Aviso legal: Esta guía está pensada como referencia y no constituye ningún tipo de asesoramiento legal. Consulte al asesor jurídico de su empresa para cumplir los requisitos en las regiones en las que trabaja.
Adobe Acrobat Sign cumple el Reglamento general de protección de datos para todos los usuarios.
Según el requisito del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de obtener el consentimiento del usuario antes de almacenar datos en el dispositivo del usuario, algunos usuarios pueden experimentar una o más solicitudes para activar las cookies:
Aviso legal: Esta guía está pensada como referencia y no constituye ningún tipo de asesoramiento legal. Consulte al asesor jurídico de su empresa para cumplir los requisitos en las regiones en las que trabaja. |
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la nueva ley de privacidad de la Unión Europea que unifica y moderniza los requisitos de protección de datos. Aunque hay muchos requisitos nuevos o mejorados, los principios subyacentes son los mismos. Las nuevas reglas tienen una definición más general de los datos personales y un amplio alcance que afecta a cualquier empresa que recopile información personal de ciudadanos de la UE. Parte del reglamento requiere que las personas tengan derecho a comprender cuáles de sus datos personales se han recopilado y a solicitar que eliminen dichos datos cuando sea apropiado.
Para el fin de este artículo, el término “Usuario” hace referencia a un miembro de una empresa que envía acuerdos para firmar. El término “Firmante” se refiere a la persona que recibe y firma o rechaza el acuerdo. Un administrador de privacidad es un administrador de cuenta de Acrobat Sign con los controles especiales para eliminar la información personal del servicio a petición de un remitente o del firmante.
La unicidad de los usuarios viene dada por la dirección de correo electrónico, que se utiliza para su identificación. Una persona que tiene varias direcciones de correo electrónico podría tener varios identificadores de usuario diferentes en el sistema. Todos los controles del RGPD en Acrobat Sign utilizan la dirección de correo electrónico para buscar y administrar la información personal. No hay conexión entre las direcciones de correo electrónico únicas. Un administrador solo encontrará los datos de la dirección de correo electrónico proporcionada.
Acrobat Sign ofrece funciones para ayudar a los clientes a cumplir el RGPD. Para obtener más información sobre cómo Adobe protege su privacidad, visite https://www.adobe.com/es/privacy.html.
Con el RGPD, han mejorado los derechos de las personas a solicitar el acceso, la corrección y la eliminación de su información personal.
En cuanto a las herramientas de Acrobat Sign, hay tres funcionalidades:
Cualquier usuario puede hacer una solicitud al Centro de privacidad de Adobe para proporcionar un registro de sus actividades en el sistema de Acrobat Sign que incluya información privada.
Dicha información se enviará como un CSV que contendrá:
Solo se aplica a los acuerdos enviados por los usuarios bajo la autoridad del administrador de privacidad.
Cuando un firmante solicita la eliminación de la información del sistema de Acrobat Sign, el administrador de privacidad de cuentas puede realizar una búsqueda con la dirección de correo electrónico del usuario y devolver todos los acuerdos en los que participó con esa dirección de correo electrónico y que se crearon en la cuenta de administrador.
Si el administrador de privacidad determina que el contrato ya no es necesario, puede eliminarlo del servicio de forma completa e irrevocable.
Los destinatarios que contacten con Acrobat Sign deberán revisar su pestaña Administrar y ponerse en contacto con la compañía que creó originalmente la transacción con el fin de eliminar el acuerdo.
Acrobat Sign, como encargado del tratamiento de los datos del cliente, nunca eliminará un acuerdo a petición de un destinatario.
Solo se aplica a los usuarios con la autoridad del administrador de privacidad
Cuando un empleado solicita que su información se elimine del sistema, esta herramienta elimina toda la información del usuario de los servidores de Acrobat Sign.
Los usuarios deben realizar esta solicitud al administrador de privacidad de cuentas directamente. Solo el administrador de privacidad tiene autorización para eliminar usuarios.
El equipo de asistencia de Acrobat Sign no puede eliminar usuarios de una cuenta y, en el caso de que se solicite, tendrá que ponerse en contacto con el administrador de la cuenta.
Cuentas individuales y gratuitas
Los usuarios que existen como la única persona en una cuenta o que solo tengan una cuenta gratuita no pueden eliminarse a sí mismos. En este caso, el usuario deberá ponerse en contacto con el Centro de privacidad de Adobe.
El usuario debe proporcionar su dirección de correo electrónico y una instrucción explícita de eliminar al usuario asociado a la dirección de correo electrónico de los sistemas de Acrobat Sign. El Centro de privacidad de Adobe seguirá los pasos necesarios para asegurarse de que se elimina el usuario.
Conseguir que se elimine información personal del sistema de Acrobat Sign requiere que los recursos del usuario se resuelvan correctamente. Este proceso varía en función del tipo de usuario o cuenta involucrados, que pueden agruparse en cuatro categorías:
Los firmantes son únicos en el sentido de que todos sus contratos los ha creado otro usuario.
El primer paso para que se elimine su contenido del sistema de Acrobat Sign es registrar su dirección de correo electrónico y revisar el contenido que está asociado con esta.
Puede registrar su dirección de correo electrónico aquí
Una vez registrada su dirección de correo electrónico:
Si no ve ningún contenido en esta página, contacte con el centro de privacidad de Adobe y solicite que se elimine su usuario (dirección de correo electrónico) del sistema de Acrobat Sign.
Para solicitar que se elimine el contenido de su acuerdo debe ponerse en contacto con el remitente original del mismo.
Solo la cuenta de envío original tiene autorización para revisar el acuerdo y eliminarlo.
Nota: El administrador de privacidad que envió el acuerdo original determina si un contrato puede eliminarse.
Para determinar quién es el remitente original:
Repita lo anterior para todos los contratos enumerados en la página Administrar en las categorías Completado y En progreso
Todo acuerdo en la sección Esperándole a usted debe rechazarse:
Una vez todos los acuerdos abiertos se rechazan y se ha contactado a los remitentes de los acuerdos completados, póngase en contacto con el Centro de privacidad de Adobe y solicite que elimine su usuario (dirección de correo electrónico) del sistema de Acrobat Sign.
Los planes gratuitos e individuales del servicio tienen un correo electrónico registrado y pueden iniciar sesión en su cuenta para revisar el contenido en cualquier momento.
Si tiene problemas para iniciar sesión, haga clic en el enlace Olvidé mi contraseña justo debajo de los campos de registro y restablezca el valor de la contraseña.
Cuando pueda iniciar sesión en el servicio:
Haga clic en la pestaña Administrar en la parte superior de la ventana.
Esta página muestra todo el contenido restante Acrobat Sign que incluya su dirección de correo electrónico.
Para que los acuerdos enviados por otros usuarios se eliminen, debe ponerse en contacto con el remitente original del acuerdo.
Solo la cuenta de envío original tiene autorización para revisar el acuerdo y eliminarlo.
Nota: El RGPD no exige que se eliminen los acuerdos que todavía tengan vigor legal. Esta decisión recae en el Administrador de privacidad de la cuenta de envío original.
Para determinar quién es el remitente original:
Repita lo anterior para todos los contratos enumerados en la página Administrar en las categorías Completado y En progreso
Una vez que se eliminan todos los acuerdos Firmados, póngase en contacto con el Centro de privacidad de Adobe y solicite la eliminación de su usuario (dirección de correo electrónico) del sistema de Acrobat Sign.
Los usuarios que estén bajo la autoridad de un administrador de cuenta o de privacidad pueden ponerse en contacto con ellos para solicitar que se les elimine del sistema.
El administrador de privacidad tiene autorización para revisar su contenido usuario, y eliminar todo el contenido correspondiente.
Para eliminar un usuario del servidor de Acrobat Sign es necesario tener autoridad del sistema sobre dicho ID de usuario. Si el usuario no está en su cuenta, no tiene autoridad para eliminarlo.
Para determinar si el usuario se encuentra bajo su autoridad:
Vaya a la interfaz de usuario: Cuenta > Usuarios
Haga clic en el icono Opciones (tres líneas a la derecha)
Seleccione Mostrar todos los usuarios
Busque la dirección de correo electrónico del usuario
Si la dirección de correo electrónico no se encuentra dentro de la cuenta, el mensaje No hay usuarios disponibles con el filtro actual aparecerá en la pantalla.
Si existe el usuario, dispondrá de un solo registro (dado que las direcciones de correo electrónico son únicas).
Compruebe que la dirección de correo electrónico es correcta y que el ID de usuario que va a eliminar es el correcto.
Una vez que se elimina el ID de usuario, la información se borra y no hay manera de volver atrás.
Haga clic en el registro de usuario para resaltarlo. Esto muestra los vínculos de acción justo sobre el registro del usuario
Si el usuario se encuentra en un estado que no sea Inactivo, haga clic en el vínculo Desactivar usuario
Haga clic en el vínculo Eliminar información del usuario
Se abrirá el desafío Eliminar usuario, indicando las repercusiones de lo que va a hacer.
Si elimina un usuario:
Justo debajo de advertencias urgentes, hay tres opciones.
Seleccione la opción que se adapte a la situación y haga clic en Eliminar información de usuario (o Cancelar si tiene dudas):
Si se selecciona la opción Conservar los acuerdos:
Aparece un último desafío:
Se mostrará un mensaje de operación realizada correctamente, lo que indica que el ID de usuario se eliminará de la base de datos.
El RGPD afirma que los usuarios (firmantes por lo general) tienen derecho a que se eliminen todos los registros que contengan su información personal en los sistemas que ya no tienen una necesidad empresarial para conservarla.
Dentro del contexto de Acrobat Sign, esto significa que el usuario debe ponerse en contacto con la compañía con la que ha firmado los documentos para evaluarlos en el sistema y eliminarlos si fuera necesario.
Debe asignarse un administrador de privacidad entre los administradores de cuenta y concederle la autoridad para ver todos los acuerdos y eliminarlos según sea necesario.
El proceso para cumplir con el RGPD es claro y la opción para eliminar o conservar los acuerdos recae únicamente en el administrador de privacidad de la cuenta.
Para revisar y eliminar contenido de un usuario:
Inicie sesión como administrador de su cuenta
Vaya a Cuenta > Privacidad
Escriba la dirección de correo electrónico del solicitante en el campo superior y pulse Intro
Podrá acceder a todos los acuerdos que hayan sido creados por los usuarios de su cuenta y eso incluye la dirección de correo electrónico proporcionada
Seleccione cada registro y, a continuación, haga clic en el vínculo Descargar acuerdo que hay en la parte superior de la lista de acuerdos
El RGPD no requiere que se eliminen los acuerdos que están aún legalmente en vigor.
Se abrirá una ventana con una pregunta para que confirme definitivamente que desea eliminar el acuerdo
Se muestra un mensaje de operación realizada correctamente, lo que indica que la eliminación está en curso.
Todos los extremos /agreements con una ruta agreement id en la API REST v6 ahora devuelven un código de error 404 AGREEMENT_DESTROYED si el acuerdo se elimina mediante herramientas RGPD.
El acceso a la página de privacidad está limitado a los Administradores de privacidad.
Solo los usuarios marcados como administradores de privacidad tendrán acceso.
Para habilitar la administración de privacidad:
Inicie sesión como administrador de cuenta
Vaya a Cuenta > Usuarios.
Haga clic en el usuario que desea promover a administrador de privacidad
Seleccione Editar en el menú que hay encima de la lista de usuarios
Cuando el panel de usuario se abre:
Cualquier solicitud de acción que no sea compatible con las herramientas dentro de la interfaz de usuario, así como las dudas con respecto al cumplimiento del RGPD, deben enviarse al Centro de privacidad de Adobe.
Los agentes de asistencia y de éxito no tienen acceso a las herramientas que eliminan contenido de los servidores.
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