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Registro de actividad de acuerdo e informe de auditoría

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Última actualización el 6 ago. 2024

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Guía de inicio rápido para usuarios
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Preguntas frecuentes

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Información general sobre Admin Console
Administración de usuarios
1. Agregación de usuarios
2. Crear usuarios centrados en funciones
  1. Cuentas técnicas - basadas en API
  2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
5. Editar los miembros del grupo de un usuario
6. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
7. Promover un usuario a una función de administrador
8. Tipos de identidad de usuario y SSO
9. Cambiar identidad de usuario
10. Autenticar usuarios con MS Azure
11. Autenticar usuarios con la federación de Google
12. Perfiles de productos
13. Experiencia de inicio de sesión
Configuración de cuenta/grupo
1. Descripción general de configuración
2. Configuración global
  1. Nivel de cuenta e ID
  2. Nueva experiencia de destinatario
  3. Flujos de trabajo de firma automática
  4. Enviar en bloque
  5. Formulario web
  6. Flujos de trabajo de envío personalizado
  7. Flujos de trabajo de Power Automate
  8. Documentos de la biblioteca
  9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
  10. Visibilidad limitada de los documentos
  11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
  12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
  13. Incluir una imagen en el correo electrónico
  14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
  15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
  16. Combinar varios documentos en uno solo
  17. Descargar documentos individuales
  18. Carga de un documento firmado
  19. Delegación para usuarios de mi cuenta
  20. Permitir delegar a destinatarios externos
  21. Autoridad para firmar
  22. Autoridad para enviar
  23. Potestad para añadir sellos electrónicos
  24. Establecer la zona horaria predeterminada
  25. Establecer un formato de fecha predeterminado
  26. Usuarios en varios grupos (UMG)
    1. Actualizar para usar UMG
  27. Permisos de administrador de grupos
  28. Reemplazar destinatario
  29. Informe de auditoría
    1. Información general
    2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
    3. Incluir recordatorios
    4. Incluir eventos de vista
    5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
  30. Mensajería en el producto y guías
  31. PDF accesibles
  32. Nueva experiencia de creación
  33. Cliente sanitario
3. Configuración de cuenta
  1. Añadir logotipo
  2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa
  3. Agregar el nombre de empresa
  4. Redirección de URL posterior al acuerdo
4. Preferencias de firma
  1. Firmas con el formato correcto
  2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
  3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
  4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
  5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
  6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
  7. Rechazo de la firma
  8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
  9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
  10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
  11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
  12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
  13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
  14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
5. Firmas digitales
  1. Información general
  2. Descargar y firmar con Acrobat
  3. Firmar con firmas en la nube
  4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
  5. Proveedores de firma en la nube restringidos
6. Sellos electrónicos
7. Identidad digital
  1. Puerta de enlace de identidad digital
  2. Política de comprobación de identidad
8. Configuración de informes
  1. Nueva experiencia de informes
  2. Configuración de informes clásica
9. Configuración de seguridad
  1. Configuración de inicio de sesión único
  2. Configuración de recordar usuario
  3. Política de contraseña para inicio de sesión
  4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
  5. Duración de la sesión web
  6. Tipo de encriptación del PDF
  7. API
  8. Acceso a la información de usuarios y grupos
  9. Rangos de IP permitidos
  10. Uso compartido de cuenta
  11. Permisos de cuenta compartida
  12. Controles de uso compartido de acuerdos
  13. Verificación de la identidad del firmante
  14. Contraseña de firma de acuerdo
  15. Seguridad de la contraseña del documento
  16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
  17. Autenticación telefónica
  18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
  19. Permitir la extracción de página
  20. Expiración del vínculo a documentos
  21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
  22. Marca de hora
10. Configuración de envío
  1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
  2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
  3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
  4. Funciones de destinatarios permitidos
  5. Permitir testigos electrónicos
  6. Grupos de destinatarios
  7. Campos obligatorios
  8. Adjuntar documentos
  9. Integración de campos
  10. Modificar acuerdos
  11. Nombre del acuerdo
  12. Idiomas
  13. Mensajes privados
  14. Tipos de firma permitidos
  15. Recordatorios
  16. Protección con contraseña de documentos firmados
  17. Enviar notificación de acuerdo a través de
  18. Opciones de identificación del firmante
    1. Información general
    2. Contraseña de firma
    3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
    4. Autenticación de Acrobat Sign
    5. Autenticación telefónica
    6. Firma digital basada en la nube
    7. Autenticación basada en conocimientos
    8. ID gubernamental
    9. Informes de identidad del firmante
  19. Protección de contenidos
  20. Habilitar transacciones de Notarize
  21. Caducidad del documento
  22. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
  23. Orden de las firmas
  24. Liquid Mode
  25. Controles de flujo de trabajo personalizado
  26. Opciones de carga para la página de firma electrónica
  27. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
11. Plantillas de mensajes
12. Configuración biofarmacéutica
  1. Información general
  2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
  3. Motivos de firma
13. Integración del flujo de trabajo
14. Configuración de notarización
15. Integración de pagos
16. Mensajería de los firmantes
17. Configuración de SAML
  1. Configuración de SAML
  2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
  3. Instalar Okta
  4. Instalar OneLogin
  5. Instalar federación de identidades de Oracle
18. Gobernanza de datos
19. Configuración de marca de tiempo
20. Archivo externo
21. Idiomas de la cuenta
22. Configuración de correo electrónico
  1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
  2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
  3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
  4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
  5. Habilitar notificaciones sin enlaces
  6. Personalice plantillas de correo electrónico
23. Migración de echosign.com a adobesign.com
24. Configuración de las opciones para los destinatarios
Orientación para los requisitos reglamentarios
1. Accesibilidad
2. HIPAA
3. RGPD
4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
5. Clientes del sector sanitario
6. Compatibilidad con IVES
7. Acuerdos de "protección"
8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
Descargar acuerdos en bloque
Reivindicar un dominio
Vínculos de notificación de abuso

Enviar, firmar y administrar acuerdos

Opciones de destinatario
1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
2. Opciones de la página de firma electrónica
Enviar acuerdos
Creación de campos en documentos
1. Entorno de creación en la aplicación
2. Creación de formularios y etiquetas de texto
3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
  1. Creación de AcroForm
  2. Crear documentos PDF accesibles
4. Campos
5. Preguntas frecuentes sobre creación
Firmar acuerdos
Gestionar acuerdos
Informe de auditoría
Exportaciones de creación de informes y datos
1. Información general
2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
3. Gráficos de informes
4. Exportaciones de datos
5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
6. Duplicar un informe/exportación
7. Programar un informe/exportación
8. Eliminar un informe/exportación
9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

Formularios web
Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca)
Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
Flujos de trabajo de Power Automate
1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
2. Habilitar la integración de Power Automate
3. Acciones en contexto de la página Administrar
4. Seguimiento del uso de Power Automate
5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
6. Desencadenadores utilizados para flujos
7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
8. Administrar flujos
9. Editar flujos
10. Compartir flujos
11. Deshabilitar o habilitar flujos
12. Eliminar flujos
13. Plantillas útiles
  1. Solo administrador
  2. Archivo de acuerdos
    1. Guarde los documentos completados en SharePoint
    2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
    3. Guardar los documentos completados en Google Drive
    4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
    5. Guardar los documentos completados en Box
  3. Archivo de acuerdos del formulario web
    1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
    2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
    3. Guardar los documentos completados en Google Drive
    4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
  4. Extracción de datos del acuerdo
    1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
  5. Notificaciones del acuerdo
    1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
    2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
    3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
    4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
  6. Generación de acuerdos
    1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
    2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
    3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
Flujos de trabajo de envío personalizado
Compartir usuarios y acuerdos
1. Compartir un usuario
2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

Acrobat Sign Desarrolladores

Soporte y solución de problemas

Información general

Cada acuerdo de Acrobat Sign pasa por una serie de “hitos” de eventos que definen el progreso de la transacción.

Estos objetivos pueden incluir acontecimientos por ejemplo:

Creación del documento
Modificaciones a la transacción enviadas
Correos electrónicos enviados a los destinatarios
Correo electrónico visto por los destinatarios
Delegación de la autoridad receptora
Firmas/aprobaciones aplicadas a los acuerdos
Estado terminado/rechazado/cancelado

Los objetivos se registran en dos formatos con contenido similar, pero objetivos levemente diversos:

La lista de Actividad es un resumen “de un vistazo” del proceso integral de las transacciones, desde la perspectiva de la aplicación Acrobat Sign.

La lista de actividad contiene un periodo de información mínimo que muestra solamente el acontecimiento, el usuario/destinatario (identificado por la dirección de correo electrónico) que registró el acontecimiento, y el sello de hora/fecha del acontecimiento (ajustado a la zona horaria de los visualizadores basada en la configuración local del sistema).
Cada hecho que cambia un documento (es decir, una modificación o una acción por parte del destinatario) contiene un vínculo que muestra el documento inmediatamente después de dicho cambio.
El alcance de la lista de actividad abarca la transacción entera. Como consecuencia, usted puede ver la información que no se incluye en el informe de auditoría (que se limita más hacia la interacción del documento).
- Cuando la transacción sigue estando “en curso” la parte inferior de la lista actividad muestra una lista de destinatarios anticipados en el flujo de trabajo del acuerdo.
- Retención y acontecimientos eVaulting que ocurren después de que se termine el documento.

La lista de actividad es un elemento del acuerdo, y es destruida por acciones explícitas que eliminan los acuerdos (por ejemplo: RGPD). Si el acuerdo se elimina de la cuenta de usuario por cualquier razón, el contenido del historial se pierde con esa vista del artículo y no puede ser recuperado.

Informes de auditoría contienen los mismos hitos de acuerdo que el panel Historial, pero incluyen el ID de transacción del documento autorizado en el servidor Acrobat Sign.

Los administradores pueden habilitar la recopilación de direcciones IP si es necesario.

Los informes de auditoría están pensados para ser documentos de autoridad que articulan cómo un documento se ha manipulado a partir del momento en que fue creado y hasta que fue completamente resuelto. Pueden guardarse como archivos PDF e imprimirse para procesos internos según sea necesario.

Una diferencia clave que se debe tener en cuenta es que el informe de auditoría muestra todos los eventos estandarizados en la zona horaria de GMT. Esto reduce la confusión de los auditores que revisan las transacciones de los usuarios en varias zonas horarias.
- La lista Actividad se genera dinámicamente para el visualizador y refleja todos los eventos de la zona horaria del sistema local del visualizador.
- La marca de tiempo del campo de firma visible incrustado en el acuerdo refleja la zona horaria del sistema local del firmante en el momento en que se aplica la firma. El código de zona horaria se proporciona para ofrecer contexto al visualizar el PDF.
El formato de la marca de tiempo se establece en AAAA-MM-DD.
Los informes de auditoría se almacenan independientemente de los objetos del acuerdo vistos en la pestaña de gestión de la aplicación web. Eliminar un objeto de la página de gestión no elimina el informe de auditoría.
- Si conoce la identificación de transacción de un acuerdo, podrá acceder al informe de auditoría para esa transacción desde la página web: https://secure.echosign.com/verify (permisos de los ajustes de la seguridad).

El informe de auditoría tiene dos etapas:

El informe “provisional”: mientras que una transacción está “en curso”, el informe de auditoría se genera desde los acontecimientos registrados en el acuerdo cuando se hace la solicitud. Por definición, este informe es incompleto y está sujeto a cambios cuando el destinatario siguiente asigna un acontecimiento registrado.

Los informes provisionales se marcan claramente en la parte superior del informe para garantizar que no pueden ser malinterpretados como documentos finales si se guardan/imprimen.

El informe “final”: una vez que el acuerdo alcanza un estado terminal (firmado, cancelado, rechazado o caducado), se genera y se almacena el informe de auditoría final. No se puede añadir al informe ningún otro acontecimiento que ocurra en relación con la transacción (por ejemplo, retención). Esto crea un informe detallado de los acontecimientos que se realizaron para conseguir el documento firmado y nada más.

Una vez que haya iniciado sesión, seleccione Administrar > Estado del acuerdo que desea ver > Seleccione el nombre del acuerdo, y, a continuación, seleccione Descargar informe de auditoría en el panel derecho.

Inicie sesión en Acrobat Sign

Uso

La lista de Actividad se muestra en la página Administrar al hacer clic en el vínculo Actividad en la parte inferior de las opciones del carril derecho:

Al informe de auditoría se accede a través de la pestaña Administrar

Seleccione el acuerdo y haga clic en Descargar informe de auditoría

Configuración

Disponibilidad:

El registro de Actividad y los Informes de auditoría están disponibles para todas las cuentas de Acrobat Sign.

Ámbito de configuración:

El registro de Actividad y los Informes de auditoría están habilitados de forma predeterminada y no se pueden deshabilitar.

Muchas configuraciones pueden influir en los eventos notificados (y la terminología utilizada) en los Informes de auditoría. Si hay eventos que cree que deberían incluirse en el Informe de auditoría, consulte con el administrador de su grupo o cuenta para ver si se pueden agregar.

Los cuatro métodos que permiten a los usuarios acceder al Informe de auditoría son los siguientes:

Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico firmado y archivado.
Adjuntar el informe de auditoría a documentos descargados de la página Administrar.
Permitir el acceso al informe de auditoría a través de la página de la verificación de la transacción.
Adjuntar el informe de auditoría a través de la API cuando se llame al getLatestDocument.