Crear un formulario web

Información general

Se puede crear un formulario web que se pueda firmar para incrustarlo en el sitio web (o enviarlo como vínculo web), lo cual permite a varias personas acceder fácilmente al formulario o documento y crear un acuerdo.

Un formulario web se puede configurar para que tenga uno o más participantes, varios contrafirmantes y varias partes como CC. El flujo de firma de un formulario web es:

  • Un acuerdo se crea una vez que el primer participante completa y verifica su firma/acción.
    • Si el formulario web permite la participación de varios participantes, todos ellos completarán su acción en el acuerdo en el orden en que aparecen en la lista.
  • Una vez que los participantes han completado sus acciones, se notifica a los contrafirmantes en el orden en que aparecen en la lista.
  • Una vez completado el acuerdo, se notifica a todas las partes (incluidas las añadidas en CC) el acuerdo completado.


Crear un formulario web

  1. Desde la página Inicio, haga clic en Publicar un formulario web

    Creación de formularios web

  2. Nota:

    Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo con el que desea relacionar el formulario web antes de configurarlo.

    • Al definir el valor de Grupo, se cargan las propiedades y plantillas relacionadas con el grupo entre las que elegir.
    • Al cambiar el grupo, verá que la página se actualiza. Cualquier contenido introducido se eliminará en esta actualización.

    Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.

    Seleccionar el grupo

    Introduzca el Nombre del formulario web

    • Si ha añadido un archivo sin establecer primero el nombre del formulario web, este recibirá el nombre del archivo.
    • Solo puede editar el nombre del formulario web cuando está en estado Borrador. Una vez creado el formulario web, el valor de nombre se bloquea.
  3. Configure la experiencia del primer participante:

    (El primer participante es la persona que interactúa inicialmente con el formulario web. En el caso de que se permitan varios participantes, el primer participante proporcionará las direcciones de correo electrónico de todos los participantes posteriores).

    • Función de participante:
      • Firmante: los firmantes deben aplicar una firma, además de cualquier otro campo que sea necesario
      • Aprobador: los aprobadores pueden rellenar campos, pero no se requieren para aplicar una firma
      • Aceptador: los aceptadores, como los aprobadores, pueden rellenar el contenido del campo, pero no están obligados a proporcionar una firma.
      • Rellenador del formulario: los rellenadores de formularios solo pueden rellenar campos y puede que no dispongan de un campo de firma aplicado a ellos.
    • Autenticación:
      • Ninguno: esta opción solo utiliza la verificación por correo electrónico después de enviar el formulario web (si la configuración lo permite).
      • Contraseña: la opción contraseña requiere que el destinatario introduzca una contraseña para poder ver el documento.
      • Autenticación basada en conocimientos (KBA): la KBA puede habilitarse como método de autenticación si su cuenta está configurada para permitir transacciones de KBA ilimitadas. Tenga en cuenta que la KBA solo es válida en Estados Unidos
    Nota:

    La autenticación de Adobe Sign y el ID gubernamental no son compatibles con la autenticación de formularios web.

    Funciones y autenticaciones

  4. (Opcional) Añadir participante

    Al hacer clic en el vínculo Añadir participante, se añade un participante adicional al formulario web.

    • Los participantes adicionales los define el primer participante que proporcionará todas las direcciones de correo electrónico para los participantes posteriores.
      • Las instrucciones se pueden proporcionar a través de la plantilla para orientar al primer participante.
    • Los participantes adicionales pueden ser opcionales u obligatorios.
    Añadir participantes adicionales

     

    • Añadir participante: el vínculo Añadir participante permite añadir uno o más participantes posteriores (Participante 2, Participante 3, etc.), que deberán ser definidos por el primer participante.
      • Al hacer clic en el vínculo, se añade otra línea de Participante a la página.
      • El participante adicional puede ser opcional o obligatorio.
        • Si es opcional, se solicita al Participante 1 que asigne el siguiente participante. Si no se identifica ningún participante nuevo, el flujo de firma pasa a los contrafirmantes (si los hay).
        • Si es necesario, el Participante 1 debe proporcionar un nombre y una dirección de correo electrónico para que el Participante 2 pueda avanzar en el acuerdo. De lo contrario, el acuerdo se bloquea en este punto.
      • El Participante 2 está configurado igual que el Participante 1.
        • El Participante 2 tiene dos funciones adicionales que se pueden asignar: Destinatario certificado y Delegador

    Cuando el Participante 1 haya completado las acciones requeridas y haga clic en Enviar, se le pedirá Asignar el siguiente participante:

    • Se solicita al Participante 1 que proporcione el nombre y la dirección de correo electrónico del Participante 2.
      • Si se añade un Participante 2, se permite la opción de añadir un Participante 3, y así sucesivamente.
    • Si se incluye un Participante 2, el Participante 1 debe verificar su dirección de correo electrónico antes de que el sistema lo notifique al Participante 2.
    Solicitud de identificación del Participante 2

  5. Añada contrafirmantes y partes en CC.

    Si quiere que su formulario web se contrafirme:

    • Introduzca las direcciones de correo electrónico de las partes que quiere que contrafirmen o aprueben el acuerdo en la sección “Contrafirmantes”:
      • Puede incluirse usted mismo (el creador del formulario web) haciendo clic en el enlace Agregarme que está a la derecha.
      • Configure la función adecuada para cada destinatario. Estarán disponibles todas las funciones que haya activado el administrador.
      • Defina el método de autenticación adecuado para cada contrafirmante.
      • Todos los contrafirmantes definidos necesitarán terminar su firma/aprobación en el orden que las enumere para que el contrato se complete.
      • Los correos electrónicos de contrafirmantes se pueden editar una vez enviado el acuerdo en la página Administrar.
        • Solo puede editar la dirección de correo electrónico del contrafirmante. No se puede añadir ni reducir el número de contrafirmantes.

    Añada partes en CC haciendo clic en el vínculo Mostrar CC.

    • Introduzca las direcciones de correo electrónico que desea incluir automáticamente en los correos electrónicos de finalización del acuerdo.
      • Los correos electrónicos con CC se pueden editar una vez enviado el acuerdo en la página Administrar.
        • Solo puede editar la dirección de correo electrónico de las partes en CC. No se puede añadir ni reducir el número de CC.
    Adición de contrafirmantes

    Nota:

    Tenga en cuenta que los contrafirmantes siempre serán los firmantes finales. El proceso siempre comienza con la persona que visita el formulario web.

  6. Arrastre y suelte los archivos que quiera usar como base para su formulario web en la sección Archivos o haga clic en Agregar archivos y diríjase al documento en cualquier unidad de red o almacenamiento de archivos integrado.

    Nota:

    Las plantillas de biblioteca existentes también se pueden importar (con los campos creados intactos).

  7. Configurar las opciones 

    • Proteger con contraseña: si desea aplicar una contraseña para abrir el PDF final producido por el formulario web que firma, marque esta casilla.  Se le solicitará la contraseña.
    • Idioma de los destinatarios (solo para los niveles de servicio Business y Enterprise): esta configuración dictará el idioma que se utiliza para las instrucciones en pantalla, así como en las notificaciones por correo electrónico relacionadas con el formulario web.
  8. Seleccione la opción Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Crear una página de formulario web: A fondo

  9. La página se actualizará y se mostrarán los archivos autorizados en el entorno de creación.

    Arrastre los campos necesarios desde la parte derecha de la página al documento.

    No olvide colocar como mínimo un campo de firma para cada firmante, incluidos los participantes iniciales y todos los contrafirmantes.

  10. Una vez que se colocan todos los campos, haga clic el botón Guardar situado en la esquina superior derecha. Al guardar el documento en este momento, se iniciará el formulario web como una URL pública activa.

    Nota:

    Si deja la ventana de creación sin guardar, el formulario web se guarda como Borrador en la página Administrar

    Colocar campos

  11. Llegará a la página de poscreación del formulario web. Aquí puede obtener la URL que dirige a este y el código de iframe o JavaScript que puede usar para insertarlo.

    También puede realizar pruebas de firma de su formulario web.


Edición de un formulario web existente

Se puede acceder a los formularios web que aún están en estado Borrador en la página Administrar seleccionando el filtro Formularios web en el carril izquierdo.

  • Pase el ratón sobre el formulario web en cuestión para mostrar la acción rápida Editar.
  • O haga clic en el registro de formulario web para mostrar el panel de acciones en el lado derecho de la ventana y, a continuación, haga clic en la acción Editar formulario web
Acceder a un formulario web en estado Borrador

Los borradores de formularios web permiten:

  • editar el Nombre del formulario web
  • la dirección de correo electrónico del contrafirmante
  • la dirección de correo electrónico de las partes en CC
  • editar los archivos adjuntos
  • acceso para editar los campos del formulario web
No puede editar:
  • el grupo con el que está relacionado el formulario web
  • el número de destinatarios, contrafirmantes o partes en CC
  • las funciones de los participantes
  • los métodos de autenticación seleccionados
Opciones de edición de un borrador de formulario web

Edite el nombre o los archivos del formulario web y, a continuación, haga clic en Siguiente para abrir el entorno de creación.

Después de añadir los campos, haga clic en Guardar para iniciar el formulario web.

Al salir del entorno de creación, el formulario web se guarda en estado Borrador.

Los formularios web existentes se pueden modificar en el nivel de documento.

El propietario del formulario web puede actualizar:

  • Los archivos adjuntos
    • El archivo antiguo se puede quitar y se pueden añadir nuevos archivos
  • Los campos de los archivos adjuntos
    • Los campos se pueden añadir o quitar de los archivos originales, o de cualquier archivo nuevo que se añada
Los valores que no se pueden cambiar después de generar el formulario web son:
  • El grupo desde el que se envía el formulario web
  • El nombre del formulario web
  • La función de participante
  • El método de autenticación
  • Los contrafirmantes
  • Las partes en CC
  • Las Opciones
Nota:

La dirección URL del formulario web no cambia cuando este se edita, por lo que los vínculos existentes seguirán funcionando con el contenido actualizado.

Edición de un formulario web

Para editar un formulario web existente:

  1. Haga clic en la pestaña Gestionar 

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga un solo clic en el formulario web que desea activar

  4. Haga clic en el botón Editar

    Activar

  5. Se carga la página de configuración, lo que le permite añadir o quitar archivos del formulario web.

    Haga clic en Siguiente cuando los archivos sean correctos

    Activar

  6. Se abre el entorno de creación integrado en la aplicación, que muestra los archivos adjuntos y está listo para aceptar la adición/manipulación de campos.

    Los campos existentes de los archivos que ya estaban adjuntos se conservarán.

  7. Añada o edite los campos según sea necesario.

  8. Cuando complete la configuración del campo, haga clic en Actualizar

    Actualización

    Nota:

    Las actualizaciones del formulario web en directo se realizan en tiempo real.

    Una vez que haga clic en Actualizar, la siguiente parte que acceda al formulario web tendrá acceso a los archivos/campos de red.

Los valores de correo electrónico del contrafirmante y de CC se pueden editar una vez que el formulario web esté activo.

  • Los formularios web Borrador y Desactivado no permiten editar estos valores.
  • Solo se puede editar el valor del correo electrónico. El número de contrafirmantes/partes en CC no puede modificarse.

Para editar el contrafirmante o el correo electrónico en CC:

  1. Vaya a la página Administrar y seleccione el filtro Formularios web en el carril izquierdo

  2. Haga clic una vez en el formulario web que desea modificar

    • O pase el ratón sobre el formulario web en cuestión y haga clic en la acción rápida Abrir
    • O haga clic en la acción Abrir formulario web
    Apertura del formulario web

  3. Pase el ratón por encima del contrafirmante o del participante en CC para abrir un globo emergente con el vínculo Reemplazar firmante.

    Haga clic en Reemplazar firmante.

    Pase el ratón sobre el contrafirmante

  4. Introduzca la nueva dirección de correo electrónico y haga clic en Reemplazar

    Pase el ratón sobre el contrafirmante

  5. Aparece un mensaje de confirmación cuando se acepta el nuevo valor.


Deshabilitación de un formulario web

Si desactiva un formulario web, los firmantes ya no podrán acceder a él, pero se seguirá mostrando en su cuenta. Puede volver a activar el formulario web en cualquier momento.

Para desactivar un formulario web:

  1. Haga clic en la pestaña Gestionar.

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga clic en el formulario web que desee desactivar

  4. Haga clic en Desactivar

    • Aparece una ventana de opciones
    Desactivar

  5. Seleccione la experiencia que desea proporcionar a los usuarios que intenten acceder a la URL del formulario web

    • Redirija a los firmantes a otra página web: puede redirigir a los firmantes a otra página web, como en la que se encuentre la versión actual del formulario web
    • Utilizar un mensaje personalizado para los firmantes: se puede crear un mensaje que se mostrará en lugar del formulario web
      • Es posible añadir hipervínculos al mensaje rodeándolos de corchetes “[]”
      • Puede añadir etiquetas utilizando el símbolo | (barra vertical) después de la URL

    Por ejemplo: [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] se muestra como Adobe Sign.

  6. Haga clic en Desactivar

    • Se muestra un mensaje de confirmación de la acción
    • El estado cambia 
    • El método de redirección se inserta bajo el estado
    • Se elimina la posibilidad de editar el formulario web


Activación de un formulario web

Los formularios web desactivados se pueden volver a activar en cualquier momento y volverán a tener la misma función.

 

Para activar un formulario web desactivado:

  1. Haga clic en la pestaña Gestionar 

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga un solo clic en el formulario web que desea activar

  4. Haga clic en el botón Activar

    Activar

  5. Haga clic en Activar cuando se le pida 


Ocultación de un formulario web

Si desea eliminar un formulario web de la vista de página Administrar, puede ocultarlo.

Ocultar un formulario web lo oculta solo en la vista, cualquier usuario que tenga acceso (si se ha compartido el formulario) podrán seguir viéndolo.

  1. Haga clic en la pestaña Gestionar, vaya hacia abajo hasta la sección Formulario web

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga clic en el formulario web que desea ocultar

  4. Haga clic en el vínculo Ocultar formulario web ubicado en las opciones del panel derecho.

    • Si el formulario web sigue activado, aparecerá una ventana con un aviso para indicarle que el formulario sigue activado y que los firmantes podrán firmarlo.
    Ocultar

    Precaución:

    Si no desactiva el formulario web antes de ocultarlo, los usuarios podrán seguir accediendo a él para firmarlo.


Activación y desactivación del acceso de usuarios a formularios web

Los niveles de servicio Business y Enterprise tienen la opción de configurar el acceso a formularios web y las opciones del firmante.

El acceso a los formularios web y las opciones del firmante se pueden activar o desactivar en el nivel de cuenta o de grupo; para ello, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Formularios web

Controles de la página Global

Opciones de configuración

Los formularios web tienen cuatro opciones de configuración:

  • Permitir añadir CC en formularios web:
    • Cuando se activa, las direcciones de correo electrónico se pueden añadir como CC al formulario web. De lo contrario, la opción para añadir un destinatario en CC desaparecerá del proceso de creación.
  • Permitir previsualizar en PDF los formularios web:
    • Cuando está activada, aparece un vínculo a un PDF en el formulario web para que el destinatario pueda ver el formulario en formato PDF
      • Tenga en cuenta que el PDF es un documento que el destinatario puede guardar en su sistema local
  • Se necesita una dirección de correo electrónico en el espacio para la firma del formulario web:
    • Cuando está activado, el campo Dirección de correo electrónico es necesario para cada firmante dentro de los límites del documento.
      • Adobe Sign colocará automáticamente un cuadro de firma para cada destinatario que no tenga un campo de correo electrónico en el documento
    • Si no está activado, el destinatario recibirá un aviso en el que se le pide que indique una dirección de correo electrónico en una página intersticial
  • Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico:
    • Cuando está activado, se pide al destinatario que verifique su firma antes de completar el acuerdo (firmar)
    • Si está desactivado, el destinatario no tendrá que verificar su firma y el acuerdo pasará al siguiente destinatario o se completará.
      • Si el primer destinatario incluye un destinatario adicional, debe completarse una verificación por correo electrónico antes de notificárselo al segundo destinatario (independientemente de esta configuración).
      • Las firmas no verificadas están sujetas a renegación
  • Permitir participantes adicionales
    • Cuando está activada, la interfaz del formulario web muestra la opción de añadir participantes adicionales
    • Cuando está desactivada, la interfaz no permite añadir participantes adicionales y los formularios web solo permiten un firmante externo
Precaución:

Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA, contraseña).


Buscar la URL y el código incrustado del formulario web

Si necesita acceder al código URL del formulario web:

  1. Haga clic en la pestaña Gestionar.

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga clic una vez en el formulario web para seleccionarlo.

    • Se abre el carril Acción a la derecha.
  4. Haga clic en la acción Obtener código.

    Vaya a Obtener código.

  5. La página se actualiza para mostrar el formulario web con el código URL en la parte superior:

    Obtener código


Utilice parámetros de URL para rellenar los campos de formulario web

Para insertar valores en un campo de un formulario web, hay dos cosas que debe saber:

  • Cómo marcar un campo como disponible para los parámetros de URL
  • Creación de los parámetros de URL que se insertarán

 

Cómo marcar un campo como disponible para los parámetros de URL

  1. Cree o edite un formulario web para obtener acceso a los campos

  2. Agregue un campo de texto que desee rellenar a través de la URL

    •  Los campos de solo texto pueden aceptar valores
  3. Abra las propiedades del campo haciendo doble clic en ellas

  4. Edite el nombre del campo para que tenga significado. El nombre del campo es la primera parte del parámetro que utilizará, por lo que cuanto más corto mejor

  5. Marque la casilla que indique que Es posible que el valor predeterminado proceda de una dirección URL.

    • Opcionalmente, marque la casilla Solo lectura si no desea que se pueda editar el valor
  6. Haga clic en OK para guardar los parámetros

  7. Repita el procedimiento para todos los campos que necesiten aceptar un parámetro de la URL

  8. Haga clic en Guardar para guardar el formulario web

URL

En este ejemplo vamos a crear dos campos que debe rellenar la URL:

  • Branch_Office: un campo que acepta la cadena de sucursal (mostrada arriba)
  • Emp_ID: un campo que acepta el ID de empleado

 

Creación de los parámetros de URL que se insertarán

  1. Copie la URL desde el formulario web. La forma más sencilla de hacerlo es:

    • Edite el formulario web desde la página Administrar
    • Haga clic en el enlace Copiar URL del formulario web
    URL

    Las URL de formularios web resultan bastante largas, por lo que aquí se utiliza una abreviada como ejemplo (la suya será diferente):

    Ejemplo de URL:

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Pegue la URL del formulario web en un editor de texto (como el Bloc de notas)

  3. Agregar sus parámetros  

    • El inicio de los parámetros se identifica mediante la adición de un símbolo de almohadilla (#) al final de la URL del formulario web.
    • Agregue los parámetros en formato {nombre_de_campo}= {valor}

    URL de ejemplo con un parámetro

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Se agregan varios valores insertando un símbolo et (&) entre los valores de campo.

    URL de ejemplo con dos parámetros

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Una vez que todos los pares de campo=valor se agreguen a la URL, copie la cadena completa y péguela en su navegador.

    El formulario web se representará con los campos rellenados:

    URL

 

Propiedades y limitaciones

  • La almohadilla solo se utiliza una vez para definir el principio de los parámetros
    • Utilizar una almohadilla posterior en un valor no afecta negativamente el resultado
  • Usar espacios en valores es aceptable
  • Usar espacios en el nombre del campo solo es aceptable si inserta explícitamente %20 como carácter de espacio en la URL
    • Esto funcionará: https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • Esto no funcionará: https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • Se recomienda utilizar un guion bajo en los nombres de campo en lugar de espacios. Le permite ahorrar tiempo en última instancia
  • No se permiten espacios entre el nombre del campo, los signos de igual y el principio del valor (Nombre del campo=Valor)
  • No hay espacios a cada lado del símbolo et (&) si tiene varios valores
  • No hay límite (con excepción, tal vez, de límites de longitud URL) al número de campos que pueden obtener su valor de parámetros de URL
  • Los campos de texto calculados no se pueden anular y no tienen la casilla que se muestra en sus propiedades de campo.
  • Los parámetros de URL no funcionan con los formularios web autenticados. Debido al uso de fragmentos hash de URL, si un formulario web está protegido mediante una contraseña u otro tipo de autenticación, los parámetros de URL no se enviarán al cliente después de que la autenticación se complete (el servidor nunca ve esa parte de la URL). 

 

Gestión de errores

  • Se omiten todos los parámetros de URL que no coinciden exactamente con un nombre de campo de formulario
  • Se ignora cualquier parámetro de URL que intente asignar un valor a un campo que no sea de texto o un campo de texto que no tenga activado Es posible que el valor predeterminado proceda de una dirección URL.


Preguntas frecuentes y problemas conocidos

Solo cuando el formulario web se encuentra en estado Borrador.

Después de crear un formulario web, el nombre del formulario web no se puede modificar.

El creador del formulario web siempre recibe el acuerdo completado (a menos que se habilite una opción para eliminar las notificaciones).

Si se requiere que otra parte reciba una notificación cuando se firme el acuerdo de formulario web, el campo CC se puede utilizar para garantizar que dicha parte se incluya automáticamente.

Campo CC

Sí.

Después de crear un formulario web, puede editar las partes en copia en la página Administrar.

Sí.

Las plantillas de la biblioteca de Adobe Sign se pueden utilizar como base para un formulario web adjuntándolas mediante el vínculo Añadir archivos.

Sí.

Las instrucciones para deshabilitar el proceso de verificación por correo electrónico se encuentran en la sección Configuración.

Al deshabilitar la verificación por correo electrónico no se elimina el requisito de que el firmante proporcione una dirección de correo electrónico.

Precaución:

Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA, contraseña).

Autenticación de segundo factor para un formulario web

Sí. 

La URL de un formulario web es simplemente una URL como cualquier otra.

La adición de la URL a un formulario web como hipervínculo no vincula de forma lógica ningún acuerdo generado por el formulario web al acuerdo de origen.

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