Informazioni sui flussi di lavoro di approvazione

Gli utenti di Acrobat DC (solo nelle versioni in lingua cinese tradizionale, cinese semplificato, giapponese e coreano) possono inviare PDF come allegati e-mail da sottoporre a terzi per l’approvazione. Quando i partecipanti aprono una richiesta di approvazione in Acrobat, possono approvare il PDF mediante l’aggiunta di un timbro di identità digitale. Tale opzione è disponibile per tutte le lingue. In seguito, possono inviare il PDF ad altri approvatori oppure restituirlo al promotore e ad altri partecipanti appropriati. Il promotore può registrare lo stato di avanzamento scegliendo di ricevere una notifica ogni volta che viene approvato il PDF. Il flusso di lavoro termina quando l’ultimo partecipante aggiunge l’approvazione finale. Se un PDF non viene approvato, il flusso di lavoro dell’approvazione deve essere riavviato.

Nota:

Se per avviare il flusso di lavoro si utilizza Acrobat Pro DC, è possibile invitare gli utenti di Reader 9 o versioni successive a partecipare abilitando la funzione di inserimento dei commenti nel PDF.


La procedura guidata consente di impostare i flussi di lavoro di approvazione (a sinistra). Nella palette Timbri sono disponibili timbri per l’approvazione dei documenti (a destra).

 

Inviare un PDF per l’approvazione

Quando viene inviato un PDF via e-mail per richiedere l’approvazione, i destinatari ricevono tale PDF come allegato e-mail (solo per le lingue cinese tradizionale, cinese semplificato, giapponese e coreano). Quando i destinatari aprono il PDF allegato, possono applicare un timbro di identità digitale dalla palette timbri e quindi effettuare la selezione appropriata nella barra dei messaggi del documento.

Per inviare un PDF per l’approvazione, utilizzare la procedura guidata di Acrobat DC. In tale procedura vengono visualizzate istruzioni su schermo che consentono di invitare approvatori, personalizzare istruzioni e inviare il PDF.

In Acrobat Pro DC, la procedura guidata abilita l’inserimento di commenti nel PDF in modo che gli utenti di Acrobat Reader DC possano partecipare al flusso di lavoro di approvazione.

Prima di avviare un flusso di lavoro di approvazione, verificare che l’applicazione e-mail in uso sia configurata per funzionare con Acrobat DC.

  1. Per avviare un flusso di lavoro di approvazione, scegliere Condividi > Invia per e-mail per approvazione.

  2. Se richiesto, immettere l’indirizzo e-mail nella finestra di dialogo Impostazione identità.
  3. Specificare un PDF, quindi fare clic su Avanti.

  4. Digitare l’indirizzo e-mail del primo approvatore nella casella A.
  5. (Acrobat Pro DC) Per consentire agli utenti di Reader di partecipare o per ricevere una notifica dello stato di approvazione per ogni partecipante, specificare queste opzioni.

  6. (Acrobat Standard DC) Per ricevere una notifica dello stato di approvazione per ogni partecipante, specificare queste opzioni.

  7. (Facoltativo) Digitare le istruzioni aggiuntive per il primo approvatore nella parte superiore del messaggio e-mail.

    Solo le istruzioni e i messaggi di testo predefiniti vengono inoltrati agli approvatori successivi.

    Nota:

    L’e-mail di invito contiene le istruzioni per i partecipanti necessarie per completare il processo di approvazione. Evitare di modificare o rimuovere questo testo.

  8. Fare clic su Invia invito.

Partecipare a un flusso di lavoro di approvazione

Se si è invitati a partecipare a un flusso di lavoro di approvazione, si riceverà un messaggio e-mail che fornisce istruzioni dettagliate per l’approvazione del documento PDF allegato. Quando si apre il PDF, si apre la palette timbri e la barra dei messaggi del documento viene visualizzata nella parte superiore del PDF. Se la versione di Acrobat utilizzata è precedente alla 7.0, viene richiesto di scaricare la versione di Reader più recente.

Per approvare il documento è possibile selezionare i timbri di identità digitale nella palette timbri. Un timbro di identità digitale contiene le informazioni di identità fornite in precedenza, quali il nome, il titolo professionale, la società e l’indirizzo e-mail. È possibile utilizzare un timbro di identità al posto di una firma. Quando viene applicato, il timbro diventa parte del contenuto della pagina del documento. Durante il processo di approvazione è possibile eliminare il timbro. Tuttavia, una volta completato il processo di approvazione, il timbro risulta bloccato. Non è possibile spostare o eliminare timbri di altri partecipanti.

Inoltre, è possibile rifiutare documenti che non sono conformi ai propri standard.

Oltre all’aggiunta di timbri digitali a un PDF, è possibile aggiungere altri tipi di commenti, tra cui commenti nota, modifiche del testo, timbri personalizzati e file allegati.

Approvare un PDF

  1. Aprire il PDF allegato al messaggio e-mail di invito all’approvazione.

    Nota:

    se non sono state aggiunte le informazioni sull’identità al timbro, viene richiesto di farlo.

  2. Selezionare un timbro dalla palette corrispondente (Strumenti > TimbroPalette timbri). Per visualizzare tutti i timbri, scorrere o trascinare un angolo per ridimensionare la finestra.

  3. Fare clic sul documento per applicare un timbro di approvazione.

    Nota:

    per eliminare un timbro di identità digitale già applicato, selezionarlo e premere il tasto Canc. Se durante la procedura di approvazione si seleziona Stampa, Salva una copia o E-mail, non sarà possibile eliminare il timbro.

  4. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per inviare il documento all’approvatore seguente, fare clic sul pulsante Approva sulla barra dei messaggi del documento. Nella finestra di dialogo Invia all’approvatore successivo, digitare l’indirizzo e-mail dell’approvatore successivo nella casella A, aggiungere gli indirizzi degli altri destinatari in base alle esigenze, quindi fare clic su Invia.

    • Per completare la procedura di approvazione, fare clic sul pulsante Approvazione finale nella barra dei messaggi del documento. Nella finestra di dialogo Completa approvazione finale, specificare se si desidera inviare una notifica di approvazione dal menu Metodo di approvazione finale. Se si invia una notifica, digitare un indirizzo e-mail nella casella A, aggiungere gli indirizzi degli altri destinatari in base alle esigenze, quindi fare clic su Invia. Se non si desidera inviare una notifica, fare clic su Completa.

      Se è selezionata l’opzione Informare il promotore dello stato di approvazione tramite e-mail, viene visualizzata una notifica e-mail separata indirizzata al promotore. Fare clic su Invia per inviare la notifica.

  5. Salvare il PDF.

    Nota:

    Se si invia il file PDF utilizzando il pulsante E-mail  sulla barra degli strumenti, il file non viene più considerato parte del flusso di lavoro e le opzioni di approvazione non sono disponibili per il destinatario del messaggio e-mail.

Rifiutare un PDF

Se il PDF ricevuto in una richiesta di approvazione non soddisfa i requisiti per l’approvazione, utilizzare le opzioni della barra dei messaggi del documento per rifiutare il documento e restituirlo al promotore. Se un PDF viene rifiutato, il flusso di lavoro dell’approvazione deve essere riavviato.

  1. Aprire il PDF allegato al messaggio e-mail di invito all’approvazione.
  2. Fare clic sul pulsante Rifiuta nella barra dei messaggi del documento.

  3. Nella finestra di dialogo Rifiuta e invia notifica, digitare l’indirizzo e-mail del promotore nella casella A. Se è selezionata l’opzione Informare il promotore dello stato di approvazione tramite e-mail, viene inviato un messaggio e-mail separato al promotore dell’approvazione. Fare clic su Invia.

  4. Quando viene visualizzato il messaggio e-mail, fare clic su Invia.

Aggiungere o modificare le informazioni sull’identità per un timbro digitale

  1. Scegliere Strumenti > Timbri > Palette timbri.

  2. Nella palette Timbri, selezionare l’opzione relativa ai timbri di identità digitale, fare clic con il pulsante destro del mouse sul timbro, quindi scegliere Modifica identità.

  3. Nella finestra di dialogo Impostazione identità, digitare o modificare il nome, il titolo professionale, il nome della società e l’indirizzo e-mail, quindi fare clic su Completa.

Nota:

È inoltre possibile modificare le informazioni di identità nella finestra di dialogo Preferenze. Selezionare Identità nell’elenco Categorie.

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