Signaturen von anderen anfordern – neue Version

Wähle in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Senden aus.

Dadurch wird automatisch die erste Phase des Prozesses gestartet und die Dateien für die Vereinbarung werden gesammelt.

Wähle die richtige Gruppe aus, aus der die Vereinbarung gesendet werden soll (sofern verfügbar). Wenn die Gruppenauswahlfunktion ausgegraut ist, hast du nur Zugriff auf eine einzige Gruppe.

Die Gruppenauswahlfunktion bleibt während der Konfiguration der Vereinbarung aktiv, sodass du die Gruppe jederzeit ändern kannst. Allerdings:

• Wenn du die Gruppe änderst, werden alle deine Konfigurationen verworfen und du musst von vorne beginnen.
• Wenn du die Gruppe änderst, wird das Logo auf dem Bildschirm der sendenden Partei nicht geändert. Für nachfolgende E-Mails und Signiererlebnisse wird allerdings das richtige Logo für die Gruppe, von der die Vereinbarung gesendet wird, verwendet.

Ziehe eine Datei per Drag-and-Drop aus deinem lokalen System in das Feld Datei hinzufügen oder klicke auf den Link Dateien auswählen. Dadurch wird die Dateiauswahlfunktion geöffnet.

Wähle die Datei aus, die du in deiner Vereinbarung verwenden möchtest, entweder aus deinem lokalen System, deiner Vorlagenbibliothek oder deinem synchronisierten Microsoft OneDrive-Laufwerk.

• Wenn du eine Datei aus deinem lokalen System auswählst, wird der Prozess automatisch in Phase 2 verschoben.
• Wenn du Vorlagen verwendest, kannst du mehrere Dateien auswählen.
  • Wenn du Vorlagen verwendest, wähle Bestätigen, sodass du mit Phase 2 weitermachen kannst.
• Durch den Cloud-Speicherplatz kannst du in deinem verbundenen OneDrive-Konto mehrere Dateien auswählen.

In der zweiten Phase der Vereinbarungserstellung werden die Vereinbarungsdetails und -einstellungen ausgefüllt oder überprüft.

Stelle zunächst sicher, dass alle Dateien in der richtigen Reihenfolge an die Vereinbarung angehängt sind.
Bei Vereinbarungen mit mehreren Dateien werden alle Dateien zu einer PDF zusammengefasst. Die Reihenfolge, in der die Dateien im Dateifeld aufgeführt sind, bestimmt die Reihenfolge, in der sie in der endgültigen PDF erscheinen.

Wenn weitere Dateien hinzugefügt werden sollen, kannst du sie per Drag-and-Drop in das Feld „Datei hinzufügen“ ziehen oder auf den Link Weitere Dateien auswählen klicken, um die Dateiauswahl zu öffnen.

Ordne Dateien neu an, indem du auf die Datei klickst und sie an die richtige Position in der Dateiliste ziehst.

Überprüfe oder aktualisiere den Wert für Vereinbarungsname.

Der Vereinbarungsname wird zunächst mit dem Namen der ersten Datei gefüllt, die an die Vereinbarung angehängt werden soll.

Du kannst den Wert in diesem Feld nach Belieben ändern, indem du in das Feld klickst und einen Wert eingibst.  
Beachte, dass der Vereinbarungsname in die Betreffzeile der Empfänger-E-Mail eingefügt wird und das auffälligste Feld darstellt, das auf deiner Seite Verwalten angezeigt wird.

Aktualisiere das Feld Nachricht.

Das Feld „Nachricht“ wird in den Haupttext der E-Mail eingefügt, die an alle Empfangenden gesendet wird. Dabei sollte es sich um eine allgemeine Willkommensnachricht oder eine Reihe von Anweisungen handeln oder was immer deiner Meinung nach alle Empfangenden wissen sollten. 

• Die Nachrichtentexte sind auf 10000 Zeichen beschränkt.
• Benutzende mit den Dienstebenen Enterprise und Business können dem Nachrichtentext aktive Links hinzufügen. 
  • Der Nachrichtentext auf den Seiten e-Signieren und Verwalten einer Vereinbarung enthält klickbare Links.
  • Linkformate, die automatisch konvertiert werden:
    • Vollständig qualifizierte URLs: https://adobe.com
    • URLs, die nur die Domäne enthalten: adobe.com
    • URLs, die einen Pfad enthalten: adobe.com/foo
    • URLs mit Abfrage- und Hash-Parametern: adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • E-Mail-Adressen: echosign@adobe.com
  • Die URL-Links werden in einer neuen Browser-Registerkarte geöffnet, wenn der Empfänger sie auswählt.
  • Bei E-Mail-Links wird eine neue E-Mail geöffnet, und zwar über den E-Mail-Client des lokalen Systems. Das Feld An: wird automatisch mit der E-Mail-Adresse ausgefüllt.

Konfiguriere die Vereinbarungseinstellungen.

Phase 3: Erläuterung des Signaturzyklus und Hinzufügen von empfangenden Personen.

Im Abschnitt „Empfangende“ werden der Signaturzyklus, die an der Vereinbarung beteiligten Personen, deren erwartete Interaktion mit der Vereinbarung und die Angaben definiert, mit denen sie im Audit-Protokoll der Vereinbarung aufgeführt sind. Das ist einfacher, als es sich anhört. Allerdings solltest du dazu den erwarteten Signaturfluss (z. B. „Unterzeichnender/Kunde > Interne Gegensignatur > Interne Genehmigung durch Manager > Zertifizierte Empfangenden bei der Bereitstellung“) verstanden haben.

Nachdem du den Signaturfluss verstanden hast, kannst du mit dem Hinzufügen von empfangenden Personen beginnen.

Definiere den Signaturfluss: Sequenziell oder parallel.

Der Signaturfluss wird durch das Kontrollkästchen Signierreihenfolge muss eingehalten werden diktiert.

• Wenn es aktiviert ist, wird einem sequenziellen Fluss gefolgt. Die Empfangenden werden nacheinander benachrichtigt, während sich die Vereinbarung durch den Signaturzyklus der Empfangsdatensätze bewegt. Die Vereinbarung ist abgeschlossen, wenn die letzte empfangende Person ihre Aktion abgeschlossen hat.
  
  • Hybrid-Routing erfordert einen sequenziellen Ablauf.
  • Verwende einen sequenziellen Fluss, wenn du dir nicht sicher bist oder das Gefühl hast, dass ein Hybrid-Fluss erforderlich sein könnte.
    
• Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird ein paralleler Fluss verwendet. Alle Empfangenden werden zeitgleich benachrichtigt. Die Vereinbarung wird abgeschlossen, sobald alle Empfangenden ihre Aktion abgeschlossen haben.

Definiere deinen Empfangsdatensatz.

Die oder der Empfangende wird in einer Zeile (einem Datensatz) mit mehreren konfigurierbaren Optionen definiert. Dieselbe E-Mail darf in mehreren Empfangsdatensätzen verwendet werden (z. B. drei Familienmitglieder, die signieren sollen, die aber dieselbe E-Mail-Adresse haben). Acrobat Sign behandelt jeden Empfängerdatensatz als eine einzelne teilnehmende Person.

So definierst du die empfangende Person:

• Gib die E-Mail-Adresse der empfangenden Person an.
  • Während du die E-Mail-Adresse eingibst, werden in einer Dropdown-Liste die Adressen in deinem Adressbuch angezeigt, die deiner Eingabe entsprechen. Du kannst jederzeit eine E-Mail-Adresse in dieser Liste auswählen. Die Adresse wird dann in das Empfängerfeld eingetragen.
• Weise eine Rolle zu. Rollen bieten Kontext und sorgen für Klarheit in den Anweisungen für die empfangende Person und im Audit-Bericht. Einige Rollen schränken die Empfängeraktivität an (z. B. die Delegierenden-Rollen, die nur delegieren können).
• Wähle die Zustellmethode aus. Signaturlinks können per E-Mail oder SMS (oder beides) an ein Smartphone gesendet werden. Beachte, dass die Zustellung per SMS ein Premium-Service ist und im Voraus bezahlt werden muss.
  • Wenn SMS ausgewählt ist, muss die Absenderin oder der Absender eine Telefonnummer für die Empfängerin oder den Empfänger angeben.

Definiere die Einstellungen für Empfangende für jede empfangende Person.

Du kannst optional weitere Empfangende hinzufügen und deren Reihenfolge anpassen.

Wenn du mehr als eine empfangende Person in deinem Signaturfluss hast, füge sie hinzu, indem du das Pluszeichen direkt unter der Empfängerliste auswählst. 

Empfangsdatensätze können wie folgt hinzugefügt werden:

• Ich selbst – fügt die sendende Partei als nächsten Empfangsdatensatz hinzu.
• Einzelperson – eigenständige Person, die durch ihre E-Mail-Adresse identifiziert wird.
• Gruppe – entweder eine Empfangsgruppe oder eine Gruppe für parallele Signatur (wird zum Definieren hybrider Signaturflüsse verwendet).
• Elektronisches Siegel – Wenn Absendende Zugriff auf elektronische Siegel haben, ist die Option sichtbar und kann wie menschliche Empfangende platziert werden.
• CC – Mit dieser Option werden Benutzende als „globale“ Teilnehmende in CC hinzugefügt. Parteien in CC interagieren nicht mit der Vereinbarung; sie werden einmal benachrichtigt, wenn sie gesendet wird, und einmal, wenn sie abgeschlossen ist.

Definiere die einzelnen Empfangsdatensätze je nach Bedarf mit einer E-Mail-Adresse, einer Rolle, einer Authentifizierungsmethode und einer privaten Nachricht.

Du kannst einen Empfangsdatensatz löschen, indem du den Papierkorb ganz rechts im Datensatz auswählst.

Passe die Signaturreihenfolge nach Bedarf an.

Wenn du einen sequenziellen Signaturfluss ausgewählt hast, wird der numerische Signaturindex direkt vor der Rollenauswahl im Empfängerdatensatz angezeigt.

Du kannst den Empfängerdatensatz mithilfe der Aufwärts- und Abwärts-Pfeiltasten in der Empfängerliste nach oben oder unten verschieben. Der Signaturindex wird entsprechend aktualisiert.

Du kannst eine Vorschau der Vereinbarung anzeigen und Signaturfelder hinzufügen.

Wenn alle Empfangenden hinzugefügt sind, wähle die Schaltfläche Vorschau anzeigen & Felder hinzufügen, um die Authoring-Umgebung zu öffnen.

Wenn du Vorlagen für Dokumente mit vorkonfigurierten Feldern verwendest und dir sicher bist, dass die Feldplatzierung deiner Empfängerliste korrekt zugeordnet ist, kannst du Jetzt senden wählen und die Vereinbarung sofort übermitteln.

Phase 4 – Authoring

Die Authoring-Umgebung mit Klicks und Platzierungen versucht automatisch, Felder zu erkennen und sie intelligent zu platzieren. Der relative Erfolg dieses Prozesses hängt von der zugrundeliegenden Dokumentstruktur ab.

• Alle platzierten Felder sind standardmäßig Textfelder.
• Die platzierten Felder werden standardmäßig der ersten empfangenden Person zugewiesen.
• Einige Felder müssen wahrscheinlich gelöscht, verschoben, in der Größe verändert, neu zugewiesen oder in einen neuen Feldtyp geändert werden.

Bereinige zunächst alle automatisch platzierten Felder und platziere dann nach Bedarf neue Felder.

Lösche unerwünschte Felder.

1. Klicke in das Feld, um das Kontextmenü aufzurufen.
2. Wähle das Löschsymbol aus.

Verschiebe alle Felder, die neu positioniert werden müssen.

Bewege den Mauszeiger über das Feld, bis der Vier-Punkte-Pfeil angezeigt wird, und ziehe das Feld dann an die gewünschte Position.

Ändere die Größe der Felder nach Bedarf.

Wähle das Feld aus, bewege den Mauszeiger über eine beliebige Kante oder Ecke, bis der Zwei-Punkte-Pfeil angezeigt wird, und ziehe dann den Rand des Felds auf die gewünschte Feldgröße.

Du kannst die Empfängerzuweisung des Feldes ändern (wenn mehrere empfangende Personen vorhanden sind).

Das Adobe Sign-System muss wissen, welche Felder für die empfangenden Personen verfügbar sein sollen. Dies geschieht durch Zuweisung der einzelnen Felder zu einer empfangenden Person (oder beliebigen Benutzenden). Du musst jedoch explizit Beliebige Person als empfangende Person angeben). Wie schon erwähnt, werden automatisch erkannte Felder der ausgewählten empfangenden Person zugewiesen.

Beachte, dass die Felder für jede empfangende Person eindeutig farbcodiert sind, was die Feldidentifizierung erleichtert.

• Wenn du die Empfängerliste oben links öffnest, werden alle Empfangenden mit ihrem farbcodierten Punkt neben der E-Mail-Adresse angezeigt.
• Das ausgewählte Empfängerfeld zeigt die Farbe im Rahmen um den Namen/die E-Mail-Adresse der empfangenden Person an.
• Die im linken Bereich aufgelisteten Felder übernehmen die Farbe der ausgewählten empfangenden Person (leicht abgeschattet).

Ändere den Feldtyp nach Bedarf.

Da die meisten automatisch erkannten Felder Text-Felder sind, musst du möglicherweise einige Felder in andere Feldtypen ändern.

Platziere alle erforderlichen Felder.

Stelle sicher, dass für jede empfangende Person, die das Dokument signieren muss, mindestens ein Signaturfeld zugewiesen ist.

Wenn es andere Felder gibt, die die Signatur unterstützen oder zusätzliche Informationen erfassen sollen, müssen sie im Formular platziert werden.

So platzierst du ein Feld:

1. Wähle die empfangende Person aus der Dropdown-Liste Empfangende aus. Dies ist die empfangende Person, der alle Felder zugewiesen werden sollen, die du anschließend platzierst.
2. Wähle im linken Bedienfeld das Feld aus.
3. Klicke im Dokument auf die Stelle, an der das Feld platziert werden soll. (Oder ziehe das Feld per Drag-and-Drop.)
4. Passe die Größe und Position des Felds nach Bedarf an.
5. Wiederhole den Vorgang für jede empfangende Partei, bis alle erforderlichen Felder platziert wurden.

Vereinbarung Speichern oder Senden.

• Speichern: Speichert die Vereinbarung im Status „Entwurf“ auf der Seite „Verwalten“ und behält alle Feldkonfigurationen bei.
• Senden: Startet den Signiervorgang, indem eine E-Mail an die erste empfangende Partei (oder alle Empfangenden, wenn ein paralleler Signier-Workflow verwendet wird).