Las características del historial y del informe de auditoría de Adobe Acrobat Sign están disponibles para todos los usuarios del sistema. Cada acuerdo asociado a un usuario tiene un historial y un informe de auditoría relacionado.
Información general
Cada acuerdo de Acrobat Sign pasa por una serie de “hitos” de eventos que definen el progreso de la transacción.
Estos objetivos pueden incluir acontecimientos por ejemplo:
- Creación del documento
- Modificaciones a la transacción enviadas
- Correos electrónicos enviados a los destinatarios
- Correo electrónico visto por los destinatarios
- Delegación de la autoridad receptora
- Firmas/aprobaciones aplicadas a los acuerdos
- Estado terminado/rechazado/cancelado
Los objetivos se registran en dos formatos con contenido similar, pero objetivos levemente diversos:
La lista de Actividad es un resumen “de un vistazo” del proceso integral de las transacciones, desde la perspectiva de la aplicación Acrobat Sign.
- La lista de actividad contiene un periodo de información mínimo que muestra solamente el acontecimiento, el usuario/destinatario (identificado por la dirección de correo electrónico) que registró el acontecimiento, y el sello de hora/fecha del acontecimiento (ajustado a la zona horaria de los visualizadores basada en la configuración local del sistema).
- Cada hecho que cambia un documento (es decir, una modificación o una acción por parte del destinatario) contiene un vínculo que muestra el documento inmediatamente después de dicho cambio.
- El alcance de la lista de actividad abarca la transacción entera. Como consecuencia, usted puede ver la información que no se incluye en el informe de auditoría (que se limita más hacia la interacción del documento).
- Cuando la transacción sigue estando “en curso” la parte inferior de la lista actividad muestra una lista de destinatarios anticipados en el flujo de trabajo del acuerdo.
- Retención y acontecimientos eVaulting que ocurren después de que se termine el documento.
- La lista de actividad es un elemento del acuerdo, y es destruida por acciones explícitas que eliminan los acuerdos (por ejemplo: RGPD). Si el acuerdo se elimina de la cuenta de usuario por cualquier razón, el contenido del historial se pierde con esa vista del artículo y no puede ser recuperado.
Los informes de auditoría contienen los mismos objetivos del acuerdo que el panel del historial pero con más información, incluidos:
- Dirección IP del sistema que registra el acontecimiento
- ID de transacción del documento de autoridad en el servidor de Acrobat Sign
Los informes de auditoría están pensados para ser documentos de autoridad que articulan cómo un documento se ha manipulado a partir del momento en que fue creado y hasta que fue completamente resuelto. Pueden guardarse como archivos PDF e imprimirse para procesos internos según sea necesario.
- Una diferencia clave que se debe tener en cuenta es que el informe de auditoría muestra todos los eventos estandarizados en la zona horaria de GMT. Esto reduce la confusión de los auditores que revisan las transacciones de los usuarios en varias zonas horarias.
- La lista Actividad se genera dinámicamente para el visualizador y refleja todos los eventos de la zona horaria del sistema local del visualizador.
- La marca de tiempo del campo de firma visible incrustado en el acuerdo refleja la zona horaria del sistema local del firmante en el momento en que se aplica la firma. El código de zona horaria se proporciona para ofrecer contexto al visualizar el PDF.
- El formato de la marca de tiempo se establece en AAAA-MM-DD.
- Los informes de auditoría se almacenan independientemente de los objetos del acuerdo vistos en la pestaña de gestión de la aplicación web. Eliminar un objeto de la página de gestión no elimina el informe de auditoría.
- Si conoce la identificación de transacción de un acuerdo, podrá acceder al informe de auditoría para esa transacción desde la página web: https://secure.echosign.com/verify (permisos de los ajustes de la seguridad).
El informe de auditoría tiene dos etapas:
- El informe “provisional”: mientras que una transacción está “en curso”, el informe de auditoría se genera desde los acontecimientos registrados en el acuerdo cuando se hace la solicitud. Por definición, este informe es incompleto y está sujeto a cambios cuando el destinatario siguiente asigna un acontecimiento registrado.
Los informes provisionales se marcan claramente en la parte superior del informe para asegurarse que no pueden ser malinterpretados como documentos finales si se guardan/imprimen..
- El informe “final”: una vez que el acuerdo alcanza un estado terminal (firmado, cancelado, rechazado o caducado), se genera y se almacena el informe de auditoría final. No se puede añadir al informe ningún otro acontecimiento que ocurra en relación con la transacción (por ejemplo, retención). Esto crea un informe detallado de los acontecimientos que se realizaron para conseguir el documento firmado y nada más.
Utilización
La lista de Actividad se muestra en la página Administrar haciendo clic en el vínculo Actividad en la parte inferior de las opciones del carril derecho:
Al informe de auditoría se accede a través de la pestaña Administrar
Seleccione el acuerdo y haga clic en Descargar informe de auditoría
Cómo activar o desactivar
El panel de historial y los informes de auditoría se habilitan de forma predeterminada para todos los usuarios y no se pueden inhabilitar.
Opciones de configuración
Los informes de auditoría tienen tres controles de UI que dirigen el acceso al informe y un ajuste de API:
- Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico firmado y archivado.
- Adjuntar el informe de auditoría a documentos descargados de la página Administrar.
- Permitir el acceso al informe de auditoría a través de la página de la verificación de la transacción.
- Adjuntar el informe de auditoría a través de la API cuando se llame al getLatestDocument.
Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico firmado y archivado
El control se encuentra en la página Configuración global (Ajustes del grupo para los ajustes del nivel del grupo).
Esta opción se establece en Todo de forma predeterminada y se puede configurar en el nivel de cuenta o de grupo.
La pregunta que hay que hacer es “¿Quién debería obtener el informe de auditoría con el correo electrónico firmado y archivado?”
Estas son las opciones:
- Nunca: nadie obtiene el informe de auditoría.
- Para el remitente solamente: solo el remitente del acuerdo obtendrá el informe de auditoría adjunto.
- Todo (de forma predeterminada): todos los participantes obtendrán el informe de auditoría.
Cuando está incluido, el informe de auditoría se concatena con el acuerdo en un PDF adjunto.
Adjuntar el informe de auditoría a documentos descargados de la página Administrar
Esta opción está inhabilitada de forma predeterminada y se puede habilitar/inhabilitar en el nivel de la cuenta o de grupo.
El control se encuentra en la página de Configuración global (Ajustes del grupo para los ajustes del nivel del grupo).
Cuando están habilitados, todos los documentos descargados por el usuario desde su página Administrar incluirán el informe de auditoría como parte del PDF del acuerdo.
Permitir el acceso al informe de auditoría a través de la página de la verificación de la transacción
Esta opción está inhabilitada de forma predeterminada y se puede habilitar/inhabilitar en el nivel de la cuenta o de grupo.
El control se encuentra en la página Configuración global (Ajustes del grupo para los ajustes del nivel del grupo).
Cuando está habilitado, cualquiera que tenga el ID de transacción del acuerdo puede acceder al informe de auditoría desde la página del verificador.
Adjuntar el informe de auditoría a través de la API cuando se llame a getLatestDocument
Es posible adjuntar el informe de auditoría automáticamente a cualquier documento recuperado usando la llamada getLatestDocument.
Esta opción es Falsa de forma predeterminada.
El gestor de éxito debe habilitar el ajuste y debe aplicarse a todos los casos de la llamada.
Los documentos que todavía están en proceso obtendrán un informe provisional.
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