Guía de configuración rápida

Preferencias de firma

Esta configuración ofrece muchas opciones, así que veámoslas en detalle.

Vaya a Cuenta > Preferencias de firma.

Las dos primeras opciones controlan el formato automatizado de la línea en la que se encuentra la firma y los datos de firma que se insertan debajo de la línea:

• Utilizar firmas e iniciales que tengan el formato correcto
  • Si habilita esta opción, se coloca la línea y el contenido de la firma debajo de ella.
  • Si desactiva esta opción, solo se coloca la firma sin las marcas que indican que la firma es electrónica.
• Ajustar dinámicamente la línea que aparece debajo de la firma y de las iniciales 
  • Habilite esta opción a fin de ajustar de forma dinámica la línea que aparece debajo de la firma para que sea unos pocos píxeles más larga que la firma y las iniciales.
  • Si la deshabilita, se mostrará la línea completa con la longitud del campo de firma original.

Permitir que los destinatarios firmen y coloquen sus iniciales

La siguiente sección controla cómo los destinatarios pueden aplicar su firma. En general, a menos que exista algún motivo empresarial específico para restringir las opciones, se recomienda permitir a los destinatarios aplicar su firma del modo que prefieran.

Hay tres opciones:

• Escribir su nombre y sus iniciales: escribir el nombre representa el proceso más sencillo para la mayoría de los firmantes, ya que no tienen que hacer nada más. El destinatario escribe su nombre y se aplica una fuente manuscrita..
  • Elegir dinámicamente la fuente de firma: hay varias fuentes manuscritas disponibles en el sistema de Acrobat Sign. De forma predeterminada, se aplican en un orden fijo.  Si se habilita esta opción, el punto de partida de la fuente utilizada se selecciona al azar.
• Dibujar una firma manuscrita e iniciales en la pantalla con el ratón, el lápiz táctil o su dedo: si se habilita esta opción, los destinatarios tendrán la opción de dibujar físicamente su firma..
• Cargar una imagen de su firma y de sus iniciales: si se habilita esta opción, los destinatarios podrán cargar una imagen de su firma de su sistema local.

Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada

Esta sección de opciones rige si sus destinatarios pueden usar una firma guardada existente (las firmas basadas en imágenes y biométricas se guardan).  Si opta por prohibir el uso de firmas guardadas, el destinatario tendrá que escribir, dibujar o cargar su firma de forma explícita, en función de los tipos de firma que estén permitidos.

Estas son las opciones:

• Todos los destinatarios: si se selecciona esta opción, todos los destinatarios podrán usar sus firmas guardadas..
• Destinatarios internos: esta opción solo permitirá a los destinatarios que también figuren como usuarios en su cuenta de Acrobat Sign usar sus firmas guardadas.
• Nadie: prohíbe el uso de una firma guardada por parte de todos los destinatarios.

En esta sección se encuentra una casilla de verificación adicional:

• Permitir que los usuarios de mi cuenta carguen una imagen y la guarden en su perfil como su firma y sus iniciales: si habilita esta opción, los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign podrán cargar una imagen de su firma en la sección Preferencias personales.

Añadir la marca de su empresa es una forma excelente de personalizar Acrobat Sign para los usuarios de su cuenta y para sus firmantes.

Nombre de la empresa y URL de Nombre de host

En esta sección, definirá el nombre de empresa y un nombre de host para su cuenta. Pueden parecer unos pasos básicos, pero sirven para personalizar su cuenta. 

Estas dos opciones se aplican a toda la cuenta y no se pueden ajustar en el nivel de grupo.

Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de cuenta.

Nombre de la empresa

El valor introducido en este campo se rellena automáticamente en el campo Nombre de la compañía para los nuevos usuarios cuando se crean en la cuenta.

De forma predeterminada, Acrobat Sign permite a los usuarios editar su configuración personal, y esto incluye el valor Nombre de la compañía de los usuarios individuales.

Si desea actualizar el valor Nombre de empresa en el perfil de todos los usuarios de su cuenta:

• Marque la casilla Definir nombre de empresa para todos los usuarios de la cuenta
• Haga clic en Guardar

Todos los perfiles de usuario adoptarán el valor del campo Nombre de empresa como valor para Empresa en sus perfiles.

Nombre de host

Al establecer el nombre de host de su cuenta, se cambiará la URL en la que inician sesión sus usuarios y aquella en la que se alojan los acuerdos para los firmantes.

El resultado es una URL personalizada con su nombre de host.

La sección Configuración global de la ficha Cuenta es una de las secciones que incluye más opciones, y todas ellas son específicas para determinados casos de uso.

A continuación, se describe brevemente cada opción y se explica nuestra recomendación, pero es totalmente probable que su caso sea distinto del “uso más extendido”.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global.

• Adjuntar un archivo CSV con datos del formulario a los correos electrónicos de acuerdo firmados por el remitente
  Marque esta casilla si utiliza formularios y desea obtener un archivo CSV de los datos de campos para cada documento firmado. Sin embargo, el hecho de tener un archivo CSV para cada transacción individual puede resultar difícil de manejar.
  
  Si necesita recopilar datos o volver a introducirlos en su sistema CRM, tendrá mejores resultados si dedica el tiempo necesario para crear una solución API.
  


• Visibilidad limitada de documentos:
  Esta función permite mostrar los archivos que indique de la transacción únicamente a los distintos firmantes. Para sacar el máximo partido a esta opción, es necesario que conozca a fondo el flujo de trabajo de firma con respecto a los documentos que va a enviar y cómo adjuntar estos documentos.
  
  Esta opción le interesará si tiene previsto enviar una transacción grande con varios archivos a varios firmantes, y desea ocultar partes de ese documento a uno o varios firmantes. Aquí le mostramos un breve vídeo por si aún sigue indeciso.

• Adjuntar una copia en PDF del documento firmado en los emails enviados a:
  cuando haya completado la transacción, todos los participantes recibirán una copia de manera predeterminada. Esta configuración le permite cambiarlo, para que las copias solo se envíen de forma interna, externa, ambas o ninguna.
  
  La forma en que configure esta opción dependerá principalmente de la naturaleza de los documentos. Si está recopilando información confidencial, puede ser útil no enviar por correo electrónico las copias firmadas. Esta es la mejor opción para garantizar la seguridad, pero añade la posibilidad de que los clientes se pongan en contacto con usted para solicitarle una copia del documento. En estos casos, se recomienda que el firmante se registre en Acrobat Sign para crear una cuenta gratuita y obtener una copia directamente de Acrobat Sign.
  


• Adjuntar informe de auditoría a documentos completos:
  si necesita adjuntar informes de auditoría asociados a la copia del documento firmado que le enviamos por correo electrónico, habilite esta opción al menos para el remitente.
  


• Unir varios documentos en uno solo después de firmar:
  cuando carga varios archivos para una transacción, Acrobat Sign recopila estos archivos en un único PDF antes de enviarlo para firmarlo.
  
  Esta configuración determina si los mensajes de correo electrónico firmados y archivados contienen ese PDF grande, o si el documento está dividido en varios archivos.
  

• Envío de una copia adicional de cada acuerdo firmado a estas direcciones de email

Se trata del Archivo externo otra vez, pero esta opción se puede configurar en el nivel de grupo (para clientes de los niveles para negocios y para empresas), lo que le permite remitir contratos de ventas completados al departamento de contabilidad, o acuerdos de confidencialidad completados al equipo jurídico (por ejemplo).

• Cargar documento firmado:
  habilite esta opción si desea permitir que los firmantes impriman el documento, lo firmen y lo devuelvan por fax. Algún día, alguien imprimirá un documento y se lo enviará por correo. Si esta opción no está habilitada, no podrá cerrar la transacción en Acrobat Sign.
  
• Integración con Twitter:
  permita que los usuarios difundan su éxito. Envíe una notificación de Twitter cada vez que se complete una transacción.
  
• Delegación para usuarios de mi cuenta:
  en este caso, delegar significa permitir que otro firmante (dirección de correo electrónico) firme el documento en su nombre. La delegación no impide el acceso al participante original, sino que simplemente otorga a otro usuario autoridad para firmar.
  
  Por lo general, abogamos por un proceso de firma lo más sencillo posible y eso implica permitir la delegación. Sin embargo, en algunos casos es muy importante que la persona que firme sea únicamente el participante designado.
  

• Persona autorizada para firmar:
  esta opción indica que el acceso predeterminado para firmar un documento es para los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign.
  En general, le recomendamos que permita que todos firmen de manera predeterminada. Si tiene previsto utilizar Acrobat Sign para cualquier uso relacionado con recursos humanos, necesitará que todos tengan la capacidad de firmar.
  Si decide denegar a todos el privilegio de firma de manera predeterminada, tendrá que habilitar expresamente los firmantes que tengan que firmar.
  Sugerencia: como administrador, no podrá conservar el privilegio de firma. Así que si necesita firmar documentos y ha impedido la firma de manera predeterminada, deberá ir a Usuarios y grupos, hacer clic en su dirección de correo electrónico y habilitar su privilegio de firma.
• Delegación para usuarios fuera de mi cuenta:
  esta opción es similar a la anterior, pero es específica para usuarios que no se encuentran en su cuenta de Acrobat Sign.
  Establecer una zona horaria que se utilizará para los acuerdos creados por los usuarios de esta cuenta:
  se establece la zona horaria para las marcas de fecha y hora en las transacciones.
  
• Configuración relacionada con administradores de grupo:
  los clientes de los niveles de servicio para negocios y para empresas pueden tener grupos y, si este es su caso, puede que sea beneficioso tener administradores solo para esos grupos.
  Estas dos opciones le permitirán activar (o no) los administradores de grupo para añadir nuevos usuarios o cambiar la configuración de nivel de grupo (que son más o menos las mismas opciones que aparecen en la sección Configuración global).
  

Las opciones de Configuración de envío son las funciones que se presentan a los agentes de envío en la ficha Enviar. En esta sección se explican todas las opciones que están disponibles en esa página.

Al igual que con la Configuración global, estas opciones son muy específicas para cada caso de uso.

La sección también es un poco larga, así que respire profundamente y vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Opciones de envío.

• Nueva experiencia de envío
  Esta configuración activará la nueva experiencia de envío. También puede permitir a los usuarios cambiar entre la experiencia de envío nueva y la clásica.
  
• Mostrar página Enviar después de iniciar sesión: 
  esta configuración dirigirá a los usuarios a la pestaña Enviar después de iniciar sesión en Acrobat Sign (en lugar de a la pestaña Inicio).
  Si observa un retraso molesto al iniciar sesión por primera vez, es probable que sea debido a los scripts que se ejecutan en la pestaña Inicio para que los selectores de información reflejen datos precisos. Esta opción resulta ideal si sus usuarios tienden a ir directamente al proceso de envío sin revisar los datos de su pestaña Inicio.
  
• Enviar documentos para su aprobación:
  active esta opción si el flujo de trabajo requiere la aprobación de una o más personas, pero no su firma. Si es así, active esta función.
  

• Adjuntar documentos:
  esta opción habilita los distintos canales que permiten que un usuario adjunte un documento. Si para sus documentos es estrictamente necesario tener un control de versiones, es preferible que desactive todo, excepto la biblioteca donde se encuentran las versiones actuales de los formularios.
  
• Relleno automático del nombre de documento:
  esta opción es muy cómoda para ahorrar tiempo, pero tenga en cuenta que el documento adoptará el nombre del primer archivo adjunto. Así que si la habilita, considere también la opción de permitir al remitente que edite el nombre del documento, por si acaso.
• Idiomas:
  esta configuración permite a los usuarios configurar el idioma de firma de los firmantes externos en la página de envío.
  

• Plantillas de mensaje:
  esta opción permite ahorrar mucho tiempo a los agentes que trabajan con grandes volúmenes. Las plantillas de mensaje permiten definir un nuevo mensaje predeterminado y, a partir de este, definir una gran variedad de plantillas de mensajes personalizados. Si se da cuenta de que está enviando los mismos documentos con el mismo mensaje varias veces al día, merece la pena dedicar el tiempo de configurar plantillas.
  
• Mensajes privados a los destinatarios:
  permite incluir un mensaje privado para enviar a cada uno de los destinatarios.
  
• Tipos de firma permitidos:
  de manera predeterminada, solo está habilitada la firma electrónica. Sin embargo, aún existe un gran un número de personas que prefieren imprimir los documentos y devolverlos por fax. Si puede que algunos de sus clientes prefieran esta opción, habilite la opción Firma de fax.
  
• Configuración de firmas de remitente:
  estas opciones están diseñadas para casos en los que el remitente será el segundo firmante del documento. Y si va a permitir que el remitente sea el segundo firmante del documento, merece la pena configurar los valores predeterminados para el flujo de trabajo, a fin de reducir al mínimo la cantidad que los remitentes tienen que ajustar en cada transacción.
  
• Recordatorios:
  si el proceso requiere la configuración de recordatorios, esta opción permite configurar la repetición y el mensaje del recordatorio, y reducir así el tiempo de ciclo para los remitentes.
  
• Protección con contraseña de documentos firmados:
  cuando está habilitada, el usuario tiene que escribir una contraseña antes de poder abrir el PDF firmado o verlo en línea.
  Puede resultar molesto, pero es muy seguro.
  
• Verificación de la identidad del firmante para firmantes de mi cuenta:
  Acrobat Sign permite que los firmantes dispongan de varios métodos de autenticación de dos factores. En función de su caso de uso, puede preferir permitir una o varias de estas opciones o puede preferir permitir (o no) a los remitentes escoger su propio método.
  

• Caducidad de documento:
  si su caso de uso incluye un “intervalo de oportunidad”, como un precio especial que solo está disponible para los próximos XX días, puede definir ese intervalo y forzar que el documento caduque si no se ha firmado en el plazo exigido.
  Si activa esta opción, le recomendamos que considere la posibilidad de habilitar la opción Permitir la modificación de la configuración de caducidad tras enviar el documento. No tiene que ampliar el plazo, pero es bueno que tenga la opción de hacerlo.
  
• Nueva experiencia de previsualización y creación:
  activa la nueva experiencia de creación. Permite a los usuarios cambiar entre la experiencia de creación nueva y la clásica.
  
• Previsualización, firmas de posición o añadir campos de formulario:
  si se da cuenta de que puede agregar campos a los documentos sobre la marcha, es preferible que habilite la herramienta de creación mediante arrastrar y soltar de manera predeterminada. Sin embargo, si trabaja con documentos con versión controlada, le recomendamos que quite esta opción para que los usuarios puedan ajustar los campos.
  
• Orden de firma:
  la mayoría de los documentos (que están visibles) se firman en orden secuencial, ya que este es el valor predeterminado. Sin embargo, si considera que su flujo de trabajo más habitual aprovecha un proceso de firma paralelo, en el que se pide a todos los participantes que firmen a la vez, puede configurar esta opción aquí.
  
  También tiene la opción de permitir que el remitente escoja qué flujo de trabajo es el más adecuado para sus transacciones, si se encuentra entre dos mundos.

La configuración de seguridad de Acrobat Sign suele coincidir con la opción general de seguridad mediante contraseña que encontrará en cualquier aplicación que haya administrado, con un par de opciones peculiares para los documentos.

Para configurar la seguridad, vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad.

• Configuración de inicio de sesión único:
  si sus usuarios se autentican desde un usuario de Adobe o de Google, debe habilitar la opción adecuada y deshabilitar todas aquellas que no tenga previsto utilizar.
  
• Configuración de recordar usuario:
  permite recuperar los datos de inicio de sesión del usuario durante un período de tiempo especificado. Seleccione el período de tiempo en la lista desplegable.
  
• Directiva de contraseña para inicio de sesión:
  esta opción establece los parámetros de la frecuencia con la que debe restablecerse la contraseña y cuántas contraseñas antiguas serán recordadas por Acrobat Sign para evitar que se configuren contraseñas repetidas.
  
• Seguridad de contraseña para inicio de sesión:
  la seguridad exigida a las contraseñas es crucial para garantizar la seguridad de la cuenta, por lo que le recomendamos que configure este valor lo máximo que toleren sus usuarios.
  
• Tipo de cifrado de PDF:
  la clave para los niveles de cifrado de PDF consiste en conocer bien qué versión de Reader tendrán instalada los firmantes. Cuanto más avanzado sea el cifrado, más moderna deberá ser la versión de Reader.
  Por lo general, si el firmante tiene unos conocimientos técnicos mínimos, puede establecer este valor en AES de 128 bits sin correr riesgo alguno. Acrobat 7 se lanzó a principios de 2005 y la mayoría de los usuarios han actualizado a una versión posterior desde entonces.
  
• API:
  permite activar aplicaciones sin certificados de socios para acceder a los datos de esta cuenta. Además, permite a los usuarios que no sean administradores de cuenta desarrollar aplicaciones que usen la API de Acrobat Sign.
  
• Rangos de IP permitidos:
  si le preocupa el modo en que los participantes externos intentan acceder a los usuarios, una excelente medida de seguridad consiste en restringir el rango de IP. Solo tiene que asegurarse de que ninguno trabaje desde casa o desde un dispositivo móvil fuera de las redes de su propiedad.
  
• Cuenta compartida:
  esta es una excelente función para administrar los agentes que reportan ante usted, pero le recomendamos que controle con quién comparten sus cuentas. Muchos administradores optan por crear cuentas compartidas únicamente cuando crean nuevos usuarios y deshabilitan la opción en toda la cuenta.
  
• Verificación de la identidad del firmante:
  ¿cree que sus usuarios deben iniciar sesión antes de firmar un documento? Según el caso, esta podría ser una buena comprobación de seguridad.
  
• Contraseña de firma de acuerdo:
  permite aplicar una directiva de contraseña al proteger la firma o la visualización del documento.
  
• Seguridad de contraseña de firma de acuerdo:
  permite especificar la seguridad de la contraseña.
  
• Autenticación basada en conocimientos:
  puede restringir el número de intentos permitidos para que los usuarios validen su identidad entes de cancelar el acuerdo.

¿Ha decidido si va a utilizar la API? Si cuenta con los servicios de un desarrollador y desea integrar Acrobat Sign en su sistema CRM actual (o cualquier otro sistema compatible con la API), puede considerar esta opción.

Acrobat Sign admite una API REST:

Vaya a Cuenta > API de Acrobat Sign.

Si desea usar la API de Adobe Document Cloud para acceder a los datos de usuarios, se necesitan tokens de OAuth.

Puede crear una clave de integración siempre que disponga de una aplicación heredada que no sea compatible con OAuth.

Si no encuentra el vínculo para crear una clave de integración, póngase en contacto con el Soporte.

En esta página, también encontrará

• el vínculo a WSDL
• el vínculo a los tokens de OAuth
• el vínculo a la documentación del método
• Y un vínculo a las muestras de la API de REST

Además, una vez que la API esté habilitada, verá un nuevo vínculo a la izquierda de Registro de solicitudes de API. Este registro le mostrará el XML entrante de las llamadas de la API y puede resultar muy valioso para resolver problemas relacionados con el código.

La API de REST está disponible a través de la opción Aplicaciones API.

Una vez en la página, haga clic en el vínculo Crear una aplicación nueva, asigne un nombre a la aplicación y haga clic en el botón Crear aplicación.

Inmediatamente se generará y se mostrará el nuevo secreto e ID de la aplicación.

Dividir a sus usuarios en grupos funcionales puede resultarle muy útil, particularmente si tiene distintos requisitos de firma o jerarquías de usuarios que debe respetar.

Afortunadamente, crear un grupo en Acrobat Sign es realmente sencillo. Solo tiene que ir a
Cuenta > Usuarios o Cuenta > Grupos.

Una vez en la página del grupo, haga clic en el botón + situado en la esquina superior derecha de la página y escriba el nuevo nombre de grupo en el campo.

También hay un vínculo para configurar la configuración para el grupo. Haga clic en la fila para ver el vínculo a la configuración de grupo. Esta configuración es casi idéntica a la Configuración global que definió en el nivel de cuenta, pero dado que los grupos son objetos secundarios de la cuenta, la configuración de los grupos anulará la configuración de la cuenta.

También se dará cuenta de que el nombre del grupo siempre se puede actualizar, así que si tiene que cambiar los nombres de los grupos, no hay ningún problema.

¡Por fin ha llegado el momento de añadir usuarios!

Existen dos métodos para crear nuevos usuarios en Acrobat Sign:

De uno en uno

o

Creación masiva a través de un CSV

El proceso de un solo usuario es muy sencillo. Solo tiene que ir a
Vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear.

Introduzca la dirección de correo electrónico, los campos de nombre y apellidos, y seleccione un grupo para asignarlo al usuario (si es necesario).

También verá una casilla que dice “Ver sus acuerdos”. Mediante esta opción creará una cuenta compartida del nuevo usuario con el usuario administrador. Si necesita supervisar las transacciones de los nuevos agentes, le recomendamos que marque esta casilla.

Si no lo hace, también podrá crear una cuenta compartida, pero tendrá que hacerlo mediante la función Cuenta compartida.

Una vez que ha creado el usuario, se enviará a la dirección proporcionada un correo electrónico donde se pide al usuario que configure su contraseña. Cuando el usuario la haya definido, ya estará activo y podrá enviar su primer documento.

Método de creación de usuarios en lote: vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. En el cuadro de diálogo Crear, haga clic en Crear usuarios en lote.

El proceso consiste en crear un archivo CSV con al menos una dirección de correo electrónico y columnas para nombre y apellidos. Para el formato exacto, consulte el archivo CSV de muestra: haga clic en el vínculo descargar archivo CSV de muestra. Prepare el archivo en el formato especificado. Una vez que el archivo esté listo, haga clic en Examinar y seleccione el archivo.

El único inconveniente de este proceso es que no puede crear la cuenta compartida del usuario con la cuenta de administrador.