Een bibliotheeksjabloon is een herbruikbare sjabloon die velden bevat. Deze sjablonen worden opgeslagen als formulierveldsjabloon of als bibliotheekdocument. De maker van de bibliotheeksjabloon kan het machtigingsniveau instellen om te bepalen wie toegang heeft tot deze sjablonen en wie deze sjablonen kan verzenden.
Een transactie starten vanuit de sjabloon op de pagina Beheren
U kunt een transactie starten met een sjabloon vanaf het tabblad Beheren door de sjabloon te selecteren en te klikken op de koppeling Sjabloon gebruiken in de opties van het rechterdeelvenster.
Voor gebruikers met toegang tot sjablonen in meerdere groepen:
- Bij sjablonen die tot slechts één groep zijn beperkt, wordt de pagina Verzenden geladen met de sjabloon als bijlage en de groep voorgeselecteerd en vergrendeld.
- Bij sjablonen die beschikbaar zijn voor het hele account wordt de pagina Verzenden geladen met de belaagde sjabloon en het geopende formulier Verzenden zodat de gebruiker dit kan configureren.
Een sjabloon bijsluiten via de startpagina
De startpagina bevat de optie Starten vanuit de bibliotheek.
Als u op deze knop klikt wordt een bestandskiezer geopend waarmee de gebruiker een sjabloon of een workflow kan selecteren om het verzendproces te starten.
Het tabblad Recent toont de 20 meest recent gebruikte sjablonen, met de meest recente bovenaan.
Nadat de gebruiker de sjabloon (of workflow) heeft geselecteerd en op Start klikt, gaat hij automatisch door naar de pagina Verzenden. De sjabloon is dan al gekoppeld.
Accounts met Gebruikers in meerdere groepen (UMG) ingeschakeld zien mappen voor elke groep waar ze lid van zijn, met de bijbehorende sjablonen erin. Sjablonen op accountniveau worden opgeslagen in hun eigen map onderaan de lijst.
- Als u een sjabloon uit de groepsmappen selecteert, wordt de pagina Verzenden geladen met de sjabloon als bijlage. De groepsselectie wordt vergrendeld met de juiste groep geselecteerd.
- Als u een sjabloon op accountniveau selecteert, wordt de pagina Verzenden geladen met het sjabloon als bijlage. De groepsselectie kan naar behoefte door de gebruiker worden geconfigureerd.
Een sjabloon bijsluiten tijdens het proces Verzenden
Als u zich in een account bevindt waarvoor de optie voor gebruikers in meerdere groepen (UMG) is ingeschakeld, selecteert u de groep van waaruit u de overeenkomst wilt verzenden voordat u de overeenkomst configureert.
- Als u de waarde Groep instelt, worden de groepsgerelateerde eigenschappen en sjablonen geladen waaruit u kunt kiezen.
- Wanneer u de groep wijzigt, zult u merken dat de pagina vernieuwd wordt. Alle ingevoerde inhoud wordt bij deze vernieuwing gewist.
Als u de vervolgkeuzelijst Versturen van bovenaan de pagina niet ziet, is uw account niet geactiveerd voor UMG.
De sjablonen die voor de gebruiker beschikbaar zijn, zijn beperkt tot:
- Sjablonen die de gebruiker zelf heeft gemaakt
- Sjablonen beschikbaar voor het hele account
- Sjablonen met betrekking tot de groep waaruit de afzender verzendt
Om een bibliotheeksjabloon te gebruiken, klikt u op de koppeling Bestanden toevoegen en vervolgens op de optie Sjablonen in het linkerdeelvenster.
Er wordt een lijst van de beschikbare sjablonen gepresenteerd.
Selecteer een of meer sjablonen en klik op Bijsluiten.
Formulierveldsjablonen
- Klik op het tabblad Verzenden, voeg het e-mailadres van uw ontvangers toe, geef de transactie een naam, voeg een bericht toe en upload de documenten die u wilt verzenden of voeg deze bestanden toe als bijlage.
- Selecteer het vak Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen.
- Klik op de blauwe knop Volgende.
Het bewerkingsscherm voor slepen en neerzetten wordt geopend, zodat u verschillende velden in het document kunt plaatsen. U kunt ook een formulierveldsjabloon toepassen die u eerder hebt opgeslagen.
Als u een formulierveldsjabloon wilt gebruiken, klikt u op het pictogram Veld en Pagina linksboven in het scherm.
Kies de formulierveldsjabloon die u wilt toepassen en vanaf welke pagina de sjabloon moet worden toegepast.
Wanneer u klaar bent met het aanpassen of plaatsen van de velden in het document, klikt u op de blauwe knop Verzenden rechtsonder in het scherm om het document, inclusief de geplaatste velden, te verzenden.
Als u wilt kunt u meerdere formulierveldsjablonen toepassen op één document. Herhaal eenvoudigweg de stappen voor het toepassen van een formulierveldsjabloon voor elke sjabloon die u wilt gebruiken, en alle velden worden weergegeven in het document.
Opmerking: wees voorzichtig dat velden elkaar niet overlappen wanneer u meerdere formulierveldsjablonen toepast.
