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CC-Benachrichtigungen als Teil des Empfangendenberichts konfigurieren

 

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Überblick

Bei Unternehmenskonten können einzelne Vereinbarungsempfänger*innen so konfiguriert werden, dass sie eine oder mehrere CC-Parteien enthalten, die parallel zum/zur Empfänger*in über die Vereinbarung benachrichtigt werden.

Diese an Empfänger*innen gebundene CC-Kopie kann in folgenden Fällen hilfreich sein:

  • Eine interne Partei muss die Vereinbarung als unbeteiligte Teilnehmende überprüfen.
  • Ein*e Empfänger*in möchte per Assistent benachrichtigt werden, wenn die Vereinbarung seine/ihre Aufmerksamkeit erfordert.
  • Ein bestimmter Schritt im Signiervorgang erfordert eine erhöhte Aufmerksamkeit.
Tipp:

Die CC-Partei muss nicht dieselbe Domain wie der/die Empfänger*in haben, sodass breitere Benachrichtigungen über den Fortschritt der Vereinbarung möglich sind.

Verfügbarkeit:

Die Funktion zum Einfügen von CC-Parteien bei Benachrichtigungen an eine*n Empfänger*in ist nur bei Lizenz-Abonnements für Acrobat Sign Solutions in kommerziellen Umgebungen verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Konfiguration

So überprüfst und bearbeitest du die Funktionssteuerungen:

  1. Melde dich als Admin an und navigiere zu: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > CC-Parteien.
Admin-Menü „Sendeeinstellungen“, in dem die Optionen für „CC-Parteien“ hervorgehoben sind.

Wenn die Funktion aktiviert ist, enthält der Empfänger*innendatensatz (auf der Seite Senden) die Option CC-Parteien im konfigurierbaren Abschnitt Einstellungen für Empfänger*innen des Empfänger*innendatensatzes.

  • Wenn das Feld CC-Parteien nicht konfiguriert ist, wird der Wert Keine angezeigt.
  • Wenn ein E-Mail-Wert als CC-Partei für den/die Empfänger*in hinzugefügt wird, zeigt das System die E-Mail-Adresse der CC-Partei an.
  • Wenn mehrere E-Mail-Werte für den/die Empfänger*in konfiguriert sind, ist der CC-Wert ein numerischer Wert für die Anzahl der konfigurierten CC-Parteien.
Seite „Senden“, auf der der „CC-Parteien“-Wert für eine*n nicht konfigurierte*n Empfänger*in, eine*n Empfänger*in mit einer CC-Partei und eine*n Empfänger*in mit zwei CC-Parteien hervorgehoben ist.

Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, wird im Abschnitt Einstellungen für Empfänger*innen die Option CC-Partei nicht angezeigt.

Hinweis:

Das Hinzufügen von CC-Parteien zu einem Empfänger*innendatensatz ersetzt nicht die Funktion des globalen CC-Felds. Beides kann konfiguriert werden.
Der Unterschied besteht in der Benachrichtigung der CC-Partei.

  • Wenn Nur globale CC-Parteien aktiviert ist, werden CC-Parteien nur bei Abschluss der Vereinbarung benachrichtigt.
  • Die empfänger*innenbezogene CC-Partei wird benachrichtigt, wenn der/die Empfänger*in im Rahmen des Signaturzyklus benachrichtigt wird.
    • Die empfänger*innenbezogene CC-Partei ist nur mit einem einzelnen Empfänger*innendatensatz verknüpft. Wenn eine Person laut ihrer Konfiguration mehrfach mit der Vereinbarung interagiert (durch Verwendung mehrerer Empfänger*innendatensätze), muss jeder Empfänger*innendatensatz für diese Person konfiguriert werden (oder ggf. auch nicht). Acrobat Sign geht nicht davon aus, dass bei der Verwendung derselben E-Mail-Adresse in mehreren Empfänger*innendatensätzen dieselben CC-Benachrichtigungsregeln für alle Datensätze gelten.

Verwendung

Absendende können die CC-Partei als Eigenschaft des Empfänger*innendatensatzes konfigurieren.

Seite „Senden“ mit dem Konfigurations-Bedienfeld für die CC-Partei.

Hinweis:

Wenn von einer CC-Partei erwartet wird, dass sie den Inhalt der Vereinbarung überprüft, muss sie über ein aktives Acrobat Sign-Konto verfügen.

Wenn der Signaturzyklus der Vereinbarung an eine*n neue*n Empfänger*in weiterläuft, werden alle empfänger*innenbezogenen CC-Parteien gleichzeitig mit dem/der Empfänger*in benachrichtigt.

Die CC-Partei erhält eine E-Mail, in der angegeben wird, dass sie als CC-Partei in eine Vereinbarung aufgenommen wurde. Es wird ein Link bereitgestellt, mit dem die CC-Partei die Vereinbarung über ihr Acrobat Sign-Konto aufrufen kann. Der Zugriff für CC-Parteien ist schreibgeschützt. Wenn die CC-Partei kein Acrobat Sign-Konto hat, kann sie die Vereinbarung nicht aufrufen.

Beispielhafte E-Mail an eine CC-Partei mit hervorgehobenen Links zum Aufrufen der Vereinbarung.

Weitere zu berücksichtigende Einstellungen

Ändern/Delegieren des/der Empfänger*innen

Es gibt derzeit keine Methode, um die empfänger*innenbezogene CC-Partei zu ändern, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde. Wenn du den/die Empfänger*in auf der Seite Verwalten änderst oder die Signaturberechtigung über die Aktion des/der Empfänger*in delegierst, kann die empfänger*innenbezogene CC-Partei nicht geändert werden.

Seite „Verwalten“ mit erweiterter Empfangsliste und hervorgehobener CC-Partei.

Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit

Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit (LDV) funktioniert wie erwartet.

LDV zeigt nur Dateien einer Vereinbarung an, die mindestens ein Feld enthalten, mit dem Empfänger*innen interagieren können.

Da die CC-Partei nicht der/die Empfänger*in ist und ihr keine Felder zugewiesen werden können, werden keine Seiten für die CC-Partei angezeigt. Es wird ein Fehler ausgelöst, der diesen Zustand meldet.

LDV-Fehlermeldung: keine sichtbaren Seiten für die CC-Partei.

Eine Ausnahme besteht, wenn durch die LDV-Einstellungen die Option für CC-Parteien im Konto der Sendepartei zum Anzeigen aller Dateien aktiviert wird. Wenn die Sendepartei eine CC-Partei mit einem aktiven Acrobat Sign-Konto hat, kann diese CC-Partei die Vereinbarungsdateien aufrufen.

Audit-Bericht und Aktivitätsprotokoll

Wenn Audit-Berichte gemäß ihrer Konfiguration die Vereinbarungs-E-Mails anzeigen, werden die Anzeigeereignisse für die CC-Partei sowohl im Audit-Bericht als auch im Aktivitätsprotokoll protokolliert, selbst wenn der Zugriff auf die Vereinbarung selbst verweigert wird.

Audit-Bericht und Aktivitätsprotokoll, in denen die Benachrichtigungen für die CC-Partei hervorgehoben sind.

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