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Administrar reglas de asignación automática

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Última actualización el 18 jun. 2024 | También se aplica a Creative Cloud for enterprise, Creative Cloud for teams, Document Cloud for enterprise

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Los administradores del sistema pueden permitir que los productos se otorguen automáticamente a usuarios designados según las reglas de asignación creadas.

Para crear reglas de asignación automática, inicie sesión en Adobe Admin Console y vaya a Productos > Automatización de acceso a productos > Reglas de asignación automática.

Nota:

Esta función solo está disponible si su organización utiliza el almacenamiento de Adobe para empresas, un servicio que se está implementando de forma global y de manera gradual.

Información general

Al crear reglas de asignación automática, los administradores del sistema pueden automatizar el proceso de asignación de productos y servicios específicos de Adobe a los usuarios de la organización. Estas reglas permiten que un grupo concreto de usuarios obtenga acceso inmediato a un producto cuando lo solicitan a través de una vía de entrada indicada por el administrador.

Actualmente, los usuarios pueden solicitar acceso a aplicaciones y servicios de Adobe en los siguientes entornos:

Aplicación de escritorio de Creative Cloud
Creative Cloud en la web (solo para escritorio)

Adobe va a seguir añadiendo más aplicaciones a esta lista.

Para tener un nivel de control más granular sobre la asignación de productos, puede revisar cada solicitud de producto que envíen los usuarios en lugar de crear reglas de asignación. Más información sobre la experiencia de solicitud de acceso para usuarios finales.

Añadir reglas de asignación automática

Como administrador del sistema, puede crear reglas de asignación automática para aprobar y ofrecer automáticamente el producto o servicio solicitado a los usuarios en la Admin Console. Los administradores de empresa también pueden fijar otros criterios de selección según una serie de dominios o directorios en lugar de crear una regla para todos los usuarios de la organización.

Inicie sesión en la Admin Console y vaya a Productos > Automatización de acceso a productos > Reglas de asignación automática.
Seleccione Añadir producto.
Seleccione un producto y un perfil de producto (solo para empresas) para que se asignen automáticamente a los usuarios con derechos. Puede decidir crear más de una regla por producto, pero cada una debe incluir un perfil de producto único.

Precaución:

Si crea varias reglas para el mismo producto con diferentes perfiles de producto, es posible que se asignen varias licencias a usuarios con derechos cuando soliciten acceso.

Seleccione un producto y un perfil de producto que asignar.

Cuando crea una regla de asignación automática para un producto que proporciona acceso a las API, este asigna de forma automática a los usuarios como desarrolladores (si aún no están asignados) para concederles acceso a las API en las herramientas para desarrolladores de Adobe. Obtener más información sobre cómo administrar desarrolladores de API.
Seleccione Siguiente y elija a los usuarios con derechos a los que se les aplique la regla.
- Todos los usuarios de esta organización: todos los usuarios existentes y nuevos añadidos a la organización reúnen los requisitos para recibir automáticamente una licencia previa solicitud del producto seleccionado.
- Usuarios de determinados directorios o dominios: todos los usuarios existentes y los nuevos añadidos a determinados directorios o dominios reúnen los requisitos para recibir automáticamente una licencia previa solicitud del producto seleccionado.
Nota:

La opción predeterminada para elegir usuarios con derechos es Todos los usuarios de esta organización si el producto seleccionado en el paso anterior es de un plan para equipos.
Si elige Usuarios de determinados directorios o dominios, seleccione Añadir directorio para añadir los directorios y dominios que vaya a incluir.

Al seleccionar un directorio, se incluyen todos los dominios activos reivindicados el directorio. Si desea seleccionar dominios concretos, desmarque la casilla de verificación y seleccione los dominios que correspondan.

Elija los usuarios que tendrán derecho a que se les asigne automáticamente el producto seleccionado.
Seleccione Siguiente y elija la forma en que los usuarios solicitan acceso a un producto.
- Acceso por solicitud:
  
  Permite a los usuarios con derechos solicitar acceso a un producto a través de una aplicación integrada de Adobe.
  
  Genera una URL de acceso al producto que se puede compartir con usuarios con derechos como punto de acceso adicional.
- Acceso solo por URL:
  
  Permite a los usuarios con derechos solicitar acceso solamente a través de un enlace facilitado por el administrador. Este enlace se puede hacer llegar por correo electrónico, en un sitio interno o a través de cualquier otro canal directamente a los usuarios.
Nota:
En Adobe recomendamos que se utilice solo el acceso por URL en los siguientes casos:

Si desea ampliar la opción de acceso automático a un grupo secundario de usuarios.

Si desea compartir la opción de solicitar acceso, pero quiere ocultarla en las interfaces de la aplicación integrada de Adobe.

Si el producto asociado a la regla no admite solicitudes en la aplicación y no está disponible en la aplicación de escritorio de Creative Cloud o Creative Cloud en la web (como Adobe Sign y Adobe Analytics). Consulte la siguiente lista de aplicaciones en las que los usuarios pueden solicitar acceso.
Seleccione Guardar.

Tras solicitar acceso o abrir la URL de acceso, a los usuarios con derechos se les otorgará automáticamente una licencia según la configuración elegida por el administrador. En el caso del acceso por solicitud, si se aplica más de una regla al producto solicitado, al usuario se le asignarán todos los perfiles de productos relacionados con las reglas que se le apliquen.

¿Qué pasa si no hay más licencias disponibles de un producto?

Contrato de Teams o contrato VIP con productos de equipo:

A los administradores del sistema les aparecerá un aviso en la Admin Console para Comprar más licencias.
Los administradores reciben un error en la Admin Console y un correo electrónico donde se les notifica que no hay licencias disponibles en una regla activa cuando un usuario solicita acceso a un producto que no tiene licencias disponibles. Al usuario solicitante se le notifica por correo electrónico que no hay licencias disponibles para cursar la solicitud y que se ha informado de ello al administrador de la organización.
Los usuarios pueden volver a solicitar acceso a un producto y se les otorga acceso automáticamente si se han añadido más licencias a su organización.

Contrato VIP con productos para empresas:

A los administradores del sistema les aparecerá un aviso en la Admin Console para Comprar más licencias.
Los administradores reciben un error en la Admin Console y un correo electrónico donde se les notifica que no hay licencias disponibles en una regla activa cuando un usuario solicita acceso a un producto que no tiene licencias disponibles. Al usuario solicitante se le notifica por correo electrónico que no hay licencias disponibles para cursar la solicitud y que se ha informado de ello al administrador de la organización.
Los usuarios obtendrán acceso automáticamente en el orden en que se recibió la solicitud, una vez que haya más licencias disponibles. A los usuarios se les avisará por correo electrónico cuando tengan acceso.
Para ver la lista de usuarios pendientes que están a la espera de acceso, vaya a Admin Console > Productos, elija un producto y seleccione SIN ACCESO. En la pestaña Usuarios, los administradores pueden buscar a los usuarios que ya no necesitan acceso al producto y eliminarlos para dejar licencias libres.

Contrato de empresa con productos para empresas:

Si el contrato permite que se deleguen licencias de más estas se podrán sobreasignar, pudiendo superar la cantidad establecida en el contrato.
Cualquier usuario con derechos que solicite acceso o abra una URL de acceso a un producto recibirá la aprobación automática independientemente de la cantidad de licencias restantes en la organización.

Nota:

Esta función solo está disponible si su organización utiliza el almacenamiento de Adobe para empresas, un servicio que se está implementando de forma global y de manera gradual.

Editar una regla de asignación automática

Los administradores del sistema pueden editar una regla de asignación ya creada para generar una nueva URL de acceso al producto o modificar lo siguiente:

Producto para equipos: producto asociado y opción de acceso de usuario

Producto para empresas: producto asociado, perfil de producto, grupo de usuarios con derechos y opciones de acceso de usuario

Inicie sesión en la Admin Console y vaya a Productos > Automatización de acceso a productos > Reglas de asignación automática.
Seleccione el icono Editar icn para editar la regla de asignación correspondiente.
Para generar una nueva URL de acceso al producto, vaya a la pantalla Elegir opciones de acceso de usuario y seleccione Crear nueva URL.

Realice los cambios necesarios y guarde la regla.

Nota:

El administrador puede generar una nueva URL de acceso al producto según una regla existente para evitar que los destinatarios anteriores de la URL soliciten acceso a una licencia de producto. Al generar una nueva URL de acceso al producto según una regla existente, la URL generada anteriormente quedará anulada.

Seleccione Crear nueva URL para evitar que los destinatarios anteriores soliciten acceso.

Eliminar o suspender una regla de asignación

Si se suspende o elimina una regla, esto no afectará a los usuarios a los que se les haya otorgado previamente una licencia mediante aprobación automática.

Inicie sesión en la Admin Console y vaya a Productos > Automatización de acceso a productos > Reglas de asignación automática.
Marque la casilla de verificación de la regla de asignación correspondiente.
Seleccione Suspender o Eliminar. Si suspende una regla, la desactiva hasta que la vuelva a habilitar, mientras que si quita una regla, eliminará tanto esta como la configuración de forma permanente de la Admin Console.
Confirme la selección realizada en el cuadro de diálogo que aparece.

Puede reanudar una regla suspendida cuando sea necesario.

Errores comunes

Consulte los siguientes errores comunes que se pueden generar al crear, editar o administrar reglas y conozca cómo mitigarlos:

Error	Descripción	Incidencia	Mitigación
El perfil de producto se ha eliminado	Si se quita el perfil de producto asociado a una regla, el perfil se eliminará de la regla y el estado de la regla pasará de Activa a Pendiente.	Los usuarios que soliciten acceso a una regla en estado Pendiente no recibirán acceso a ninguna licencia hasta que se reasigne un perfil a la regla que se les aplique.	Asigne otro perfil de producto a la regla.
El producto se ha eliminado	Si un producto se elimina de la Admin Console, o el contrato del que forma parte vence, se eliminará automáticamente de la regla. El estado de la regla pasará de Activa a Pendiente.	El producto no está disponible para la asignación automática.	Asigne otro producto a la regla.
Hay uno o varios dominios que no están activos	Si los dominios asociados a una regla ya no están activos, los dominios en cuestión dejarán de aplicarse en la regla. La regla seguirá aplicándose en los otros dominios activos seleccionados. Si ninguno de los dominios elegidos para la regla está activo, el estado de la regla pasará de Activa a Pendiente.	Los usuarios a los que se les aplicara anteriormente la regla en función de su dominio de correo electrónico ya no se admitirán y no se les otorgará acceso automático a una licencia si la solicitan.	Modifique los dominios afectados o elimínelos de la lista de dominios aplicables a la regla.
Seleccione al menos un dominio al elegir un directorio para aceptar usuarios	Si no se selecciona ningún dominio al elegir un directorio específico para que se acepte a los usuarios, se generará un error.	No se puede crear ni modificar una regla sin un dominio si ha seleccionado Usuarios de directorios y dominios seleccionados como usuarios con derechos.	Seleccione un dominio para continuar.
Hay uno o varios directorios que no están activos	Si los directorios asociados a una regla ya no están activos, los directorios en cuestión dejarán de aplicarse en la regla. La regla seguirá aplicándose en los otros directorios anteriormente añadidos. Si el directorio elegido para la regla no está activo, el estado de la regla pasará de Activa a Pendiente.	Los usuarios a los que se les aplicara anteriormente la regla en función de su dominio de correo electrónico ya no se admitirán y no se les otorgará acceso automático a una licencia si la solicitan.	Modifique los directorios afectados o elimínelos de la lista de directorios aplicables a la regla.
No hay licencias disponibles	Si todas las licencias disponibles de un producto en una regla están en uso, no se podrán asignar automáticamente licencias adicionales a los usuarios con derechos que soliciten acceso. Esto solo se aplica a productos de equipo dentro de un contrato VIP o para equipos, o a productos que no son aptos para aprovisionamiento excesivo.	Los usuarios no pueden obtener acceso al producto solicitado hasta que el administrador añada más licencias.	En el caso de productos para empresas, adquiera más licencias del producto, lo que otorgará automáticamente una licencia a los usuarios a los que se haya aprobado anteriormente para acceder al producto y que esperen la disponibilidad de la licencia. Para ver una lista de usuarios pendientes que están a la espera de acceso, vaya a Admin Console > Productos, elija un producto y seleccione SIN ACCESO. En el caso de productos para equipos, adquiera más licencias del producto, de forma que los usuarios puedan volver a solicitar acceso al producto y se les otorgará acceso automáticamente si se han añadido más licencias.

Preguntas frecuentes

¿En qué caso sería mejor crear una regla de asignación automática en lugar de habilitar las solicitudes de productos en mi organización?

Se recomienda el uso de reglas de asignación automática si hay un producto que la organización está dispuesta a aprobar automáticamente y suministrar a un grupo determinado de usuarios. Las solicitudes de productos permiten que el administrador del sistema pueda revisar primero una solicitud antes de aprobarla o rechazarla según las necesidades del usuario.

¿Dónde se puede solicitar al administrador acceso a un producto?

Los usuarios pueden solicitar acceso a licencias de productos de Adobe a través de la aplicación de escritorio de Creative Cloud o Creative Cloud en la web. La opción aparecerá en función de los ajustes que elijan los administradores de su organización en cada función. Adobe seguirá añadiendo más aplicaciones a las que los usuarios puedan solicitar acceso.

¿Puedo tener activadas a la vez las reglas de asignación automática y las solicitudes de productos?

Las reglas de asignación automática de productos específicos se pueden crear siempre que las solicitudes de productos estén también habilitadas en la organización. La regla de asignación automática tiene prioridad si un usuario reúne los requisitos para que se le aplique una regla.

¿Por qué no puedo elegir directorios o dominios para aceptar las solicitudes de los usuarios al crear una regla?

La opción para elegir directorios o dominios específicos para que se aplique una regla solo está disponible cuando se elige un producto para empresas en la regla. La opción predeterminada para elegir usuarios con derechos es Todos los usuarios de esta organización si el producto seleccionado es de un plan para equipos.

¿Por qué puedo elegir perfiles de productos en algunos productos y no en otros cuando creo una regla?

Solo con los productos para empresas se puede seleccionar un perfil de producto para crear una regla.

¿Qué tipo de notificaciones reciben los usuarios cuando se aprueban sus solicitudes automáticamente?

Los usuarios recibirán una notificación por correo electrónico confirmando la aprobación de su solicitud y otra cuando la licencia ya esté disponible en su cuenta de Adobe.

¿Qué debo hacer después de recibir un correo electrónico donde se me informa de que compre más licencias para seguir respondiendo automáticamente las solicitudes?

Si recibe un correo electrónico donde se le recomienda que compre más licencias, significará que hay una regla activa sin más licencias disponibles que aprovisionar automáticamente en las cuentas de los usuarios solicitantes. Una vez que haya más licencias disponibles, los usuarios tendrán acceso a una licencia, ya sea automáticamente o volviendo a solicitarla, según el tipo de contrato del que forme parte el producto.

¿Los usuarios siguen recibiendo acceso automático a los productos solicitados aunque no haya licencias disponibles de ese producto?

Los usuarios no recibirán acceso automático a un producto solicitado hasta que un administrador disponga más licencias para cursar las solicitudes pendientes de una regla de asignación automática.

¿Qué sucede si suspendo o elimino una regla?

Si suspende una regla, la desactiva hasta que la vuelva a habilitar, mientras que si quita una regla, eliminará tanto esta como la configuración de forma permanente de la Admin Console. Si se suspende o elimina una regla, esto no afectará a los usuarios a los que se les haya concedido previamente una licencia mediante aprobación automática.

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