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Configurar la función de testigo electrónico para los destinatarios

 

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Información general

Muchos acuerdos (como documentos fiscales, registro de la propiedad, poderes notariales, transferencias de activos, etc.) requieren que el destinatario firme su acuerdo en presencia de un testigo. El testigo puede ser casi cualquier parte físicamente presente para observar la solicitud del firmante de su firma.

Acrobat Sign proporciona una "función" seleccionable en el proceso de configuración que inserta un destinatario "firmante" con un destinatario "testigo" asociado que el firmante debe definir.

  • Para que el firmante pueda revisar el acuerdo, debe proporcionar el nombre y la dirección de correo electrónico del testigo.
  • Una vez que el firmante haya completado el proceso de firma, el testigo recibe un correo electrónico en el que se le solicita que certifique que ha presenciado el proceso de firma. Se solicita al testigo que revise su nombre y dirección de correo electrónico para que pueda interactuar con el acuerdo.
  • Se pueden asignar campos adicionales al testigo para capturar cualquier información que los requisitos de cumplimiento exijan.

Disponibilidad:

La función Firmar con testigo solo está disponible para los planes de licencias empresariales.

Ámbito de configuración:

Las funciones se pueden habilitar en los niveles de cuenta y grupo.

Nota:

Un “testigo” es diferente a un “notario público”.

Un "testigo" puede ser cualquier persona que sea:

  • mayor de edad
  • en pleno uso de sus facultades mentales
  • una persona independiente, imparcial y ajena al acuerdo
  • presente físicamente en el momento en que el firmante aplica su firma al acuerdo

Los testigos no pueden ser remunerados por el acto de presenciar el proceso de firma.

Un "notario público" suele ser un tipo de testigo encargado por un órgano rector (como el Estado). El proceso de notarización tiende a ser considerablemente más formal en la medida en que se documenta la identidad del firmante y, por lo general, se exige una tasa por su tramitación.
Los servicios de notaría electrónica también están disponibles en Acrobat Sign.

Consulta con tu departamento legal para confirmar si un testigo o un notario es requisito para tus demandas de cumplimiento.

Configuración

Los controles de esta funcionalidad se pueden evaluar accediendo a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Funciones de destinatarios permitidas

Activa la casilla de verificación Permitir que todos los remitentes marquen a los destinatarios como firmantes con testigo.

La función está activada, concediendo el acceso a la función o no. No hay más controles.

El menú de administración Configuración de envío resalta el control "Permitir a los remitentes marcar a los destinatarios como firmantes con testigos".

Cuando el control está habilitado, la función Firmar con testigo se muestra en la lista de funciones disponibles para el remitente en la página Redactar y en el diseñador de flujo de trabajo de envío personalizado:

Página Redactar y diseñador de flujos de trabajo con las funciones de destinatario expandidas y la función “Enviar con testigo” resaltada.

Estado de la página Administrar

Un acuerdo de la página Administrar refleja el estado de Enviado para atestiguar cuando el ciclo de firma está a la espera de que un testigo complete su atestación.
Ten en cuenta que los destinatarios que no son testigos siguen mostrando el estado adecuado para su función en el acuerdo (Enviado para firmar, Enviado para aprobar, etc.).

La página Administrar muestra un acuerdo en espera de atestiguarse, con el estado Enviado para atestiguar.

Informe de auditoría y entradas de la lista de actividades

Todas las actividades registradas en el informe de auditoría del testigo se identifican explícitamente con la terminología adecuada, por ejemplo, “Documento atestiguado por el testigo”

En el informe de auditoría se destaca que el firmante requiere un testigo y la actividad del testigo, incluida su ocupación y dirección.

La lista Actividad proporciona los mismos eventos del informe de auditoría en un formato condensado. Las actividades de los testigos están claramente identificadas, pero el evento del firmante no incluye el requisito de un testigo.

Lista Actividad en la que se resalta la declaración del testigo

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