Adobe Sign für Salesforce: Gruppenzuordnungen verwalten

Gruppenzuordnungen verwalten

Adobe Sign für Salesforce bietet die Möglichkeit, Benutzer in bestimmten Salesforce-Profilen mit Adobe Sign-Gruppen zu synchronisieren. Gruppen werden oft von Unternehmen verwendet, um Benutzer im Adobe Sign-Konto in verschiedene Bereiche aufzuteilen (z. B. Vertrieb US, Vertrieb EU, Vertrieb AP usw.). Mithilfe der verschiedenen Gruppen können Sie unterschiedliche Einstellungen in Adobe Sign erstellen oder separate Berichte für die Gruppen generieren. Wenn Sie nicht über mehrere Gruppen verfügen, gehören alle Benutzer der Standardgruppe an.

In Salesforce können Sie über die Seite „Gruppenzuordnungen“ Zuordnungen zwischen Salesforce-Profilen und Gruppen einrichten. Sie können auch direkt in Salesforce neue Gruppen erstellen.

Benutzer zwischen Adobe Sign-Gruppen verschieben

Sie können einer Adobe Sign-Gruppe mehrere Salesforce-Profile zuweisen. So richten Sie Gruppenzuordnungen ein und verschieben Benutzer in die entsprechenden Gruppen:

1. Erstellen Sie mindestens eine Zuordnung zwischen Salesforce-Profil und einer Adobe Sign-Gruppe.
2. Aktivieren Sie die Option Synchronisieren Auswahl für jede Zuordnungszeile, die Sie synchronisieren möchten.

    3. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuordnungen zu speichern. Klicken Sie alternativ auf Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

    4. Um Benutzer in die gewünschten Gruppen zu verschieben, klicken Sie auf Benutzer synchronisieren.

        Vor Bestätigung der Synchronisierung wird Ihnen eine Vorschau der Benutzer angezeigt, die verschoben werden sollen.

    5. Nach der Synchronisierung wird eine Bestätigung einschließlich der erfolgreich verschobenen Benutzer angezeigt.

Benutzer bei Salesforce-Profiländerungen automatisch synchronisieren

Mit einer optionalen Einstellung können Sie festlegen, dass Benutzer automatisch synchronisiert werden, wenn sich ihr Salesforce-Profil zu einem anderen Profil ändert. So werden Benutzer automatisch verschoben, wenn sich ihr Profil ändert: z. B. vom Marketing- zum Vertriebsprofil. Durch die Synchronisierung werden Benutzer basierend auf den Zuordnungen auf der Seite „Gruppenzuordnungen“ in die richtige Adobe Sign-Gruppe verschoben.

1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
   
2. Klicken Sie bei Adobe Sign-Einstellungen auf Verwalten.
3. Klicken Sie oben auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen auf die Schaltfläche Bearbeiten.
4. Aktivieren Sie die Option Gruppenzuordn. autom. synchronisieren und klicken Sie auf Speichern.

Benutzer manuell synchronisieren

Wenn Sie die Option Gruppenzuordn. autom. synchronisieren nicht aktiviert haben und die Gruppe eines Benutzers manuell über den Benutzerdatensatz synchronisieren möchten, können Sie einen Link zum Benutzerseitenlayout hinzufügen, über den Sie die Synchronisierung manuell erzwingen können. So wird der entsprechende Benutzer basierend auf den Zuordnungen, die auf der Seite „Gruppenzuordnungen“ gespeichert und ausgewählt wurden, in die richtige Adobe Sign-Gruppe verschoben.

So fügen Sie diesen Synchronisierungslink im Benutzerseitenlayout hinzu:

1. Navigiere zu Setup > Platform Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager

2. Klicke auf den User Link aus der Liste der Objekte auf der linken Seite des Fensters

3. Wähle User Page Layouts aus der Liste in der linken Leiste aus

4. Klicke auf den User Layout Link unter Page Layout Name

5. Ziehe bei hervorgehobenen benutzerdefinierten Links das Sync Document Cloud User Objekt vom oberen Bereich der Seite in den Bereich benutzerspezifische Links der Seite.

6. Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern.