Configurar la administración de datos para eliminar automáticamente los acuerdos completados de los sistemas Adobe Sign

De forma predeterminada, Adobe Sign conserva de forma segura todos los documentos de cliente en el servicio mientras la cuenta esté activa.

La información transaccional persiste en el sistema hasta que el cliente toma medidas para eliminar los acuerdos explícitamente.

• El servicio Adobe Sign cumple diversas normas del sector sobre la seguridad y disponibilidad de los datos, como son PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 (tipo II) e ISO 27001.

Para los clientes que prefieran almacenar sus registros de acuerdos en sus propios sistemas y que deseen eliminar los documentos originales de los sistemas de Adobe Sign se puede definir una “política de retención” que indique cuánto tiempo debe mantener Adobe Sign la transacción y eliminar automáticamente el acuerdo (y, opcionalmente, los datos personales o de auditoría complementarios) de Adobe Sign después de dicho periodo de tiempo.

Las reglas de retención las define un administrador a nivel de cuenta en la sección Administración de datos del menú de administración.

• Los administradores de nivel de grupo no tienen autoridad para crear o deshabilitar reglas de retención
• Todos los grupos de la cuenta heredan la configuración de nivel de cuenta como su valor predeterminado
  • Los grupos deben configurarse individualmente para que no coincidan con la configuración de nivel de cuenta
  • La configuración de nivel de grupo siempre anula la configuración de nivel de cuenta

Cuando un acuerdo entra en un estado de finalización:

• Adobe Sign comprueba las reglas de retención a nivel de grupo del usuario que creó el acuerdo (el grupo en el que se encuentra el usuario cuando el acuerdo entra en estado de finalización).
  • Si no se aplica ninguna regla de nivel de grupo, se utilizará la regla de nivel de cuenta
  • Si tampoco se ha definido la regla de nivel de cuenta, no se definen reglas de retención y el acuerdo no adquiere una fecha de eliminación
    • Los acuerdos que no adquieren una fecha de eliminación cuando adquieren el estado de eliminación pueden eliminarse a través de las herramientas de RGPD

Si se aplica una regla de retención al acuerdo:

• El acuerdo se programa para su eliminación en función de los parámetros de la regla
• El ID de regla de la regla aplicada está asociado a la transacción, lo que garantiza que se cumpla la regla correcta en el momento de la eliminación

El acuerdo en estado de finalización espera hasta el momento de eliminación designado.

• El número de días hasta la eliminación es literal. 
  • P. ej.: si se han definido 14 días, la acción de eliminación se activa exactamente 14 días (hasta el segundo) después de que el acuerdo adquiriese el estado de eliminación

Cuando llega la hora de eliminación, Adobe Sign comprueba el ID de regla para determinar si la regla está Deshabilitada o no

• Si la regla está Deshabilitada, no se realiza ninguna acción.
• Si la regla no está Deshabilitada, se elimina el acuerdo
  • Si está activada la opción para eliminar el informe de auditoría y la información personal (PII), este mismo proceso se aplica en función del intervalo de tiempo definido para esos documentos
    • Las cuentas que utilizan el método de autenticación ID gubernamental eliminan el informe de identidad del firmante (si se recopila) como parte de la PII

Configure primero la retención a nivel de cuenta (si la hay).

Todos los grupos heredan automáticamente la configuración de nivel de cuenta, por lo que si su intención es aplicar una directiva a todos los grupos, se consigue ese objetivo:

• Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Administración de datos.
• Haga clic en el icono más.

La superposición Crear regla de retención muestra:

• Defina el número de días que se debe conservar un acuerdo después de que haya alcanzado un estado de finalización
  • 1 día es el mínimo
  • 5475 días (15 años) es el máximo
• Opcionalmente, establezca un período de retención para la pista de auditoría del acuerdo, así como la información personal asociada de las partes involucradas en el acuerdo
  • La auditoría y la PII deben mantenerse al menos el mismo tiempo que el acuerdo y, potencialmente, más
  • Si esta opción no está habilitada, el registro de auditoría y la PII se conservan hasta que se eliminan por otro método (p. ej.: eliminación de RGPD)

La primera regla (en la parte superior de la pila, sin Fecha de finalización) es la regla aplicada actualmente.  Solo se puede aplicar una regla a un grupo a la vez. 

Si se crea una nueva regla:

• La nueva regla se convierte en la regla aplicada actualmente
  • La nueva regla se inserta en la parte superior de la lista, su Fecha de inicio es la fecha cuando se creó y no tiene Fecha de finalización
• Si hay una regla existente que se está aplicando activamente al crear la nueva regla: 
  • La regla existente anteriormente deja de aplicarse a los acuerdos que entran en estado de finalización
  • La regla existente anteriormente baja en la lista, justo debajo de la nueva regla (actual)
  • La regla existente anteriormente adopta automáticamente un valor de Fecha de finalización que se alinea con la Fecha de inicio de la nueva regla (actual)

Al configurar las reglas de retención a nivel de grupo, anulará las reglas heredadas en el nivel de cuenta para los usuarios que se encuentran actualmente en el grupo.

Si se mueve un usuario entre grupos con acuerdos en curso, las reglas de retención del nuevo grupo se aplicarán a todos los acuerdos que entren en estado de finalización mientras estén en ese grupo.

Los acuerdos en estado de finalización que tengan una regla de retención aplicada antes de mover el usuario que la creo a un nuevo grupo respetarán la fecha de eliminación de la regla aplicada, siempre que la regla no esté deshabilitada antes de la acción de eliminación.

Teniendo en cuenta lo anterior, la configuración de las reglas de retención a nivel de grupo se diferencia en dos aspectos:

Habilitada: reglas que siguen siendo válidas para los acuerdos que entraron en estado de finalización cuando se aplicó la regla.

• La regla aplicada actualmente siempre está en la parte superior de la lista y no tiene Fecha de finalización

Deshabilitada: las reglas Deshabilitada ya no se aplican.  Si un acuerdo alcanza un estado de finalización con una regla desactivada, no se eliminará el día de eliminación objetivo.

• Las reglas Deshabilitadas aparecen atenuadas.
• Es posible que las reglas Deshabilitadas no se vuelvan a activar.

Caducada: las reglas Caducadas no tienen acuerdos en estado de finalización pendientes de eliminación.

• Por ejemplo: si tiene una regla durante 14 días cuya fecha de finalización es el 10 de marzo, la regla caducará a última hora del 24 de marzo, puesto que todos los acuerdos cubiertos por la regla ya se han eliminado.

Heredada: los clientes que tenían una política de retención regida por la configuración de back-end heredada verán esa política reflejada como una regla de retención Heredada. 

• Los acuerdos que ya estaban programados para su eliminación bajo la regla heredada (antes de que se establecieran las nuevas reglas) respetarán la hora de eliminación de la regla heredada

La lista de reglas de retención se puede filtrar haciendo clic en el icono "hamburguesa" en la parte superior derecha de la tabla.

Este conjunto de opciones le permite filtrar por:

• Todas las reglas: el valor predeterminado
• Solo reglas habilitadas
• Solo reglas deshabilitadas
• Solo reglas caducadas

También tiene la opción de devolver 15, 30 o 50 registros por página.

Al deshabilitar una regla, todos los acuerdos restantes sujetos a la regla dejarán de tener una fecha de eliminación que se respetará.

Estos acuerdos tendrían que eliminarse utilizando las herramientas del RGPD.

Para deshabilitar una regla:

• Seleccione la regla
• Haga clic en el vínculo Deshabilitar.

La retención se basa en la configuración a nivel de grupo (establecida explícitamente o heredada de la configuración a nivel de cuenta).

La auditoría futura de las reglas de retención que se han aplicado exige que persista un historial de las reglas.

Por este motivo, el ID de grupo no se elimina por completo. En su lugar, la configuración necesaria se conserva y se puede revisar o editar mediante el acceso del administrador de nivel de cuenta a Grupos.

Los grupos eliminados se pueden mostrar en la página Grupos haciendo clic en el icono "hamburguesa" y seleccionando Mostrar solo grupos eliminados

Haga un solo clic en el grupo que se va a editar y después haga clic en el vínculo Configuración del grupo.

• Las reglas se pueden crear y deshabilitar del mismo modo que cuando el grupo estaba activo

Puede habilitarse la retención a pedido, con la cual los administradores de los clientes tienen la opción de utilizar la API de Adobe Sign para eliminar documentos de forma individual.

• La llamada de API que se usa es: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
  

Póngase en contacto con el administrador de éxito para activar esta opción.

• Solo se puede aplicar una regla cuando los acuerdos alcanzan un estado de finalización.
  
  • Pueden habilitarse varias reglas, ya que una regla permanece habilitada mientras haya acuerdos que tengan una fecha de eliminación objetivo (según el ámbito de la regla).
• Las reglas deshabilitadas no pueden volver a habilitarse. La deshabilitación es permanente.
• Las reglas de retención se aplican cuando un acuerdo entra en estado de finalización, no cuando se crea el acuerdo.
• La regla de retención aplicada se basa en el grupo en el que el usuario que la creó se encuentra cuando el acuerdo entra en estado de finalización.
• No hay forma de editar las reglas de retención aplicadas a un acuerdo una vez que ha entrado en un estado de finalización en términos de tiempo de espera.
  • Puede deshabilitar una regla para evitar que se elimine el acuerdo, pero esto impediría la eliminación de todos los acuerdos que adoptaron la regla y que aún no se han eliminado.
• Puede determinar qué regla se aplica a cualquier acuerdo comprobando el informe de auditoría del acuerdo y comparando la fecha en que se completó con los intervalos de fechas de las distintas reglas de retención
• 5475 días es el período máximo de retención que puede instalar