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Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Modificar acuerdos
      9. Nombre del acuerdo
      10. Idiomas
      11. Mensajes privados
      12. Tipos de firma permitidos
      13. Recordatorios
      14. Protección con contraseña de documentos firmados
      15. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      16. Protección de contenidos
      17. Habilitar transacciones de Notarize
      18. Caducidad del documento
      19. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      20. Orden de las firmas
      21. Liquid Mode
      22. Controles de flujo de trabajo personalizado
      23. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      24. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. eOriginal protección para papel mobiliario electrónico
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  2. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
  1. Preguntas frecuentes sobre creación
  2. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  3. Gestionar acuerdos 
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  4. Informe de auditoría
  5. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Archivación de documentos de Adobe Acrobat Sign con los servicios de protección de eOriginal

Administrar y proteger los documentos digitalmente.

Adobe Acrobat Sign es socio de eOriginal con el fin de ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios al archivar documentos firmados importantes en una bóveda digital segura. Una vez que se firma un documento, eOriginal puede protegerlo de forma segura con los niveles más altos de protección y conformidad en un entorno digital completo. Las organizaciones pueden decidir guardar todos los documentos en una cuenta determinada, todos los documentos que se inician mediante un grupo específico (o subconjunto de usuarios) o documentos individuales.

Cuando se crea un documento, el documento original que se carga en Acrobat Sign se considera la copia autorizada del acuerdo. La copia autorizada permanece en los servidores de Adobe durante el ciclo completo de firma. Una vez que el ciclo de firma queda completo, la copia autorizada se archiva en el servicio de protección de eOriginal y el documento se convierte en un instrumento jurídico. Una copia en PDF del documento permanece en Acrobat Sign, pero con la marca de agua “copia de original” para indicar que el documento protegido por eOriginal es la única versión auténtica:

Cómo funciona

Al finalizar el ciclo de firma, cualquier transacción activada para la protección activará el servicio de protección eOriginal para iniciar la transferencia de la copia autorizada. Este es un proceso asíncrono de llamada y respuesta en el que el servicio de protección solicita información de Acrobat Sign después de recibir una notificación y Acrobat Sign proporciona el contenido que ha solicitado.

Estas solicitudes secuenciales se celebran en tiempo casi real para asegurarse de que la copia autorizada se almacena con el servicio de protección en el momento en que el proceso de firma queda completo.

Tras añadir la última firma, los siguientes pasos tendrán lugar en el orden indicado:

  1. El informe de auditoría se ha actualizado con el evento “Documento listo para proteger”
    • Como el informe de auditoría debe completarse cuanto el acuerdo llegue al estado terminal y el proceso de protección solo ocurre tras completar el proceso de firma, no es posible actualizar el informe de auditoría para indicar un proceso de protección completado. El historial de los eventos de transacción (almacenados en los servidores de Acrobat Sign) indicará que el proceso de protección se ha completado.
  2. Este documento y todas las imágenes relacionadas tienen marcas de agua. 
    • Se guardará una copia del documento final sin marca de agua para cargarla al proveedor de protección electrónica.
    • En este momento, solo el proveedor de protección electrónica puede recuperar la versión sin marca de agua con un token de acceso verificado
  3. El servicio de protección recibirá una notificación a través de un ping al Servicio de comunicación de protección cuando el documento esté listo. 
    • Acrobat Sign envía al servicio de protección un identificador único para el documento, llamado Clave de capacidad del documento.
  4. El servicio de protección solicita que la pista de auditoría del documento cree un perfil para el documento.
  5. Acrobat Sign proporciona la pista de auditoría
    • El seguimiento de auditoría incluye el registro completo de lo que ha ocurrido durante el proceso de firma, incluida la identidad de los firmantes, la fecha y la hora de cada evento, la dirección IP y la información de la ubicación (si está disponible).
  6. El servicio de protección solicita el documento sin marca de agua.
  7. Acrobat Sign proporciona el documento sin marca de agua al servicio de protección.
  8. El servicio de protección confirma la recepción del documento y notifica a Acrobat Sign que el proceso de protección ha finalizado.
  9. La copia sin marca de agua del contrato final se purga del sistema de Acrobat Sign.
Nota:

El servicio de protección solo implica la copia final (autorizada) del documento y las imágenes relacionadas.

Las versiones intermedias del documento (antes de la firma final) no son parte del proceso de protección.

Estas versiones no oficiales se mantienen en los servidores de Acrobat Sign sin marca de agua a menos que se borren por algún otro proceso (como el de una directiva de retención o una acción de RGPD).

Diagrama del proceso de protección electrónica

En este momento, Acrobat Sign solo almacena una copia con marca de agua del documento final. Las imágenes de miniatura (como se ven en Acrobat Sign) también tienen marcas de agua para asegurar que solo haya una versión sin marca de agua, que se encuentra en posesión del servicio de protección.

Una vez el documento esté protegido, Adobe no guarda copias del documento final sin marca de agua.

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