Dokumentvorlagen erstellen und verwalten

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Vorlagenbibliotheken ermöglichen Benutzern, wiederverwendbare, interaktive Dokumente zu erstellen. Bei diesen Dokumenten kann es sich um einfache Formen wie ein einzelnes Signaturfeld (z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung) oder um hoch komplexe Formulare handeln (z. B. Steuer-/Onboarding-Dokumente).

Überall dort, wo Sie dieselbe Datei zur Festlegung einer Vereinbarung verwenden, können Sie eine Vorlage erstellen, welche die Bereitstellung des Dokuments an den Unterzeichner beschleunigt, die Konsistenz in der endgültigen signierten Vereinbarung gewährleistet und auf passive Weise sicherstellt, dass Ihr Team immer mit der aktuellen Version des Dokuments arbeitet.

Vorlagen können auf zwei Arten definiert werden: Formularfeld-Ebenen und Dokumente.

Formularfeld-Ebenen sind nur die Felder, die auf die hochgeladene Datei angewendet werden. Die ideale Wahl für Unternehmen, die Vereinbarungen mit benutzerdefiniertem Inhalt, aber standardisiertem Format, dynamisch erstellen. Laden Sie die Datei einfach hoch und wenden Sie die Feldebene an, um alle Felder mit ein paar Mausklicks zu platzieren.
Dokumente beinhalten die Stammdatendatei zusätzlich zu den Feldern. Dokumente mit Standardformulierungen, in denen keine dynamischen Inhalte vorkommen, sind hierfür am besten geeignet, z. B. Steuerformulare, Bewerbungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.

Hinweis:

Der Benutzer, der die Vorlage erstellt, ist der Eigentümer des Objekts.

Nur der Eigentümer kann die Vorlage bearbeiten oder die Berechtigungsebene anpassen, es sei denn, die Vorlage wird für seine Gruppe oder Organisation freigegeben.

Wenn die Vorlage für die Organisation freigegeben wurde, haben Administratoren auf Kontoebene die Berechtigung, die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs zu bearbeiten.
Wenn die Vorlage für die Gruppe freigegeben ist, haben die Administratoren dieser Gruppe die Berechtigung, die Vorlage im Abschnitt Freigegebene Bibliotheken ihres Administratormenüs zu bearbeiten.
- Administratoren auf Kontoebene haben ebenfalls Zugriff auf alle Dokumente, die für Gruppen freigegeben sind

Die Eigentümerschaft einer Vorlage kann nicht an einen anderen Benutzer übertragen werden.

In diesem Artikel wird Folgendes beschrieben:

Erstellen einer Vorlage in der Adobe Acrobat Sign-Anwendung
Umbenennen einer Bibliotheksvorlage auf der Seite „Verwalten“
Bearbeiten des Vorlagentyps
Ändern der Zugriffsberechtigungen für die Vorlage
Bearbeiten von Vorlagen durch Administratoren, die über eine Gruppe oder ihr Konto eine Freigabe dafür haben

Bibliotheksvorlage erstellen

Um eine Bibliotheksvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Start und wählen Sie dann Wiederverwendbare Vorlage erstellen aus.
Die Konfigurationsseite Bibliotheksvorlage erstellen wird geladen.

Geben Sie den Namen der Vorlage in das Feld Vorlagenname ein.

Wenn Sie nicht explizit einen Namen für die Vorlage eingeben, erhält das Feld den Namen des ersten zugefügten Dokuments.
Verschieben Sie Ihre Dateien per Drag & Drop in den Bereich Dateien oder klicken Sie auf den Link Dateien hinzufügen in der oberen rechten Ecke des Felds Dateien, um Ihr System zu durchsuchen.

Auf Wunsch können mehrere Dateien beigefügt werden, um eine größere Vorlage zu erstellen.
Konfigurieren Sie den Vorlagentyp:
- Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
- Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
- Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.
Hinweis:

Sie können den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem Sie die Vorlageneigenschaften bearbeiten.
Konfigurieren Sie Wer kann diese Vorlage verwenden?

Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:
- Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar..
- Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage..
  
  Durch Verschieben des Benutzers, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe wird die Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht aufgehoben.
  
  Administratoren auf Kontoebene und Gruppenebene aus der Gruppe des Benutzers können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
  
  Für Konten, bei denen die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, wird ein Dropdown-Feld zur Auswahl der Gruppe angezeigt, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
- Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
  
  Ein Administrator auf Kontoebene kann die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten
Hinweis:

Der Eigentümer einer Vorlage kann die Vorlage immer löschen.

Nur der Eigentümer der Vorlage und Gruppen-/Kontoadministratoren können Vorlagen bearbeiten.

Andere Benutzer können die Vorlage bearbeiten, nachdem sie auf einen Vertrag angewendet wurde, indem sie während des Sendevorgangs Vorschau und Signatur hinzufügen wählen. Damit werden die Eigenschaften der Vorschau für den jeweiligen Vertrag geändert, die ursprüngliche Vorlage jedoch nicht.
Klicken Sie auf Vorschau und Signatur hinzufügen, um die Vorlage in die Authoring-Umgebung zu senden.
Die Drag-&-Drop-Entwicklungsumgebung wird geöffnet. Ziehen Sie Felder aus der rechten Navigationsleiste an die gewünschten Stellen im Dokument.

Hinweis:

Die platzierten Felder werden standardmäßig dem ersten Empfänger zugewiesen. Sie können ändern, wem die platzierten Felder zugewiesen werden, indem Sie die Dropdown-Liste Empfänger aufrufen und den ausgewählten Empfänger ändern.
Klicken Sie, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben, auf Speichern.

Namen einer Bibliotheksvorlage ändern

Sie können den Namen einer Vorlage einfach in nur wenigen Schritten ändern. Benennen Sie alte Vorlagen um, um mit Revisionen Schritt zu halten, oder kennzeichnen Sie veraltete Vorlagen, die Sie beibehalten möchten.

Navigieren Sie zu Ihrer Vorlage, indem Sie die Registerkarte Verwalten auswählen.
Wählen Sie in der linken Leiste den Filter Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie auswählen möchten, und klicken Sie dann in der rechten Leiste auf den Link Vorlage bearbeiten, um die Vorlage in der Authoring-Umgebung mit Drag & Drop zu öffnen.
Erweitern Sie den Abschnitt Eigenschaften der Vorlage:
- Klicken Sie auf das Feld Vorlagenname.
- Geben Sie den gewünschten Namen ein.
Klicken Sie auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.

Typ einer Bibliotheksvorlage ändern

Der Vorlagentyp legt fest, ob Ihre Vorlage das Stammdatendokument beinhaltet oder nur aus Feldern besteht.

Navigieren Sie zu Ihrer Vorlage, indem Sie die Registerkarte Verwalten auswählen.
Wählen Sie in der linken Leiste den Filter Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie auswählen möchten, und klicken Sie dann in der rechten Leiste auf den Link Vorlage bearbeiten, um die Vorlage in der Authoring-Umgebung mit Drag & Drop zu öffnen.
Erweitern Sie den Abschnitt Eigenschaften der Vorlage:

Im Abschnitt Vorlagentyp können Sie den Typ der Vorlage definieren:
- Wiederverwendbare Formularfeld-Ebene: enthält nur die Felder (als Ebene), die auf ein hochgeladenes Dokument angewendet werden können.
- Wiederverwendbares Dokument: enthält ein Dokument jeglicher Art, auf das die Feldebene angewendet wurde.
  
  Es ist auch möglich, keine Felder zu platzieren..
Klicken Sie auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.

Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage ändern

Die Berechtigungsebene der Vorlage legt fest, welche anderen Benutzer in Ihrem Konto auf diese Vorlage zugreifen und sie verwenden können.

Navigieren Sie zu Ihrer Vorlage, indem Sie die Registerkarte Verwalten auswählen..
Wählen Sie in der linken Leiste den Filter Vorlagen aus.
Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie auswählen möchten, und klicken Sie dann in der rechten Leiste auf den Link Vorlage bearbeiten, um die Vorlage in der Authoring-Umgebung mit Drag & Drop zu öffnen.
Konfigurieren Sie Wer kann diese Vorlage verwenden?

Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:
- Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar..
- Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage..
  
  Durch Verschieben des Benutzers, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe, wird die Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht aufgehoben.
  
  Administratoren auf Kontoebene und Gruppenebene aus der Gruppe des Benutzers können die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten.
  
  Wenn Sie die Gruppenbeziehung der Vorlage ändern, kann von der vorherigen Gruppe nicht mehr auf die Vorlage zugegriffen werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf Vereinbarungen, die bereits mit der Vorlage gesendet wurden.
- Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.
  
  Ein Administrator auf Kontoebene kann die Vorlage im Menü Freigegebene Bibliotheken bearbeiten
Klicken Sie auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist.

Speichern Sie Ihre Vorlage regelmäßig, vor allem, wenn sie viele Felder enthält! Durch Speichern kehren Sie zwar wieder zur Verwaltungsseite zurück, aber das ist immer noch besser, als die Arbeit zu verlieren!
Geben Sie Ihren Dokumentfeldern aussagekräftige Namen. Sie sparen sich dadurch auf weite Sicht viel Mühe. Falls Sie beabsichtigen, die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten zu exportieren, können Sie diese Informationen durch geeignete Feldnamen gut strukturieren und später wieder leichter identifizieren.

Admin-Berechtigung zum Bearbeiten von Vorlagen der freigegebenen Bibliothek

Administratoren haben die Berechtigung, alle Bibliotheksvorlagen zu bearbeiten, die (über Vorlagenberechtigungen) für ihre jeweilige Gruppe oder ihr Konto freigegeben wurden.

Dies gilt nur für Bibliotheksvorlagen. Nicht für Webformulare.
Dies gilt nur für Bibliotheksvorlagen, die über Vorlagenberechtigungen freigegeben werden.
- Die Benutzerkontofreigabe (einschließlich erweiterter Freigabe) befüllt diese Liste nicht.
Administratoren auf Gruppenebene können alle Bibliotheksvorlagen bearbeiten, die von Mitgliedern ihrer Gruppe für ihre Gruppe freigegeben wurden.
Administratoren auf Kontoebene können alle Bibliotheksvorlagen bearbeiten, die für ihre Gruppe oder Organisation freigegeben wurden.
- Administratoren auf Kontoebene werden die freigegebenen Vorlagen aus allen Gruppen angezeigt.

Ein Administrator kann auf die Liste der freigegebenen Bibliotheken zuzugreifen, indem er zu Konto > Freigegebene Bibliotheken navigiert

Navigieren Sie zum Menüelement „Freigegebene Bibliotheken“

Der Seiteninhalt umfasst:

Name der Vorlage – Der formale Name der Bibliotheksvorlage, wie auf der Verwaltungsseite aufgeführt.
Typ – Typ der Vorlage. Entweder Bibliotheksdokument, Formularfeldebenenvorlage oder Dokument- und Formularfeldvorlage.
Eigentümer – Der Benutzer, der die Vorlage ursprünglich erstellt hat. Der formale Name und die E-Mail-Adresse des Benutzers werden angegeben.
Freigegeben für – Dies entspricht den Berechtigungseinstellungen der Vorlage. Der Wert ist entweder das Konto oder die Gruppe (mit angehängtem Gruppennamen).
Zuletzt geändert – Das Datum, an dem die Vorlage zuletzt im System gespeichert wurde.

So bearbeiten Sie eine Vorlage:

Doppelklicken Sie auf die Vorlage.
- Oder klicken Sie einmal darauf und wählen Sie die Aktion Bearbeiten aus.

Die Formularerstellungsumgebung von Adobe Acrobat Sign wird geöffnet, in der Sie die Eigenschaften, den Typ, den Namen und die Feldplatzierung/Feldzuweisungen der Vorlage bearbeiten können.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Vorsicht:

Administratoren haben die Berechtigung, die Vorlagenberechtigungen zu ändern.

Das Ändern der Vorlagenberechtigungen erlaubt, die Vorlage aus der Liste der freigegebenen Bibliotheken zu entfernen, sodass sie aus dem Berechtigungsbereich des Administrators entfernt wird.

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