Про процеси затвердження

Користувачі програми Acrobat DC (лише традиційною китайською, спрощеною китайською, японською та корейською) можуть надсилати PDF-файли як вкладення в електронному повідомленні для затвердження іншими користувачами. Коли учасники відкривають запит на затвердження Acrobat (всіма мовами), вони можуть затвердити PDF-файл, додаючи штамп цифрового посвідчення. Потім вони можуть надіслати PDF-файл іншим затверджувачам або повернути його ініціаторові та решті учасників. Ініціатор може відстежувати процес, вибравши можливість сповіщення кожного разу, коли PDF-файл затверджують. Робоча процедура завершується, коли останній учасник додає остаточне затвердження. Якщо PDF-файл не затверджено, процедуру затвердження слід ініціювати знову.

Примітка.

Якщо для ініціювання процедури ви користуєтесь Acrobat DC, можна запрошувати користувачів Reader версії 9 або пізнішої версії взяти участь методом активації коментування в PDF-файлі.


Програма-помічник розпочинає процедуру затвердження (ліворуч); палітра «Штампи» надає штампи для затвердження документів (праворуч).

 

Надсилання PDF-файлу на затвердження

Коли PDF надсилаються для затвердження електронною поштою (лише традиційною китайською, спрощеною китайською, японською та корейською), затверджувачі отримують PDF в електронному повідомленні як вкладення. Відкривши вкладення PDF, одержувачі можуть накладати штамп цифрової особистості з палітри «Штампи», а потім робити відповідне виділення в рядку повідомлень документа.

Щоб надіслати PDF-файл на затвердження, застосовуйте майстер-помічник в Acrobat DC. Цей помічник показує на екрані інструкції, аби допомогти запросити затверджувачів, налаштувати вказівки та надіслати PDF-файл.

В Acrobat Pro DC майстер дає змогу коментувати PDF-файл таким чином, щоб користувачі програми Acrobat Reader DC змогли взяти участь у процесі затвердження.

Перед тим як ініціювати процедуру затвердження, переконайтеся, що вашу поштову програму сконфігуровано для роботи з Acrobat DC.

  1. Щоб розпочати процес затвердження, виберіть команду «Надати спільний доступ» > «Надіслати на затвердження електронною поштою».

  2. Якщо з’явиться запит, уведіть свою електронну адресу в діалоговому вікні «Установка посвідчень».
  3. Укажіть PDF-документ і клацніть «Далі».

  4. Наберіть електронну адресу першого затверджувача в полі «До».
  5. (Acrobat Pro DC) Якщо бажаєте дозволити користувачам Reader брати участь або якщо бажаєте, щоб вас сповіщали про стан затвердження за кожним учасником, установіть ці параметри.

  6. (Acrobat Standard DC) Якщо бажаєте отримувати сповіщення про стан затвердження за кожним учасником, установіть ці параметри.

  7. (Необов’язково) Введіть додаткові інструкції для першого затверджувача у верхній частині повідомлення електронної пошти.

    Наступні затверджувачі отримуватимуть лише текстове повідомлення та інструкції, встановлені за замовчуванням.

    Примітка.

    Електронний лист-запрошення містить інструкції, що мають допомогти учасникам завершити процес затвердження. Не слід змінювати або видаляти цей текст.

  8. Клацніть «Надіслати запрошення».

Участь у процесі затвердження

Якщо вас запросили взяти участь у процедурі затвердження, ви одержите електронне повідомлення з докладними інструкціями про затвердження вкладеного PDF-файлу. Коли відкриється PDF-файл, відкриється палітра «Штампи», а вгорі PDF-файлу з’являється рядок повідомлень документа. Якщо ваша версія Acrobat старіша за 7.0, вам буде запропоновано завантажити найновішу версію Reader.

Ви можете вибрати будь-який штамп цифрової особистості з палітри «Штампи» для затвердження документа. Штамп цифрового посвідчення містить ідентифікаційну інформацію, яка надається вами – ім’я, назва, організація і адреса електронної пошти. Можна використовувати штамп посвідчення на місці підпису. Коли накладається штамп, він стає частиною вмісту сторінки документа. Ви можете вилучити власний штамп в ході процедури затвердження, проте коли процедура буде завершена, ваш штамп буде заблокований. Ви не можете пересувати чи вилучати штампи решти учасників.

Можна також відхиляти документи, що не відповідають вашим стандартам.

На додаток до накладання цифрових штампів на PDF-файл ви можете також додавати інші типи коментарів, включно з коментарями-примітками, правками тексту, власними штампами та вкладеними файлами.

Затвердження PDF

  1. Відкрийте вкладення PDF в електронному повідомленні з запрошенням до затвердження.

    Примітка.

    Якщо ви не додали особисту інформацію до штампа, з’явиться запит зробити це.

  2. Виберіть штамп на палітрі «Штампи» («Інструменти» > «Штамп» > «Палітра штампів») . (Щоб переглянути всі штампи, прокрутіть або перетягніть кут, щоб змінити розмір вікна).

  3. Клацніть документ, щоб застосувати штамп для затвердження.

    Примітка.

    Щоб вилучити накладений штамп цифрової особистості, виділіть його та натисніть «Видалити». Якщо ви вибрали «Друкувати», «Записати копію» або «Електронна пошта» під час процедури схвалення, ви не можете вилучати ваш штамп.

  4. Виконайте одну з описаних нижче дій.
    • Щоб надіслати документ наступному затверджувачу, натисніть кнопку «Схвалити» в рядку повідомлень документа. У діалоговому вікні «Надіслати наступному рецензенту» наберіть електронну адресу наступного затверджувача в полі «До», додайте адреси решти одержувачів, якщо треба, та клацніть «Надіслати».

    • Щоб завершити процес затвердження, натисніть кнопку «Остаточне затвердження» у рядку повідомлень документа. У діалоговому вікні «Завершити остаточне затвердження» визначте, чи бажаєте надіслати повідомлення про затвердження в меню «Метод остаточного затвердження». Якщо ви надсилаєте повідомлення, наберіть електронну адресу в полі «До», додайте адреси решти одержувачів, якщо треба, та клацніть «Надіслати». Якщо ви не надсилаєте сповіщення, клацніть «Завершити».

      Якщо виділено параметр «Повідомити ініціатора про стан затвердження електронною поштою», з’явиться окреме електронне сповіщення, адресоване ініціатору. Клацніть «Надіслати», щоб надіслати це сповіщення.

  5. Збережіть PDF-документ.

    Примітка.

    Якщо ви скористаєтеся кнопкою «Електронна пошта»  на панелі інструментів, щоб надіслати PDF-файл, PDF-файл перестане бути частиною спільного робочого процесу, і параметри затвердження перестануть бути доступними одержувачам цього електронного повідомлення.

Відхилення PDF

Якщо одержаний у запиті затвердження PDF-файл не відповідає вимогам для затвердження, скористайтеся функцією в рядку повідомлень документа, щоб відхилити документ та повернути його ініціаторові. Якщо PDF-файл відхилено, процедуру затвердження слід ініціювати знову.

  1. Відкрийте вкладення PDF в електронному повідомленні із запрошенням до затвердження.
  2. Натисніть кнопку «Відхилити» на панелі повідомлення документа.

  3. У діалоговому вікні «Відхилити та надіслати сповіщення» наберіть електронну адресу ініціатора в полі «До». Якщо вибрано параметр «Повідомити ініціатора про стан затвердження електронною поштою», ініціатору надсилається окреме електронне повідомлення. Клацніть «Надіслати».

  4. Клацніть «Надіслати» в електронному повідомленні, що з’явиться на екрані.

Додавання або зміна особистої інформації для цифрового штампа

  1. Виберіть команди меню «Інструменти» > «Штампи» > «Палітра штампів».

  2. У палітрі «Штампи» виберіть «Штампи цифрового посвідчення», клацніть штамп правою кнопкою миші та виберіть «Редагувати посвідчення».

  3. У діалоговому вікні «Установка посвідчень» наберіть або відредагуйте свої ім’я, посаду, назву компанії, відділ, електронну адресу та клацніть «Завершити».

Примітка.

Можна також змінювати вашу особисту інформацію з діалогового вікна «Налаштування». В меню «Категорії» виберіть пункт «Посвідчення».

Цей документ захищено ліцензією Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Публікації Twitter™ і Facebook не підпадають під умови ліцензії Creative Commons.

Юридична інформація   |   Політика мережевої конфіденційності