Las características del historial y del informe de auditoría de Adobe Sign están disponibles para todos los usuarios del sistema. Cada acuerdo asociado a un usuario tiene un historial y un informe de auditoría relacionado.

Descripción de la función

Cada acuerdo de Adobe Sign pasa por una serie de "objetivos" de eventos que definen el progreso de la transacción.

Estos objetivos pueden incluir acontecimientos por ejemplo:

  • Creación del documento
  • Modificaciones a la transacción enviadas
  • Correos electrónicos enviados a los destinatarios
  • Correo electrónico visto por los destinatarios
  • Delegación de la autoridad receptora
  • Firmas/aprobaciones aplicadas a los acuerdos
  • Estado terminado/rechazado/cancelado

 

Los objetivos se registran en dos formatos con contenido similar, pero objetivos levemente diversos:

El panel Historial es un resumen de “generalidades” de cuando la transacción está en el proceso integral, visualizada con la aplicación Adobe Sign.

  • El panel de historial contiene un periodo de información mínimo que muestra solamente el acontecimiento, el usuario/destinatario (identificado por la dirección de correo electrónico) que registró el acontecimiento, y el sello de hora/fecha del acontecimiento (ajustado a la zona horaria de los visualizadores basada en la configuración local del sistema).
  • Cada acontecimiento que cambia el documento (es decir modificación, acción receptora) contiene un vínculo que muestra el documento inmediatamente después de ese acontecimiento.
  • El alcance de los acontecimientos del historial abarca la transacción entera. Como consecuencia, usted puede ver la información que no se incluye en el informe de auditoría (que se limita más hacia la interacción del documento).
    • Cuando la transacción sigue estando “en curso” la parte inferior del listado del historial muestra una lista de destinatarios anticipados en el flujo de trabajo del acuerdo.
    • Retención y acontecimientos eVaulting que ocurren después de que se termine el documento
  • El panel del historial se integra en el objeto del acuerdo exhibido en la pestaña de gestión de la aplicación web. Si el acuerdo se elimina de la cuenta de usuario por cualquier razón, el contenido del historial se pierde con esa vista del artículo y no puede ser recuperado.
history_list

Los informes de auditoría contienen los mismos objetivos del acuerdo que el panel del historial pero con más información, incluidos:
  • Dirección IP del sistema que registra el acontecimiento
  • Identificación de transacción del documento de autoridad en el servidor de Adobe Sign
audit_report

Los informes de auditoría están pensados para ser documentos de autoridad que articulan cómo un documento se ha manipulado a partir del momento en que fue creado y hasta que fue completamente resuelto. Pueden guardarse como archivos PDF o imprimirse para procesos internos según sea necesario.

  • Una diferencia clave a tener en cuenta es que el informe de auditoría muestra todos los acontecimientos estandarizados en la zona horaria del GMT (frente a la hora local mostrada para la etiqueta del historial).  Esto asegura que no haya confusión para los auditores que revisan transacciones de usuarios de varias zonas horarias.
  • El formato de la marca de tiempo se establece en AAAA-MM-DD.
  • Los informes de auditoría se almacenan independientemente de los objetos del acuerdo vistos en la pestaña de gestión de la aplicación web. Eliminar un objeto de la página de gestión no elimina el informe de auditoría.

 

El informe de auditoría tiene dos etapas:

  • El informe “provisional”: mientras que una transacción está “en curso”, el informe de auditoría se genera desde los acontecimientos registrados en el acuerdo cuando se hace la solicitud. Por definición, este informe es incompleto y está sujeto a cambios cuando el destinatario siguiente asigna un acontecimiento registrado.

Los informes provisionales se marcan claramente en la parte superior del informe para asegurarse que no pueden ser malinterpretados como documentos finales si se guardan/imprimen.

interim_report
  • El informe “final”: una vez que el acuerdo alcanza un estado terminal (firmado, cancelado, rechazado o caducado), se genera y se almacena el informe de auditoría final. No se puede añadir al informe ningún otro acontecimiento que ocurra en relación con la transacción (por ejemplo, retención).  Esto crea un informe detallado de los acontecimientos que se realizaron para conseguir el documento firmado y nada más.
final_audit_report


Novedades

Se han realizado diversos cambios en los informes de auditoría de la versión de diciembre de 2018:

  • La zona horaria usada para registrar los acontecimientos en el informe de auditoría se ha estandarizado en GMT en vez de en la configuración de zona horaria del remitente.
  • El formato de la marca de tiempo es AAAA-MM-DD.
  • La imagen en miniatura del documento se ha eliminado.
  • El informe de auditoría avisa explícitamente del estado “provisional” del informe mientras el acuerdo todavía está completándose.
    • Una vez que el acuerdo está completamente resuelto, el informe de auditoría indicará claramente que es la versión “final”.
paired_audit_reports


Cómo se usa

El panel del historial se muestra en la página de gestión, en la esquina inferior derecha, al hacer clic en la etiqueta Historial:

nav_to_history

 

Al informe de auditoría se accede a través de la pestaña del historial.

Desplácese a la etiqueta Historial y haga clic en el enlace Informe de auditoría en la esquina superior derecha del panel:

nav_to_audit_reportpairs


Cómo habilitar o inhabilitar

El panel de historial y los informes de auditoría se habilitan de forma predeterminada para todos los usuarios y no se pueden inhabilitar.

 


Opciones de configuración

Los informes de auditoría tienen tres controles de UI que dirigen el acceso al informe y un ajuste de API:

  • Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico firmado y archivado
  • Adjuntar el informe de auditoría a documentos descargados de la página de gestión
  • Permitir el acceso al informe de auditoría a través de la página de la verificación de la transacción
  • Adjuntar el informe de auditoría a través de la API cuando se llame al getLatestDocument


Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico firmado y archivado

El control se encuentra en la página de Configuración global (Ajustes del grupo para los ajustes del nivel del grupo).

Esta opción se establece en Todo de forma predeterminada y se puede configurar en el nivel de cuenta o de grupo.

La pregunta que hay que hacer es “¿Quién debería obtener el informe de auditoría con el correo electrónico firmado y archivado?”

Estas son las opciones:

  • Nunca: nadie obtiene el informe de auditoría
  • Para el remitente solamente: solo el remitente del acuerdo obtendrá el informe de auditoría adjunto.
  • Todo (de forma predeterminada): todos los participantes obtendrán el informe de auditoría.

Cuando está incluido, el informe de auditoría se concatena con el acuerdo en un PDF adjunto.


Adjuntar el informe de auditoría a documentos descargados de la página de gestión

Esta opción está inhabilitada de forma predeterminada y se puede habilitar/inhabilitar en el nivel de la cuenta o de grupo.

El control se encuentra en la página de Configuración global (Ajustes del grupo para los ajustes del nivel del grupo)

Cuando están habilitados, todos los documentos descargados por el usuario desde su página de gestión incluirán el informe de auditoría como parte del PDF del acuerdo.

download_pdf_icon


Permitir el acceso al informe de auditoría a través de la página de la verificación de la transacción

Esta opción está inhabilitada de forma predeterminada y se puede habilitar/inhabilitar en el nivel de la cuenta o de grupo.

El control se encuentra en la página de Configuración global (Ajustes del grupo para los ajustes del nivel del grupo)

Cuando está habilitado, cualquiera que tenga el ID de transacción del acuerdo puede acceder al informe de auditoría desde la página del verificador.

viewable_audit_reportenabled


Adjuntar el informe de auditoría a través de la API cuando se llame a getLatestDocument

Es posible adjuntar el informe de auditoría automáticamente a cualquier documento recuperado usando la llamada getLatestDocument.

Esta opción es Falsa de forma predeterminada.

El gestor de éxito debe habilitar el ajuste y debe aplicarse a todos los casos de la llamada.

Los documentos que todavía están en proceso obtendrán un informe provisional.

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