Actualmente, el flujo de trabajo de firma escrita está disponible en todos los niveles de servicio.

Descripción de la función

A veces es necesario obtener una firma física, ya sea por requisitos legales o de compatibilidad, por decisiones de la política o, simplemente, porque una parte o ambas prefieren las firmas en formato físico.

El flujo de trabajo de firma escrita de Adobe Sign permite obtener firmas físicas, a la vez que garantiza un control de acceso apropiado, mantiene la calidad y la claridad del documento final y aprovecha las ventajas del procesamiento y de la auditoría electrónicos.

La solución tradicional de fax depende de todos los aparatos de fax que se utilicen en el proceso de firma.  Cada firma adicional agrega cierta cantidad de “ruido” analógico y el documento resultante a menudo sufre una pérdida de fidelidad significativa.

El nuevo flujo de trabajo escrito permite al destinatario rellenar electrónicamente el contenido de cualquier campo y agregar archivos adicionales y, a continuación, imprimir el documento preciso digitalmente para la firma.  Seguidamente, el firmante vuelve a escanear el documento firmado en formato electrónico y lo carga utilizando el mismo vínculo de correo electrónico con el que accedió originalmente al documento. Al utilizar un escaneo o una fotografía del documento firmado como archivo de carga, la calidad del acuerdo final mejora enormemente.

Nota:

  • El flujo de trabajo de firma escrita solo está disponible en la nueva experiencia de envío. Los usuarios de la experiencia de envío clásica siguen utilizando el flujo de trabajo de firma de fax.
  • El flujo de trabajo de fax no está disponible en la nueva experiencia de envío.
  • Está previsto que el flujo de trabajo de firma escrita (carga digital) reemplace por completo al flujo de trabajo de fax cuando la página de envío clásica se retire totalmente, en el cuarto trimestre de 2017.

Cambios

Para los remitentes:

Los remitentes no experimentan cambios en el flujo de trabajo ni en la plantilla de documento. La única diferencia es que deben seleccionar la opción “Escrita” en lugar de “Firma de fax”.

En el lado positivo, el flujo de trabajo de firma escrita aumenta las opciones disponibles. Por ejemplo:

  • El envío de mensajes personalizados a los destinatarios para proporcionar instrucciones de forma individual.
  • La verificación del firmante.
  • La posibilidad de prerrellenar los campos antes de enviar el documento para firmar.
  • El reemplazo del firmante actual.
  • La modificación del acuerdo una vez enviado (pero antes de que se firme).
  • La posibilidad de solicitar al primer firmante que adjunte documentos complementarios.
  • Los recordatorios son coherentes con el flujo de trabajo de firma electrónica.
  • Informes de los datos del contenido de los campos del formulario para el prerrellenado y el primer firmante.
  • La capacidad de exigir y validar los campos del primer firmante.
  • Una lista de destinatarios ampliada que puede incluir tantos firmantes como en el flujo de trabajo electrónico.
  • Compatibilidad total con todos los tipos de destinatario disponibles (aprobadores, rellenadores de formularios, aceptantes, etc.).
    • Entre las prácticas recomendadas, se sugiere que el remitente se sitúe (o sitúe a una parte designada) como último destinatario con función de aprobador.  Esto permite realizar una comprobación del estado de los documentos que se han cargado.

 

Para los firmantes:

Para los firmantes, el flujo de trabajo de firma escrita se asemeja más al flujo de trabajo electrónico en el sentido de que deben imprimir el documento para firmarlo:

  • Se notifica al destinatario por correo electrónico con un vínculo al documento.
  • El destinatario abre el documento electrónicamente y lo primero que ve es un resumen de tres pasos con el proceso:

 

  • El destinatario puede rellenar los campos de formulario que se soliciten o resulten necesarios.
  • Cuando haya terminado, el destinatario debe hacer clic en el botón Siguiente para acceder a las instrucciones de descarga:

 

  • El destinatario hace clic en el botón Descargar para descargar el documento y completa los campos con el contenido que le corresponde.
  • Se abre una ventana en la que se le solicita al destinatario que abra o guarde el archivo.
  • Con el PDF abierto, el destinatario imprime las páginas del PDF.
  • Firma físicamente el documento.
  • Vuelve a escanear el documento para devolverlo al formato digital.
    • Adobe Sign acepta la recepción del archivo en cualquier formato aceptado normalmente (PDF, JPG, GIF, TIF y BMP).
    • Adobe Sign solo admite un archivo. Si tiene varias imágenes, concaténelas en un solo archivo.
  • Al hacer clic en el vínculo del correo electrónico original “Firme”, se abre la interfaz para cargar el archivo (o volver a descargarlo si es necesario).
 
  • Al hacer clic en el botón Cargar para enviar, se abre una ventana en la que el firmante puede buscar el archivo que desea cargar en el sistema local.
  • Una vez cargado el archivo, el destinatario concluye su tarea y el acuerdo se envía al siguiente firmante, o se finaliza el proceso.

 

Para los clientes de integración/API:

Si los clientes han activado o incrustado la nueva página de envío en la aplicación, el flujo de trabajo de firma escrita se establece como comportamiento predeterminado. 

Los clientes que utilizan la API para recuperar datos o archivos de acuerdo, no tienen que cambiar nada del código existente. El flujo de trabajo que se haya utilizado para firmar un documento no influye en la forma de acceder al contrato completado.

Como los campos Prerrellenar y Primer firmante se capturan electrónicamente, los datos correspondientes se pueden importar si se define la asignación de datos.

 

Nota:

Los clientes que conserven la página de envío clásica pueden seguir utilizando el envío por fax hasta el cuarto trimestre de 2017. A partir de esta fecha, la página dejará de estar disponible, al igual que las firmas de fax.

Por qué se hacen estos cambios

Los acuerdos de envío por fax son muy útiles para obtener firmas legales, pero están expuestos a numerosos problemas, en gran medida provocados por la naturaleza de los dispositivos que se utilizan. Entre los problemas más comunes se cuentan los siguientes:

  • Mala calidad del documento final: al enviar por fax un documento cuatro veces se produce mucho “ruido” analógico en el documento.
  • Error en las transacciones: los usuarios envían faxes del revés todos los días. Al recibir un documento en blanco, Adobe Sign no puede enrutarlo para que se adjunte a su correspondiente acuerdo.
  • Poca seguridad: enviar un documento por fax no es seguro y no ofrece ninguna garantía de que vaya a entregarse al destinatario especificado.
  • Limitaciones en el número de firmantes: el mecanismo utilizado para enrutar las páginas enviadas por fax al acuerdo se basa en códigos QR, que se encuentran en las esquinas de las páginas. Como una página solo tiene cuatro esquinas, las transacciones de fax se limitan a cuatro firmantes.
  • Campos de prerrellenado: el sistema actual de envío por fax solo está diseñado para enviar un documento a la parte designada y no permite prerrellenar los campos del documento.
  • Captura de datos: un documento enviado por fax no contiene campos que el sistema pueda leer y devolver en forma de informe, lo cual convierte la recopilación de datos en un proceso mucho más manual.

Envío a números de fax

El flujo de trabajo de firma escrita no permite realizar envíos a números de fax. Una de las principales ventajas de la nueva solución es que no presenta los problemas mecánicos que se crean al imprimir con fax. Al eliminar el equipo de fax como origen, podemos:

  • garantizar la calidad del documento, ya que no se incluye el ruido analógico propio del equipo de fax;
  • mejorar y registrar el estado de la entrega, puesto que los informes transmitidos por fax no pueden informar de que una copia legible del documento se ha entregado, o a quién se ha entregado;
  • mejorar la seguridad, porque muchos equipos de fax se encuentran en un espacio público en el que cualquier persona puede acceder al contenido generado;
  • mejorar la validación del firmante y la comunicación con él. Gracias a los procesos de firma electrónica, se pueden incluir la validación de los firmantes y mensajes privados en el flujo de trabajo del acuerdo, lo que le permite revisar y proporcionar indicaciones a los firmantes de forma explícita durante el proceso de firma.

Activación de la opción de firma escrita

Para que la nueva firma escrita esté disponible, la cuenta debe utilizar la nueva experiencia de envío.

  1. Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío.
  2. Desplácese hacia abajo hasta Tipos de firma permitidos.
  3. Marque la opción Permitir a los remitentes enviar documentos para su firma Escrita.
  4. Haga clic en Guardar para que se aplique el cambio.

 

Tras activar la función, la opción se encuentra disponible en la página de envío. 

Nota:

Si está utilizando la visibilidad limitada de documentos (Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global), debe activar de forma explícita la firma escrita en dicha configuración para que la opción Escrita aparezca en la página de envío. 

Siempre que un acuerdo se envía con la visibilidad limitada de documentos y el flujo de trabajo de firma escrita, se omite la configuración de visibilidad del documento y se muestra todo el documento al firmante.

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