Deelnemer
Laatst bijgewerkt op
28 feb. 2024
Samenvatting
Met de instellingen voor Beperkte documentzichtbaarheid (LDV) kan een overeenkomst meerdere bestanden bevatten die selectief zichtbaar zijn voor de ontvangers, afhankelijk van de instellingen en van de configuratie van de overeenkomst.
Praktijkvoorbeelden:
- Verkoopovereenkomsten die intern toezicht of goedkeuring vereisen voordat ze naar de klant worden verzonden.
- Documentatie voor nieuwe werknemers die moet worden verzonden nadat de brief met het aanbod is geaccepteerd.
- HR-documenten die interne verwerking vereisen buiten het bereik van de oorspronkelijke ondertekenaar.
Hier is een korte video met het gebruik op hoog niveau:
Beschikbaarheid:
Beperkte documentzichtbaarheid is alleen beschikbaar voor het Enterprise-licentielidmaatschap.
Configuratiebereik:
LDV kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.
Beperkte documentzichtbaarheid omvat verschillende specifieke termen:
Gebruiker en gebruikers-ID
- Gebruiker is een algemene term voor iedereen die Adobe Acrobat Sign gebruikt via directe aanmelding, federatieve verificatie of integratie. Een gebruiker kan meerdere e-mailadressen hebben die hij/zij gebruikt om zich te verifiëren bij Acrobat Sign (een gebruiker kan dus meerdere gebruikers-ID's hebben).
- Een gebruikers-ID is een specifiek, geverifieerd object in Adobe Acrobat Sign. De feitelijke ID is een door het systeem toegewezen nummer dat garant staat voor de identificatie van een uniek (gebruikers)object. Gebruikers-ID’s worden vaak gelijkgesteld aan e-mailadressen omdat beide unieke waarden zijn in het systeem, maar een gebruiker kan zijn/haar e-mailadres wel wijzigen en zijn/haar gebruikers-ID niet. Alle assets zijn logisch gerelateerd aan hun gebruikers-ID.
Interne tegenover externe partijen
- Interne partijen zijn gebruikers-ID’s die deel uitmaken van hetzelfde Acrobat Sign-account als de verzendende gebruikers-ID.
- Het is belangrijk te weten dat gebruikers in hetzelfde bedrijf deel kunnen uitmaken van verschillende Acrobat Sign-accounts. Acrobat Sign doet geen aannames op basis van e-maildomeinen of bedrijfsnamen. De enige relevante koppeling is als de gebruikers-ID's gerelateerd zijn aan dezelfde account-ID.
- Externe partijen omvatten alle gebruikers-ID's die geen lid zijn van het account van de gebruikers-ID die verzendt.
- Als het e-mailadres van de deelnemer niet in de lijst Gebruiker voor het account staat, is de deelnemer per definitie extern.
Documentzichtbaarheid
LDV-regels kunnen worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.
LDV-regels zorgen dat alleen de bestandsinhoud kan worden bekeken die expliciet aan een bepaalde ontvanger is toegewezen.
De inhoud van het bestand wordt aan een ontvanger toegewezen door ten minste één veld aan de desbetreffende ontvanger toe te wijzen.
- LDV is gebaseerd op bestanden, niet op pagina's. Als een bestand 40 pagina's bevat en er één veld op één pagina is toegewezen aan een ontvanger, kan deze alle 40 pagina's in het bestand bekijken.
- Wanneer het bestand geen velden voor de ontvanger bevat, wordt het gehele bestand uitgesloten van weergave voor deze ontvanger.
- Als er vier bestanden zijn en de ontvanger alle vier bestanden moet kunnen zien, moet ten minste één veld zijn toegepast op een van de pagina's in elk bestand.
- Als controle op paginaniveau vereist is, moet het bestand worden opgedeeld in afzonderlijke bestanden die elk één pagina bevatten.
In het voorbeeld rechts is er sprake van twee ondertekenaars en een overeenkomst met twee documenten.
Ondertekenaar 1 ziet beide documenten, omdat er in beide documenten een veld is toegewezen (Veld 1 en Veld 2)
Ondertekenaar 2 ziet alleen document 2, omdat er geen veld aan hem of haar is toegewezen in document 1.
- Document 2 is zichtbaar omdat Veld 3 is toegewezen aan Ondertekenaar 2.
Opmerking:
Voor LDV-regels gelden twee voorwaarden:
- Er moet meer dan één ontvanger zijn
- Onder ontvangers wordt alle gebruikers verstaan die zijn toegevoegd aan het handtekening-/goedkeuringsproces
- De partijen in CC zijn geen ontvangers.
- Er moet meer dan één bestand worden toegevoegd aan de overeenkomst
- Onder bestanden vallen alle bijlagen die worden gebruikt voor het maken van de overeenkomst (.doc, .xls, .pdf, .png, enz.)
Als aan een van de bovenstaande vereisten niet wordt voldaan, worden de LDV-regels voor deze overeenkomst opgeschort.
Ondertekenaars kunnen alleen bestanden zien die handtekeningen, initialen of velden voor gegevensinvoer bevatten die aan hen zijn toegewezen: Dit is de hoofdinstelling die de LDV-ervaring en een set onderliggende besturingselementen mogelijk maakt. Als dit besturingselement is uitgeschakeld, is LDV als geheel uitgeschakeld in de ervaring van de ontvanger.
Alle ontvangers en ge-CC'de partijen zien altijd alle bestanden.
|
|
Tijdens het ondertekenen |
Wanneer de overeenkomst is voltooid |
|---|---|---|
|
Afzender |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne ontvanger |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe ontvanger |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne CC-partij |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe CC-partij |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe archiefontvanger |
N.v.t. |
Alle documenten |
Na het inschakelen van het LDV-hoofdbesturingselement zijn er drie extra configuraties om de zichtbaarheid te bepalen, afhankelijk van de gewenste ervaring:
Als alleen Ondertekenaars kunnen alleen bestanden met een handtekening, initialen of gegevensinvoervelden bekijken die aan hen zijn toegewezen is ingeschakeld:
- Kan de afzender altijd alle bestandsinhoud zien
- Kunnen ontvangers tijdens de ondertekening en nadat de overeenkomst is voltooid alleen de bestanden zien die expliciet zijn opgenomen
- Kunnen de partijen in CC geen bestandsinhoud zien.
|
Deelnemer |
Tijdens het ondertekenen |
Voltooide overeenkomst |
|---|---|---|
|
Afzender |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne ontvanger |
Toegewezen documenten |
Toegewezen documenten |
|
Externe ontvanger |
Toegewezen documenten |
Toegewezen documenten |
|
Interne CC-partij |
Geen |
Geen |
|
Externe CC-partij |
Geen |
Geen |
|
Externe archiefontvanger |
N.v.t. |
Alle documenten |
Als Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden bekijken ingeschakeld is:
- Kunnen alle interne gebruiker-id’s (ten opzichte van de verzendende gebruiker) alle bestandsinhoud zien.
- Zien externe ontvangers tijdens het ondertekenen en nadat de overeenkomst is voltooid alleen de bestandsinhoud die aan hen is toegewezen.
- Zien externe CC-partijen geen bestandsinhoud.
|
Deelnemer |
Tijdens het ondertekenen |
Voltooide overeenkomst |
|---|---|---|
|
Afzender |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne ontvanger |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe ontvanger |
Toegewezen documenten |
Toegewezen documenten |
|
Interne CC-partij |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe CC-partij |
Geen |
Geen |
|
Externe archiefontvanger |
N.v.t. |
Alle documenten |
Als Ondertekenaars en CC's kunnen alle bestanden bekijken bij ontvangst van de ondertekende overeenkomst ingeschakeld is:
- Zien ontvangers alleen de aan hen toegewezen bestandsinhoud tijdens het ondertekeningsproces
- Kunnen CC-partijen geen bestandsinhoud zien tijdens het ondertekeningsproces
Kunnen alle ontvangers en alle partijen in CC alle bestandsinhoud zien als de overeenkomst is voltooid.
|
Deelnemer |
Tijdens het ondertekenen |
Voltooide overeenkomst |
|---|---|---|
|
Afzender |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne ontvanger |
Toegewezen documenten |
Alle documenten |
|
Externe ontvanger |
Toegewezen documenten |
Alle documenten |
|
Interne CC-partij |
Geen |
Alle documenten |
|
Externe CC-partij |
Geen |
Alle documenten |
|
Externe archiefontvanger |
N.v.t. |
Alle documenten |
Deze configuratie maakt LDV-regels mogelijk en stelt alle interne gebruikers-id's (ten opzichte van de afzender) in staat om alle bestandsinhoud weer te geven tijdens de ondertekeningscyclus.
Wanneer de overeenkomst is voltooid, kunnen alle gebruikers alle bestandsinhoud weergeven
|
Deelnemer |
Tijdens het ondertekenen |
Voltooide overeenkomst |
|---|---|---|
|
Afzender |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne ontvanger |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe ontvanger |
Toegewezen documenten |
Alle documenten |
|
Interne CC-partij |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe CC-partij |
Geen |
Alle documenten |
|
Externe archiefontvanger |
N.v.t. |
Alle documenten |
Als u geschreven handtekeningen wilt accepteren, moet u deze optie inschakelen. Houd er echter rekening mee dat de LDV-regels niet van toepassing zijn wanneer een schriftelijke handtekening wordt gebruikt.
Wanneer een schriftelijke handtekening wordt gebruikt, worden de LDV-regels voor de desbetreffende overeenkomst altijd opgeschort.
|
Deelnemer |
Tijdens het ondertekenen |
Voltooide overeenkomst |
|---|---|---|
|
Afzender |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne ontvanger |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe ontvanger |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Interne CC-partij |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe CC-partij |
Alle documenten |
Alle documenten |
|
Externe archiefontvanger |
N.v.t. |
Alle documenten |
LDV gebruiken met de REST-API v6
De afzender kan de REST-API v6 gebruiken om documenten expliciet zichtbaar te maken.
REST-API v6-aanroepen negeren alle instellingen voor documentzichtbaarheid in de gebruikersinterface, aangezien de API-aanroep instellingen op account-/groepsniveau overschrijft.
Het enige gedrag dat wordt overgenomen, is dat de afzender een documentlabel moet specificeren als het een formulierveld specificeert voor een bepaalde ontvanger.
POST /overeenkomsten REST API v6-eindpunt heeft drie parameters aan de hand waarvan de documentzichtbaarheid wordt bepaald.
AgreementInfo
|
Parameternaam |
Type |
Vereist |
Beschrijving |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booleaanse waarde |
Nee |
De optionele parameter voor documentzichtbaarheid voor de overeenkomst. Deze parameter moet worden opgegeven en op True worden ingesteld om documentzichtbaarheid in te schakelen. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternaam |
Type |
Vereist |
Beschrijving |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Tekenreeks[] |
Nee |
Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar dient te zijn voor deelnemers in deze deelnemerset. |
CcInfo
|
Parameternaam |
Type |
Vereist |
Beschrijving |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Tekenreeks[] |
Nee |
Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar moet worden gemaakt voor deelnemers in deze CC. |
HTTP-statuscode
|
HTTP-statuscode |
Reden |
Beschrijving |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Een of meer zichtbare paginalabels in de deelnemerset zijn ongeldig. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Een of meer zichtbare paginalabels in het Cc-veld zijn ongeldig. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
Documentzichtbaarheid is ingesteld op False en dus kan de bestandsinfo-index niet worden opgegeven voor deelnemersets of CC-partijen. |
GET /overeenkomsten/{agreementId} REST API v6-eindpunt kan worden gebruikt om de relatie tussen deelnemers en documenten op te halen
AgreementInfo
|
Parameternaam |
Type |
Beschrijving |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booleaanse waarde |
Indien waar (True), is zichtbaarheid van document ingeschakeld voor deze overeenkomst. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternaam |
REST-object |
Beschrijving |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Tekenreeks[] |
Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar dient te zijn voor deelnemers in deze deelnemerset. |
CcInfo
|
Parameternaam |
REST-object |
Beschrijving |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Tekenreeks[] |
Een lijst met FileInfo.label die zichtbaar moet worden gemaakt voor deelnemers in deze CC. |
Als GET /overeenkomsten/{agreementId} de status GEANNULEERD meldt, kan dat te wijten zijn aan een of meerdere ongeldige parameterwaarden voor documentzichtbaarheid.
Gebruik GET /overeenkomsten/{agreementId}/gebeurtenissen om de reden voor de fout op te halen.
|
Foutbericht |
Voorwaarde |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> ontbreekt in een van de participantSets met <participant email> |
<label> moet worden opgegeven als visiblePages voor deelnemer <participant email> |
De bovenstaande fout is geregistreerd bij de Event.type-waarde van AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM en Event.comment.
Beperkte documentzichtbaarheid en digitale handtekeningcertificaten zijn niet compatibel.
Wanneer LDV is ingeschakeld, wordt het object voor digitale handtekeningen verwijderd uit de ontwerpomgeving in de app.
Als u een overeenkomst met een digitaal handtekeningveld verzendt en LDV-regels zijn ingeschakeld, wordt een fout weergegeven:
Digitaal handtekeningveld <field name> wordt niet ondersteund vanwege beperkte documentzichtbaarheid.
Als de gebruikers-id het bestand met het bijlageveld kan weergeven, is deze id ook gemachtigd om de inhoud van de bijlage te bekijken.
Het vervangen van een ontvanger werkt net als altijd, met één uitzondering:
- De Afzender van de overeenkomst mag zichzelf niet vervangen als dit een vermelde ontvanger is met een niet-ondertekenende rol, en Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden zien is uitgeschakeld.
Als Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden bekijken ingeschakeld is:
- Kunnen interne ontvangers alleen delegeren naar een andere interne gebruiker
- Kunnen externe ontvangers niet delegeren naar een interne gebruiker
- Als dat toch wordt geprobeerd, wordt de volgende foutmelding weergegeven: “Uw accountbeheer staat delegatie aan deze persoon niet toe.”
De bestanden en de velden kunnen worden bewerkt (met behulp van de functie Overeenkomst wijzigen) zolang de overeenkomst niet door een deelnemer is bekeken.
LDV is rolneutraal.
Als u een ontvanger hebt die geen handtekening hoeft te plaatsen, dient u voor deze ontvanger minstens één veld te plaatsen in elk bestand dat hij of zij moet kunnen openen.
Als een ontvanger geen zichtbare bestanden heeft (omdat er geen velden zijn geplaatst), wordt een fout geactiveerd:
Deelnemer <email> (<participant role>) heeft geen zichtbaar document
In bulk verzenden werkt hetzelfde als andere overeenkomsten.
Wanneer een overeenkomst wordt verzonden, moet deze minstens één verplicht (niet optioneel noch voorwaardelijk) handtekeningveld voor elke ontvanger met een ondertekeningsrol bevatten.
Als een of meer ondertekenaars geen verplicht handtekeningveld hebben, wordt een extra pagina aan het einde van de overeenkomst toegevoegd en wordt een handtekeningenblok toegevoegd voor elke ondertekenaar (alle ondertekenaars kunnen die laatste pagina zien).
