Création d’index PDF

Pour accélérer la recherche dans un fichier PDF volumineux, vous pouvez inclure un index des mots du document. La recherche dans cet index est beaucoup plus rapide avec Acrobat que dans le document lui-même. L’index est inclus dans toutes les copies du fichier PDF. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches dans les fichiers PDF contenant des index, comme ils le feraient dans les fichiers PDF sans index incorporé.

Ajout d’un index à un document PDF

Mise à jour ou suppression de l’index dans un document PDF

À propos de la fonction Catalogue (Acrobat Pro)

Vous pouvez définir un groupe spécifique de documents PDF sous forme de catalogue et créer un index unifié pour la série complète de documents. Lorsqu’un utilisateur recherche des informations spécifiques dans les fichiers PDF catalogués, l’index accélère considérablement l’opération.

Lorsque vous diffusez la série de documents sur un CD, vous pouvez ajouter l’index aux fichiers PDF.

Vous pouvez cataloguer des documents écrits en caractères romains, chinois, japonais ou coréens. Les éléments pouvant être catalogués incluent le texte, les commentaires, les signets, les champs de formulaire et les balises d’un document, les métadonnées de document et d’objet, les pièces jointes, les informations sur le document, les signatures numériques, les métadonnées d’image au format XIF et les propriétés personnalisées du document.

Préparation d’un document PDF pour indexation (Acrobat Pro)

Pour indexer les fichiers PDF, commencez par créer un dossier contenant tous les fichiers PDF électroniques (liens, signets, texte indexable, etc.). Pour les documents numérisés, assurez-vous que le texte est indexable. Il est préférable de fractionner les documents volumineux en fichiers plus petits, par chapitres, pour optimiser les performances de recherche. L’ajout d’informations aux propriétés du document améliore également les possibilités de recherche.

Avant d’indexer une série de documents, configurez la structure des documents sur le lecteur de disque ou sur le volume du serveur réseau et vérifiiez les noms de fichiers sur plusieurs plateformes. Les noms de fichier sur plusieurs plateformes peuvent être tronqués, ce qui les rend difficiles à récupérer dans une recherche. Suivez ces instructions pour éviter ce problème :

• Renommez les fichiers, les dossiers et les index conformément à la convention de dénomination de fichiers MS-DOS® (huit caractères ou moins suivis d’une extension de trois caractères) et ce, tout particulièrement si vous projetez de diffuser la série de documents et l’index sur un disque CD-ROM formaté ISO 9660.
  
• Supprimez des noms de fichiers et de dossiers les caractères étendus, tels que les caractères accentués et non anglais. (La police utilisée par la fonction Catalogue ne prend pas en charge les codes de caractères compris entre 133 et 159.)
• Abstenez-vous d’imbriquer trop profondément les dossiers ou d’utiliser des chemins dépassant 256 caractères pour les index qui seront utilisés sous macOS.
• Si vous utilisez macOS avec un serveur de réseau local (LAN) OS/2®, configurez IBM®LAN Server Macintosh (LSM) de manière à appliquer les conventions de dénomination de fichiers MS-DOS® ou indexez uniquement les volumes FAT (File Allocation Table). (Les volumes HPFS [High Performance File System] peuvent contenir des noms de fichiers irrécupérables.)
• Si la structure du document comprend des sous-dossiers à ne pas indexer, vous pouvez exclure ces derniers au cours de l’indexation.

Ajout de métadonnées aux propriétés du document (Acrobat Pro)

Pour faciliter la recherche dans un fichier PDF, vous pouvez insérer des informations sur le fichier dans les propriétés du document (informations appelées métadonnées). (Pour afficher les propriétés du fichier PDF actif, choisissez Fichier > Propriétés, puis cliquez sur l’onglet Description.)

Lorsque vous complétez les propriétés du document, tenez compte des recommandations suivantes d’Adobe :

• Choisissez un titre représentatif. Le nom de fichier du document doit figurer dans la boîte de dialogue des résultats de la recherche.
• Utilisez toujours la même option (champ) pour les informations similaires. Par exemple, ne choisissez pas le champ Sujet afin d’ajouter un terme important pour certains documents et le champ Mots-clés pour d’autres.
• Utilisez systématiquement le même terme pour désigner une information donnée. Par exemple, n’utilisez pas biologie pour certains documents et sciences de la vie pour d’autres.
• Utilisez le champ Auteur pour identifier le groupe responsable du document. Par exemple, l’auteur d’un document relatif au recrutement du personnel pourrait être le service des ressources humaines.
• Si vous identifiez vos documents par des numéros de référence, ajoutez-les dans l’option Mots-clés. Par exemple, l’ajout de doc#=m234 à l’option Mots-clés référence un document spécifique dans une série de plusieurs centaines de documents relatifs à un sujet particulier.
• Pour classer les documents par type, utilisez l’option Sujet ou Mots-clés. Par exemple, indiquez un rapport d’état comme sujet et mensuel ou hebdomadaire comme mot-clé d’un document.
• Si vous connaissez bien le format Adobe PDF, vous pouvez définir des champs de données personnalisés (tels que Type de document, Numéro du document et Identifiant du document) lors de la création de l’index. Cette méthode s’adresse uniquement aux utilisateurs chevronnés et n’est pas traitée dans l’aide complète d’Acrobat.

Création d’un index pour une série de documents (Acrobat Pro)

Lorsque vous constituez un nouvel index, Acrobat crée un fichier doté de l’extension .pdx et un nouveau dossier de support, lequel contient un ou plusieurs fichiers dotés de l’extension .idx. Les fichiers IDX contiennent les entrées d’index. Ces fichiers doivent tous être accessibles pour les utilisateurs souhaitant parcourir l’index.

Voir la section Options d’indexation 

• Exclure les nombres : cochez cette case si vous souhaitez exclure de l’index tous les nombres figurant dans le texte du document. L’exclusion de nombres peut réduire considérablement la taille d’un index, accélérant les recherches.
• Ajouter un identifiant aux fichiers Adobe PDF créés dans Acrobat v1.0 : sélectionnez cette option si votre série de documents inclut des fichiers PDF créés avant Acrobat 2.0, sans ajout automatique d’identifiant. Ces identifiants sont nécessaires lorsque les noms de fichiers macOS longs sont raccourcis lors de leur conversion en noms de fichiers MS-DOS®. Les versions 2.0 et ultérieures d’Acrobat ajoutent automatiquement des identifiants.
• Ne pas signaler les documents modifiés lors des recherches : si cette option n’est pas sélectionnée, un message s’affiche lorsque vous effectuez une recherche dans des documents modifiés depuis la dernière création d’index.
• Propriétés personnalisées : utilisez cette option pour inclure les propriétés de document personnalisées dans l’index. Seules les propriétés de document personnalisées qui se trouvent déjà dans les documents PDF inclus dans l’index sont indexées. Indiquez la propriété, sélectionnez un élément dans le menu Type, puis cliquez sur Ajouter. Ces propriétés s’affichent comme option de recherche dans les menus déroulants de critères supplémentaires de la fenêtre Recherche avancée lorsque vous effectuez une recherche dans l’index résultant. Si, par exemple, vous saisissez la propriété personnalisée Nom du document et choisissez la propriété Chaîne dans le menu Type, un utilisateur parcourant l’index peut ensuite effectuer la recherche dans la propriété personnalisée en sélectionnant Nom du document dans le menu Critères supplémentaires.

• Champs XMP : utilisez cette option pour inclure des champs XMP personnalisés. Les champs XMP personnalisés sont indexés et s’affichent dans les menus de critères supplémentaires. Ils font partie des éléments dans lesquels la recherche s’effectue.
• Mots exclus : permet d’exclure des mots spécifiques (500 au maximum) des résultats de la recherche dans l’index. Saisissez le mot, cliquez sur Ajouter et recommencez l’étape le cas échéant. L’exclusion de mots de l’index permet de réduire la taille de l’index, de l’ordre de 10 à 15 %. Les mots exclus de l’indexation ne doivent pas dépasser 128 caractères et respectent la casse.
• Balises structurelles : cette option permet de rendre disponibles pour la recherche des nœuds de balises élément contenus dans des documents dotés d’une structure logique balisée.

Fichiers Lisezmoi de Catalog (Acrobat Pro)

Il est souvent judicieux de créer un fichier Lisezmoi distinct que vous incluez dans le dossier avec l’index. Ce fichier peut fournir aux lecteurs des détails sur votre index, par exemple :

• Type de documents indexés

• Options de recherche prises en charge

• Personne à contacter ou un numéro de téléphone à appeler en cas de questions

• Liste des nombres ou termes exclus de l’indexation

• Liste des dossiers contenant les documents inclus dans un index de réseau local ou la liste des documents inclus dans un index pour disque. Vous pouvez également inclure une brève description du contenu de chaque dossier ou document.

• Liste des valeurs associées à chaque document si vous attribuez des valeurs de champs dans les informations sur le document.

  Si un catalogue contient un nombre particulièrement important de documents, envisagez d’inclure un tableau indiquant les valeurs attribuées à chaque document. Ce tableau peut faire partie de votre fichier Lisezmoi ou faire l’objet d’un document distinct. Lors de la mise en place de l’index, consultez ce tableau afin de conserver une certaine cohérence entre les documents.

Vérification d’un index  (Acrobat Pro)

Vous pouvez mettre à jour, reconstituer ou vider un index existant.

Préférences de Catalog (Acrobat Pro)

Vous pouvez configurer les préférences d’indexation s’appliquant de manière globale à tous vos futurs index. Vous avez la possibilité d’annuler ces préférences pour un index particulier en sélectionnant d’autres options lors de la constitution de l’index.

Dans la boîte de dialogue Préférences, sous Catégories, sélectionnez Catalogue. La plupart des options sont identiques à celles décrites dans la procédure de constitution d’index.

Mises à jour d’index planifiées  (Acrobat Pro)

Pour automatiser la construction, la reconstitution, la mise à jour et la purge d’un index, vous pouvez utiliser la fonction Catalogue avec un fichier PDX de lot Catalog (.Bpdx). Ce fichier contient une liste de chemins d’accès et d’indicateurs de fichiers d’index de catalogue. Vous pouvez planifier le moment et la fréquence d’exécution automatique de ces tâches à l’aide d’une application de planification telle que le planificateur Windows®. Pour ce faire, il vous suffit d’afficher le fichier BPDX dans Acrobat. Acrobat recrée alors l’index en fonction des indicateurs qu’il contient.

Pour utiliser des fichiers BPDX, accédez à Préférences > Catalogue, puis cochez la case pour Autoriser l’exécution de fichiers de lot de catalogue (. bpdx) pour une nouvelle exécution.

Déplacement de séries de documents et des index associés (Acrobat Pro)

Vous pouvez ouvrir et tester une série de documents indexés sur un lecteur de disque local, puis la placer sur un serveur réseau ou sur un disque. Une définition d’index contient des chemins relatifs entre le fichier de définition de l’index (PDX) et les dossiers contenant les documents indexés. Si ces chemins relatifs restent inchangés, il est inutile de reconstituer l’index après le déplacement de la série de documents indexée. Si le fichier PDX et les dossiers contenant les documents indexés se trouvent dans le même dossier, il vous suffit de déplacer le dossier pour conserver le même chemin relatif.

Si le chemin d’accès relatif change, vous devez créer un index après avoir déplacé la série de documents indexés. Vous pouvez toutefois continuer à utiliser le fichier PDX d’origine. Pour cela, vous devez d’abord déplacer les documents indexés, puis copier le fichier PDX dans le dossier dans lequel vous voulez créer l’index. Le cas échéant, modifiez les listes de répertoires et de sous-répertoires dans les zones Dossiers à inclure et Dossiers à exclure.

Si l’index ne se trouve pas sur le même lecteur ou sur le même volume de serveur que n’importe lequel des documents de la série à laquelle il est associé, vous romprez l’index en déplaçant les documents ou l’index. Si vous projetez de déplacer une série de documents vers un autre lecteur du serveur ou sur un CD-ROM, créez et constituez l’index à l’emplacement où se trouvent les documents.