Overzicht

Met bibliotheeksjablonen kunnen gebruikers herbruikbare, interactieve documenten maken.  Dit kunnen bijzonder eenvoudige documenten zijn, zoals een handtekeningveld (voor een geheimhoudingsovereenkomst) of bijzonder complexe formulieren (bijvoorbeeld belastingformulieren).

Overal waar u hetzelfde bestand gebruikt om een overeenkomst te definiëren, kunt u een sjabloon maken om het document sneller naar de ondertekenaar te versturen. Dit garandeert bovendien consistentie in het uiteindelijk ondertekende contract en zorgt er tevens voor dat uw team altijd de huidige documentversie gebruikt.

Sjablonen kunnen op twee manieren worden gedefinieerd, namelijk als formulierveldlagen en als documenten.

  • Formulierveldlagen zijn gewoon de velden die worden toegepast op het geüploade bestand. Dit is ideaal voor bedrijven die dynamisch contracten met aangepaste inhoud, maar met een gestandaardiseerde lay-out opstellen. Upload gewoon het bestand en pas de veldlaag toe om alle velden met een paar eenvoudige klikken te plaatsen.
  • De documenten bevatten naast de velden ook het basisbestand. Standaarddocumenten zonder dynamische inhoud werken het best, zoals belastingformulieren, toepassingen en geheimhoudingsovereenkomsten.

Opmerking:

De gebruiker die de sjabloon maakt, is de eigenaar van het object.

Tenzij de sjabloon is gedeeld met de groep of organisatie, kan alleen de eigenaar de sjabloon bewerken of het machtigingsniveau aanpassen.

  • Als de sjabloon is gedeeld met de organisatie, zijn beheerders op accountniveau gemachtigd om de sjabloon te bewerken in de sectie Gedeelde bibliotheken van hun beheerdersmenu
  • Als de sjabloon is gedeeld met de groep, zijn beheerders van die groep gemachtigd om de sjabloon te bewerken in de sectie Gedeelde bibliotheken van het beheerdersmenu
    • Beheerders op accountniveau hebben ook toegang tot alle documenten die zijn gedeeld met groepen

Het eigendom van een sjabloon kan niet worden overgedragen naar een andere gebruiker.

Een bibliotheeksjabloon maken

  1. Als u een bibliotheeksjabloon wilt maken, klikt u op het tabblad Start en selecteert u Een herbruikbare sjabloon maken

    Sjabloon toevoegen vanaf de startpagina
  2. De configuratiepagina Bibliotheeksjabloon maken wordt geladen.

    Typ de naam van uw sjabloon in het veld Sjabloonnaam.

    Als u niet expliciet een naam voor het sjabloon invoert, krijgt het veld de naam van het eerste toegevoegde document.

  3. Sleep de bestanden naar de sectie Bestanden, of klik op de koppeling Bestanden toevoegen in de rechterbovenhoek van het veld Bestanden om door uw systeem te bladeren.

    U kunt desgewenst meerdere bestanden bijvoegen om een grotere sjabloon te maken.

  4. Configureer het Sjabloontype:

    • Opnieuw te gebruiken document - Met deze optie slaat u het gehele document, de inhoud en de formuliervelden op
    • Opnieuw te gebruiken formulierveldlaag - Met deze optie wordt alleen de formulierveldlaag opgeslagen die op een ander document moet worden toegepast (andere inhoud met dezelfde lay-out)
    • Beide - Beide typen sjablonen worden beschikbaar gesteld

    Opmerking:

    U kunt het type sjabloon op elk gewenst moment wijzigen door de sjablooneigenschappen te bewerken.

  5. Wie kan deze sjabloon gebruiken? configureren

    Deze instelling geeft toegang tot het sjabloon, afhankelijk van de gebruiker die het sjabloon uploadt:

    • Alleen ikzelf - Met deze optie stelt u het sjabloon alleen ter beschikking van de gebruiker die het sjabloon uploadt
    • Alle gebruikers in mijn groep - Als u het sjabloon instelt op groepsniveau, brengt u een logische koppeling tot stand tussen het sjabloon en de groep waarvan van de gebruiker die het sjabloon uploadt momenteel deel uitmaakt. Alle leden van de groep hebben toegang tot het sjabloon
      • Wanneer u de gebruiker die het sjabloon heeft geüpload naar een andere groep verplaatst, wordt de koppeling tussen de groep en het sjabloon niet verbroken
      • De sjabloon kan nu in het menu Gedeelde bibliotheken worden bewerkt door de beheerder op accountniveau en door de beheerder op groepsniveau van de groep van de gebruiker
    • Alle gebruikers in mijn bedrijf - Iedere gebruiker in het account kan de sjabloon openen en gebruiken.

    Opmerking:

    Alleen de beheerder die de eigenaar is en de groep- en accountbeheerders kunnen de sjabloon bewerken of verwijderen.

    Andere gebruikers kunnen het sjabloon bewerken nadat het op een overeenkomst is toegepast door Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen te selecteren tijdens het verzenden.  Hiermee bewerkt u de eigenschappen van het sjabloon voor de afzonderlijke overeenkomst, maar wijzigt u het originele sjabloon niet.

  6. Klik op Voorvertoning en velden toevoegen om het sjabloon naar de ontwerpomgeving te verzenden 

    create_library_template
  7. De ontwerpomgeving voor slepen en neerzetten wordt geopend. Sleep de velden vanaf de rechterbalk naar de gewenste locaties in uw document.

    Opmerking:

    Alle geplaatste velden worden standaard toegewezen aan de eerste ontvanger. U kunt wijzigen aan wie de geplaatste velden worden toegewezen door de vervolgkeuzelijst Ontvangers te openen en de geselecteerde ontvanger te wijzigen.

    place_fields
  8. Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan.


De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen

De naam van een sjabloon wijzigen is eenvoudig en doet u in enkele stappen. Wijzig de naam van uw oude sjablonen om te voldoen aan revisies of markeer verouderde sjablonen die u wilt bewaren.

  1. Ga naar de sjabloon door het tabblad Beheren te selecteren

  2. Selecteer het filter Sjablonen in de linkerrail

  3. Klik eenmaal op de gewenste sjabloon om deze te selecteren en klik vervolgens op de koppeling Sjabloon bewerken in de rechterrail om de sjabloon te openen in de authoringomgeving voor slepen en neerzetten

    Op de koppeling Bewerken voor de sjabloon klikken
  4. Vouw de sectie Sjablooneigenschappen uit:

    • Klik in het veld Sjabloonnaam
    • Voer de gewenste naam in
    Op de koppeling Bewerken voor de sjabloon klikken
  5. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent


Het sjabloontype van een bibliotheeksjabloon wijzigen

Het sjabloontype bepaalt of uw sjabloon het basisdocument bevat of alleen uit velden bestaat.

  1. Ga naar de sjabloon door het tabblad Beheren te selecteren

  2. Selecteer het filter Sjablonen in de linkerrail

  3. Klik eenmaal op de gewenste sjabloon om deze te selecteren en klik vervolgens op de koppeling Sjabloon bewerken in de rechterrail om de sjabloon te openen in de authoringomgeving voor slepen en neerzetten

    Op de koppeling Bewerken voor de sjabloon klikken
  4. Vouw de sectie Sjablooneigenschappen uit:

    In de sectie Sjabloontype kunt u het type sjabloon definiëren

    • Opnieuw te gebruiken formulierveldlaag - bevat alleen de velden (als een laag) die op een geüpload document kunnen worden toegepast
    • Opnieuw te gebruiken document - bevat een document waarop de veldlaag is toegepast.
      • Het is niet verplicht om velden te plaatsen
    Op de koppeling Bewerken voor de sjabloon klikken
  5. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent


Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen

Het machtigingsniveau van de sjabloon bepaalt waartoe andere gebruikers in uw account toegang hebben en wat ze kunnen gebruiken.

  1. Ga naar de sjabloon door het tabblad Beheren te selecteren

  2. Selecteer het filter Sjablonen in de linkerrail

  3. Klik eenmaal op de gewenste sjabloon om deze te selecteren en klik vervolgens op de koppeling Sjabloon bewerken in de rechterrail om de sjabloon te openen in de authoringomgeving voor slepen en neerzetten

    Op de koppeling Bewerken voor de sjabloon klikken
  4. Wie kan deze sjabloon gebruiken? configureren

    Deze instelling geeft toegang tot het sjabloon, afhankelijk van de gebruiker die het sjabloon uploadt:

    • Alleen ikzelf - Met deze optie stelt u de sjabloon alleen ter beschikking van de gebruiker die de sjabloon uploadt
    • Alle gebruikers in mijn groep - Als u de sjabloon instelt op groepsniveau, brengt u een logische koppeling tot stand tussen de sjabloon en de groep waarvan van de gebruiker die de sjabloon uploadt, momenteel deel uitmaakt. Alle leden van de groep hebben toegang tot het sjabloon
      • Wanneer u de gebruiker die de sjabloon heeft geüpload, naar een andere groep verplaatst, wordt deze koppeling tussen de groep en de sjabloon niet verbroken
      • De sjabloon kan nu in het menu Gedeelde bibliotheken worden bewerkt door de beheerder op accountniveau en door de beheerder op groepsniveau van de groep van de gebruiker
    • Alle gebruikers in mijn bedrijf - Iedere gebruiker in het account kan de sjabloon openen en gebruiken.
    Op de koppeling Bewerken voor de sjabloon klikken
  5. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

  • Als uw sjabloon veel velden bevat, moet u de sjabloon regelmatig opslaan! Als u klikt op Opslaan, gaat u terug naar de beheerpagina, maar dat is beter dan uw werk verliezen!
  • Geef de velden in uw document een toepasselijke naam, dat is handig op de lange termijn. Als u de gegevens die door uw ondertekenaars zijn ingevoerd, wilt exporteren, kunt u die informatie op basis van deze veldnamen beter ordenen en meer leesbaar maken.


Beheerdersmachtiging om gedeelde bibliotheeksjablonen te bewerken

Beheerders zijn gemachtigd om elke bibliotheeksjabloon die met de desbetreffende groep of het account is gedeeld (via sjabloonmachtigingen) te bewerken.

  • Dit geldt alleen voor bibliotheeksjablonen.  Het geldt niet voor webformulieren
  • Dit is alleen van toepassing op bibliotheeksjablonen die zijn gedeeld via de sjabloonmachtigingen.  
  • Beheerders op groepsniveau kunnen alle bibliotheeksjablonen bewerken die met de groep zijn gedeeld door leden van de groep
  • Beheerders op accountniveau kunnen alle bibliotheeksjablonen bewerken die met de groep of organisatie zijn gedeeld
    • Beheerders op accountniveau kunnen de gedeelde sjablonen van alle groepen zien

Een beheerder kan de lijst met gedeelde bibliotheken openen door naar Account > Gedeelde bibliotheken te navigeren

Navigeren naar de menu-optie Gedeelde bibliotheken

Op deze pagina vindt u:

  • Naam van de sjabloon - De formele naam van de bibliotheeksjabloon, zoals vermeld op de pagina Beheren
  • Type - Het type sjabloon. Bibliotheekdocument, Formulierveldlaagsjabloon of Zowel document als formulierveldsjabloon
  • Eigenaar - De persoon die de sjabloon oorspronkelijk gemaakt heeft. De formele naam en het e-mailadres van de gebruiker worden vermeld
  • Gedeeld met - Deze waarde weerspiegelt de instelling voor de sjabloonmachtiging. De waarde is ofwel het account of de groep (met als toevoegsel de groepsnaam)
  • Laatst gewijzigd - De datum waarop de sjabloon voor het laatst is opgeslagen in het systeem

 

Een sjabloon bewerken:

  • Dubbelklik op de sjabloon
    • Of klik één keer en selecteer de handeling Bewerken
De sjabloon bewerken

 

De ontwerpomgeving van Adobe Sign wordt geopend. Hierin kunt u de eigenschappen, het type, de naam en de veldplaatsing en - toewijzingen van de sjabloon bewerken.

  • Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Opslaan als u klaar bent
Ontwerpen

Let op:

Beheerders zijn gemachtigd om de sjabloonmachtigingen te wijzigen.

Wanneer de sjabloonmachtigingen worden gewijzigd, kan de sjabloon uit de lijst Gedeelde bibliotheken worden verwijderd en zo dus buiten het machtigingenbereik van de beheerder terechtkomen.