Información general
A veces es necesario obtener una firma física, ya sea por requisitos legales o de compatibilidad, por decisiones en cuanto a política o, simplemente, porque una parte o ambas prefieren las firmas en formato físico.
El flujo de trabajo de firma escrita de Adobe Acrobat Sign permite obtener firmas físicas, a la vez que garantiza un control de acceso apropiado, mantiene la calidad y la claridad del documento final y aprovecha las ventajas del procesamiento y de la auditoría electrónicos.
Envío de un acuerdo para firmas escritas
El envío de un acuerdo para recopilar una firma escrita a mano solo requiere que el remitente seleccione la opción Escrita en la sección Tipo de firma del panel Opciones.
Tenga en cuenta que esta opción solo es visible cuando los tipos de firma Electrónica y Escrita están habilitados para el grupo. De lo contrario, se utiliza el tipo de firma activado y la opción de seleccionar uno está oculta.
Los administradores de la cuenta o el grupo pueden establecer el valor predeterminado en Escrita si se prevé que el tipo de firma dominante sea el manual. (Consulte Opciones de configuración)
Los acuerdos enviados con un tipo de firma escrita requieren que todos los destinatarios firmen en formato escrito.
El remitente no tiene la opción de convertir el acuerdo a un flujo de trabajo de firma electrónica una vez enviado. Tampoco existe una opción para que el destinatario convierta su firma en un tipo de firma electrónica.
Para los firmantes, el flujo de trabajo de firma escrita se asemeja al de la electrónica, pero deben imprimir el documento para firmarlo:
- El destinatario recibe una notificación por correo electrónico con un vínculo Abrir e imprimir al documento.
- Cuando se selecciona el vínculo, el destinatario recibe primero un resumen de tres pasos del proceso de firma:
- El destinatario puede rellenar todos los campos del formulario que se soliciten o requieran en el acuerdo en la experiencia electrónica.
- Cuando acaba, el destinatario hace clic en el botón Siguiente situado en la parte inferior de la página para avanzar a las instrucciones de descarga, impresión y firma:
- El destinatario hace clic en el botón Descargar para descargar el documento (con el contenido de los campos que se hayan rellenado de forma electrónica).
- El destinatario abre e imprime el PDF descargado.
- El destinatario firma físicamente el acuerdo impreso.
- El acuerdo firmado debe escanearse para volver al formato digital.
- Acrobat Sign acepta la recepción del archivo en cualquier formato aceptado normalmente (PDF, JPG, GIF, TIF y BMP).
- Acrobat Sign solo acepta un archivo. Si hay varias imágenes, deben concatenarse en un solo archivo.
- Se enviará un nuevo correo electrónico al destinatario para solicitarle que cargue el documento firmado (asunto del correo electrónico: Cargue {Nombre del acuerdo}). Se proporciona un vínculo para abrir la interfaz Cargar para enviar.
- Los destinatarios también pueden hacer clic en el vínculo del correo electrónico original Abrir e imprimir para abrir la interfaz Cargar:
- Al hacer clic en el botón Cargar para enviar, se abre una ventana de navegación para que el destinatario busque y seleccione el archivo de acuerdo firmado en el sistema local.
- Una vez seleccionado el archivo, este se carga en Acrobat Sign y el destinatario ha terminado.
- Si hay destinatarios posteriores, el acuerdo avanza al siguiente. De lo contrario, el acuerdo se completa.
Permitir a los destinatarios convertir su firma del tipo Electrónico a Escrita
Los clientes que no necesiten un tipo de firma electrónica y deseen evitar cualquier tipo de escepticismo del cliente respecto al formato electrónico pueden permitir que los destinatarios conviertan el tipo de firma de electrónica a escrita.
Cuando esta conversión está activada, los destinatarios ven una opción para Imprimir, firmar y cargar en el menú Opciones de la página de firma electrónica.
Tenga en cuenta que en los acuerdos con varios destinatarios, una vez que un destinatario convierta su tipo de firma al estilo escrito, se eliminarán todos los campos de formulario del acuerdo. Los firmantes posteriores no tendrán campos de formulario para rellenar, excepto los campos de firma que se rellenan en la parte inferior de la página como un campo bloque de firma.
Prácticas recomendadas y consideraciones
Se recomienda encarecidamente que las cuentas que tengan Usuarios en varios grupos habilitado que identifiquen los flujos de trabajo que requieren una firma escrita y los aíslen en su propio grupo. Esto permite una mayor aplicación de valores predeterminados que limitan el número de opciones configurables en la página Enviar, lo que simplifica el proceso de envío y evita errores de configuración.
Si habilita las firmas escritas mediante cualquier opción, debería considerar la posibilidad de habilitar Cargar un documento firmado en el caso de que un destinatario le envíe el documento por correo electrónico.
Las opciones de firma escrita están disponibles en el nivel de cuenta y de grupo. Al configurar las opciones de firma escrita, tenga en cuenta lo siguiente:
- Todas las configuraciones de grupo se heredan inicialmente de la configuración de la cuenta.
- La configuración de nivel de grupo configurada explícitamente anula la heredada de nivel de cuenta.
- Todos los acuerdos adoptan las propiedades del grupo desde el que se envían en el momento de su creación.
Hay cuatro opciones de configuración que se deben tener en cuenta con respecto a las opciones de firma escrita:
- Permitir el tipo de firma escrita para los remitentes.
- Establezca el tipo de firma predeterminado en Escrita si el proceso lo requiere.
- Active la opción para que los destinatarios conviertan las firmas electrónicas en un tipo de firma escrita.
- Habilite Firmas escritas cuando Visibilidad limitada de documentos esté activada.
Permitir el tipo de firma escrita para los remitentes
Para permitir que los remitentes configuren acuerdos con un tipo de firma escrita:
- Vaya a Configuración de cuenta > Configuración de envío.
- Desplácese hacia abajo hasta Tipos de firma permitidos.
- Marque la opción Permitir a los remitentes enviar documentos para su firma Escrita.
- Haga clic en Guardar para que se aplique el cambio.
Defina el tipo de firma Escrita como predeterminado para los nuevos acuerdos
Si el tipo de firma predeterminado se define como Escrita, todos los acuerdos nuevos creados en el grupo se configuran para una firma escrita.
Si la opción de firma Electrónica también está habilitada, el remitente puede cambiar el tipo de firma al configurar el acuerdo.
Si solo hay un tipo de firma habilitado para el grupo, la opción para seleccionar un tipo de firma estará oculta en la página Enviar. Ambas opciones deben estar activadas para que la opción se muestre y se pueda seleccionar para los remitentes.
Permitir a los destinatarios convertir a una firma Escrita
La opción de permitir que los destinatarios conviertan a una firma escrita es una herramienta útil si el firmante se muestra escéptico con respecto al proceso de firma electrónica.
- Vaya a Configuración de la cuenta > Preferencias de firma.
- Desplácese hasta Configuración adicional.
- Marque la opción para Permitir que los firmantes impriman el acuerdo, lo firmen a mano y vuelvan a cargarlo a Acrobat Sign en lugar de firmarlo electrónicamente.
- Haga clic en Guardar para que se aplique el cambio.
La opción para permitir que los destinatarios conviertan a un tipo de firma escrita no depende de la opción para permitir las firmas escritas al enviar nuevos acuerdos.
Habilitar firmas escritas cuando Visibilidad limitada de documentos está activado
Si utiliza flujos de trabajo de Visibilidad limitada de documentos (LDV) y necesita incluir la opción para los tipos de firma escritos, debe habilitar explícitamente las firmas escritas dentro del ámbito de la LDV.
Si no lo hace, la opción de enviar acuerdos con un tipo de firma escrita está oculta en la página Enviar y el remitente no puede configurarla.
- Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global (Configuración de grupo en el nivel de grupo ).
- Desplácese hacia abajo hasta Visibilidad limitada de documentos.
- Marque la opción Permita el envío para firma escrita. Los destinatarios siempre verán todas las páginas cuando sea necesario para utilizar la firma escrita.
- Guarde para que se aplique el cambio.
Como afirma la configuración, cualquier acuerdo enviado usando tanto Visibilidad limitada de documento como el tipo de firma Escrita ignora el flujo de trabajo de la LDV y presenta todo el documento para que el destinatario lo vea.
Inicia sesión en tu cuenta