Adobe Acrobat tukee useita erilaisia sähköisiä ja digitaalisia allekirjoitusratkaisuja. Näihin ratkaisuihin lukeutuvat myös varmenneallekirjoitukset, joilla voi allekirjoittaa PDF-tiedostoja varmennepohjaisella digitaalisella tunnisteella. Varmenneallekirjoitusta nimitetään myös digitaaliseksi allekirjoitukseksi. Acrobatissa on mahdollista luoda oma varmennetunnus. Yleisempää on kuitenkin käyttää jonkin luotettavan varmenneauktoriteetin myöntämää varmennetunnusta. Acrobatiin sisältyy muitakin allekirjoitusvaihtoehtoja, kuten ohjelmiston integrointi Adobe Acrobat Signiin.
Miksi varmenneallekirjoitusta kannattaisi käyttää?
Useat liiketoiminnan perustapahtumat, kuten talous- ja sopimusasiat, edellyttävät asiakirjojen allekirjoittamiselta suurta luotettavuutta. Kun asiakirjoja jaetaan sähköisesti, vastaanottajien on tärkeää voida:
- todentaa asiakirjojen aitous varmistamalla asiakirjan allekirjoittajien henkilöllisyydet
- luottaa asiakirjan koskemattomuuteen ja siihen, että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoituksen jälkeen.
Varmennepohjaisiin allekirjoituksiin liittyvät tietoturvapalvelut takaavat kummankin ehdon toteutumisen. Monet yritykset ja instituutiot ovat päättäneet luoda oman, organisaation sisäisen varmennepohjaisen digitaalisen allekirjoitusjärjestelmän. Organisaatiot käyttävät ulkopuolisia varmenneauktoriteetteja tuottamaan itsenäisen identiteetintunnistuksen. Esimerkkejä:
- Yritykset Euroopan unionissa, joiden tulee noudattaa sähköisiä allekirjoituksia koskevia ”lisävaatimuksia” tai ”virallisia vaatimuksia”, jotka on määritelty sähköistä allekirjoitusta koskevissa säädöksissä (eIDAS) tai ETSI PAdES -standardissa (PDF Advanced Electronic Signatures)
- Farmasian alan SAFE (Signatures & Authentication For Everyone) BioPharma -standardin mukaiset allekirjoitukset
Mitä voin tehdä varmennetunnuksilla?
Kun loppukäyttäjälle on myönnetty varmennepohjainen digitaalinen tunnus, hän voi allekirjoittaa PDF-tiedostoja Acrobat- tai Acrobat Reader -ohjelmistolla ja varmentaa muilta saatuja tiedostoja.
Asiakirjojen allekirjoittaminen
- PDF-tiedostojen allekirjoittaminen varmennetunnuksella
- allekirjoituskentän lisääminen mihin tahansa kohtaan sivulla
- useiden allekirjoitusten lisääminen sivulle
- aikaleiman lisääminen asiakirjaan, jos käytössä on määritetty aikaleimapalvelin
- asiakirjan varmentaminen näkyvällä tai piilotetulla allekirjoituksella, jotta vastaanottajat pystyvät varmistamaan asiakirjan aitouden joko näkyvällä allekirjoituksella tai ilman sitä
- Varmennetietojen automaattinen upottaminen tiedostoon pitkäaikaisen varmennuksen saavuttamiseksi
Asiakirjojen todentaminen
- kaikkien allekirjoitusten todentaminen eli kaikkien asiakirjan allekirjoittajien henkilöllisyyden vahvistaminen
- asiakirjan koskemattomuuden todentaminen jäljittämällä asiakirjan kaikki aiemmin allekirjoitetut versiot asiakirjan elinkaaren aikana tehtyjen muutosten tarkistamiseksi
Käyttöoikeuksien määrittäminen muille
- Asiakirjan varmentaminen niin, että sen osia jää käyttöön lomakekenttien täyttöä, allekirjoituksia tai kommentteja varten
- Acrobat Pro -ohjelmisto mahdollistaa allekirjoittamisen varmennetunnuksen avulla Reader 9 -version ja sitä uudempien versioiden käyttäjille.
- Acrobatin Standard- tai Pro-versiolla voi salata PDF-asiakirjan varmennetunnuksella, jotta asiakirjan käyttöä (esimerkiksi tulostusta, muokkaamista tai kopiointia) voidaan rajata.
Entä jos organisaationi ei ole valmis ottamaan varmennepohjaista allekirjoittamista käyttöön?
Voit kirjautua verkossa Adobe Acrobat Signiin, joka on sähköisten allekirjoitusten ja verkkosopimuspalveluiden markkinajohtaja. Acrobat Signin avulla voit lähettää, allekirjoittaa ja arkistoida PDF- ja Microsoft Word -tiedostoja ja muita tiedostotyyppejä. Mikä parasta, Adobe isännöi tietojasi suojatusti, joten organisaatiosi IT-osaston ei tarvitse määrittää allekirjoitusinfrastruktuuria.
Resurssit
Adoben hyväksymä luottamusluettelo (Adobe Approved Trust List, AATL): AATL on ohjelma, jonka avulla miljoonat käyttäjät maailman joka kolkassa voivat luoda digitaalisia allekirjoituksia, joihin luotetaan, kun allekirjoitettu asiakirja avataan Acrobat- tai Reader-ohjelmistossa. Katso, millaisia tahoja sen jäseninä on.
Adoben tietoturva- ja yksityisyysportaali: Portaali on hyvä ensiaskel Adoben tietoturvaan ja yksityisyydensuojaan liittyvissä asioissa.
Asiakirjojen sertifiointipalvelut (Certified Document Services, CDS): Sertifiointipalvelut on AATL-ohjelman edeltäjä.
Sisältöjen suojauksen kirjasto: Kirjasto sisältää kattavasti tietoa Adoben varmenneallekirjoitusten hallinnasta.
Digitaalisten tunnusten hallinta: Linkki ohjaa sivuille, jotka tarjoavat ohjeet digitaalisten tunnusten hallintaan.
