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Dokumentsichtbarkeit für Vereinbarungsteilnehmende einschränken

 

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Dank der Einstellungen für die Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit (LDV; Limited Document Visibility) kann eine Vereinbarung mehrere Dateien enthalten, die für Empfangende selektiv sichtbar sind, je nachdem, welche Einstellungen aktiviert sind und wie die Vereinbarung konfiguriert ist.

Anwendungsbeispiele:

  • Vertriebsvereinbarungen, die interne Aufsicht oder Genehmigung erfordern, bevor sie an die Kundschaft gesendet werden.
  • Dokumentation für Neueinstellungen, die nach Annahme des Angebotsschreibens zugestellt werden soll.
  • HR-Dokumente, die eine interne Verarbeitung erfordern, die über den Kompetenzbereich der ursprünglichen Unterzeichnenden hinausgeht.

Hier ist ein kurzes Video, das anspruchsvolle Nutzungsmöglichkeiten aufzeigt:

Verfügbarkeit:

Die Option Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

LDV kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Funktionsweise der Dokumentsichtbarkeit

LDV-Regeln können auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Mit LDV-Regeln wird festgelegt, dass nur die Dateiinhalte angezeigt werden, die explizit einer bestimmten empfangenden Person zugewiesen wurden.

Dateiinhalte werden einer empfangenden Person zugewiesen, indem mindestens ein Feld hinzugefügt wird, das dieser empfangenden Person zugewiesen ist.

  • LDV ist dateibasiert, nicht seitenbasiert. Wenn eine Datei 40 Seiten hat und dem Empfänger auf einer Seite ein Feld zugewiesen ist, kann der Empfänger alle 40 Seiten der Datei sehen.
  • Wenn in der Datei kein Feld für den Empfänger vorhanden ist, ist die gesamte Datei von der Ansicht des Empfängers ausgeschlossen.
  • Wenn vier Dateien vorhanden sind und der Empfänger alle vier Dateien anzeigen muss, muss dem Empfänger mindestens ein Feld auf einer der Seiten jeder Datei zugewiesen werden.
  • Wenn die einzelnen Seiten einer Datei kontrolliert werden müssen, muss die Datei in einzelne Dateien aufgeteilt werden, die jeweils eine Seite enthalten.
Beispiel für LDV

Im Beispiel rechts gibt es zwei Unterzeichnende und zwei Dokumente in einer Vereinbarung.

Unterzeichnerin oder Unterzeichner 1 sieht beide Dokumente, da ihr bzw. ihm in beiden Dokumenten ein Feld zugewiesen ist (Feld 1 und Feld 2).

Unterzeichnerin oder Unterzeichner 2 sieht nur Dokument 2, weil ihr bzw. ihm in Dokument 1 kein Feld zugewiesen ist. 

  • Dokument 2 ist sichtbar, da dem Unterzeichner 2 das Feld 3 zugewiesen ist.
Hinweis:

LDV-Regeln gehen von zwei Voraussetzungen aus:

  • Es muss mehr als ein Empfänger vorhanden sein.
    • Empfängern sind alle Benutzer, die dem Signatur-/Genehmigungsprozess hinzugefügt wurden.
    • Auf CC gesetzte Parteien sind keine Empfänger.
  • Der Vereinbarung muss mehr als eine Datei hinzugefügt werden.
    • Dateien sind alle Anhänge, die zum Erstellen der Vereinbarung verwendet werden (.doc, .xls, .pdf, .png usw.).

Wenn eine der oben genannten Voraussetzungen nicht zutrifft, werden die LDV-Regeln für diese Vereinbarung ausgesetzt.

Konfiguration

Du kannst auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem du hierhin navigierst: Globale Einstellungen > Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit.

Registerkarte „Globale Einstellungen“ mit hervorgehobenen LDV-Steuerelementen

Unterzeichnende sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesene Signaturen, Initialen oder Dateneingabefelder enthalten ist das Stammsteuerelement, durch das die LDV-Funktion und der Satz untergeordneter Steuerelemente aktiviert werden. Wenn dieses Steuerelement deaktiviert ist, ist die gesamte LDV-Funktion für Empfangende nicht verfügbar.

Alle Empfänger und Parteien auf CC sehen jederzeit alle Dateien.

LDV ist deaktiviert.

Teilnehmer

Während des Signaturvorgangs

Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist

Absender

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Empfänger

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Interner CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer CC-Teilnehmer

Alle Dokumente

Alle Dokumente

Externer Archivempfänger

n. zutr.

Alle Dokumente

Nach der Aktivierung des LDV-Stammsteuerelements stehen drei zusätzliche Konfigurationen zur Auswahl, mit denen du die Sichtbarkeit je nach gewünschtem Erlebnis steuern kannst:

Verwenden der LDV mit der REST-API V6

Der Absender kann die REST-API V6 verwenden, um Dokumenten ausdrücklich Sichtbarkeit zu erteilen.

Bei Aufrufen der REST-API V6 werden alle Dokumentsichtbarkeitseinstellungen auf der Benutzeroberfläche ignoriert, da der API-Aufruf die Einstellungen auf Konto-/Gruppenebene außer Kraft setzt.

Es wird einzig übernommen, dass der Absender eine Dokumentbezeichnung angeben muss, wenn er ein Formularfeld für einen bestimmten Empfänger angibt. 

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