Crear documentos PDF accesibles

En general, el proceso de creación de archivos PDF accesibles incluye las siguientes fases:

Estas fases se presentan en un orden que se adapta a la mayoría de los escenarios. No obstante, puede realizar tareas en un orden distinto o alternar entre algunas de las fases. En todos los casos, identifique el propósito del documento y, a continuación, determine el flujo de trabajo más adecuado. Para obtener más información sobre la creación de documentos PDF accesibles, consulte una Guía para crear documentos electrónicos accesibles.

Piense en la accesibilidad antes de convertir un documento en PDF

Siempre que sea posible, piense en la accesibilidad mientras crea los archivos de origen en la aplicación de creación, como por ejemplo un procesador de texto o una aplicación de composición de páginas.

Estas son algunas acciones que puede llevar a cabo en la aplicación de creación: agregar texto alternativo para los gráficos, optimizar tablas y aplicar estilos de párrafo u otras funciones de estructura de documento que puedan convertirse en etiquetas. Si desea más información, consulte Creación de un PDF con etiquetas desde una aplicación de creación.

Adición de campos de formulario rellenables y descripciones, y definición del orden de tabulación

Si el PDF incluye campos de formulario, selecciona Todas las herramientas > Preparar para la accesibilidad > autoetiquetar campos de formulario para detectar campos de formulario y hacerlos interactivos (rellenables).

Utiliza las herramientas Formularios para crear campos de formulario rellenables, como botones, casillas de verificación, menús emergentes y cuadros de texto. Cuando crees un campo, introduce una descripción en el cuadro Información sobre herramientas del cuadro de diálogo Propiedades. Los lectores de pantalla leen ese texto al usuario en voz alta. Para obtener más información, consulta Creación de campos de formulario.

Encontrarás información sobre cómo configurar el orden de tabulación para usar la estructura del documento en Definición de la navegación de un campo de formulario.

Adición de otras funciones de accesibilidad al PDF

En Acrobat Pro, esta fase incluye definir el idioma del documento (con lo que se garantiza que la configuración de seguridad no interfiera con los lectores de pantalla), crear vínculos accesibles y agregar marcadores. Para obtener más información, consulte Definir el idioma del documento, Impedir que la configuración de seguridad interfiera con los lectores de pantalla, Agregar vínculos accesibles y Acerca de los marcadores.

En Acrobat Standard, esta fase incluye definir el idioma del documento (con lo que se garantiza que la configuración de seguridad no interfiera con los lectores de pantalla), y agregar marcadores. Para más información, consulte Definir el idioma del documento, Impedir que la configuración de seguridad interfiera con los lectores de pantalla y Acerca de los marcadores.

Etiquete el PDF

Mejore la accesibilidad de los documentos PDF agregando etiquetas en Acrobat. Si un PDF no contiene etiquetas, Acrobat intenta etiquetarlo automáticamente cuando los usuarios lo lean o reorganicen, pero los resultados pueden ser decepcionantes. Con un documento PDF con etiquetas, el árbol de estructura lógica enviará el contenido a un lector de pantalla u otro software o hardware de soporte en el orden apropiado.

Etiqueta un documento al convertirlo a PDF desde una aplicación de creación para obtener los mejores resultados. Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word y OpenOffice Writer son ejemplos de estas aplicaciones. Si no cuentas con acceso a una aplicación de creación que pueda generar un documento PDF con etiquetas, puedes etiquetar un PDF en cualquier momento mediante Acrobat.

Para realizar el etiquetado durante la conversión a PDF es necesario que la aplicación de creación admita esa función. El etiquetado durante la conversión permite que la aplicación de creación use los estilos de párrafo y otros datos estructurales del documento de origen para producir un árbol de estructura lógica. El árbol de estructura lógica refleja un orden de lectura preciso y unos niveles de etiquetas apropiados. Esta forma de etiquetar interpreta mejor la estructura de diseños complejos, como barras laterales incrustadas, columnas con poca separación, alineaciones irregulares de texto y tablas. Al etiquetar durante la conversión también se puede etiquetar correctamente vínculos, referencias cruzadas, marcadores y textos alternativos del archivo.

Para etiquetar un PDF en Acrobat, selecciona Todas las herramientas > Preparar para accesibilidad > Etiquetar automáticamente un PDF . Este comando funciona en cualquier PDF sin etiquetas como, por ejemplo, los creados con Adobe PDF Printer. Acrobat analiza el contenido del PDF para interpretar los elementos individuales de las páginas, su estructura jerárquica y el orden de lectura deseado de cada página. A continuación, crea un árbol de etiquetas que refleja esa información. También crea etiquetas para los vínculos, las referencias cruzadas y los marcadores añadidos al documento en Acrobat.

El comando Autoetiquetar documento etiqueta adecuadamente la mayoría de los diseños estándar. Sin embargo, no siempre puedes interpretar correctamente la estructura y el orden de lectura de los elementos de página complejos. Dichos elementos incluyen columnas con poca separación, alineaciones irregulares de texto, campos de formulario no rellenables y tablas sin bordes. Si etiquetas estas páginas mediante el comando Etiquetar automáticamente un PDF, pueden crearse combinaciones incorrectas de elementos o etiquetas en el orden incorrecto. Esto causará problemas en el orden de lectura del PDF.

Acerca de las marcas de agua y los lectores de pantalla

Puede agregar una marca de agua a un PDF con etiquetas sin tener que agregarla al árbol de etiquetas. A los usuarios de lectores de pantalla les resulta útil impedir que la marca de agua aparezca en el árbol de etiquetas, ya que esta no se les leerá como contenido del documento.

La mejor forma de agregar una marca de agua que no interfiera con los lectores de pantalla es insertar un PDF sin etiquetas de la marca en un PDF con etiquetas.

Resolución de problemas de etiquetado de archivos PDF (Acrobat Pro)

Una vez etiquetado el documento PDF, evalúalo para detectar problemas de orden de lectura, errores de etiquetado y errores de accesibilidad, y resolverlos según sea necesario.

Independientemente del método elegido para etiquetar el PDF, usa Acrobat para retocar las etiquetas y el orden de lectura de diseños de página complejos o elementos de página poco habituales. Por ejemplo, el comando Etiquetar automáticamente un PDF no siempre puede distinguir entre figuras informativas y elementos de página decorativos como bordes, líneas o elementos de fondo. Puede que etiquete todos esos elementos incorrectamente como figuras. De forma parecida, este comando puede etiquetar erróneamente caracteres en el texto, como las letras iniciales de mayor tamaño, como figuras, en lugar de incluirlas en la etiqueta que representa al bloque de texto. Estos errores pueden recargar el árbol de etiquetas y complicar el orden de lectura en que se basa la tecnología de soporte.

Si etiqueta un documento desde Acrobat, la aplicación genera un informe de errores al completar el proceso de etiquetado. Use este informe como guía para resolver problemas de etiquetado. Puedes identificar otros problemas de etiquetado, orden de lectura y accesibilidad de cualquier PDF mediante las herramientas Comprobación completa/Comprobación de accesibilidad u Orden de lectura. Para obtener más información, consulta Verificar la accesibilidad con la función Comprobación completa/Comprobación de accesibilidad y Comprobar y corregir el orden de lectura.

Crear un PDF con etiquetas a partir de una página web

Un PDF creado a partir de una página web solo es accesible como el código fuente HTML en que se basa. Por ejemplo, si la página web se basa en tablas para su diseño de presentación, puede que el código HTML de la tabla no fluya en el mismo orden de lectura lógico que requeriría un PDF con etiquetas, aunque el código HTML esté lo bastante estructurado como para mostrar todos los elementos correctamente en un explorador.

Según la complejidad de la página web, puedes realizar correcciones a gran escala en Acrobat Pro con la herramienta Orden de lectura o editando el árbol de etiquetas en Acrobat.

Para crear el PDF más accesible desde una página web, establece primero un orden de lectura lógico en su código HTML. Para conseguir los mejores resultados, usa la Guía Breve de Accesibilidad Web publicada por el World Wide Web Consortium (W3C). Para obtener más información, consulte las guías del sitio Web de W3C.

Creación de un PDF con etiquetas desde una herramienta de creación

Normalmente, los PDF etiquetados se generan en una aplicación de creación, como Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign o Microsoft Word. De esta manera, las etiquetas se añaden de forma más eficaz que en Acrobat.

PDFMaker proporciona una configuración de conversión que permite crear documentos PDF etiquetados en Microsoft Excel, PowerPoint y Word.

Para obtener más información sobre la creación de documentos PDF accesibles, consulte www.adobe.com/accessibility.

Para obtener más información, consulte la documentación de la aplicación de creación.

Acerca de las etiquetas en documentos PDF combinados

Puede combinar varios archivos de distintas aplicaciones en una sola operación para crear un solo PDF. Por ejemplo, puedes combinar archivos de procesador de texto con presentaciones de diapositivas, hojas de cálculo y páginas web. Selecciona el menú de hamburguesa    (Windows) o el menú Archivo (macOS) > Crear > Combinar archivos en un único PDF.

Durante la conversión, Acrobat abre cada aplicación de creación, crea un PDF con etiquetas y reúne los PDF resultantes en un solo PDF con etiquetas.

El proceso de conversión no siempre interpreta correctamente la estructura del documento PDF combinado, ya que los archivos que lo componen suelen usar distintos formatos. Usa Acrobat Pro para crear un PDF accesible a partir de varios documentos.

Cuando combines varios documentos PDF en un solo PDF con etiquetas, es aconsejable volver a etiquetar el documento combinado. Al combinar documentos PDF con y sin etiquetas, se produce un PDF parcialmente etiquetado que no es accesible para las personas discapacitadas. Algunos usuarios (como los que usan lectores de pantalla) ignoran la existencia de las páginas que no tienen etiquetas. Si empieza con una mezcla de PDF con y sin etiquetas, etiquete los archivos que aún no las tengan antes de continuar. Si ninguno de los PDF contiene etiquetas, añádelas al PDF combinado cuando termines de insertar, reemplazar y eliminar páginas.

Cuando insertes, reemplaces o elimines páginas, Acrobat aceptará las etiquetas existentes en el árbol de etiquetas del PDF consolidado según los siguientes criterios:

• Cuando inserte páginas en un documento PDF, Acrobat agregará las etiquetas (si las hay) de las páginas nuevas al final del árbol de etiquetas. Este orden se seguirá aunque se inserten las páginas nuevas al principio o a mitad del documento.

• Cuando sustituya páginas en un documento PDF, Acrobat agregará las etiquetas (si las hay) de las páginas entrantes al final del árbol de etiquetas. Este orden se seguirá aunque las páginas sustituidas se encontraran al principio o a mitad del documento. Acrobat conservará las etiquetas (si las hay) de las páginas reemplazadas.

• Cuando elimine páginas de un documento PDF, Acrobat conservará las etiquetas (si las hay) de las páginas eliminadas.

Las páginas cuyas etiquetas no estén en el orden del árbol de estructura lógica pueden causar problemas para los lectores de pantalla. Los lectores de pantalla leen las etiquetas del árbol en orden descendente, por lo que pueden no alcanzar las de una página insertada hasta llegar a la base del árbol. Para resolver este problema, usa Acrobat Pro a fin de reorganizar el árbol de etiquetas. Coloca grandes grupos de etiquetas en el mismo orden de lectura que las páginas. Para no tener que realizar esta operación, procure insertar las páginas siempre al final del PDF, elaborando el documento de forma progresiva. Por ejemplo, si crea una página PDF de título aparte del PDF que contiene el texto principal, agregue el PDF con el texto principal al PDF del título, aunque el primero sea más grande. Este método sitúa las etiquetas del contenido tras las de la página de título. No es necesario reorganizar las etiquetas más adelante en Acrobat Pro.

Las etiquetas que quedan tras eliminar o reemplazar una página no conectan con ningún contenido del documento. Básicamente son grandes secciones vacías del árbol de etiquetas. Esas etiquetas redundantes aumentan el tamaño del archivo, ralentizan los lectores de pantalla y pueden hacer que éstos presenten resultados confusos. Para obtener los mejores resultados, agregue las etiquetas al final del proceso de conversión. Usa Acrobat Pro para borrar las etiquetas de las páginas eliminadas del árbol de etiquetas.

Para obtener más información, consulta Crear PDF combinados.

Acerca de las herramientas para crear formularios PDF accesibles

Adobe ofrece varias herramientas para crear formularios PDF accesibles:

Utiliza una de estas aplicaciones para abrir formularios PDF etiquetados o sin etiquetar (excepto formularios PDF creados con Adobe Designer) para añadir campos de formulario que se puedan rellenar, por ejemplo: cuadros de texto, casillas de verificación y botones. A continuación, utiliza otras herramientas de la aplicación para hacer que el formulario sea accesible. Añade descripciones a los campos de formulario, etiqueta formularios no etiquetados, establece el orden de las pestañas, manipula etiquetas y realiza las otras tareas de accesibilidad de PDF.

La mayoría de las aplicaciones de creación que puedes utilizar para diseñar formularios no conservan los campos de formulario rellenables al convertir los archivos a PDF. Usa las herramientas de formulario de Acrobat Pro para agregar campos de formulario rellenables. Además, si etiquetas el formulario durante la conversión a PDF, la aplicación de creación puede generar etiquetas inapropiadas para los rótulos de texto de los campos de formulario. Por ejemplo, las etiquetas de texto de todos los campos se pueden combinar en una sola línea en un formulario complejo. Los lectores de pantalla no pueden interpretar esos campos como rótulos individuales. Estos problemas con el orden de lectura pueden requerir mucho tiempo de trabajo en Acrobat Pro para separar los rótulos. En este caso, a veces, la mejor solución es generar un formulario PDF sin etiquetar con una aplicación de creación. A continuación, puedes utilizar la herramienta Formularios de Acrobat Pro para agregar campos de formulario rellenables antes de etiquetar todo el documento. Algunos formularios son lo bastante sencillos como para producir un PDF con etiquetas desde la aplicación de creación. A continuación, aplica algunos sencillos retoques en Acrobat Pro después de añadir los campos de formulario rellenables.

Flujo de trabajo para crear formularios PDF accesibles

Con Acrobat, puede abrir formularios PDF etiquetados y sin etiquetar, agregar campos de formulario rellenables, agregar descripciones y texto alternativo para los campos, establecer el orden de tabulación y agregar etiquetas a los formularios (si aún no las tienen). También puedes editar las etiquetas de cualquier formulario PDF etiquetado con la herramienta Orden de lectura o usando el árbol de etiquetas.

Diseñar el formulario pensando en la accesibilidad.

Los formularios tienden a tener presentaciones relativamente complejas en comparación con documentos que tienen una estructura sencilla de una sola columna. El éxito que tenga una aplicación en analizar y etiquetar un formulario depende del formato y la presentación originales del documento, así como de los tipos de campos que utiliza.

Cuando diseñe un formulario, incluya encabezados, instrucciones y campos en los que los usuarios tengan que insertar datos. Asigne un rótulo a cada campo como mínimo. Asimismo, agregue instrucciones especiales para los campos que las necesiten. Utilice las herramientas gráficas para dibujar líneas y cuadros. No utilice caracteres, como subrayados y barras verticales, dado que estos caracteres de texto pueden confundir a los lectores de pantalla.

Cuando se agregan descripciones a los campos de formulario los lectores de pantalla pueden identificar los campos para los usuarios. Los usuarios escucharán la lectura de la descripción en voz alta cuando el campo se seleccione con la tecla Tabulación según el orden de tabulación. Escriba las descripciones de forma que sean escuetas pero, a la vez, completas. Por ejemplo, la descripción “Nombre” es adecuada para un campo de nombre. No utilice instrucciones (como por ejemplo “Especifique el nombre”) para definir descripciones.

Establecer y comprobar el orden de tabulación de un formulario.

El orden de tabulación de los campos de formulario permite a las personas discapacitadas utilizar un teclado para moverse por los campos en un orden lógico. En formularios PDF, establezca el orden de tabulación como Usar estructura del documento. Puede comprobar el orden de tabulación de un formulario utilizando los siguientes comandos del teclado:

• Usa la pestaña para mover el foco al siguiente campo

• Mayús+Tab para mover el foco al campo anterior

• Barra espaciadora para seleccionar opciones

• Teclas de dirección para seleccionar opciones o enumerar elementos

Etiquetar el formulario PDF y solucionar los problemas de etiquetado.

Si el formulario PDF ya está etiquetado, usa la herramienta Ordenar orden de lectura de Acrobat para etiquetar cada campo de formulario. Esta herramienta también te permite solucionar cualquier problema relacionado con el orden de lectura de las etiquetas de texto de los campos de formulario. Por ejemplo, puede que tenga que separar líneas combinadas de campos en campos individuales.