Compliance bei Kaufautorisierungen

 Um eine Bestellung aufzugeben, navigieren Sie in der Admin Console zu Konto > Konto.

Erstellen von Kaufautorisierungen

Mit einer Kaufautorisierung kannst du Produkte und Lizenzen mit der Zusage erwerben, diese später zu bezahlen. Nachdem die Kaufautorisierung aufgegeben wurde, werden deine Benutzenden per E-Mail informiert, sobald sie Zugriff auf das erworbene Produkt erhalten.

Kaufautorisierungen für neue Lizenzen und Produkte können an der Admin Console aufgegeben werden. Die Zahlung erfolgt binnen 14 Tagen. Dieser Zeitraum wird als Zeitfenster für Compliance für Kaufautorisierungen bezeichnet.  bezeichnet. Während des Zeitfensters können Sie die Zahlung der neuen Lizenzen und Produkte jederzeit anweisen. Mit Beginn des Zeitfensters werden in der Admin Console Erinnerungsmeldungen angezeigt, die auf ausstehende Zahlungen hinweisen.

„Ein Teil Ihrer Lizenzen wurde nicht bezahlt. Geben Sie bis zum <Enddatum und -uhrzeit des Zeitfensters für Kaufautorisierungen> eine Bestellung bei Ihrem Kundenbetreuer bei <Fachhändler> auf, damit es zu keinen Unterbrechungen beim Zugriff dieser Benutzenden kommt.“

Bestellung für alle unbezahlten Lizenzen

Wenn Sie bei Ihrem Fachhändler eine Bestellung für alle unbezahlten Lizenzen aufgegeben haben, wird in der Admin Console auf den Registerkarten „Übersicht“ und „Produkte“ die folgende Benachrichtigung angezeigt:

„Ihre Bestellung ist eingegangen. Wenn Benutzer auf den Zugriff gewartet haben, ist die Bereitstellung für diese erfolgt.“

Die Zahlen werden entsprechend angepasst.

Wenn Sie keine Begleichung der Kaufautorisierung veranlassen, durchlaufen Sie die folgenden Szenenarien während des Zeitfensters.

Szenario 1: 14 Tage ab der Kaufautorisierung

Unmittelbar nach der Kaufautorisierung wird in der Admin Console auf den Registerkarten Übersicht und Produkte eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt. Diese Benachrichtigung wird bis zu 30 Tage nach der Kaufautorisierung angezeigt oder bis du eine Bestellung aufgibst. Auch wenn Sie einer der noch nicht bezahlten Lizenzen keine Benutzer zuweisen, wird die Benachrichtigung angezeigt.

„Ein Teil Ihrer Lizenzen wurde nicht bezahlt. Geben Sie bis zum <Enddatum und -uhrzeit des Zeitfensters für Kaufautorisierungen> eine Bestellung bei Ihrem Kundenbetreuer bei <Fachhändler> auf, damit es zu keinen Unterbrechungen beim Zugriff dieser Benutzenden kommt.“

Eine Liste der Benutzer, die unbezahlten Lizenzen zugeiwesen sind, erhalten Sie (auch zum Download) unter Müssen bezahlt werden auf der Registerkarte Alle Benutzer.

Sie haben die Wahl zwischen den folgenden Maßnahmen:

• Auftrag für die unbezahlten Lizenzen erteilen
• Zuweisung von Benutzern zu nicht bezahlten Lizenzen aufheben

Szenario 2: Nach Ablauf von 14 Tagen ab der Kaufautorisierung

Wenn du die Zahlung nach 14 Tagen nach der Kaufautorisierung nicht beglichen hast, erhältst du eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Zahlung noch aussteht. In der E-Mail wird auch ausgeführt, dass die Lizenzen entzogen werden können, wenn du nicht in den folgenden 15 Tagen eine Bestellung aufgibst.

Des Weiteren wird in der Admin Console auf den Registerkarten Übersicht und Produkte eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt. Diese Benachrichtigung wird bis zu 30 Tage nach der Kaufautorisierung angezeigt oder bis du eine Bestellung aufgibst. Auch wenn Sie einer der noch nicht bezahlten Lizenzen keine Benutzer zuweisen, wird die Benachrichtigung angezeigt.

„Ein Teil Ihrer Lizenzen wurde nicht bezahlt und die Zahlung ist überfällig. Sie können keine weiteren Lizenzen mehr anfordern. Wenn bis zum <Enddatum und -uhrzeit des Zeitfensters für Kaufaufträge> keine Zahlung eingeht, verlieren derzeitige Benutzer möglicherweise ihren Zugriff. Gib heute noch eine Bestellung bei deinem Kundenbetreuer bei <Fachhändler> auf.“

Wenn die nicht bezahlten Lizenzen zugewiesen werden, können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Auftrag für die unbezahlten Lizenzen erteilen
• Zuweisung von Benutzern zu nicht bezahlten Lizenzen aufheben

Wenn du vor Ablauf des Zeitfensters für Kaufautorisierungen keinen dieser Schritte unternimmst, werden die nicht bezahlten Lizenzen automatisch entzogen.

Die Zuweisung zum Produkt wird für die Benutzer aufgehoben, die dem Produkt zuletzt zugewiesen wurden.

Um die Liste der Benutzer anzuzeigen, deren Zuweisung aufgehoben wird, klicken Sie auf der Registerkarte Alle Benutzer auf Müssen bezahlt werden.

Zuweisung von Benutzern zu Produkten aufheben

Auf der Registerkarte Benutzer für ein Produkt können Sie die Zuweisung von Benutzern zu diesem Produkt aufheben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer und Benutzergruppen aus einem Produkt entfernen.

Wenn Sie die Zuweisung eines Benutzers aufheben, der auf der Liste Müssen bezahlt werden nicht aufgeführt ist, wird für den ersten Benutzer auf dieser Liste eine Lizenz frei. Adobe verschiebt diese Person automatisch von der Liste „Müssen bezahlt werden“ zur frei gewordenen Lizenz. Entsprechend wird verfahren, wenn Sie die Zuweisung weiterer Benutzer zu diesem Produkt aufheben.

Nachdem Sie das Lizenzdefizit ausgeglichen haben, stimmt die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen mit der Anzahl der verfügbaren Lizenzen überein. Der Indikator für eine erforderliche Zahlung wird nicht mehr angezeigt.

Szenario 3: Nach Ablauf von 30 Tagen ab der Kaufautorisierung

Wenn du nicht binnen 30 Tagen nach der Kaufautorisierung eine Bestellung aufgibst, werden die unbezahlten Lizenzen ausgesetzt. Bis du bei deinem Fachhändler eine Bestellung aufgibst, kannst du keine weiteren Kaufautorisierungen veranlassen. Für Ihre Organisation steht die Zahlung bisher aus.

Sie erhalten eine E-Mail, in der aufgeführt ist, wie viele ausstehende Lizenzen ausgesetzt werden. Außerdem erhält der Endbenutzer eine E-Mail mit Informationen zum Entzug der Lizenz.

Des Weiteren wird in der Admin Console auf den Registerkarten „Übersicht“ und „Produkte“ die Benachrichtigung unten angezeigt.

„Ihre Lizenzen sind abgelaufen. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer bei <Fachhändler>, um neue Lizenzen zu erwerben.“

Um die Liste mit Benutzern, die den Produktzugriff verloren haben, anzuzeigen oder herunterzuladen, klicken Sie auf Kein Zugriff auf der Registerkarte Alle Benutzer.

Wenn alle unbezahlten Lizenzen nicht zugewiesen sind, ist die Liste leer, die angezeigt wird, wenn Sie auf Müssen bezahlt werden klicken. Die Benachrichtigung auf den Registerkarten „Übersicht“ und „Produkte“ wird allerdings weiterhin angezeigt.

Zahlung leisten

Damit wieder alle Anforderungen erfüllt sind, weisen Sie die Zahlung für die ausstehenden Lizenzen an. Benutzer, die in der Liste Kein Zugriff aufgeführt waren, erhalten wieder Zugriff, nachdem Sie die Bestellung aufgegeben haben.