Opprette et webskjema

Merk:

Innholdet nedenfor oppgis som forhåndsutgivelsesinformasjon angående endringer i webskjemafunksjonaliteten som kommer i mars-utgivelsen.

Brukere vil ikke se alternativet for flere mottakere frem til den offisielle lanseringen i mars.

Oversikt

Et signerbart webskjema kan opprettes for å bygges inn på nettstedet ditt (eller sendes som en nettkobling), slik at flere personer enkelt kan få tilgang til skjemaet eller dokumentet og opprette en avtale.

Et webskjema kan konfigureres til å ha en eller flere deltakere, flere medunderskrivere samt flere kopimottakere. Signaturflyten for et webskjema er:

  • En avtale opprettes når den første deltakeren fullfører og bekrefter sin signatur/handling
    • Hvis webskjemaet tillater flere deltakere, vil alle deltakere fullføre sin handling på avtalen i den rekkefølgen de er oppført
  • Etter at deltakerne har fullført sine handlinger, blir medunderskriverne varslet i den rekkefølgen de er oppført
  • Når avtalen er fullført, blir alle parter (inkludert kopimottakere) varslet om den fullførte avtalen


Opprette et webskjema

  1. Åpne Hjem-siden og klikk på Publiser et webskjema.

    Opprette webskjemaer

  2. Opprett et webskjema-siden angir du webskjemanavnet

    • Du kan ikke redigere navnet på et webskjema når det er opprettet, så pass på at du gir det riktig navn.
    • Hvis du legger til en fil uten å angi navn på webskjemaet, vil webskjemaet få samme navn som filen.
  3. Konfigurere opplevelsen for den første deltakeren:

    (Den første deltakeren er den personen som først samhandler med webskjemaet. Når flere deltakere er tillatt, oppgir den første deltakeren e-postadressene til alle de påfølgende deltakerne.)

    • Deltakerrolle:
      • Underskriver – Underskrivere må signere i tillegg til å fylle ut andre obligatoriske felt
      • Godkjenner – Godkjennere kan fylle ut felt, men behøver ikke å signere
      • Godtaker – Godtakere kan fylle ut feltinnhold, men behøver ikke å signere, på samme måte som Godkjennere
      • Skjemautfyller – Skjemautfyllere kan bare fylle ut felt, og har ikke tilordnede signaturfelt
    • Godkjenning:
      • Ingen – Dette alternativet bruker bare e-postbekreftelsen etter at webskjemaet er sendt inn (hvis det er konfigurert til å gjøre dette)
      • Passord – Passordalternativet krever at mottakeren angir et passord før dokumentet kan vises
      • Kunnskapsbasert godkjenning (KBA) – KBA kan aktiveres som godkjenningsmetode hvis kontoen er konfigurert til å tillate et ubegrenset antall KBA-transaksjoner. Vær oppmerksom på at KBA bare er gyldig i USA
    Merk:

    Adobe Sign-godkjenning og Offentlig ID støttes for øyeblikket ikke for webskjemagodkjenning.

    Roller og godkjenninger

  4. (Valgfritt) Legg til deltaker

    Ved å klikke på Legg til deltaker -koblingen legges en ekstra deltaker til i webskjemaet.

    • Ytterligere deltakere defineres av den første deltakeren som vil oppgi alle e-postadressene til de påfølgende deltakerne
      • Instruksjoner kan gis via malen for å veilede den første deltakeren
    • Ekstra deltakere kan være valgfrie eller påkrevde
    Legg til flere deltakere

     

    • Legg til deltaker – Koblingen Legg til deltaker gir mulighet til å legge til én eller flere deltakere (Deltaker 2, Deltaker 3 osv.) som skal defineres av den første deltakeren
      • Ved å klikke på koblingen legges det til en annen deltakerlinje på siden
      • Ekstra deltaker kan være valgfri eller påkrevd
        • Hvis det er valgfritt, blir Deltaker 1 bedt om å tilordne neste deltaker. Hvis ingen nye deltakere blir identifisert, går signaturflyten videre til medunderskriverne (hvis aktuelt)
        • Hvis det er påkrevd, må Deltaker 1 oppgi et navn og en e-postadresse for Deltaker 2 for at avtalen skal gå videre. Hvis de ikke gjør det, stopper avtalen på dette punktet
      • Deltaker 2 er konfigurert som Deltaker 1
        • Deltaker 2 har to ekstra roller som kan tilordnes: Sertifisert mottaker og Delegator

    Når deltaker 1 har fullført sine nødvendige handlinger og klikker på Send, blir de bedt om å Tilordne den neste deltakeren:

    • Deltaker 1 blir bedt om å oppgi navnet og e-postadressen til Deltaker 2
      • Når du legger til Deltaker 2 får du muligheten til å legge til Deltaker 3 og så videre ....
    • Hvis Deltaker 2 er inkludert, må Deltaker 1 først bekrefte deres e-postadresse før systemet varsler Deltaker 2
    Forespørsel om å identifisere Deltaker 2

  5. Hvis du vil at webskjemaet skal kontrasigneres:

    • Skriv inn e-postadressen til partene du vil skal kontrasignere eller godkjenne avtalen under delen for medunderskrivere:
      • Du kan inkludere deg selv (oppretteren av webskjemaet) ved å klikke på koblingen Legg til meg til høyre
      • Konfigurer riktig rolle for hver mottaker. Alle roller som er aktivert av administrator, er tilgjengelige
      • Definer riktig godkjenningsmetode for hver medunderskriver
      • Alle definerte medunderskrivere må fullføre signeringen/godkjenningen i angitt rekkefølge for at avtalen skal fullføres
    Merk:

    Husk på at medunderskriverne alltid vil være de siste underskriverne. Prosessen begynner alltid med personene som går til webskjemaet.

  6. Dra og slipp filene du vil bruke som grunnlag for webskjemaet, til Filer-delen, eller klikk på Legg til filer og gå til dokumentet på en nettverkstasjon eller et integrert fillager.

  7. Konfigurere Alternativene 

    • Passordbeskytt – Hvis du vil bruke et passord for å åpne den endelige PDF-filen som produseres ved webskjemasignering, merker du av for dette alternativet.  Du blir bedt om passordet
    • Språk for mottaker (kun Business- og Enterprise-tjenestenivåer) – Denne innstillingen bestemmer språket som brukes til instruksjoner på skjermen og e-postvarsler relatert til webskjemaet
  8. Merk av for Forhåndsvis og legg til signaturfelt, og klikk deretter på Neste.

    Opprett en webkjemaside – utvidet

  9. Siden oppdateres og viser de opplastede filene i redigeringsmiljøet.

    Dra de nødvendige feltene fra høyre side av siden til dokumentet.

    Pass på at du plasserer minst ett signaturfelt for hver underskriver, inkludert de første deltakerne og alle medunderskrivere.

  10. Når alle feltene er plassert, klikker du på Lagre-knappen nederst til høyre.

    Plassere felt

  11. Du kommer til siden for webskjemaer etter oppretting. Her finner du URL-adressen til webskjemaet og iframe-/JavaScript-koden du kan bruke for å bygge det inn.

    Du kan også testsignere webskjemaet.

Det er to ting du må vite for å kunne sette inn verdier i et webskjemafelt:

  • Hvordan merke et felt som tilgjengelig for URL-parametere
  • Hvordan konstruere URL-parameterne som skal settes inn

 

Hvordan merke et felt som tilgjengelig for URL-parametere

Slik gjør du et felt tilgjengelig for URL-parametere:

  1. Opprett eller rediger et webskjema for å få tilgang til feltene

  2. Legg til tekstfeltet du vil fylle ut via URL-adressen

    •  Bare Tekst-felt kan ta verdier
  3. Åpne egenskapene til feltet ved å dobbeltklikke på det

  4. Rediger feltnavnet slik at det blir meningsfylt. Feltnavnet er første del av parameteren du vil bruke, så det er vanligvis en fordel at det er kort

  5. Merk av i boksen som sier Standardverdi kan komme fra URL

    • Du kan velge å merke av for Skrivebeskyttet hvis du ikke ønsker at verdien skal kunne redigeres
  6. Klikk på OK for å lagre parameterne

  7. Gjenta dette for alle feltene som skal få en parameter fra URL-adressen

  8. Klikk på Lagre for å lagre webskjemaet

URL

I dette eksempelet oppretter vi to felt som skal fylles ut av URL-adressen:

  • Branch_Office - Et felt som tar filialkontorstrengen (vises ovenfor)
  • Emp_ID - Et felt som tar en ansatt-ID

 

Hvordan konstruere URL-parameterne som skal settes inn

Her er en enkel måte å konstruere URL-adressen på:

  1. Kopier URL-adressen fra webskjemaet. Det kan enklest gjøres på denne måten:

    • Rediger webskjemaet fra Behandle-siden
    • Klikk på koblingen Kopier URL-adresse til webskjema
    URL

    URL-adressene til webskjemaer er svært lange, så vi har brukt en forkortet adresse i eksempelet (din vil se annerledes ut):

    Eksempel-URL:

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Lim inn webskjemaets URL-adresse i et tekstredigeringsprogram (som Notisblokk)

  3. Legg til parametere  

    • Begynnelsen på parameterne angis ved å sette inn et hash-tegn (#) på slutten webskjemaets URL-adresse.
    • Legg deretter til parametere med formatet {feltnavn}={verdi}

    Eksempel-URL med én parameter

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Flere verdier kan legges til ved å sette inn et og-tegn (&) mellom feltverdiene.

    Eksempel-URL med to parametere

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Når du har lagt til alle felt=verdi-parene på slutten av URL-adressen, kopierer du hele strengen og limer den inn i nettleseren.

    Da vil webskjemaet bli vist med alle feltene fylt ut:

    URL

Egenskaper og begrensninger

  • Du bruker hash-tegnet bare én gang for å markere begynnelsen på parameteren eller parameterne
    • Påfølgende bruk av hash-tegn i verdier har ingen negativ innvirkning på resultatet
  • Det er tillatt å bruke mellomrom i verdier
  • Bruk av mellomrom i feltnavn er bare tillatt hvis du eksplisitt setter inn %20 som mellomromstegn i URL-adressen
    • Dette vil fungere: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • Dette vil ikke fungere: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • En generell anbefaling er å bruke understrek i feltnavn i stedet for mellomrom. I siste instans vil du spare tid
  • Mellomrom er ikke tillatt mellom feltnavnet, likhetstegnet og verdien (Feltnavn=Verdi)
  • Mellomrom er ikke tillatt rundt og-tegnet hvis du har flere verdier
  • Det er ingen grense (annet enn kanskje en begrensning av URL-lengden) for hvor mange felt som kan få verdien fra URL-parametere
  • Beregnede tekstfelt kan ikke overstyres og har ikke denne avmerkingsboksen blant feltparameterne.
  • URL-parametere fungerer ikke med godkjente webskjemaer. Hvis webskjemaer beskyttes av et passord eller en annen godkjenningsmetode, vil ikke URL-parameterne bli sendt tilbake til klienten etter godkjenning (serveren ser aldri den delen av URL-adressen) fordi det brukes URL Hash-fragmenter. 

 

Feilhåndtering

  • Alle URL-parametere som ikke stemmer helt med navnet på et skjemafelt, blir ignorert
  • Alle URL-parametere som forsøker å tildele en verdi til noe annet enn et tekstfelt eller et tekstfelt som ikke har Standardverdi kan komme fra URL aktivert, blir ignorert

Å angi dimensjonene på et webskjema krever litt kunnskap om HTML, men prosessen er enkel. Denne prosessen lar deg tilpasse hvordan webskjemaet passer på nettsiden din.

Merk:

Denne prosedyren gjelder bare for JavaScript-koden for et webskjema.

  • Du kan ikke endre størrelse på URL-webskjemaer.

Som standard vil høyden og bredden på et webskjema skaleres etter størrelsen på nettleseren. Denne dynamiske egenskapen sørger for at webskjemaet kan vises med de fleste skjermoppløsninger.

standard vindusstørrelse for webskjema

Hvis du vil justere dimensjonene på webskjemaet, legger du til en stil <div> i koden som omgir webskjemaet. Dette trinnet gjøres med HTML, og gjør kontrollprogramrammen fullt tilpassbar.

Koden for webskjemaet er nedenfor, slik den vises når du klikker på den tilhørende hent kode-koblingen på Behandle-siden:

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'></script> 

 

Hvis du vil justere størrelsen, legger du til følgende kode foran webskjemakoden. Denne koden setter bredden til 500 piksler og høyden til 600 piksler.

Kanten rundt webskjemarammen kan også justeres ved å endre kantegenskapene.

<div style="height:500px; width:600px; border:1px solid black;">

 

Koden som skal legges inn på nettstedet som drifter webskjemaet:

<html>

 

<div style="height:500px; widget:600px; border: 1px solid black;">

 

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'>

</script></div></html>

Webskjema med ny størrelse

Som du ser vises webskjemaet nå med de angitte dimensjonene.

Disse dimensjonene er ikke ideelle, men de viser hvordan angivelse av høyde- og breddeverdier påvirker skjemaet.


Fullskjerm 1

<body style="margin: 0; padding: 0;">

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=[dinwidgetId her]'>

</script>

</body>


Fullskjerm 2

<div style="height:100%; width:100%; border:0px solid black;">

<script> </script>

</div>


Deaktivere et webskjema

Når du deaktiverer et webskjema, blir det ikke lenger tilgjengelig for underskrivere, men det vises i kontoen. Du kan når som helst reaktivere et webskjema du har autoritet over.

Slik deaktiverer du et webskjema:

  1. Klikk på Behandle-fanen.

  2. Velg Webskjemaer-filteret.

  3. Enkeltklikk på webskjemaet du vil deaktivere.

  4. Klikk på Deaktiver.

    • Det vises et vindu med altermnativer.
    Deaktiver

  5. Velg opplevelsen du vil gi til en bruker som forsøker å få tilgang til webskjemaets URL-adresse.

    • Omdiriger underskrivere til en annen nettside – Du kan omdirigere underskriverne til en annen nettside, som gjeldende versjon av webskjemaet.
    • Skriv inn en tilpasset melding til underskrivere – Du kan skrive en melding som vil vises i stedet for webskjemaet.
      • Du kan legge til hyperkoblinger i meldingen ved å sette dem i klammer [ ].
      • Du kan legge til etiketter ved å bruke | (rør)-symbolet etter URL-adressen,

    for eksempel [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] vises som Adobe Sign.

  6. Klikk på Deaktiver.

    • Det vises en suksessmelding.
    • Statusen endres. 
    • Omdirigeringsmetoden settes inn under statusen.
    • Muligheten til å redigere webskjemaet fjernes.


Aktivere et webskjema

Deaktiverte webskjemaer kan når som helst aktiveres og bli funksjonelle igjen.

 

Slik aktiverer du et deaktivert webskjema:

  1. Klikk på Behandle-fanen. 

  2. Velg Webskjemaer-filteret.

  3. Enkeltklikk på webskjemaet du vil aktivere.

  4. Klikk på Aktiver-knappen. 

    Aktiver

  5. Klikk på Aktiver når du utfordres. 


Skjule et webskjema

Hvis du vil fjerne et webskjema fra visningen på Behandle-siden, kan du skjule det.

Når du skjuler et webskjema, fjernes det bare fra visningen. Alle andre brukere som har tilgang (via deling) vil fremdeles kunne se det.

  1. Klikk på Behandle-fanen og rull ned til Webskjema-delen. 

  2. Velg Webskjemaer-filteret.

  3. Enkeltklikk på webskjemaet du vil skjule.

  4. Klikk på Skjul webskjema-koblingen i alternativene på høyre side.

    • Hvis webskjemaet fremdeles er aktivert, vises et skjermbilde med en advarsel om at webskjemaet fremdeles er aktivert og kan signeres av underskrivere.
    Skjul

    Forsiktig!

    Hvis du ikke deaktiverer webskjemaet før du skjuler det, kan brukere fremdeles se og bruke det.


Slik aktiverer/deaktiverer du brukertilgang til webskjemaer

Business- og Enterprise-tjenestenivåer kan velge å konfigurere webskjematilgang og alternativer for underskrivere.

Webskjematilgang og alternativer for underskrivere kan aktiveres eller deaktiveres på konto- eller gruppenivå ved å gå til Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Webskjemaer.

Konfigurasjonsalternativer

Webskjemaer har fire valgfrie konfigurasjoner:

  • Tillat Kopi til-mottakere i webskjemaer:
    • Når aktivert kan e-postadresser legges til som Kopi til-parter i webskjemaet. Ellers fjernes alternativet for å legge til Kopi til-parter fra opprettelsesprosessen.
  • Tillat PDF-forhåndsvisning av webskjemaer:
    • Når aktivert vises en PDF-kobling i webskjemaet. Koblingen lar mottakeren vise webskjemaet som en PDF-fil.
      • Vær oppmerksom på at PDF-filen er et dokument som mottakeren kan lagre i sitt lokale system.
  • Krev en e-postadresse i signaturblokken i webskjemaer:
    • Når aktivert kreves et E-postadresse-felt for hver underskriver innenfor grensene for dokumentet
      • Adobe Sign vil automatisk plassere en signaturblokk for mottakere som ikke har e-postadressefelt i dokumentet.
    • Når ikke aktivert må mottakeren oppgi en e-postadresse på en mellomliggende side.
  • Krev at underskriver bekrefter e-postadressen sin:
    • Når aktivert må mottakeren bekrefte signaturen før avtalen blir fullført (signert).
    • Når deaktivert trenger ikke mottakeren bekrefte signaturen deres, og avtalen går videre til neste mottaker eller fullføres
      • Hvis en ekstra mottaker er inkludert av den første mottakeren, må en e-postbekreftelse fullføres før den andre mottakeren blir varslet (uavhengig av denne innstillingen)
      • Ikke bekreftede signaturer kan benektes.
Forsiktig!

Hvis du deaktiverer signaturens e-postgodkjenning, og du trenger en juridisk bindende signatur, må du påse at du bruker en eller annen form for godkjenning som identifiserer en unik person (f.eks: KBA, passord).


Vanlige spørsmål og kjente problemer

Nei. 

Når et webskjema er opprettet, kan ikke navnet på webskjemaet endres.

Den som opprettet webskjemaet mottar alltid den fullførte avtalen (hvis det ikke er andre aktive innstillinger som undertrykker varslingen).

Hvis en annen part skal varsles når webskjemaavtalen er signert, kan Kopi til-feltet brukes til å sørge for at den parten inkluderes automatisk.

Kopi til-felt

Nei. 

Når et webskjema er opprettet, kan ikke Kopi til-parter oppdateres.

Nei.

Maler i Adobe Sign-biblioteket kan ikke brukes som grunnlag for et webskjema.

Ja.

Instruksjoner for deaktivering av e-postbekreftelsesprosessen finnes i Konfigurasjon-delen.

Forsiktig!

Hvis du deaktiverer signaturens e-postgodkjenning, og du trenger en juridisk bindende signatur, må du påse at du bruker en eller annen form for godkjenning som identifiserer en unik person (f.eks: KBA, passord).

Godkjenninger med to faktorer for et webskjema

Ja. 

URL-adressen til et webskjema er som en hvilken som helst URL-adresse.

Å legge til URL-adressen til et webskjema som en hyperkobling vil ikke logisk koble en avtale som er generert av webskjemaet, til kildeavtalen.

Adobe-logoen

Logg på kontoen din