Enviar acuerdos masivos con Enviar en lote


Realice envíos en bloque utilizando un archivo .CSV para importar tanto los destinatarios como sus detalles

Es posible utilizar un archivo CSV para importar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y combinar datos personalizados en los campos del documento para cada destinatario. También se puede personalizar el mensaje de correo electrónico que se envía a cada firmante para pedirles que firmen el documento.

.CSV significa “Comma-Separated Value”, o valores separados por comas; los archivos de Excel se pueden guardar en este formato.

Nota:

En este vídeo se muestra cómo configurar y utilizar un archivo .CSV en una transacción de Envío en lote. También muestra cómo rastrear el estado de todos los documentos enviados en la transacción de Envío en lote


Configuración del archivo .CSV

Antes de configurar su .CSV, es necesario conocer los nombres de los campos del documento. Hay otra forma de hacerlo, en función de cómo se hayan agregado los campos al documento:

  • Si el documento se ha creado con etiquetas (texto o PDF), utilice el nombre del campo que haya definido en la etiqueta. Por ejemplo, {{Address1_es_:signer1}} tiene el nombre de campo Address1.
  • Si ha utilizado el entorno de arrastrar y soltar, edite el documento y, a continuación, haga doble clic en el campo. El nombre de ese campo se encuentra en la parte superior de la ventana de propiedades.

Una vez que conozca los nombres de los campos del documento, podrá abrir la muestra de la página de Envío en lote, o bien crear un archivo de Excel.

Nota:
  • Debe haber un mínimo de dos direcciones de correo electrónico únicas en el archivo CSV.
  • La dirección de correo electrónico del remitente no puede aparecer en el archivo CSV.
  1. La primera fila contiene los nombres de los campos y las etiquetas de información. Para los campos personalizados que haya agregado, agregue también los nombres de los campos en el encabezado de la columna.

    Las etiquetas de información son las siguientes:

    _es_signer_email (obligatoria): la dirección de correo electrónico del firmante

    _es_signer_name (opcional): nombre del firmante que se usa para la firma

    _es_signer_fullname (opcional): nombre del firmante que aparece en el documento

    _es_signer_company (opcional): empresa del firmante

    _es_signer_title (opcional): cargo del firmante

    _es_agreement_message (opcional): texto del mensaje de correo electrónico que se envía al firmante.

    El resto de los nombres que se utilizan (teléfono y código postal) son los campos personalizados que hemos agregado al documento.

    Etiquetas de información en CSV

  2. La siguiente fila se rellena con la información específica de los firmantes. Aquí se configuran las direcciones de correo electrónico, el nombre completo, el nombre de la empresa, el cargo, el mensaje personalizado y el resto de la información de los campos personalizados.

    Información del firmante rellenada

  3. Por último, guarde el archivo como .CSV (delimitado por comas)(*.csv), en su sistema local.

    • Los clientes que utilicen caracteres de doble byte deben guardar el archivo CSV en formato CSV UTF-8 (delimitado por comas)(*.csv)
    Guardar CSV en el sistema local


Envío con el archivo .CSV

  1. Cuando haya creado su .CSV, haga clic en Enviar en lote en la página de inicio.

    Enviar Mega Sign desde la página Inicio

  2. En la página de envío de Envío en lote, haga clic en el vínculo Importar destinatarios y Campos unidos desde archivo a fin de utilizar el archivo .CSV para el envío.

    Importar destinatarios y campos unidos desde archivo

  3. Haga clic en Cargar.

    Cargar

  4. Busque y adjunte el archivo CSV que quiera utilizar.

  5. Configure el resto de opciones según sea necesario:

    • Verificación de la identidad: configure esto para aplicar una autenticación de factor doble
    • Tengo que firmar: marque esta casilla si el remitente necesita firmar los documentos.
    • Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo tal y como aparece en la página Gestionar.
    • Mensaje: el mensaje global que se incluye en el correo electrónico de firma (si no se ha importado ningún otro mensaje explícitamente con el .CSV).
    • Idioma: el idioma que se debe utilizar en el correo electrónico y las instrucciones que aparecen en pantalla.
    • Configurar una fecha de caducidad para este documento (opcional): define un número de días en que el acuerdo sigue siendo viable antes de caducar automáticamente.
    • Establecer contraseña para abrir un PDF firmado (opcional): define una contraseña para proteger el documento firmado.
    • V. previa, pos. firm. o añadir campos d/form.: permite al remitente colocar campos en la plantilla.

    Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente

    Seleccione las opciones y envíe

    Nota:

    Un acuerdo de Envío en lote que se haya dejado en Prerrellenado o Borrador expirará automáticamente 24 horas después de su creación.

Adición de caducidad automática del documento

La caducidad automática del documento permite la configuración con respecto a la cuenta y al grupo. La caducidad se puede definir para un límite de tiempo predeterminado, con una configuración opcional que le permita al remitente editar el valor predeterminado.

La caducidad del documento se mide en días enteros (incrementos de 24 horas) que comienzan cuando se crea el acuerdo.  Por ejemplo, si configura un acuerdo para que caduque en 3 días, el acuerdo caducará exactamente 72 horas después de que se envíe (si no se ha completado).

Cada destinatario debe completar el proceso de firma antes de la fecha límite. Cualquier acuerdo individual que no se complete antes de la fecha límite caduca automáticamente.

Definir una fecha de caducidad

Nota:

El administrador de la cuenta o del grupo puede configurar la caducidad del documento para ignorar la fecha límite de caducidad si los destinatarios restantes son internos (contrafirmantes).

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