste av arbeidet som er nødvendig for å strukturere og klargjøre et dokument for tilgjengelighet direkte i InDesign, noe som reduserer ettereksportarbeidet som kreves i Acrobat, til bare noen få trinn. Du kan spesifisere dokumentets strukturelle hierarki og innholdsrekkefølge i InDesign-dokumentet, noe som beholder strukturen hvis du senere trenger å endre dokumentet og eksportere et nytt PDF-dokument.
Nødvendige trinn i InDesign
Bruke avsnittsmaler konsekvent gjennom hele dokumentet
Konsekvent bruk av InDesign-avsnittsmaler i et dokument er avgjørende for effektiv og vellykket eksport av innhold til PDF. Baser stiler på deres hierarkiske struktur (hovedoverskrift, sekundære overskrifter, underoverskrift og så videre), og bruk dem på avsnitt i henhold til deres hierarkiske rolle i dokumentet.
Opprette eksportkoderelasjon mellom InDesign-maler og PDF-koder
Når du oppretter InDesign-maler, angir du Eksportkoding (i dialogboksen Valg for avsnittsmal) for hver mal i henhold til rollen i PDF-dokumentet – avsnitt (P), overskriftsnivå 1 til 6 (H1–H6) eller Artifact. Tabeller og punktmerkede og nummererte lister gjenkjennes automatisk i eksportprosessen og kodes i henhold til dette.
Forankre bilder i innholdsflyten
Bilder i en utskriftslayout kan vises hvor som helst i et oppslag, og seende brukere skjønner koblingen mellom bildet og den relevante teksten når de leser. Skjermlesere behandler innhold på en lineær måte. Skjermlesere bruker tekst-til-tale-funksjoner for å beskrive bilder, og derfor bør de plasseres så nær bildeteksten som mulig. InDesigns dra-og-slipp-objektforankring gjør det enkelt å plassere referansen til bildet på et egnet sted uten å påvirke utskriftslayout.
Legge til alternativ tekst for bilder
Skjermlesere kan bare angi tilstedeværelsen av et bilde. Formidling av innholdet i bildet krever alternativ tekst (Alt-tekst). Med Valg for objekteksport i InDesign kan du angi alternativ tekst fra metadata i en bildefil, eller legge til tilpasset alternativ tekst for et hvilket som helst bilde, grafikk eller gruppe av objekter, i en layout.
Bygge inn interne mekanismer for dokumentnavigasjon
I et tilgjengelig PDF-dokument kan innholdsfortegnelser, bokmerker, hyperkoblinger og kryssreferanser fungere som navigasjonsmekanismer til det refererte innholdet. De lar også skjermleserbrukere navigere effektivt i dokumentet ved å bruke koblingene disse mekanismene oppretter.
Opprette innholdsrekkefølge i Artikler-panelet
Koderekkefølgen for et PDF-dokument er avgjørende for lesbarheten. Artikler-panelet i InDesign lar deg presist definere hvilket innhold i dokumentet som blir kodet og i hvilken rekkefølge. Du kan legge til innhold ved å dra og slippe rammer og objekter i Artikler-panelet, og deretter ordne dem i ønsket leserekkefølge. Du kan også dele innhold opp i mindre artikler uten å påvirke sidelayouten.
Angi en dokumenttittel og beskrivelse som metadata
For tilgjengelighet og søkemotoroptimalisering krever en PDF-fil en dokumenttittel og en innholdsbeskrivelse. Når du lagrer denne informasjonen i dialogboksen Filinformasjon i InDesign, overføres den automatisk til Acrobat som nødvendige metadata.
Eksportere som PDF med innstillinger optimalisert for tilgjengelighet
Når du bruker alternativene for PDF-eksport i InDesign (utskrift eller interaktivt), vil koding, organisering og bokmerker i oppsettet bli koding av struktur, rekkefølge og navigasjonsskjema for PDF-dokumentet.
Nødvendige trinn i Acrobat
Angi språket i Dokumentegenskaper
Du kan ikke angi dokumentets språk i InDesign. Du må angi språket i Avanserte alternativer i dialogboksen Dokumentegenskaper i Acrobat.
Endre visningsnavn fra Filnavn til Dokumenttittel
Som standard viser Acrobat PDF-filnavnet i tittellinjen i dokumentvinduet. For tilgjengelighetsformål bør dette erstattes av dokumenttittelen som ble angitt i dialogboksen Filinformasjon i InDesign. Du kan gjøre dette ved å velge Dokumenttittel i stedet for Filnavn i Startvisningsinnstillinger i dialogboksen Dokumentegenskaper i Acrobat.
Angi at tabulatorrekkefølgen skal bruke dokumentstrukturen i Sideminiatyrer-ruten
Strukturen som er opprettet i Artikler-panelet i InDesign, lagres i den eksporterte PDF-filen, men du må angi at Acrobat skal overholde strukturen. Hvis du vil bruke rekkefølgen som er angitt av InDesign-dokumentets struktur, velger du alle sidene i Acrobats Sideminiatyrer-rute, velger Sideegenskaper fra Alternativer-menyen og deretter Bruk dokumentstruktur for tabulatorrekkefølge.
Kjøre tilgjengelighetskontroll i Acrobat
Når disse trinnene er fullført, må du kontrollere at dokumentet ikke inneholder feil ved å velge Full kontroll fra Tilgjengelighet-verktøyet i Acrobat.
Opprette et tilgjengelig PDF-dokument
Legge til instruksjoner for Eksportkoding for avsnittsmaler
Definisjon av eksportkoder i en avsnittsmal oppretter en tilknytning mellom teksten som bruker malen, og dens rolle i den semantiske strukturen i PDF-dokumentet. Du kan angi hvilken som helst avsnittsmal til én av åtte grunnleggende PDF-koder.
|
Brukes på |
---|---|
<P> |
All standard fortellertekstavsnitt som ikke er en overskrift |
<H1> til og med <H6> |
En overskrift som gjenspeiler dokumentets organisasjonshierarki |
<Artifact> |
Alt sideinnhold som skjermleseren skal ignorere |
Hvis du ikke tilordner eksportkoder, settes alle maler til Automatisk. Automatisk-innstillingen overholder all stil-til-XML-koding som kan ha blitt opprettet i en eldre XML-basert arbeidsflyt. Hvis det ikke er opprettet stil-til-XML-relasjoner, oversetter Automatisk-innstillingen dem til en P-kode i Acrobat. Det er ingen ekstra analyse av dokumentet for å bestemme en overskriftsstruktur. På grunn av denne standardvirkemåten er eksplisitt tilordning av eksportkoder til avsnittsmaler et viktig tilgjengelighetstrinn.
Du angir Eksportkoding-alternativene for en mal i Eksportkoding-området i dialogboksen Valg for avsnittsmal. Hvis du bruker InDesigns funksjon for punktmerking og nummerering, blir punktmerkede og nummererte lister kodet som usorterte eller sorterte lister og konvertert automatisk, avhengig av alternativene som velges i eksportprosessen. Manuelt opprettede lister gjenkjennes ikke som listeelementer.
Eksportkoding-innstillingene i InDesign har to forskjellige kodingsskjemaer. Alternativene for EPUB og HTML har ingen betydning for alternativene for PDF, som må angis uavhengig. Selv om rollen som er tilordnet et bestemt avsnitt sannsynligvis vil være lik mellom de to, har PDF færre alternativer og ingen alternativer for egendefinert koding.
Hvis et prosjekt allerede har maler, kan du kartlegge alle malene i dokumentet i ett trinn, ved å velge Rediger alle eksportkoder i panelmenyen Avsnittsmaler. I dialogboksen som vises velger du PDF-alternativet og tilordner PDF-koder fra rullegardinmenyene i høyre kolonne til avsnittsmalnavnene i le-kolonnen.
I Acrobat gjenspeiler rollekartet tilknytningene som er gjort mellom topptekstmalen og H1-koden og mellom Avsnittsoverskrifter-malen og H2-koden i InDesign, som begge ble tilordnet i Eksportkoding-alternativene for de respektive malene i InDesign.
Legge til alternativ tekst ved å bruke Valg for objekteksport
Bilder i et tilgjengelig PDF-dokument krever alternativ tekst, slik at bildet kan beskrives av en skjermleser eller hjelpeapparat. Du kan legge til alternativ tekst for et bilde gjennom XML-strukturen eller med Valg for objekteksport (Objekt > Valg for objekteksport). Denne dialogboksen er ikke modal, så den kan forbli åpen mens du jobber i dokumentet, slik at du raskt kan flytte fra bilde til bilde og tilordne metadata uten å lukke og åpne dialogboksen gjentatte ganger.
Dialogboksen Valg for objekteksport har tre faner – Alt-tekst, Kodet PDF og EPUB og HTML. Den alternative teksten gjelder for både PDF- og EPUB/HTML-arbeidsflyter. Du kan generere den alternative teksten fra dokumentets XML-struktur (hvis det finnes) eller bildets XMP-metadata (hvis det finnes). Du kan også legge til den alternative teksten direkte i den bestemte forekomsten av bildet i oppsettet ved å velge Egendefinert fra rullegardinmenyen Kilde for alternativ tekst.
XMP-metadataene for et bilde er tilgjengelig som potensiell alternativ tekst i InDesign. I de fleste tilfeller er det beste alternativet å angi alternativ tekst fra XMP-metadata, fordi koblingen mellom alternativ tekst og metadata i filen er dynamisk. Hvis metadataene endres, blir den alternative teksten oppdatert når du oppdaterer bildekoblingen i InDesign-dokumentet. Hvis du ikke inkluderer alt-koder for alle bildene dine, vil det føre til feil senere i arbeidsflyten når du kjører tilgjengelighetskontrollen i Acrobat.
I det endelige PDF-dokumentet vises den alternative teksten som verktøytips når brukeren holder musepekeren over et bilde. Den alternative teksten leses også som en beskrivelse av bildet når Acrobat Les høyt-funksjonen brukes, eller når PDF-filen blir lest av en hjelpeenhet eller skjermleserprogramvare.
Forankre bilder til tekstflyten
Når bilder er plassert på en side i en utskriftslayout, trenger de ikke nødvendigvis å plasseres ved siden av kopien som refererer til dem. For seende brukere er det ikke uvanlig at tekst inneholder referanser til et bilde som finnes andre steder i dokumentet. Når du oppretter en flyt av innhold for et tilgjengelig PDF-dokument, bør imidlertid disse bildene beskrives som det aktuelle punktet i flyten. InDesign lar deg plassere en maskinlesbar referanse til bildet i teksten ved å forankre grafikkrammen som inneholder bildet, til et passende sted i tekstrammen.
Rammer og objektgrupper i InDesign viser en liten blå firkant på den øvre kanten. Hvis du vil forankre et objekt på et tilgjengelig sted i tekstflyten uten å endre den opprinnelige plasseringen til objektet, klikker du og holder nede på den blå firkanten, og drar den deretter til ønsket sted i teksten og slipper. Den blå firkanten endres til et Anker-ikon, som angir at objektet er forankret.
I PDF-filen vises Figure-koden for det forankrede bildet i den aktuelle <body_copy>-koden i hovedartikkelen, og den blir referert til og beskrevet av den alternative teksten på det tidspunktet.
Opprette en leserekkefølge med Artikler-panelet
Artikler-panelet i InDesign lar deg opprette et dokuments leserekkefølge for Acrobat i InDesign, uten å bruke XML-strukturruten. Acrobat forstår denne rekkefølgen og følger den i det eksporterte PDF-dokumentet når du angir i Acrobat at dette skal gjøres.
Hvis du vil opprette leserekkefølgen i InDesign, åpner du Artikler-panelet (Vindu > Artikler) og klikker på ønsket objekt eller objekter på siden, som skal inkluderes i artikkelen. Dra objektene inn i Artikler-panelet, og slipp museknappen. Objekter vises i den rekkefølgen du klikker på dem. Gi artikkelen navn når du blir bedt om det, eller behold standardnavnet Artikkel 1. Du kan også bruke Marker alt (Cmd/Ctrl-A) og klikke på Ny artikkel-knappen nederst i Artikler-panelet for å legge til alle valgte objekter og opprette en ny artikkel i ett trinn (du kan gi nytt navn til den senere). Objekter gis standardnavn basert på objektets type og innhold. Hvis et objekt allerede er gitt et spesifikt navn i Lag-panelet, beholder det navnet i Artikler-panelet.
Når du legger til en ny artikkel i Artikler-panelet i InDesign, må du merke av for Inkluder ved eksport (standard) for at artikkelen skal kodes og sorteres på riktig måte i PDF-filen.
Ordne innholdet i Artikler-panelet ved å dra et element i en artikkel opp eller ned til alle elementene er i ønsket rekkefølge. Leserekkefølgen er fra topp til bunn. Endring av rekkefølgen i Artikler-panelet påvirker ikke plasseringen eller utseendet til elementer på InDesign-siden. Du kan også legge til elementer fra forskjellige deler av layouten i en eksisterende artikkel ved å dra dem fra layouten til Artikler-panelet, eller du kan merke dem og velge Legg til markering i valgte artikler fra menyen i Artikler-panelet. Hvis du vil bryte opp innholdsstrukturen, kan du opprette flere artikler.
Legge til bokmerker, kryssreferanser og hyperkoblinger for navigering
Kryssreferanser, hyperkoblinger og bokmerker er praktisk for seende lesere, men er også viktige navigeringsverktøy for synshemmede. Disse navigasjonsmekanismene er virkemidlene som brukere med funksjonshemninger bruker for å flytte gjennom et dokument og få en oversikt over innholdet og hvordan innholdet er organisert. En innholdsfortegnelse (TOC) som genereres i InDesign, kan legge til bokmerker automatisk når det er merket av for alternativet Opprett PDF-bokmerker i dialogboksen Innholdsfortegnelse. Du kan også legge til egendefinerte bokmerker uavhengig av en dynamisk innholdsfortegnelse i Bokmerker-panelet (Vindu > Interaktiv > Bokmerker). Du kan koble bokmerker til tekstforankringer (bokmerker opprettet når spesifikk måltekst er markert) eller sider (bokmerker opprettet når du viser en side i InDesign uten tekst merket).
Du kan ordne bokmerker hierarkisk i Bokmerker-panelet i InDesign, samt kjede spesifikke bokmerker under bredere kategoriske bokmerker for en tydeligere indikasjon av dokumentets forskjellige deler. Når de eksporteres til PDF med de riktige innstillingene, samsvares InDesign-bokmerkene og organisasjonsstrukturen nøyaktig i Bokmerker-ruten i Acrobat, og de fungerer som klikkbare koblinger til det aktuelle innholdet.
Hyperkoblinger, enten til eksterne steder, for eksempel nettsteder, eller til plasseringer i dokumenter, for eksempel tekstankre, gir flere navigasjonspunkter på et lavere nivå, som kanskje ikke er riktig eller nødvendig i dokumentets bokmerkesstruktur. PDF-hyperkoblinger opprettes ved eksport for koblinger opprettet i Hyperkoblinger-panelet i InDesign, og eventuelle kryssreferanser opprettes ved bruk av Kryssreferanse-funksjonen i InDesign. Kryssreferanser som opprettes i InDesign oversettes automatisk til hyperkoblinger i det eksporterte PDF-dokumentet.
Legge til interaktive skjemaelementer
Med funksjoner for oppretting av skjema i InDesign, er det støtte for koding av enkelte interaktive elementer, for eksempel skjemafelt og knapper. Et eksportert InDesign-skjema inneholder de nødvendige <Annot>-kodene (merknad) for å gjøre det tilgjengelig i det eksporterte PDF-dokumentet.
InDesign støtter oppretting av avmerkingsbokser, kombinasjons- og listebokser, valgknapper, tekstfelt og signaturfelt, som alle opprettes i Knapper og skjemaer-panelet (Vindu > Interaktiv > Knapper og skjemaer). Hvert skjemaelement har en navneverdi og en beskrivelsesverdi som må være en del av definisjonen. Beskrivelsen er avgjørende for tilgjengelighet, fordi den fungerer som verktøytips og som alternativ tekst for skjemaelementet. Skjemaet kan også ha en synlig etikett (for eksempel Navn, Firma, Telefon) på siden, men når en bruker tabulerer mellom felt eller bokser, blir bare informasjonen som er tilordnet skjemaelementet lest opp. Den tilstøtende teksten leses ikke opp.
Det er viktig å forsikre seg om at tabulatorrekkefølgen for de forskjellige skjemaelementene (inkludert Send-knapper) er opprettet riktig før eksport, slik at når brukeren tabulerer, eller blir veiledet med en hjelpeenhet, gjennom skjemafeltene og alternativene, flyttes fokus i hvert trinn i riktig rekkefølge. Når skjemaet er utformet og funksjonaliteten er definert i Knapper og skjemaer-panelet, går du gjennom dialogboksen Tabulatorrekkefølge (Objekt > Interaktiv > Angi tabulatorrekkefølge) for å bekrefte at alle skjemaelementer er oppført i riktig rekkefølge. Gjør nødvendige justeringer eller korrigeringer ved å bruke knappene Flytt opp og Flytt ned. Du kan også legge til skjemaelementene i Artikler-panelet i riktig tabulatorrekkefølge, men en ekstra kontroll av rekkefølgen i dialogboksen Tabulatorrekkefølge er fortsatt et godt tiltak for å kontrollere kvaliteten. Dialogboksen Tabulatorrekkefølge viser rekkefølgen for flytting gjennom skjemaet fra topp til bunn, med Tab-tasten eller en hjelpenhet.
Legge til filmetadata i InDesign-dokumentet
Tilgjengelige PDF-dokumenter krever minst en dokumenttittel og en kort beskrivelse av innholdet. Denne informasjonen er lagret i filens metadata, som du får tilgang til fra dialogboksen Dokumentegenskaper i Acrobat. Metadataene kan (og bør) være basert på dialogboksen Filinformasjon for InDesign-dokumentet (Fil > Filinformasjon), der de enkelt kan endres, oppdateres og bevares hver gang et nytt PDF-dokument opprettes.
Eksportere for tilgjengelighet
Når du har klargjort dokumentet for tilgjengelighet i InDesign, er du klar til å eksportere det (Fil > Eksporter) til PDF ved å bruke formatene Adobe PDF (interaktiv) eller Adobe PDF (utskrift). Hvilken PDF-type du velger, avhenger av om dokumentet ditt inneholder interaktive elementer, for eksempel skjemaer, knapper, lyd eller video. Selv om formateringen er den samme for begge PDF-typene, har de forskjellige alternativer i sine respektive dialogbokser. Adobe PDF (utskrift)-formatet eksporterer bokmerker og hyperkoblinger, men ikke knapper, lyd, video eller animasjon. Du kan bare velge å inkludere utseendet til disse interaktive elementene, ikke funksjonaliteten deres, eller å ikke inkludere dem i det hele tatt.
For å være tilgjengelig må det eksporterte PDF-dokumentet være kodet, så sørg for at du velger alternativet Opprett kodet PDF i dialogboksen Eksporter for PDF-typen. I dialogboksen Eksporter til interaktiv PDF merker du av for alternativet Bruk struktur for tabulatorrekkefølge for å spare deg det trinnet senere i Acrobat. Hvis du vil aktivere bokmerker, hyperkoblinger, kryssreferanser og knapper, setter du alternativet Skjemaer og medier til Inkluder alle. Alle andre innstillinger i dialogboksen er valgfrie og avhengig av dine spesifikke behov eller preferanser. Hvis du vil åpne PDF-dokumentet automatisk så snart eksporten er fullført, merker du av for alternativet Vis etter eksport. Du kan deretter gå videre til de siste trinnene som kreves i Acrobat.
Gå gjennom det eksporterte PDF-dokumentet i Acrobat
For alle publiserte dokumenter er det alltid lurt å gå gjennom den endelige versjonen for å se etter eventuelle uventede resultater. Hvis du ser på kodestrukturen i Koder-ruten i Acrobat, kan det gi en bedre forståelse av koblingen mellom klargjøringen i InDesign og det endelige PDF-dokumentet.
Rekkefølge-ruten i Acrobat samsvarer kanskje ikke med rekkefølgen du oppretter i Artikler-panelet i InDesign, og den gjenspeiler ikke nødvendigvis leserekkefølgen som brukes av hjelpeteknologier og Les høyt-funksjonen i Acrobat. Bare Koder-panelet, som bestemt av sorteringen av innholdet i Artikler-panelet i InDesign, representerer leserekkefølgen for PDF-innhold, uavhengig av rekkefølgen som vises i Rekkefølge-panelet eller tekstflytmodus i Acrobat.
Tilordne et dokumentspråk i Acrobat
Når du har opprettet PDF-filen, kan du gå til Acrobat for å fullføre de gjenstående trinnene for å gjøre PDF-dokumentet tilgjengelig. Det første trinnet er å angi dokumentspråket i fanen Avansert i dialogboksen Filegenskaper (Fil > Egenskaper). InDesign har ingen tilsvarende innstilling, så du må angi språket i Acrobat. Det anbefales også at du angir at dokumentet skal vise tittelen i stedet for filnavnet i tittellinjen til dokumentvinduet. Du kan gjøre denne endringen i Startvisningsinnstillinger i dialogboksen Dokumentegenskaper.
Angi tabulatorrekkefølgen
Strukturen som er opprettet i Artikler-panelet i InDesign, blir eksportert til PDF-filen, men den blir ikke automatisk angitt som rekkefølgen som følges når du tabulerer gjennom interaktive elementer, for eksempel hyperkoblinger og skjemafelt. Du må opprette tabulatorrekkefølgen i Sideminiatyrer-ruten i Acrobat (Vis > Vis/skjul > Navigasjonsruter > Sideminiatyrer). Uthev alle sideminiatyrene til dokumentet, og velg deretter Sideegenskaper fra Alternativer-menyen i Sideminiatyrer-ruten. Endre innholdsrekkefølgen fra Uspesifisert til Bruk dokumentstruktur i Endre Tabulatorrekkefølge-området i dialogboksen Sideegenskaper.
Hvis du har eksportert dokumentet som en interaktiv PDF-fil og valgt alternativet Bruk struktur for alternativet Tabulatorrekkefølge, kan du hoppe over dette trinnet. Fordi utskriftsversjon av dialogboksen Eksportere Adobe PDF i InDesign ikke inneholder dette alternativet, må du velge det i Acrobat.
Kjøre tilgjengelighetskontroll i Acrobat
Vis Alternativer for tilgjengelighet fra Verktøy-ruten i Acrobat (Vis > Verktøy > Tilgjengelighet), og velg Full kontroll. Kontroller at det er merket av for alternativet Opprett tilgjengelighetsrapport. Dette alternativet viser om dokumentet er feilfritt, og hvis ikke, detaljer om problemene.