Configurar un archivo externo


Configurar el archivado externo

Los administradores pueden configurar la función Archivado externo de Adobe Acrobat Sign para que se entregue automáticamente a una dirección de correo electrónico adicional una copia del mensaje Firmado y archivado por cada acuerdo completado correctamente. Esta copia automática siempre contiene el PDF del acuerdo firmado, el PDF del informe de auditoría y el archivo CSV de datos de campo (si existe), independientemente de la configuración de cuenta o grupo que rige si deben adjuntarse estos documentos y cuándo deben adjuntarse.

El archivado externo se puede configurar en dos lugares, tanto en el nivel de cuenta como de grupo:

  • La pestaña Archivado externo en el menú de administración de cuenta/grupo.
  • La pestaña Configuración global en el nivel de cuenta; la pestaña Configuración de grupo en el nivel de grupo.

Ambas interfaces comparten los mismos valores de propiedad, por lo que la edición de una actualiza la otra automáticamente.

La configuración de nivel de grupo hereda en un primer momento la configuración de nivel de cuenta y se puede configurar para quitar o ampliar esa propiedad heredada. Las cuentas que aprovechan Usuarios en varios grupos pueden utilizar de forma eficaz la configuración de nivel de grupo cuando se utilizan grupos para definir flujos de trabajo de documentos específicos. (Por ejemplo, un grupo Asuntos legales puede incluir a su departamento jurídico en todos los acuerdos completados y eliminar cualquier dirección de archivado general que se pueda configurar en el nivel de cuenta).

Se puede utilizar cualquier dirección de correo electrónico válida, incluidas las aplicaciones de terceros que aceptan correo electrónico entrante. 

La pestaña Archivado externo incluye instrucciones sobre cómo encontrar la dirección de correo electrónico entrante en las aplicaciones Box y Evernote. Cualquier otra dirección de correo electrónico funciona igual.

Añadir un correo electrónico a la interfaz de archivado externo

Nota:

El proceso siguiente describe la interfaz de Configuración global/de grupo.  La interfaz de Archivado externo funciona exactamente igual.

  1. Inicie sesión como administrador y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado a las siguientes direcciones de correo electrónico

  2. Seleccione el botón Añadir dirección de correo electrónico.

    Vaya a los controles de archivado externo

  3. Se abre una superposición para aceptar la dirección de correo electrónico de archivado.

    Introduzca la dirección de correo electrónico dos veces (para asegurarse de que el valor sea correcto).

    Introducir el correo electrónico de archivado

    Asegúrese de que el correo electrónico de archivado sea correcto. No conviene enviar automáticamente una copia de todos los acuerdos a una persona equivocada.

  4. Haga clic en Guardar.

  5. La dirección de correo electrónico se almacena como un objeto independiente en el campo de correo electrónico.

    • Se pueden guardar varias direcciones.
    • Al seleccionar la X situada a la derecha de una dirección de correo electrónico, se elimina dicha dirección del campo.

    Añada todas las direcciones de correo electrónico que desee que reciban automáticamente la documentación del acuerdo firmado.

    Correo electrónico de archivado configurado

  6. Una vez agregadas todas las direcciones, seleccione Guardar en la esquina inferior derecha de la ventana para guardar la configuración.

    Guardar configuración

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