Empfängergruppen
Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen.
Das obige Beispielbild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:
- Die Person aus Schritt 1 (MaxMustermann) ist ein Unterzeichner. Dieser wird unmittelbar nach Senden des Vertrags darüber benachrichtigt, dass seine Signatur erforderlich ist. Nach der Signatur durch MaxMustermann wird Schritt 2 des Vertrags eingeleitet.
- Schritt 2 betrifft eine aus Genehmigern bestehende Empfängergruppe mit der Bezeichnung „Personalabteilung“. Die Gruppe umfasst vier Personen mit jeweils unterschiedlichen Überprüfungsprozessen (nur als Beispiel). Sobald einer der identifizierten Empfänger seine Genehmigung erteilt hat, wechselt der Vertrag in den dritten Schritt.
- Schritt 3 bezieht sich auf einen einzelnen Unterzeichner. Nach dieser letzten Signatur ist der Vertrag vollständig verarbeitet; alle Beteiligten werden benachrichtigt und erhalten eine Kopie des Vertrags im PDF-Format.
Um eine Empfängergruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts im Empfängerfeld auf den Link „Empfängergruppe hinzufügen“. So erstellen Sie den Container, in dem Sie darauf den Gruppennamen und die möglichen Empfänger eingeben müssen.
Alle Mitglieder der Empfängergruppe erhalten eine abschließende Kopie des signierten Vertrags im PDF-Format – selbst wenn sie nicht direkt beteiligt waren.
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