Información general
Los clientes de entornos regulados pueden tener que asegurarse de que el valor del nombre asociado con sus destinatarios sea coherente a lo largo del ciclo de vida del acuerdo. Esto puede resultar problemático cuando se proporciona un valor de nombre y ese nombre cambia durante el proceso de firma.
Por ejemplo, un remitente puede incluir en su cuenta a un destinatario que también sea usuario de Acrobat Sign. La inclusión de un destinatario interno proporciona un perfil conocido por el sistema de Acrobat Sign y, en el momento en que se envía el acuerdo, el nombre de perfil del usuario se importa a los registros de auditoría y a la página Administrar.
Cuando el destinatario interno abre el acuerdo, su nombre de perfil se rellena previamente en el campo de firma. Si el firmante no hace nada, su nombre se utiliza como firma y el informe de auditoría se genera con su nombre definido internamente. Sin embargo, el firmante puede cambiar su nombre dentro del bloque de firma. Si lo hace, el nuevo valor de nombre se utiliza a partir de ese momento en todo el informe de auditoría y en la página Administrar.
Si un cliente está examinando el informe de auditoría provisional para determinar el cumplimiento del sistema, el cambio del informe de auditoría provisional al final puede considerarse un incumplimiento.
Para resolverlo, los administradores pueden configurar su cuenta o grupos para pedir al remitente que incluya un valor de nombre para cada destinatario como parte del proceso de configuración del acuerdo. El valor de nombre se puede definir como obligatorio o no, según los requisitos del documento.
Esta función solo se aplica a los acuerdos y formularios web creados a través de la aplicación web de Acrobat Sign.
Envío de nuevos acuerdos
Cuando la opción para requerir un valor de nombre de destinatario está activada, la página Enviar se modifica para insertar un campo adicional Introducir nombre del destinatario en la sección de configuración de destinatarios. Se añade un asterisco al texto del campo cuando el nombre es obligatorio:
Cuando está activado, todos los destinatarios tienen disponible el campo del nombre del destinatario. Cuando el nombre es obligatorio, todos los destinatarios deben tener un valor de nombre proporcionado.
Si el remitente proporciona un valor de nombre, el nombre se presenta como un campo de solo lectura durante el proceso de firma y el destinatario no puede modificarlo.
Solo se ven afectados los destinatarios. Las partes en CC no requieren que se incluya un valor de nombre.
Funciones admitidas
Actualización del nombre del destinatario
El remitente original de un acuerdo puede cambiar el valor de nombre de un destinatario abriendo el acuerdo en su página Administrar, seleccionando al destinatario y haciendo clic en el vínculo Editar:
El informe de auditoría indica el cambio de nombre como un firmante sustituido con el mismo valor de correo electrónico:
La opción para editar el nombre del destinatario solo está disponible hasta que el primer destinatario aplica su firma. Una vez que el primer destinatario haya completado sus actividades en el acuerdo, todos los valores de nombre se vuelven inmutables.
Reemplazo del destinatario
Reemplazar al destinatario actual sigue el mismo proceso, con la única excepción de que se requiere un valor de nombre cuando se añade el nuevo:
El informe de auditoría indica al firmante sustituido con nuevos valores de nombre y correo electrónico:
El destinatario de un acuerdo puede delegar su autoridad sobre el mismo haciendo clic en el vínculo Delegar del correo electrónico "Revisar y firmar", o a través de la opción Delegar firma en la página de firma:
El informe de auditoría indica al firmante sustituido con nuevos valores de nombre y correo electrónico:
Limitaciones actuales
Actualmente, los flujos de trabajo personalizados no permiten requerir el nombre cuando se predefine un destinatario.
Se puede seguir añadiendo autenticación que requiera un valor de nombre (p. ej., basada en conocimiento):
Grupos de destinatarios
Los grupos de destinatarios no requieren que se incluya el valor de nombre para cada destinatario del grupo:
Configuración de formularios web
Cuando Requerir nombre del destinatario al enviar está habilitado, la configuración de formulario web también exige un valor de nombre para cualquier contrafirmante definido:
Experiencia del destinatario
La experiencia del destinatario no es muy diferente cuando se aplica el valor de nombre requerido. Las diferencias prácticas son:
- Las firmas escritas rellenan automáticamente el valor de nombre como se ha definido y no se puede editar.
- Las firmas dibujadas o de imagen presentan el campo de nombre en estado de solo lectura.
El valor de nombre asociado con el informe de auditoría (y otras superficies donde se muestra el nombre) es independiente de la imagen de firma. Debido a esto, las firmas dibujadas (incluidas las móviles) y de imagen pueden mostrar una imagen diferente de la cadena de nombre que el valor de nombre al que se hace referencia en todo el documento y en la pista de auditoría.
Activación o desactivación de esta función
Para activar o desactivar el requerimiento del nombre del destinatario, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Requerir el nombre del destinatario al enviar desde la aplicación web de Adobe Acrobat Sign.
La función se puede aplicar en los niveles de cuenta y grupo.
La configuración para requerir el nombre del destinatario se incrusta en la transacción cuando se envía el acuerdo. El cambio de la configuración surte efecto de inmediato para los acuerdos nuevos, pero no afecta a los enviados con anterioridad.
Configuración relacionada
Los firmantes pueden cambiar su nombre o iniciales
Habilitar Los firmantes pueden cambiar su nombre o sus iniciales permite al destinatario cambiar su nombre en el momento en el que aplica su firma.
Si este ajuste está deshabilitado, el valor del nombre que proporciona el remitente es de solo lectura para el firmante.
Si un destinatario cambia el valor de nombre del valor que proporciona el remitente, se registra un registro explícito en el informe de auditoría para reflejar dicho cambio:
Métodos de autenticación que bloquean el valor del nombre
En el menú Configuración de envío, hay métodos de autenticación con subconfiguraciones que requieren un nombre de firmante en el menú Enviar (p. ej., autenticación basada en conocimiento).
Cuando esta configuración se activa junto con Requerir nombre del destinatario al enviar, el nombre añadido en el registro del destinatario se importa automáticamente a los campos de nombre de autenticación.
Si se cambia el valor de nombre en el método de autenticación, los valores de nombre del registro del destinatario se actualizan para que coincidan. No hay ningún método para tener valores diferentes en estas dos interfaces.
Los usuarios conocidos de la cuenta (los usuarios de Acrobat Sign existentes en una cuenta de confianza) pueden mostrar en la página Administrar un valor de nombre diferente del nombre introducido por el remitente.
Esto se debe a que el nombre utilizado en la página Administrar se extrae del valor del perfil del usuario al crear la tabla de acuerdos. Este comportamiento se corregirá en un parche futuro para garantizar que el nombre utilizado refleje el nombre introducido por el remitente.
Situación: El nombre de destinatario requerido está habilitado para la cuenta de envío.
Cuando se envía un acuerdo a una dirección de correo electrónico registrada para un usuario en el sistema de Acrobat, el nombre de perfil del destinatario se utiliza en el informe de auditoría para los eventos de Recordatorio (en lugar del nombre de destinatario proporcionado).
