La función Plantilla de correo electrónico personalizada de Adobe Acrobat Sign está disponible para las cuentas de nivel empresarial en virtud de un acuerdo de licencia de ETLA.
Información general
Todos los mensajes de correo electrónico enviados desde Adobe Acrobat Sign se generan a partir de una plantilla basada en HTML que utiliza algunos campos variables, personalizando cada correo electrónico con respecto al acuerdo y los destinatarios específicos. Las estructuras grandes, como el diseño de página, permanecen estáticas y solo cambian las pocas variables (como el nombre del acuerdo y el mensaje) de cada acuerdo que se envía.
La función de plantillas de correo electrónico personalizadas (CEMT) ofrece la posibilidad de renovar la plantilla HTML que genera correos electrónicos desde su cuenta de Acrobat Sign. Con CEMT, podrá renovar el correo electrónico estándar para hacer que la marca de su empresa coincida con su propia marca, combinación de colores, imágenes y texto. También puede cambiar las estructuras normalmente estáticas y personalizar el diseño de la página, la terminología utilizada, las imágenes insertadas y mucho más.
Las cuentas de nivel empresarial bajo una licencia de ETLA, pueden trabajar con nuestro equipo de servicios profesionales para crear una plantilla de correo electrónico idónea para la totalidad de la cuenta o para cada grupo de esta, según sea necesario. Puede aplicarse alguna tarifa.
Utilización
Actualmente, hay cuatro plantillas que se pueden personalizar con Acrobat Sign.
Las plantillas personalizadas se pueden instalar en el nivel de la cuenta o del grupo. Las plantillas de nivel de cuenta se distribuyen en grupos y se dirigen a usuarios. Cuenta > Grupo > Usuario
Las plantillas de nivel de grupo sustituyen a las plantillas de nivel de cuenta. A continuación, la plantilla de nivel de grupo se distribuye a los usuarios de ese grupo. Esto ofrece una oportunidad para que los grupos individuales diseñen plantillas de correo electrónico temáticas adecuadas.
Por ejemplo, si la cuenta de Adobe tiene un grupo Photoshop, los mensajes de correo electrónico se pueden diseñar para satisfacer las sensibilidades de esta audiencia. En cambio, es posible que el grupo Asuntos legales desee ofrecer una imagen muy diferente y diseñe sus plantillas de correo electrónico en consecuencia.
Una vez actualizadas las plantillas, el contacto de PS las publicará en un grupo de su cuenta para probarlas. A continuación, podrá comprobar que funciona correctamente y solicitar cualquier otro cambio, si es necesario. Una vez que el administrador de Acrobat Sign haya verificado la plantilla, el contacto de PS la insertará en el grupo o la cuenta adecuados.
Usuarios y administradores
Cuando se crean las plantillas de correo electrónico, los usuarios y los administradores no tienen que hacer nada más. ya que se aplican automáticamente.
Aspectos que se pueden personalizar
CEMT le permite personalizar las plantillas de correo electrónico utilizadas para los correos electrónicos transaccionales desde su cuenta de Acrobat Sign.
Tenga en cuenta que los remitentes (la parte que envía el acuerdo para firmar) no podrán ver la plantilla de correo electrónico personalizada, ya que su correo electrónico se basa en un tipo de plantilla diferente. Los remitentes seguirán viendo la plantilla de correo electrónico predeterminada existente.
Cada tipo de plantilla admite varias versiones. Hay una versión para cada uno de los idiomas compatibles (o las configuraciones regionales). Los clientes empresariales pueden enviar acuerdos en más de 30 idiomas y cada idioma tiene su propia plantilla localizada para cada tipo de plantilla. Si va a actualizar el texto de una plantilla de correo electrónico en español, deberá proporcionar el texto adecuado para que el contacto de PS pueda actualizar la plantilla con la versión correcta.
Por ejemplo, Firme:en inglés identifica la plantilla Firmar y la configuración regional en inglés.
Existen dos formas de personalizar las plantillas de correo electrónico utilizadas para su cuenta o grupos en Acrobat Sign:
- Comience con la plantilla base (predeterminada) y especifique qué personalizaciones desea realizar dentro de esa plantilla con su contacto de PS.
- Comience con su propio documento HTML creado internamente utilizando la guía de referencia que se muestra a continuación, y puede empezar con las plantillas que se encuentran en nuestro repositorio github público
Activación y desactivación
El equipo de Professional Services de Acrobat Sign es el único que puede activar y configurar en el sistema de Acrobat Sign las plantillas de correo electrónico personalizadas.
Si desea habilitar esta funcionalidad y actualmente tiene un acuerdo activo con Professional Services, póngase en contacto con ellos para determinar el ámbito de trabajo y los costes adicionales. De lo contrario, envíe un ticket de asistencia para solicitar acceso a la funcionalidad Plantilla de correo electrónico personalizada. El servicio de asistencia lo dirigirá al equipo de Professional Services.
Las plantillas se pueden definir en cualquier configuración regional tanto para toda la cuenta como para grupos específicos.
Los clientes pueden reducir el tiempo de desarrollo y el coste del servicio diseñando internamente sus plantillas a partir de las referencias que encontrarán en la siguiente guía:
Problemas conocidos
Si su cuenta está configurada para dividir documentos en sus archivos originales en el correo electrónico final y el acuerdo contiene ocho o más archivos, no se devuelve ningún archivo. Existe un límite máximo en el número de archivos que se pueden adjuntar al utilizar el servicio de correo de CEMT.
- Al eliminar la condición de dividir todos los archivos, se resuelve el problema para los clientes que deben adjuntar varios archivos al crear un acuerdo.
- El documento dividido puede ser descargado de la página Administrar sin problema.
Preguntas frecuentes:
No.
Actualmente no hay una interfaz de usuario para las plantillas de correo electrónico dirigida al cliente. Puede crear su propia plantilla HTML, pero su persona de contacto en el Professional Services de Adobe será el encargado de revisarla e instalarla.
La personalización está disponible en el nivel de cuenta o de grupo. Adobe no admite plantillas de correo electrónico personalizables para usuarios individuales. Tampoco se admite la personalización del correo electrónico para destinatarios específicos
Sí, la personalización está disponible para todas las regiones.
No.
Actualmente ofrecemos plantillas de correo electrónico personalizadas para cuatro de los correos electrónicos estándar:
- Firme
- Firmado y archivado
- Recordatorio
- Cancelado.
Sí, cuando solicita la instalación de una plantilla de correo electrónico personalizada, debe identificar el tipo (Firmar) y el idioma en el que se encuentra la plantilla.
Los clientes deben proporcionar el texto traducido en su plantilla HTML personalizada. Cada combinación de type:language se considera una plantilla independiente. (Por ejemplo: Sign:Spanish)
Los remitentes solo recibirán el correo electrónico personalizado para el correo electrónico cancelado si un destinatario rechaza firmar.
Otras comunicaciones por correo electrónico enviadas al remitente utilizarán el correo electrónico base estándar asociado con Adobe Acrobat Sign.
No.
La imagen del encabezado del correo electrónico se puede actualizar en la configuración en Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de correo electrónico
Estas plantillas existen para toda la cuenta, con grupos que heredan sus plantillas de la cuenta y usuarios que heredan del grupo. CEMT se puede aplicar en grupo, por lo que todos los usuarios de ese grupo heredarán la plantilla de nivel de grupo.
Por ejemplo, la cuenta de Adobe no tiene implementado CEMT, pero el grupo de Acrobat Sign de la cuenta tiene implementada una plantilla personalizada Firmar. Joe, un usuario del grupo Acrobat Sign, utilizaría la plantilla personalizada al enviar acuerdos. Todos los demás grupos de la cuenta de Adobe seguirían utilizando la plantilla de correo electrónico estándar.
¡No hay problema!
Si el grupo de RR. HH. de su cuenta desea una vista para sus plantillas diferente a la del grupo de asuntos legales, el grupo de RR. HH. puede diseñar sus plantillas de forma específica. Tenga en cuenta que las distintas plantillas incurrirían en un cargo aparte.
No existe ninguna plantilla diferente. Actualmente, CEMT solo se aplica a los participantes directos en el proceso de firma. (Firmantes, aprobadores, delegados)
Las imágenes son sin duda un componente importante para transmitir el mensaje por correo electrónico y Acrobat Sign admite imágenes en las plantillas personalizadas. Sin embargo, las imágenes deben ser alojadas externamente por su equipo o empresa; Adobe no alojará imágenes.
Para que el HTML sea coherente en varios clientes de correo electrónico, se recomiendan diseños basados en tablas. También se recomienda utilizar el estilo de atributos antiguos para tablas y utilizar solo estilos en línea sencillos. Muchos clientes de correo electrónico descartan las etiquetas <style>.
CEMT se prueba en los siguientes clientes de correo electrónico:
- Microsoft Outlook 2016/2019
- Apple Mail 11/12
- Gmail
- Correo AOL
- Yahoo! mail
No.
CEMT solo se aplica a los correos electrónicos que se envían a los participantes durante un acuerdo.
En el caso de un formulario web, el firmante que lo rellene recibirá un formulario personalizado, firmado y archivado, pero no es posible personalizar mediante CEMT la página de aterrizaje después de completar el formulario web.
La página de aterrizaje se puede cambiar si se crea el formulario web a través de nuestra API.
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