Mit Elementeinstellungen können Organisationen steuern, wie Mitarbeiter Elemente für Benutzer freigeben, die der Organisation nicht angehören. Der IT-Administrator kann eine restriktive Einstellung auswählen, wodurch die Mitarbeiter bestimmte Freigabefunktionen in Creative Cloud und Document Cloud nicht verwenden können. Die Elementeinstellungen werden zusammen mit anderen Systemen zur Richtlinienerzwingung der Organisation (die nicht von Adobe stammen) verwendet, um sicherzustellen, dass Elemente nur für berechtigte externe Personen und Organisationen freigegeben werden.

Hinweis:

Elementeinstellungen gelten nur für Benutzer in Ihrer Organisation, die Enterprise IDs oder Federated IDs verwenden.

Für die Einschränkung der Freigabe stehen drei Optionen in den Elementeinstellungen zur Auswahl:
  • Keine Einschränkungen
    • Sie können diese Standardeinstellung beibehalten, mit der Benutzern die Freigabe von öffentlichen Links und die Zusammenarbeit an freigegebenen Ordnern mit beliebigen Benutzern innerhalb und außerhalb der Organisation gestattet werden.
    • Empfohlen für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern vertrauen und ihnen Zugriff auf und Steuerung aller Creative Cloud- und Document Cloud-Funktionen ermöglichen möchten.
  • Keine Freigaben über öffentliche Links
    • Hiermit können Sie die Freigabe von öffentlichen Links und alle anderen öffentlichen Veröffentlichungsoptionen (z. B. Veröffentlichung auf Behance, Facebook) einschränken.
    • Empfohlen für Unternehmen, die eine versehentliche öffentliche Freigabe außerhalb des Unternehmens verhindern möchten, wobei aber der Zugriff auf einige Funktionen für die Zusammenarbeit möglich sein soll.
  • Nur für Domänenbenutzer freigeben
    • Hiermit können Sie die Freigabe über Einladungen auf Empfänger in beanspruchten Domänenvertrauenswürdigen Domänen und zugelassenen Domänen beschränken. Sobald Sie diese Richtlinie festlegen, können Elemente, die im Eigentum der Organisation sind, nicht mehr für externe Benutzer freigegeben werden, sofern diese sich nicht auf der Liste der zugelassenen Domänen befinden.
    • Empfohlen für Unternehmen, die eine strenge Kontrolle darüber benötigen, welche externen Domänen auf Elemente der Organisation zugreifen können.

Durch die Freigabeeinschränkung mit Elementeinstellungen wird ein Vorgang ausgelöst, dessen Dauer proportional zur Anzahl der Benutzer in der Organisation und der Anzahl der eingerichteten Freigabeverknüpfungen ist. Bei einigen Adobe-Produkten und -Diensten wird zudem die Gültigkeit in CDNs zwischengespeicherter Einträge aufgehoben und Vorschaubilder werden aus Slack entfernt. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Elementeinstellungen vollständig wirksam werden.

Hinweis:

Bei den Elementeinstellungen handelt es sich nicht um ein Digital Rights Management-System (DRM) oder ein umfassendes Asset-Schutzsystem. Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigungen für bestimmte Elemente können diese auch weiterhin über Systeme, die nicht der Kontrolle und Verwaltung von Adobe unterliegen, an Personen außerhalb der Organisation weitergeben.

Hinweise zur Bereitstellung

Bevor Sie Freigabeeinschränkungen aktivieren, sollten Sie die Auswirkungen für Ihre Endanwender prüfen. Endanwender können in bestimmten Applikationen weniger Funktionen nutzen und erhalten Fehlermeldungen, wenn sie nicht verfügbare Funktionen verwenden. Benutzer müssen außerdem die neueste Version von InDesign, XD und Acrobat verwenden, um aussagekräftige Fehlermeldungen zu erhalten, wenn sie versuchen, eine eingeschränkte Funktion zu verwenden. Andernfalls werden den Benutzern unzutreffende Fehlermeldungen angezeigt.

Nachdem Sie eine Einstellung ausgewählt haben, können Sie den darauf folgenden Löschvorgang weder anhalten noch rückgängig machen. Wenn Sie Keine Freigaben über öffentliche Links auswählen, werden alle bestehenden öffentlichen Links entfernt und Benutzer können mit diesen Links nicht mehr auf die verknüpften Inhalte zugreifen. Wenn Sie Nur für Domänenbenutzer freigeben auswählen, wird die bestehende Zusammenarbeit an allen Ordnern und Dokumenten widerrufen.

Im Folgenden werden die Veröffentlichungsfunktionen in Creative Cloud- und Document Cloud-Applikationen aufgeführt, die betroffen sind, wenn Sie Keine Freigaben über öffentliche Links oder Nur für Domänenbenutzer freigeben wie oben beschrieben auswählen. Dies gilt jedoch nicht für die Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Ordnern und Dokumenten, die für Benutzer in beanspruchten Domänen, vertrauenswürdigen Domänen und zugelassenen Domänen einer Organisation nicht deaktiviert werden kann.

Beispiel:

  • Wenn Sie Keine Einschränkungen oder Keine Freigaben über öffentliche Links auswählen, hat dies keine Auswirkungen auf Funktionen für die Zusammenarbeit (z. B. das Senden privater Einladungen in Adobe XD).
  • Wenn Sie Nur für Domänenbenutzer freigeben auswählen, können Benutzer nur mit Benutzern von der Liste der zulässigen Domänen zusammenarbeiten.

Creative Cloud-Applikationen

Applikation Betroffene Funktionen
Creative Cloud Assets Zusammenarbeit, Freigabe auf Slack, Link senden
Creative Cloud-Bibliotheken Zusammenarbeit, Freigabe auf Slack, Link senden
Adobe XD Veröffentlichungsdienste, Einladungsdienste
InDesign Onlineveröffentlichung
Spark Veröffentlichen
Adobe Color Thema veröffentlichen
Capture Freigabe, Zusammenarbeit
Mobile Creative Cloud-App Link erstellen, Zusammenarbeit
Behance Projekt erstellen
Portfolio Veröffentlichen

Document Cloud-Applikationen

Applikation Betroffene Funktionen
Acrobat- und Reader-Desktop-Applikationen Freigabe
Webdienste (cloud.acrobat.com)
Freigabe
Send & Track-Outlook-Plug-in Freigabe
Mobile Apps (u. a. Acrobat und Scan) Link freigeben, Document Cloud-Link freigeben

Elementeinstellungen wählen

Um für Ihre Organisation eine restriktive Elementeinstellung auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in der Admin Console zu Einstellungen > Elementeinstellungen.

    Freigabeoptionen
  2. Sie können zwischen drei Einschränkungsebenen wählen. Sobald Sie eine stärker eingeschränkte Einstellung wählen, können Sie die Löschung bestehender öffentlicher Links und die Zusammenarbeit an freigegebenen Ordnern und Dokumenten nicht mehr anhalten oder rückgängig machen.

    Wenn Sie Nur für Domänenbenutzer freigeben auswählen, achten Sie darauf, Ihre zugelassenen Domänen zu definieren, damit nicht alle bestehenden Zusammenarbeitskonfigurationen verloren gehen.

    Hinweis:

    Damit Sie die Option Nur für Domänenbenutzer freigeben mit Document Cloud verwenden können, müssen Sie Ihre beanspruchten und vertrauenswürdigen Domänen den zugelassenen Domänen hinzufügen.

    Freigabeoptionen Einschränkungen Auswirkungen auf bestehende Links und Zusammenarbeit
    Keine Einschränkungen Benutzer dürfen öffentliche Links erstellen und mit beliebigen Personen an freigegebenen Ordnern und Dokumenten zusammenarbeiten.
    Keine Auswirkungen.
    Keine Freigaben über öffentliche Links Verhindert das Erstellen von öffentlichen Links durch Benutzer. Alle bestehenden öffentlichen Links werden gelöscht. Sobald dieser Prozess gestartet wurde, kann er nicht mehr angehalten oder rückgängig gemacht werden.
    Nur für Domänenbenutzer freigeben Verhindert das Erstellen öffentlicher Links durch Benutzer und schränkt die Zusammenarbeit an freigegebenen Dokumenten und Ordnern ausschließlich auf Benutzer in vertrauenswürdigen, beanspruchten oder zugelassenen Domänen ein. Löscht alle bestehenden öffentlichen Links und löscht sämtliche bestehenden Konfigurationen der Zusammenarbeit an freigegebenen Dokumenten und Ordnern mit Benutzern, die keiner zugelassenen Domäne angehören. Sobald dieser Prozess gestartet wurde, kann er nicht mehr angehalten oder rückgängig gemacht werden.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen.

Wenn die Benutzer weiterhin Elemente, die im Eigentum der Organisation sind, für bestimmte externe Organisationen oder Personen freigeben können sollen, gehen Sie wie folgt vor.

  • Externe Unternehmen wie Agenturen: Fügen Sie die Domäne der Agentur in der Adobe Admin Console unter den Elementeinstellungen der Liste der zugelassenen Domänen hinzu.
  • Freiberufler: Weisen Sie der Person eine Adobe Enterprise ID oder Federated ID Ihrer Organisation zu.

Zugelassene Domänen

Zugelassene Domänen sind Domänen, bei denen eine sichere Zusammenarbeit möglich ist. Wenn Sie Nur für Domänenbenutzer freigeben ausgewählt haben, können Sie Domänen zur Liste der zugelassenen Domänen hinzufügen.

Zugelassene Domänen hinzufügen

  1. Navigieren Sie in der Admin Console zu Einstellungen > Elementeinstellungen.

  2. Um Domänen hinzuzufügen, klicken Sie auf Domänen hinzufügen.

  3. Geben Sie die Domänen im Dialogfeld Domänen hinzufügen ein. Sie können mehrere Domänen hinzufügen, indem Sie sie durch Kommas trennen. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Hinweis:

    Unterdomänen können der Liste nicht hinzugefügt werden. Beispielsweise sind „west.example.com“ und „ost.example.com“ Unterdomänen der Domäne „example.com“.

    Domänen hinzufügen

    Hinweis:

    Damit Sie die Option Nur für Domänenbenutzer freigeben mit Document Cloud verwenden können, müssen Sie Ihre beanspruchten und vertrauenswürdigen Domänen den zugelassenen Domänen hinzufügen.

Zugelassene Domänen entfernen

Um Domänen aus der Liste zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Domänennamen und klicken Sie auf Domänen entfernen. Klicken Sie im anschließend angezeigten Bestätigungsdialogfeld auf Entfernen.

Der Domänenname wird aus den zugelassenen Domänen entfernt. Wenn Sie als Freigabeoption Nur für Domänenbenutzer freigeben ausgewählt haben, werden alle Freigaben für die entfernte Domäne widerrufen.

Zugelassene Domäne entfernen

Vorsicht:

Durch Entfernen von Domänen aus den zugelassenen Domänen werden alle bestehenden Konfigurationen für die Zusammenarbeit an freigegebenen Dokumenten und Ordnern zwischen Benutzern in dieser Domäne und den Benutzern in Ihrer Organisation gelöscht. Sobald dieser Prozess gestartet wurde, kann er nicht mehr angehalten oder rückgängig gemacht werden.

Auswirkungen auf Benutzer in mehreren Organisationen

Adobe empfiehlt zwar, dass jeder Benutzer Mitglied nur einer Organisation ist, es ist jedoch möglich, dass Benutzer Mitglieder mehrerer Organisationen sind. Bei Benutzern in mehreren Organisationen kann es unklar sein, welche Elementeinstellungsoption gilt. Sie können diese Unklarheiten vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass alle Benutzer Mitglied einer beanspruchten Domäne sind, die einer der Organisationen zugeordnet ist.

Hinweis:

Wenn ein Benutzer Mitglied mehrerer Organisationen, aber keiner beanspruchten Domäne ist, werden auf diesen Benutzer keine Freigabeeinschränkungen angewendet.

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