Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Voor ontwikkelaars
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
- User Management
- Een gebruiker toevoegen
- Gebruikers in bulk toevoegen
- Gebruikers toevoegen vanuit uw map
- Gebruikers toevoegen vanuit de map MS Azure Active
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Het groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken via de groepsinterface
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
- Account-/groepsinstellingen
- Overzicht van instellingen
- Algemene instellingen
- Accountniveau en ID
- Workflows voor zelfondertekening
- In bulk verzenden
- Webformulieren
- Workflows op maat verzenden
- Power Automate-workflows
- Bibliotheekdocumenten
- Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
- Beperkte documentzichtbaarheid
- Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen
- Een koppeling opnemen in de e-mail
- Een afbeelding opnemen in de e-mail
- Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
- Controlerapport bij documenten bijvoegen
- Meerdere documenten samenvoegen tot één document
- Een ondertekend document uploaden
- Delegatie voor gebruikers in mijn account
- Externe ontvangers toestaan te delegeren
- Bevoegdheid om te ondertekenen
- Bevoegdheid om te verzenden
- Machtiging om elektronische zegels toe te voegen
- De standaard tijdzone instellen
- Een standaard datumnotatie instellen
- Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
- Machtigingen voor groepsbeheerder
- Ontvanger vervangen
- Controlerapport
- In-product berichten en begeleiding
- Toegankelijke PDF's
- Nieuwe ontwerpfunctie
- Klant in de gezondheidszorg
- Account instellen
- Logo toevoegen
- Hostnaam/URL van bedrijf aanpassen
- Bedrijfsnaam toevoegen
- URL-omleiding na overeenkomst
- Voorkeuren handtekening
- Goed ingedeelde handtekeningen
- Ontvangers toestaan om te ondertekenen door
- Ondertekenaars kunnen hun naam wijzigen
- Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken
- Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
- Ontvangers door formuliervelden navigeren
- Weigeren te ondertekenen
- Stempelworkflows toestaan
- Vereisen dat ondertekenaars hun functie of bedrijf opgeven
- Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
- Berichten tonen bij elektronisch ondertekenen
- Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
- Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
- Bedrijfsnaam en functie uitsluiten van deelnemingsstempels
- Digitale handtekeningen
- Elektronische zegels
- Digitale identiteit
- Rapportinstellingen
- Nieuwe rapportervaring
- Klassieke rapportinstellingen
- Beveiligingsinstellingen
- Instellingen voor eenmalig aanmelden
- Instellingen voor Mij onthouden
- Wachtwoordbeleid voor aanmelden
- Wachtwoordsterkte voor aanmelden
- Duur van websessie
- Type PDF-versleuteling
- API
- Toegang tot gebruikers- en groepsgegevens
- Toegestane IP-bereiken
- Account delen
- Machtigingen voor account delen
- Besturingselementen voor het delen van overeenkomsten
- Identiteitsverificatie van ondertekenaars
- Wachtwoord voor ondertekening van overeenkomst
- Wachtwoordsterkte van het document
- Ondertekenaars blokkeren op geolocatie
- Telefoonverificatie
- KBA-verificatie op kennisbasis
- Pagina-extractie toestaan
- Verloopdatum documentkoppeling
- Een clientcertificaat voor webhooks/callbacks uploaden
- Tijdstempel
- Verzendinstellingen
- Verzendpagina na aanmelden tonen
- Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
- Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
- Toegestane ontvangersrollen
- Ontvangersgroepen
- Vereiste velden
- Documenten bijvoegen
- Velden afvlakken
- Overeenkomsten wijzigen
- Naam van overeenkomst
- Talen
- Privéberichten
- Toegestane handtekeningtypes
- Herinneringen
- Wachtwoordbeveiliging ondertekend document
- Overeenkomstbericht verzenden via
- Opties voor indentificatie van ondertekenaar
- Inhoudsbeveiliging
- Transacties met notaris inschakelen
- Documentverloopdatum
- Voorvertoning, handtekeningen plaatsen en velden toevoegen
- Handtekeningvolgorde
- Liquid Mode
- Besturingselementen voor aangepaste workflows
- Uploadopties voor de pagina voor elektronische ondertekening
- URL omleiden voor bevestiging na ondertekening
- Berichtsjablonen
- Bio-Pharma-instellingen
- Workflowintegratie
- Notariële instellingen
- Betalingsintegratie
- Ondertekenaarberichten
- SAML-instellingen
- SAML-configuratie
- Microsoft Active Directory Federation Service installeren
- Okta installeren
- OneLogin installeren
- Oracle Identity Federation installeren
- SAML-configuratie
- Voorschriften voor gegevens
- Instellingen tijdstempel
- Extern archiveren
- Accounttalen
- E-mailinstellingen
- Migreren van echosign.com naar adobesign.com
- Configuratieopties voor ontvangers
- Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Overeenkomsten in bulk downloaden
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
- Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
- Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Deze overeenkomst herstarten
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
- Velden in documenten opnemen
- In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
- In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
- Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
- Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
- Overzicht
- Gebruikers toegang verlenen tot rapportage
- Rapportgrafieken
- Gegevensexports
- De naam van een grafiek/export wijzigen
- Een rapport/export dupliceren
- Een rapport/export plannen
- Een rapport/export verwijderen
- Transactiegebruik controleren
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
- Herbruikbare sjablonen (Bibliotheeksjablonen)
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
- Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
- Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Uw voltooide documenten in SharePoint opslaan
- Uw voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
- Uw voltooide documenten in Google Drive opslaan
- Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
- Voltooide documenten in Box opslaan
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Voltooide webformulierdocumenten in de SharePoint-bibliotheek opslaan
- Voltooide webformulierdocumenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
- Voltooide documenten in Google Drive opslaan
- Voltooide webformulierdocumenten in Box opslaan
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Aangepaste e-mailmeldingen met uw inhoud van de overeenkomst en ondertekende overeenkomst verzenden
- Adobe Acrobat Sign-meldingen ontvangen in een Teams-kanaal
- Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Slack
- Uw Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Webex
- Overeenkomst genereren
- Een document genereren uit het Power App-formulier en de Word-sjabloon en verzenden ter ondertekening
- Een overeenkomst genereren vanuit een Word-sjabloon in OneDrive en de handtekening ophalen
- Overeenkomst genereren voor geselecteerde Excel-rij, verzenden voor controle en ondertekening
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Overzicht van Acrobat Sign-integraties
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Schakel een verificatiemethode voor de ontvanger in met de smartphone van de ontvanger om een tekst- of spraakbericht met een wachtwoord te ontvangen.
Overzicht
Telefonische verificatie is een premium tweestapsverificatiemethode. Dit is een krachtige manier om de identiteit van een ontvanger te controleren via een code die naar de telefoon van ontvangers wordt gestuurd als tekstbericht of spraakbericht (op hun verzoek).
Beschikbaarheid:
Telefoonverificatie is alleen beschikbaar voor licentielidmaatschappen van bedrijven.
Telefoonverificatie is een premium verificatiemethode waarvoor per gebruik kosten in rekening worden gebracht.
- Transacties moeten worden aangeschaft via uw Adobe-vertegenwoordiger.
- Transacties zijn een resource op accountniveau. Alle groepen gebruiken dezelfde algemene pool.
Configuratiebereik:
De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.
Gebruik
Met het verificatieproces wordt aan de ontvanger in eerste instantie een melding gestuurd dat deze een verificatiecode moet invoeren om toegang te krijgen tot de overeenkomst. Deze melding bevat het volgende:
- De laatste vier cijfers van het telefoonnummer van de ontvanger (zoals ingevoerd bij het opstellen van de overeenkomst), zodat de ontvanger weet naar welk apparaat de code wordt verzonden.
- De (gekoppelde) naam van de afzender wordt verstrekt voor het geval de ontvanger, om welke reden dan ook, contact moet opnemen (bijvoorbeeld om het telefoonnummer te wijzigen). De koppeling opent een e-mail naar de afzender van de overeenkomst.
- Deze koppeling kan worden gewijzigd om de ontvanger naar een expliciet adres te leiden, zoals uw ondersteuningsteam.
- Deze koppeling kan worden gewijzigd om de ontvanger naar een expliciet adres te leiden, zoals uw ondersteuningsteam.
- Optie voor de ontvanger om de code te laten versturen via een spraakoproep of sms.
Wanneer de gebruiker klaar is om de verificatiecode te ontvangen, klikt deze op de knop Code verzenden:
Zodra de knop Code verzenden is geselecteerd, vinden de volgende stappen plaats:
- De pagina wordt vernieuwd om het invoeren van de toegangscode mogelijk te maken.
- Het aangegeven telefoonnummer ontvangt een geautomatiseerde oproep of sms met de vijfcijferige verificatiecode.
- De code is tien minuten geldig. Daarna moet de ontvanger terugkeren naar de e-mail en een nieuwe code verzenden.
- De ontvanger heeft een beperkt aantal pogingen om de juiste code in te voeren. De overeenkomst wordt automatisch geannuleerd als de ontvanger het aantal pogingen overschrijdt. De afzender wordt hierover geïnformeerd.
Wanneer de verificatie is geslaagd, kan de ontvanger acties ondernemen voor de overeenkomst.
Als de ontvanger om welke reden dan ook de overeenkomst afsluit voordat de actie is voltooid, moet deze zich opnieuw verifiëren om door te kunnen gaan.
Acrobat Sign maakt gebruik van een service in de VS die gebruikmaakt van meerdere providers om tekst- en spraakberichten wereldwijd te leveren. De aanbieder die voor individuele contacten wordt gebruikt, is gebaseerd op de beste combinatie van kosten en prestaties op het tijdstip dat het contact wordt gevraagd.
Op basis van het totale transactievolume zijn de aanbieders mogelijk geen lokale providers volgens het gegevenscentrum van de afzender of het nummer van de ontvanger.
De telefonische verificatiemethode configureren bij het opstellen van een nieuwe overeenkomst
Wanneer telefonische verificatie is ingeschakeld, kan de afzender de optie Telefoon selecteren in de vervolgkeuzelijst Verificatie rechts van het e-mailadres van de ontvanger.
Nadat de gebruiker Telefoon heeft geselecteerd als verificatiemethode, moet deze het telefoonnummer opgeven dat wordt gebruikt voor het verificatieproces van de ontvanger.
Opmerking:
- Als de ontvanger de rol in de overeenkomst delegeert, moet deze het telefoonnummer van de nieuwe ontvanger opgeven.
- Het telefoonnummer dat is gekoppeld aan de verificatiepoging, kan worden gewijzigd voor overeenkomsten in uitvoering door het verificatietype te bewerken op de pagina Beheren van de afzender.
Als een 'onjuist' telefoonnummer wordt gedetecteerd bij het opstellen van de overeenkomst, stopt het proces en wordt boven aan de pagina een foutmelding weergegeven:
Verbruik van premium verificatietransacties
Als premium verificatiemethode moeten transacties via Telefonische verificatie worden aangeschaft. Deze dienen beschikbaar te zijn voor het account voordat dergelijk geconfigureerde overeenkomsten kunnen worden verzonden.
Bij transacties met telefonische verificatie worden kosten per ontvanger in rekening gebracht.
Een overeenkomst die is geconfigureerd met drie ontvangers met die zijn geïdentificeerd via telefonische verificatie verbruikt dus drie verificatietransacties.
Als u een overeenkomst met meerdere ontvangers configureert, wordt voor elke ontvanger die Telefoonverificatie gebruikt, één transactie afgetrokken van het totale aantal dat beschikbaar is voor het account.
- Als een overeenkomst met de status Concept wordt geannuleerd, worden alle transacties voor Telefoonverificatie geretourneerd naar het totale volume dat beschikbaar is voor het account.
- Na annulering van een transactie in uitvoering wordt de verificatietransactie niet teruggegeven aan het totale aantal dat beschikbaar is voor het account.
- Als u een verificatiemethode wijzigt in telefonische verificatie (vanuit elke andere methode), wordt één transactie verbruikt.
- Als u dezelfde ontvanger laat wisselen tussen telefonische verificatie en een andere methode, verbruikt u slechts één transactie in totaal.
- Als u dezelfde ontvanger laat wisselen tussen telefonische verificatie en een andere methode, verbruikt u slechts één transactie in totaal.
- Als u de verificatiemethode wijzigt van telefonische verificatie naar een andere methode, wordt de transactie niet weer opgenomen in het totaal.
- Elke ontvanger die verifieert met Telefoonverificatie, verbruikt slechts één transactie, ongeacht hoe vaak deze het proces probeert.
Het beschikbare volume bijhouden
Het aantal beschikbare telefonische verificaties voor het account bijhouden:
- Navigeer naar Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Identiteitsverificatiemethoden
- Selecteer de koppeling Verbruik bijhouden:
Telefonische verificatie en bezorging van sms-koppelingen delen dezelfde groep transacties. Het gebruik van de transacties wordt uitgesplitst in de pop-upballon om het volume weer te geven dat wordt verbruikt door transacties voor sms-bezorging en telefoonverificatie.
Accounts die de service hebben gekocht onder het VIP-licentieprogramma, hebben een aangepaste indeling Gebruiksregistratie om het aantal transacties beter weer te geven binnen de context van hun licentieschema.
Controlerapport
Het controlerapport geeft duidelijk aan dat een telefoonnummer is gebruikt voor identiteitsverificatie.
- Alleen de laatste vier cijfers van het telefoonnummer zijn zichtbaar.
Als de overeenkomst wordt geannuleerd omdat de ontvanger zich niet kan verifiëren, wordt de reden expliciet vermeld:
Best practices en overwegingen
- Als u tweestapsverificatie niet vereist is voor interne handtekeningen, kunt u het beste de Acrobat Sign-verificatiemethode gebruiken in plaats van telefonische verificatie. Dit vereenvoudigt het ondertekeningsproces en bespaart het verbruik van premium verificatietransacties.
- Het telefoonnummer dat is gekoppeld aan de verificatiepoging, kan alleen worden gewijzigd voor overeenkomsten die in behandeling zijn door het verificatietype te bewerken op de pagina Beheren van de afzender.
- Personaliseer uw telefoonverificatieberichten om het vertrouwen van ontvangers in uw tekstberichten te vergroten en klantcontacten te stroomlijnen.
- Tekst- of spraakberichten van Acrobat Sign worden nooit ongevraagd verzonden. Ze zijn altijd gebaseerd op een ondertekenaar die het type contactpersoon definieert vanaf de landingspagina van de telefonische verificatievraag (door de optie Tekst of Spraak te kiezen) en vervolgens de knop Verzenden selecteert om de contactpersoon te activeren. Zorgen van de ontvanger over ongewenste berichten of kwade bedoelingen worden grotendeels weggenomen doordat de communicatie (spraak of tekst) bijna in real time plaatsvindt.
- Bij spraak- en tekstcontactpersonen in Acrobat Sign wordt de ontvanger nooit gevraagd actie te ondernemen (bijvoorbeeld een website bezoeken of persoonlijke informatie verstrekken). Er wordt alleen een numerieke code doorgegeven.
Configuratie
Telefoonverificatie omvat twee groepen besturingselementen. Deze kunnen worden geconfigureerd op account- en groepsniveau:
- Verzendinstellingen beheren de toegang van de afzender tot de methode Telefoonverificatie en tot de configuratie van de sms-opties.
- Beveiligingsinstellingen beperken de pogingen van de ontvanger om de juiste token in te voeren.
De verificatiemethode inschakelen via Verzendinstellingen
De optie om telefonische verificatie te gebruiken kan worden ingeschakeld voor verzenders via Verzendinstellingen > Identiteitsverificatiemethoden
- Selectievakje voor Telefoonverificatie: indien dit is geselecteerd, is de optie Telefoon beschikbaar bij het opstellen van overeenkomsten
- Gebruik standaard de volgende landcode: hiermee wordt vereist dat de beheerder een standaardlandcode selecteert voor overeenkomsten die worden verzonden via de groep die wordt geconfigureerd.
- Bericht bij telefoonverificatie personaliseren: hiermee wordt de ingesloten koppeling vervangen door die van de maker van de overeenkomst, samen met een andere tekstwaarde, zoals het e-mailadres van uw ondersteuningsteam.
De Beveiligingsinstellingen configureren
Met telefonische verificatie moet de beheerder instellen na hoeveel mislukte pogingen de overeenkomst wordt geannuleerd. De standaardinstelling is vijf.
Deze instelling kan worden geconfigureerd op de pagina Beveiligingsinstellingen:
Automatische annulering van de overeenkomst wanneer een ontvanger zich niet kan verifiëren
De overeenkomst wordt automatisch geannuleerd als het beperkte aantal pogingen voor Telefoonverificatie mislukt.
De afzender van de overeenkomst ontvangt een e-mail om aan te geven dat de overeenkomst is geannuleerd. Hierin wordt ook aangegeven welke ontvanger zich niet heeft kunnen verifiëren.
Andere partijen worden niet op de hoogte gesteld.