Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
-
Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
-
Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
-
Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
-
Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
-
Creación de campos en documentos
-
Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
-
Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
-
Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
-
Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
-
Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
-
Plantillas reutilizables
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
-
Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
-
Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Archivo de acuerdos del formulario web
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Generación de acuerdos
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Compartir usuarios y acuerdos
Integrar con otros productos
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
Información general
Muchos acuerdos (como documentos fiscales, registro de la propiedad, poderes notariales, transferencias de activos, etc.) requieren que el destinatario firme su acuerdo en presencia de un testigo. El testigo puede ser casi cualquier parte físicamente presente para observar la solicitud del firmante de su firma.
Acrobat Sign proporciona una "función" seleccionable en el proceso de configuración que inserta un destinatario "firmante" con un destinatario "testigo" asociado que el firmante debe definir.
- Para que el firmante pueda revisar el acuerdo, debe proporcionar el nombre y la dirección de correo electrónico del testigo.
- Una vez que el firmante haya completado el proceso de firma, el testigo recibe un correo electrónico en el que se le solicita que certifique que ha presenciado el proceso de firma. Se solicita al testigo que revise su nombre y dirección de correo electrónico para que pueda interactuar con el acuerdo.
- Se pueden asignar campos adicionales al testigo para capturar cualquier información que los requisitos de cumplimiento exijan.
Disponibilidad:
La función Firmar con testigo solo está disponible para los planes de licencias empresariales.
Ámbito de configuración:
Las funciones se pueden habilitar en los niveles de cuenta y grupo.
Un “testigo” es diferente a un “notario público”.
Un "testigo" puede ser cualquier persona que sea:
- mayor de edad
- en pleno uso de sus facultades mentales
- una persona independiente, imparcial y ajena al acuerdo
- presente físicamente en el momento en que el firmante aplica su firma al acuerdo
Los testigos no pueden ser remunerados por el acto de presenciar el proceso de firma.
Un "notario público" suele ser un tipo de testigo encargado por un órgano rector (como el Estado). El proceso de notarización tiende a ser considerablemente más formal en la medida en que se documenta la identidad del firmante y, por lo general, se exige una tasa por su tramitación.
Los servicios de notaría electrónica también están disponibles en Acrobat Sign.
Consulta con tu departamento legal para confirmar si un testigo o un notario es requisito para tus demandas de cumplimiento.
Cómo los remitentes añaden un testigo electrónico a un acuerdo
Una vez activada la función, los remitentes pueden encontrar la función Firmar con testigo enumerada en el selector Función en la página Redactar .
Cuando un firmante selecciona la función Firmar con testigo , se agrega un registro adicional debajo del registro del destinatario para identificar que se requiere un testigo y que el firmante proporcionará los detalles del testigo.
Debido a la naturaleza del proceso de firma de testigos y a cómo se indexan los testigos, solo se admite un flujo secuencial de firmas.
La opción Firmar con testigo no está disponible actualmente en la nueva experiencia Solicitar firma.
Autenticación telefónica está disponible para los casos de uso en los que se requiere una contraseña de un solo uso (OTP) de segundo factor para el testigo (p. ej., Títulos HMLR).
El remitente configura la autenticación por teléfono al redactar el acuerdo, pero no se le pide que proporcione el número de teléfono del testigo. El firmante proporciona el número de teléfono del testigo cuando lo identifica.
Se requiere que el testigo utilice un teléfono móvil para autenticarse y se envía un mensaje de texto (se suprime la opción de llamada telefónica).
Si se utiliza un teléfono fijo, se muestra un error que informa al testigo de que debe utilizar un teléfono móvil.
La comprobación para asegurarse de que el teléfono sea un dispositivo móvil está en desarrollo y se espera que esté disponible en la versión de marzo de 2024.
La autenticación de testigos OTP de segundo factor es opcional en la interfaz del remitente, pero puede ser necesaria para uso empresarial. Consulta con tu equipo legal para conocer tu obligación de cumplimiento.
También podrán añadirse mensajes privados para el testigo:
Diseño de flujos de trabajo de envío personalizado
Los usuarios que diseñan flujos de trabajo de envío personalizados pueden encontrar la opción Firmante con testigo al seleccionar un nuevo destinatario en el diagrama de flujo de destinatarios.
Al establecer la función Firmante con testigo se instalan los objetos firmantes del firmante (Destinatario) y del testigo (Destinatario testigo).
Se espera que la configuración de testigos en el Diseñador de flujos de trabajo esté establecida para la versión de marzo de 2024. La versión actual de Acceso interno aún no es compatible con esta funcionalidad.
Asegúrate de que los campos obligatorios se coloquen en el acuerdo para el testigo
Los campos se deben crear en el documento donde se requiera la firma del testigo. Si no se coloca un campo de firma para el testigo, se coloca automáticamente uno al final del documento.
Algunos casos de uso pueden requerir información adicional de los testigos para completar un testimonio válido. Consulta a tu equipo legal para determinar qué información se necesita. Agrega los campos para recolectar esta información, asígnalos al testigo y márcalos según sea necesario.
Las reglas de Visibilidad limitada de los documentos se aplican a los testigos como cualquier otro participante. Solo se pueden ver los archivos que contienen campos para el testigo.
Creación en la aplicación: asignación de campos al testigo
El entorno de creación de la aplicación identifica a los testigos en el orden de flujo de firmas y les proporciona identificadores codificados por color en la lista Destinatarios.
Etiquetas de texto
Los testigos son receptores en lo que respecta a la indexación de los participantes. Si tienes dos destinatarios que necesitan cada uno un testigo, entonces:
- El primer firmante es _es:signer1
- El testigo asociado al primer firmante es _es:signer2
- El segundo firmante es _es:signer3
- El testigo asociado al segundo firmante es _es:signer4
La asignación de los identificadores de etiqueta de texto es coherente con el flujo de firma del acuerdo. Pero, la indexación en la página de composición no tiene en cuenta a los testigos en la interfaz. (Los testigos se presentan como un registro auxiliar del destinatario identificado.)
Dedica tu tiempo a diseñar y probar tus formularios con cuidado para asegurarte de que el flujo de firmas se procesa correctamente y de que los participantes tengan acceso a los campos correctos.
Configuración
Los controles de esta funcionalidad se pueden evaluar accediendo a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Funciones de destinatarios permitidas
Activa la casilla de verificación Permitir que todos los remitentes marquen a los destinatarios como firmantes con testigo.
La función está activada, concediendo el acceso a la función o no. No hay más controles.
Cuando el control está habilitado, la función Firmar con testigo se muestra en la lista de funciones disponibles para el remitente en la página Redactar y en el diseñador de flujo de trabajo de envío personalizado:
Estado de la página Administrar
Un acuerdo de la página Administrar refleja el estado de Enviado para atestiguar cuando el ciclo de firma está a la espera de que un testigo complete su atestación.
Ten en cuenta que los destinatarios que no son testigos siguen mostrando el estado adecuado para su función en el acuerdo (Enviado para firmar, Enviado para aprobar, etc.).
La lista Actividad proporciona los mismos eventos del informe de auditoría en un formato condensado. Las actividades de los testigos están claramente identificadas, pero el evento del firmante no incluye el requisito de un testigo.