El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la nueva ley de privacidad de la Unión Europea que unifica y moderniza los requisitos de protección de datos. Aunque hay muchos requisitos nuevos o mejorados, los principios subyacentes son los mismos. Las nuevas reglas tienen una definición más general de los datos personales y un amplio alcance que afecta a cualquier empresa que recopile información personal de ciudadanos de la UE. Parte del reglamento requiere que las personas tengan derecho a comprender cuáles de sus datos personales se han recopilado y a solicitar que eliminen dichos datos cuando sea apropiado.

Para el fin de este artículo, el término “Usuario” hace referencia a un miembro de una empresa que envía acuerdos para firmar. El término “Firmante” se refiere a la persona que recibe y firma o rechaza el acuerdo. Un administrador de privacidad es un administrador de cuenta de Adobe Sign con los controles especiales para eliminar la información personal del servicio a petición de un remitente o del firmante.

La unicidad de los usuarios viene dada por la dirección de correo electrónico, que se utiliza para su identificación. Una persona que tiene varias direcciones de correo electrónico podría tener varios identificadores de usuario diferentes en el sistema. Todos los controles del RGPD en Adobe Sign utilizan la dirección de correo electrónico para buscar y administrar la información personal. No hay conexión entre las direcciones de correo electrónico únicas. Un administrador solo encontrará los datos de la dirección de correo electrónico proporcionada.

Funciones compatibles con el RGPD

Adobe Sign ofrece funciones para ayudar a los clientes a cumplir el RGPD. Para obtener más información sobre cómo Adobe protege su privacidad, visite https://www.adobe.com/es/privacy.html.

Con el RGPD, han mejorado los derechos de las personas a solicitar el acceso, la corrección y la eliminación de su información personal.

• Acceso: Un usuario o firmante puede acceder directamente a su información personal a través de la interfaz de usuario de Adobe Sign.  Hay una pequeña cantidad de información de actividad que no está disponible directamente en la actualidad. Un titular de la cuenta individual deberá ponerse en contacto con la oficina de privacidad de Adobe en Adobe.com/es/privacy para solicitar acceso a esta información.  Un ejemplo del informe se incluye más adelante en este artículo.
• Corrección: Toda la información personal que se ha recabado sobre usuarios o firmantes está disponible a través de la interfaz de usuario.  Si se requieren cambios, el usuario o el firmante pueden realizarlos directamente sin ponerse en contacto con Adobe o con el administrador.
• Eliminación: Se pueden llevar a cabo diferentes acciones según la función desempeñada en el proceso de firma.  El usuario que envía acuerdos debe hacer la solicitud a la empresa que les contrata.  Adobe no puede participar en esta interacción y no controla los datos que el empleador ha recopilado en el proceso de realización de su trabajo.  El proceso de firma recopila la cantidad mínima de información sobre el firmante durante la ceremonia.  Esto incluye el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección IP y, de forma opcional, el número de teléfono y el código OTP.  Esta información se almacena con el acuerdo con su firma y queda bajo el control de la empresa que distribuyó el acuerdo.  Si un firmante necesita la información relacionada con la información personal recopilada en ese acuerdo, tienen que ponerse en contacto con el emisor del mismo.  Como procesador de datos, Adobe no puede proporcionar información al firmante sobre el acuerdo o la empresa que lo envió. Dado que la única información guardada sobre el firmante está en el acuerdo, eliminarlo también borrará la información personal del firmante.  Si el remitente se compromete a eliminar la información del firmante, puede utilizar el menú de privacidad para buscar y eliminar los acuerdos en los que haya participado el firmante.

En cuanto a las herramientas de Adobe Sign, hay tres funcionalidades:

• Registros de nivel de usuario: Un registro de los distintos eventos (que incluye información personal) en el entorno de Adobe Sign
• Eliminación del acuerdo: Los administradores de privacidad tienen autoridad para ver y eliminar cualquier acuerdo creado por cualquier usuario en la cuenta.
• Eliminación de usuario: Los administradores de privacidad tienen autoridad para eliminar a cualquier usuario en su cuenta.

Registros de nivel de usuario

Cualquier usuario puede hacer una solicitud al Centro de privacidad de Adobe para proporcionar un registro de sus actividades en el sistema de Adobe Sign que incluya información privada.

Dicha información se enviará como un CSV que contendrá:

• La fecha del evento
• El tipo de evento
• La dirección IP desde la que se activó el evento

Eliminación del acuerdo

Solo se aplica a los acuerdos enviados por los usuarios bajo la autoridad del administrador de privacidad.

Cuando un firmante solicita la eliminación de la información del sistema de Adobe Sign, el administrador de privacidad de cuentas puede realizar una búsqueda con la dirección de correo electrónico del usuario y devolver todos los acuerdos en los que participó con esa dirección de correo electrónico y que se crearon en la cuenta de administrador.

Si el administrador de privacidad determina que el contrato ya no es necesario, puede eliminarlo del servicio de forma completa e irrevocable.

Los destinatarios que contacten con Adobe Sign deberán revisar su pestaña Administrar y ponerse en contacto con la empresa que creó originalmente la transacción con el fin de eliminar el acuerdo.

Adobe Sign, como procesador de datos del cliente, nunca eliminará un acuerdo a petición de un destinatario.

Eliminación de usuarios

Solo se aplica a los usuarios con la autoridad del administrador de privacidad

Cuando un empleado solicite la eliminación de su información de sus sistemas, esta herramienta eliminará también toda la información del usuario de los servidores de Adobe Sign. 

Los usuarios deben realizar esta solicitud al administrador de privacidad de cuentas directamente. Solo el administrador de privacidad tiene autorización para eliminar usuarios.

El servicio de asistencia de Adobe Sign no puede eliminar usuarios de una cuenta, y si se le solicita, redirigirá al usuario al administrador de cuentas.

¿Cómo pueden los usuarios solicitar que sus datos se eliminen de Adobe Sign?

La eliminación de la información personal del sistema de Adobe Sign requiere que los activos del usuario se resuelvan correctamente.  Este proceso varía en función del tipo de usuario/cuenta involucrados, que puede agruparse en cuatro categorías:

Eliminar la información de un usuario

Para eliminar un usuario del servidor de Adobe Sign es necesario tener autoridad del sistema sobre dicho ID de usuario. Si el usuario no está en su cuenta, no tiene autoridad para eliminarlo.

Para determinar si el usuario se encuentra bajo su autoridad:

Eliminar los acuerdos de un usuario

Compruebe que la dirección de correo electrónico es correcta y que el ID de usuario que va a eliminar es el correcto. 

Una vez que se elimina el ID de usuario, la información se borra y no hay manera de volver atrás.

Eliminar los acuerdos de un usuario

RGPD afirma que los usuarios (firmantes normalmente) tienen el derecho a que se eliminen todos los registros que contengan su información personal de los sistemas que ya no tienen una necesidad empresarial para conservarla.

En el contexto de Adobe Sign, esto significa que el usuario debe ponerse en contacto con la empresa con la que ha firmado documentos para evaluarlos en el sistema y eliminarlos si es necesario.

Debe asignarse un administrador de privacidad entre los administradores de cuenta y concederle la autoridad para ver todos los acuerdos y eliminarlos según sea necesario.

El proceso para cumplir con el RGPD es claro y la opción para eliminar o conservar los acuerdos recae únicamente en el administrador de privacidad de la cuenta.

Para revisar y eliminar contenido de un usuario:

Habilitar a un administrador como administrador de privacidad

El acceso a la página de privacidad está limitado a los administradores de privacidad. 

Solo los usuarios marcados como administradores de privacidad tendrán acceso.

Para habilitar la administración de privacidad:

Centro de privacidad de Adobe

Cualquier solicitud de acción que no sea compatible con las herramientas dentro de la interfaz de usuario, así como las dudas con respecto al cumplimiento del RGPD, deben enviarse al Centro de privacidad de Adobe.

Los agentes de soporte y de éxito no tienen acceso a las herramientas que eliminan el contenido de los servidores.