Beschrijving van de functie

Met de instellingen voor Beperkte documentzichtbaarheid kunt u de bestanden van een overeenkomst met meerdere bestanden selectief zichtbaar maken voor ontvangers, afhankelijk van de ingeschakelde opties en de configuratie van de overeenkomst.

Enkele praktijkvoorbeelden:

  • Verkoopovereenkomsten die intern dienen te worden gecontroleerd/goedgekeurd voordat ze naar de klant kunnen worden verzonden
  • Documentatie voor nieuwe werknemers die moet worden verzonden als een sollicitant de functie heeft geaccepteerd
  • Webformulieren die toepassingsgegevens vastleggen en de ondertekende toepassing retourneren met extra documentatie

In de volgende korte video wordt het gebruik op hoog niveau geïllustreerd:


Op beperkte documentzichtbaarheid zijn een aantal specifieke termen van toepassing:

Gebruiker en gebruikers-id

  • Gebruiker is een algemene term voor iedereen die Adobe Sign gebruikt door zich direct aan te melden, via federatieve verificatie of integratie. Een gebruiker kan zich via meerdere e-mailadressen aanmelden bij Adobe Sign (een gebruiker kan dus meerdere gebruikers-id’s hebben)  
  • Een gebruikers-id is een specifiek, geverifieerd object in Adobe Sign. De feitelijke id is een door het systeem toegewezen nummer dat garant staat voor de identificatie van een uniek (gebruikers) object. Gebruikers-id’s worden vaak gelijkgesteld aan e-mailadressen omdat beide unieke waarden zijn in het systeem, maar een gebruiker kan zijn of haar e-mailadres wel wijzigen, maar zijn of haar gebruikers-id niet.  Alle assets zijn logisch gekoppeld aan de gebruikers-id die de assets heeft gemaakt.

Interne en externe partijen

  • Interne partijen zijn gebruikers-id’s die deel uitmaken van hetzelfde Adobe Sign-account als de verzendende gebruikers-id
    • Het is belangrijk te weten dat gebruikers in hetzelfde bedrijf deel kunnen uitmaken van verschillende Adobe Sign-accounts. Adobe Sign gaat nergens van uit op basis van e-maildomeinen of bedrijfsnamen. De enige relevante relatie is de vraag of de gebruikers-id's zich in hetzelfde account-id bevinden
  • Externe partijen zijn alle gebruikers-id's die geen deel uitmaken van het account van de verzendende gebruiker. 
    • Als het e-mailadres van de gebruiker niet in de gebruikerslijst voor het account staat, gaat het per definitie om een externe gebruiker.


Hoe werkt dit?

De regels voor beperkte documentzichtbaarheid (Limited Document Visibility, ofwel LDV) worden ingeschakeld op account- of groepsniveau (instellingen op groepsniveau overschrijven de instellingen op accountniveau)

De LDV-regels zorgen ervoor dat alleen de bestandsinhoud kan worden bekeken die expliciet aan een bepaalde ontvanger is toegewezen.

De inhoud van het bestand wordt aan een ontvanger toegewezen door ten minste één veld aan de desbetreffende ontvanger toe te wijzen.

  • LDV is gebaseerd op bestanden, niet op pagina's. Als een bestand 40 pagina's bevat en er één veld op één pagina is toegewezen aan een ontvanger, kan deze alle 40 pagina's in het bestand bekijken
  • Wanneer het bestand geen velden voor de ontvanger bevat, wordt het gehele bestand uitgesloten van de weergave van de ontvanger
  • Als er vier bestanden zijn en de ontvanger alle vier bestanden moet kunnen zien, moet ten minste één veld zijn toegepast op een van de pagina's in elk bestand.
  • Als besturing op paginaniveau vereist is, moet het bestand worden opgedeeld in afzonderlijke bestanden die elk één pagina bevatten

In het voorbeeld rechts is er sprake van twee ondertekenaars en een overeenkomst met twee documenten.

Ondertekenaar 1 ziet beide documenten, omdat er in beide documenten een veld is toegewezen (Veld 1 en Veld 2)

Ondertekenaar 2 ziet alleen Document 2, omdat er geen veld aan hem of haar is toegewezen in Document 1. 

  • Document 2 is zichtbaar omdat Veld 3 is toegewezen aan Ondertekenaar 2.
LDV-voorbeeld

Opmerking:

Voor LDV-regels gelden twee voorwaarden:

  • Er moet meer dan één ontvanger zijn
    • Onder ontvangers wordt alle gebruikers verstaan die zijn toegevoegd aan het handtekening-/goedkeuringsproces
    • De partijen in CC zijn geen ontvangers.    
  • Er moet meer dan één bestand zijn toegevoegd aan de overeenkomst
    • Onder bestanden wordt alle bijlagen verstaan die worden gebruikt voor het maken van de overeenkomst (.doc, .xls, .pdf, .png, enz.)

Als niet aan een van de bovenstaande vereisten wordt voldaan, worden de LDV-regels voor deze overeenkomst opgeschort.

Configureerbare opties

Er zijn drie LDV-instellingen die u kunt inschakelen om te wijzigen hoe de overeenkomst functioneert en hoe deze wordt weergegeven:

Ondertekenaars en CC’s in mijn account kunnen alle bestanden bekijken - als deze optie is ingeschakeld, hebben alle gebruikers-id's in uw account toegang tot de overeenkomst (als ontvanger of als partij in CC)

LDV-instellingen in de gebruikersinterface

Zichtbaarheid van documenten gebaseerd op instellingen:

Wanneer Ondertekenaars kunnen alleen bestanden met een handtekening, initialen of gegevensinvoervelden bekijken die aan hen zijn toegewezen is uitgeschakeld, is LDV in zijn geheel uitgeschakeld in de gebruikersinterface.

Alle ontvangers en CC-partijen zien altijd alle bestanden.

LDV is uitgeschakeld
Deelnemer Tijdens het ondertekenen Voltooide overeenkomst
Afzender Alle documenten Alle documenten
Interne ontvanger Alle documenten Alle documenten
Externe ontvanger Alle documenten Alle documenten
Interne CC-partij Alle documenten Alle documenten
Externe CC-partij Alle documenten Alle documenten

Als alleen Ondertekenaars kunnen alleen bestanden met een handtekening, initialen of gegevensinvoervelden bekijken die aan hen zijn toegewezen is ingeschakeld:

  • Kan de afzender altijd alle bestandsinhoud zien
  • Kunnen ontvangers tijdens de ondertekening en nadat de overeenkomst is voltooid alleen de bestanden zien die expliciet zijn opgenomen
  • Kunnen de partijen in CC geen bestandsinhoud zien.
LDV is ingeschakeld
Deelnemer Tijdens het ondertekenen Voltooide overeenkomst
Afzender Alle documenten Alle documenten
Interne ontvanger Toegewezen documenten Toegewezen documenten
Externe ontvanger Toegewezen documenten Toegewezen documenten
Interne CC-partij Geen Geen
Externe CC-partij Geen Geen

Als Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden bekijken ingeschakeld is:

  • Kunnen alle interne gebruiker-id’s (ten opzichte van de verzendende gebruiker) alle bestandsinhoud zien.
  • Zien externe ontvangers tijdens het ondertekenen en nadat de overeenkomst is voltooid alleen de bestandsinhoud die aan hen is toegewezen.
  • Zien externe CC-partijen geen bestandsinhoud.
LDV staat interne medewerkers toe om alle bestanden weer te geven
Deelnemer Tijdens het ondertekenen Voltooide overeenkomst
Afzender Alle documenten Alle documenten
Interne ontvanger Alle documenten Alle documenten
Externe ontvanger Toegewezen documenten Toegewezen documenten
Interne CC-partij Alle documenten Alle documenten
Externe CC-partij Geen Geen

Als Ondertekenaars en CC's kunnen alle bestanden bekijken bij ontvangst van de ondertekende overeenkomst ingeschakeld is:

  • Zien ontvangers alleen de aan hen toegewezen bestandsinhoud tijdens het ondertekeningsproces
  • Kunnen CC-partijen geen bestandsinhoud zien tijdens het ondertekeningsproces

Kunnen alle ontvangers en alle partijen in CC alle bestandsinhoud zien als de overeenkomst is voltooid.

LDV geeft na voltooiing alle bestanden weer
Deelnemer Tijdens het ondertekenen Voltooide overeenkomst
Afzender Alle documenten Alle documenten
Interne ontvanger Toegewezen documenten Alle documenten
Externe ontvanger Toegewezen documenten Alle documenten
Interne CC-partij Geen Alle documenten
Externe CC-partij Geen Alle documenten

Deze configuratie maakt LDV-regels mogelijk en stelt alle interne gebruikers-id's (ten opzichte van de afzender) in staat om alle bestandsinhoud weer te geven tijdens de ondertekeningscyclus.

Wanneer de overeenkomst is voltooid, kunnen alle gebruikers alle bestandsinhoud weergeven

LDV staat interne medewerkers toe om alle bestanden weer te geven
Deelnemer Tijdens het ondertekenen Voltooide overeenkomst
Afzender Alle documenten Alle documenten
Interne ontvanger Alle documenten Alle documenten
Externe ontvanger Toegewezen documenten Alle documenten
Interne CC-partij Alle documenten Alle documenten
Externe CC-partij Geen Alle documenten

Als u geschreven handtekeningen wilt accepteren, moet u deze optie inschakelen. Houd er echter rekening mee dat de LDV-regels niet van toepassing zijn wanneer een schriftelijke handtekening wordt gebruikt.

Wanneer een schriftelijke handtekening wordt gebruikt, worden de LDV-regels voor de desbetreffende overeenkomst altijd opgeschort.

LDV voor schriftelijke handtekening
Deelnemer Tijdens het ondertekenen Voltooide overeenkomst
Afzender Alle documenten Alle documenten
Interne ontvanger Alle documenten Alle documenten
Externe ontvanger Alle documenten Alle documenten
Interne CC-partij Alle documenten Alle documenten
Externe CC-partij Alle documenten Alle documenten

LDV gebruiken met de REST API v6

De REST API v6 kan door de afzender worden gebruikt om zichtbaarheid in documenten expliciet toe te staan.

Rest API v6-aanroepen negeren alle instellingen voor zichtbaarheid van documenten in de gebruikersinterface, aangezien de API-aanroep instellingen op account-/groepsniveau overschrijft.

De afzender dient wel een documentlabel op te geven als dit een formulierveld voor een bepaalde ontvanger opgeeft. 

POST /overeenkomsten REST API v6-eindpunt heeft drie parameters aan de hand waarvan de documentzichtbaarheid wordt bepaald.

AgreementInfo

Parameternaam Type Vereist Beschrijving
documentVisibilityEnabled Booleaanse waarde Nee De optionele parameter voor documentzichtbaarheid voor de overeenkomst. Deze parameter moet worden opgegeven en op True worden ingesteld om documentzichtbaarheid in te schakelen.


ParticipantSetInfo

Parameternaam Type Vereist Beschrijving
visiblePages Tekenreeks[] Nee

Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar dient te zijn voor deelnemers in deze deelnemerset.


CcInfo

Parameternaam Type Vereist Beschrijving
visiblePages Tekenreeks[] Nee Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar dient te zijn voor deelnemers in deze CC.


HTTP-statuscode

HTTP-statuscode Reden Beschrijving
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Een of meer zichtbare paginalabels in de deelnemerset zijn ongeldig.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Een of meer zichtbare paginalabels in het Cc-veld zijn ongeldig.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Documentzichtbaarheid is ingesteld op False en dus kan de bestandsinfo-index niet worden opgegeven voor deelnemersets of CC-partijen.

GET /overeenkomsten/{agreementId} REST API v6-eindpunt kan worden gebruikt om de relatie tussen deelnemers en documenten op te halen

AgreementInfo

Parameternaam Type Beschrijving
documentVisibilityEnabled Booleaanse waarde Indien waar (True), is zichtbaarheid van document ingeschakeld voor deze overeenkomst.


ParticipantSetInfo

Parameternaam REST-object Beschrijving
visiblePages Tekenreeks[] Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar dient te zijn voor deelnemers in deze deelnemerset.


CcInfo

Parameternaam REST-object Beschrijving
visiblePages Tekenreeks[]
Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar dient te zijn voor deelnemers in deze CC.

Als GET /overeenkomsten/{agreementId} de status GEANNULEERD meldt, kan dat te wijten zijn aan een of meerdere ongeldige parameterwaarden voor documentzichtbaarheid.

Gebruik GET /overeenkomsten/{agreementId}/gebeurtenissen om de reden voor de fout op te halen.

Foutbericht Voorwaarde
fileInfoIndex <FileInfo-index> ontbreekt in een van de participantSets met <e-mailadres deelnemer> <label> moet worden opgegeven als visiblePages voor deelnemer <e-mailadres deelnemer>

De bovenstaande fout is geregistreerd bij de Event.type-waarde van AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM en Event.comment.


Handige weetjes....

Beperkte documentzichtbaarheid en digitale handtekeningcertificaten zijn niet compatibel.

Wanneer LDV is ingeschakeld, wordt het object voor digitale handtekeningen verwijderd uit de ontwerpomgeving in de app.

Als u een overeenkomst met een digitaal handtekeningveld verzendt en LDV-regels zijn ingeschakeld, wordt een fout weergegeven:

Digitaal handtekeningveld <veldnaam> wordt niet ondersteund vanwege beperkte documentzichtbaarheid.

Als de gebruikers-id het bestand met het bijlageveld mag weergeven, is deze id ook gemachtigd om de inhoud van de bijlage te bekijken.

Het vervangen van een ontvanger werkt net als altijd, met één uitzondering:

  • De afzender van de overeenkomst mag zichzelf niet vervangen wanneer hij of zij een opgegeven ontvanger met een rol zonder ondertekeningsfunctie is en Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden bekijken is uitgeschakeld

Als Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden bekijken ingeschakeld is:

  • Kunnen interne ontvangers alleen delegeren naar een andere interne gebruiker
  • Kunnen externe ontvangers niet delegeren naar een interne gebruiker
    • Als dat toch wordt geprobeerd, wordt de volgende foutmelding weergegeven: '’Uw accountbeheer staat delegatie aan deze persoon niet toe.'’

De bestanden en de velden kunnen worden bewerkt (met behulp van de functie Overeenkomst wijzigen) zolang de overeenkomst niet is bekeken door een deelnemer

LDV is rolneutraal. 

Als u een ontvanger hebt die geen handtekening hoeft te plaatsen, dient u voor deze ontvanger minstens één veld te plaatsen in elk bestand dat hij of zij moet kunnen openen.

Als een ontvanger geen zichtbare bestanden heeft (omdat er geen velden zijn geplaatst), wordt een fout geactiveerd: 

Deelnemer <e-mailadres> (<rol deelnemer>) heeft geen zichtbaar document

Mega Sign werkt net zo als andere overeenkomsten. 

Webformulieren werken pas met LDV wanneer een back-endinstelling is aangepast. 

Neem contact op met uw Success Manager om deze functie te laten inschakelen.

Wanneer deze optie is ingeschakeld, werken webformulieren precies zo als andere overeenkomsten.

Wanneer een overeenkomst wordt verzonden, moet deze minstens één verplicht (niet optioneel noch voorwaardelijk) handtekeningveld voor elke ontvanger met een ondertekeningsrol bevatten.

Als een of meer ondertekenaars geen verplicht handtekeningveld hebben, wordt een extra pagina aan het einde van de overeenkomst toegevoegd en wordt een handtekeningenblok toegevoegd voor elke ondertekenaar (alle ondertekenaars kunnen die laatste pagina zien).