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Gestion des règles d’affectation automatique

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Dernière mise à jour le 18 juin 2024 | S’applique également à Creative Cloud for enterprise, Creative Cloud for teams, Document Cloud for enterprise

Enterprise

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Renouvellements
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2. Programme Enterprise in VIP : renouvellements et conformité
Gestion des contrats
Rapports et journaux
Obtenir de l’aide

Les administrateurs système peuvent faire en sorte que les produits soient automatiquement mis à disposition des utilisateurs qualifiés, sur la base de règles d’affectation définies.

Pour configurer des règles d’affectation automatique, connectez-vous au portail Adobe Admin Console et accédez à Produits > Automatisation de l’accès aux produits > Règles d’affectation automatique.

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre organisation utilise le Stockage Adobe pour les entreprises, qui est progressivement déployé à l’échelle mondiale.

Présentation

En configurant des règles d’affectation automatique, les administrateurs système peuvent automatiser le processus d’affectation de produits et services Adobe spécifiques aux utilisateurs de leur organisation. Ces règles permettent à un ensemble sélectionné d’utilisateurs d’accéder immédiatement à un produit lorsqu’ils en font la demande à partir d’un point d’entrée désigné par l’administrateur.

Actuellement, les utilisateurs peuvent demander l’accès aux applications et services Adobe à partir des surfaces suivantes :

Application de bureau Creative Cloud
Creative Cloud sur le web (ordinateur uniquement)

Cette liste sera complétée au fur et à mesure par Adobe.

Pour avoir un niveau de contrôle plus précis sur l’affectation des produits, vous pouvez choisir d’examiner chaque demande de produit que les utilisateurs envoient au lieu de définir des règles d’affectation. En savoir plus sur l’expérience de demande d’accès de l’utilisateur final.

Ajouter des règles d’affectation automatique

En tant qu’administrateur système, vous pouvez configurer des règles d’affectation automatique pour approuver et fournir automatiquement le produit ou service demandé aux utilisateurs de votre portail Adobe Admin Console. Les administrateurs d’entreprise peuvent également définir d’autres critères d’éligibilité en fonction des domaines ou répertoires sélectionnés au lieu de définir une règle pour tous les utilisateurs de l’organisation.

Connectez-vous au portail Admin Console et accédez à Produits > Automatisation de l’accès aux produits > Règles d’affectation automatique.
Sélectionnez Ajouter un produit.
Sélectionnez un produit et un profil de produit (entreprise uniquement) qui seront automatiquement affectés aux utilisateurs éligibles. Vous pouvez choisir de créer plusieurs règles par produit, mais chacune doit inclure un profil de produit unique.

Attention :

Si vous créez plusieurs règles pour le même produit à l’aide de différents profils de produit, plusieurs licences peuvent être affectées aux utilisateurs éligibles lorsqu’ils demandent l’accès.

Sélectionnez un produit et un profil de produit à affecter.

Lorsque vous créez une règle d’affectation automatique pour un produit qui fournit un accès aux API, les utilisateurs sont automatiquement affectés en tant développeurs (s’il ce n’est pas déjà le cas) de manière à leur fournir un accès aux API dans les outils de développement Adobe. En savoir plus sur la gestion des développeurs d’API.
Sélectionnez Suivant et choisissez les utilisateurs éligibles pour cette règle.
- Tous les utilisateurs de cette organisation : tous les utilisateurs existants et nouveaux ajoutés à l’organisation sont éligibles pour recevoir automatiquement une licence sur demande pour le produit sélectionné.
- Utilisateurs de répertoires ou de domaines sélectionnés : tous les utilisateurs existants et nouveaux ajoutés à des répertoires ou des domaines sélectionnés sont éligibles pour recevoir automatiquement une licence sur demande pour le produit sélectionné.
Remarque :

L’option pour choisir les utilisateurs éligibles est définie par défaut sur Tous les utilisateurs de cette organisation si le produit sélectionné à l’étape précédente est un produit d’équipe.
Si vous choisissez Utilisateurs de répertoires ou de domaines sélectionnés, sélectionnez Ajouter un répertoire pour ajouter les répertoires et domaines à inclure.

Lorsque vous sélectionnez un répertoire, tous les domaines déposés actifs dans le répertoire sont inclus. Si vous souhaitez sélectionner des domaines spécifiques, décochez la case et sélectionnez les domaines requis.

Choisissez les utilisateurs qui seront éligibles pour l’affectation automatique du produit sélectionné.
Cliquez sur Suivant et choisissez comment vos utilisateurs doivent demander l’accès à un produit.
- Accès à la demande :
  
  Permet aux utilisateurs éligibles de demander l’accès à un produit à partir d’une application Adobe intégrée.
  
  Génère une URL d’accès au produit qui peut être partagée avec les utilisateurs éligibles en tant que point d’accès supplémentaire.
- Accès par URL uniquement :
  
  Permet aux utilisateurs éligibles de demander l’accès uniquement via un lien fourni par un administrateur. Ce lien peut être partagé via e-mail, un site interne ou tout autre canal permettant le partage direct avec les utilisateurs.
Remarque :
Adobe vous recommande d’utiliser l’accès par URL uniquement dans les cas suivants :

Si vous voulez accorder l’option de l’accès automatique à un certain groupe d’utilisateurs.

Si vous souhaitez partager l’option de demande d’accès, mais la masquer dans les applications Adobe intégrées.

Si le produit associé à la règle ne prend pas en charge les demandes dans l’application et n’est pas disponible dans l’application de bureau Creative Cloud ou dans Creative Cloud sur le web (comme Adobe Sign et Adobe Analytics). Voici une liste d’applications à partir desquelles les utilisateurs peuvent faire des demandes d’accès.
Sélectionnez Enregistrer.

Lorsqu’ils font une demande d’accès ou qu’ils suivent l’URL d’accès, les utilisateurs éligibles se voient automatiquement affecter une licence en fonction des paramètres choisis par l’administrateur. Pour l’accès à la demande, si plusieurs règles s’appliquent au produit demandé, l’utilisateur se voit affecter tous les profils de produit associés aux règles auxquelles il est éligible.

Que se passe-t-il lorsqu’il n’y a plus de licences disponibles pour un produit ?

Contrat Équipe ou contrat VIP avec les produits d’équipe :

Les administrateurs système reçoivent un avertissement sur le portail Admin Console leur indiquant d’acheter plus de licences.
Lorsqu’un utilisateur demande l’accès à un produit pour lequel aucune licence n’est disponible, les administrateurs voient une erreur dans Admin Console et reçoivent un e-mail les informant qu’il n’y a pas de licence disponible pour une règle active. L’utilisateur à l’origine de la demande est averti par e-mail qu’aucune licence n’est disponible pour répondre à sa demande et que l’administrateur de son organisation en a été informé.
Les utilisateurs peuvent redemander l’accès à un produit et se voient automatiquement accorder l’accès si d’autres licences ont été ajoutées à leur organisation.

Contrat VIP avec les produits d’entreprise :

Les administrateurs système reçoivent un avertissement sur le portail Admin Console leur indiquant d’acheter plus de licences.
Lorsqu’un utilisateur demande l’accès à un produit pour lequel aucune licence n’est disponible, les administrateurs voient une erreur dans Admin Console et reçoivent un e-mail les informant qu’il n’y a pas de licence disponible pour une règle active. L’utilisateur à l’origine de la demande est averti par e-mail qu’aucune licence n’est disponible pour répondre à sa demande et que l’administrateur de son organisation en a été informé.
Les utilisateurs reçoivent automatiquement l’accès dans l’ordre dans lequel leurs demandes ont été reçues dès que de nouvelles licences sont mises à disposition. Les utilisateurs sont avertis par e-mail lorsqu’ils obtiennent l’accès.
Pour afficher la liste des utilisateurs en attente d’accès, accédez à Admin Console > Produits, choisissez un produit et sélectionnez PAS D’ACCÈS. Dans l’onglet Utilisateurs, les administrateurs peuvent rechercher les utilisateurs qui n’ont plus besoin d’accéder au produit et les supprimer pour libérer des licences.

Contrat Entreprise avec les produits d’entreprise :

Si votre contrat permet la surdélégation, les licences peuvent être affectées au-delà du nombre prévu dans votre contrat.
Tout utilisateur éligible qui demande l’accès ou suit une URL d’accès au produit reçoit une approbation automatique, quel que soit le nombre de licences restantes dans l’organisation.

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre organisation utilise le Stockage Adobe pour les entreprises, qui est progressivement déployé à l’échelle mondiale.

Modifier une règle d’affectation automatique

Les administrateurs système peuvent modifier une règle d’affectation existante pour générer une nouvelle URL d’accès au produit ou modifier les éléments suivants :

Produit d’équipe : produit associé et option d’accès utilisateur

Produit d’entreprise : produit associé, profil de produit, ensemble d’utilisateurs éligibles et options d’accès utilisateur

Connectez-vous au portail Admin Console et accédez à Produits > Automatisation de l’accès aux produits > Règles d’affectation automatique.
Cliquez sur l’icône Modifier au niveau de la règle d’affectation concernée.
Pour générer une nouvelle URL d’accès au produit, sélectionnez Choisir les options d’accès utilisateur, puis Créer une URL.

Apportez les modifications nécessaires et enregistrez la règle.

Remarque :

Un administrateur peut choisir de générer une nouvelle URL d’accès au produit pour une règle existante afin d’empêcher les destinataires précédents de l’URL de demander l’accès à une licence de produit. Le fait de générer une nouvelle URL d’accès au produit pour une règle existante rend non valide l’URL précédemment générée.

Sélectionnez Créer une URL pour empêcher les destinataires précédents de demander l’accès.

Supprimer ou suspendre une règle d’affectation

Le fait de suspendre ou de supprimer une règle n’a pas d’impact sur les utilisateurs qui ont déjà reçu une licence par le biais d’une approbation automatique.

Connectez-vous au portail Admin Console et accédez à Produits > Automatisation de l’accès aux produits > Règles d’affectation automatique.
Cochez la case pour la règle d’affectation concernée.
Sélectionnez Suspendre ou Supprimer. Suspendre une règle désactive celle-ci jusqu’à sa reprise, tandis que supprimer une règle efface définitivement cette dernière et ses paramètres du portail Admin Console.
Confirmez votre sélection dans la boîte de dialogue qui s’affiche.

Vous pouvez choisir de réactiver une règle suspendue quand cela est nécessaire.

Erreurs fréquentes

Voici les erreurs fréquentes qui peuvent survenir lors de la création, la modification ou la gestion des règles et comment les résoudre :

Erreur	Description	Impact	Solution
Le profil de produit a été supprimé	Si le profil de produit associé à une règle est supprimé, le profil est supprimé de la règle et le statut de la règle passe de Actif à En attente.	Les utilisateurs qui demandent l’accès à une règle ayant le statut En attente ne reçoivent pas d’accès à une licence tant qu’un profil n’a pas été réaffecté à la règle pour laquelle ils sont éligibles.	Affectez un autre profil de produit à la règle.
Le produit a été supprimé	Si un produit est supprimé d’Admin Console ou si le contrat dont il fait partie expire, il est automatiquement supprimé de la règle. Le statut de la règle passe de Actif à En attente.	Ce produit n’est pas disponible pour une affectation automatique.	Affectez un autre produit à la règle.
Un ou plusieurs domaines ne sont pas actifs	Si des domaines associés à une règle ne sont plus actifs, les domaines en question sont supprimés de la règle. La règle s’applique toujours aux autres domaines actifs sélectionnés. Si aucun des domaines choisis pour la règle n’est actif, le statut de la règle passe de Actif à En attente.	Les utilisateurs qui étaient auparavant éligibles à la règle selon leur domaine de messagerie ne sont plus éligibles et ne se verront pas accorder d’accès automatisé à une licence sur demande.	Mettez à jour les domaines concernés ou supprimez-les de la liste de domaines éligibles pour cette règle.
Sélectionnez au moins un domaine si vous choisissez un répertoire comme condition d’éligibilité	Si aucun domaine n’est sélectionné lors du choix d’un répertoire spécifique comme condition d’éligibilité des utilisateurs, une erreur s’affiche.	Une règle ne peut pas être créée ou mise à jour sans domaine si vous avez sélectionné les Utilisateurs de répertoires ou domaines sélectionnés comme utilisateurs éligibles.	Sélectionnez un domaine pour continuer.
Un ou plusieurs répertoires ne sont pas actifs	Si des répertoires associés à une règle ne sont plus actifs, les répertoires en question sont supprimés de la règle. La règle s’applique toujours aux autres répertoires actifs ajoutés précédemment. Si le répertoire choisi pour la règle n’est pas actif, le statut de la règle passe de Actif à En attente.	Les utilisateurs qui étaient auparavant éligibles à la règle selon leur domaine de messagerie ne sont plus éligibles et ne se verront pas accorder d’accès automatisé à une licence sur demande.	Mettez à jour les répertoires concernés ou supprimez-les de la liste de répertoires éligibles pour la règle.
Aucune licence disponible	Si toutes les licences disponibles pour un produit dans une règle sont utilisées, aucune licence supplémentaire ne peut être automatiquement affectée aux utilisateurs éligibles qui demandent l’accès. Cela s’applique uniquement aux produits d’équipe d’un contrat Équipe ou VIP ou aux produits d’entreprise qui ne sont pas éligibles pour le surprovisionnement.	Les utilisateurs ne peuvent pas accéder au produit demandé tant que leur administrateur n’a pas ajouté de licences.	Pour les produits d’entreprise, achetez plus de licences pour le produit, ce qui a pour effet de provisionner automatiquement une licence aux utilisateurs dont l’accès a été précédemment approuvé et qui attendent une licence disponible. Pour afficher la liste des utilisateurs en attente d’accès, accédez à Admin Console > Produits, choisissez un produit et sélectionnez PAS D’ACCÈS. Pour les produits d’équipe, achetez plus de licences pour le produit, ce qui permet aux utilisateurs de redemander l’accès au produit et de se voir automatiquement accorder l’accès si d’autres licences ont été ajoutées.

Foire aux questions (FAQ)

Pourquoi configurer une règle d’affectation automatique au lieu d’activer les demandes de produits pour mon organisation ?

L’utilisation de règles d’affectation automatique est recommandée s’il existe un produit que l’organisation est prête à approuver automatiquement et à fournir à un ensemble défini d’utilisateurs. Les demandes de produits permettent à un administrateur système d’examiner une demande avant de l’approuver ou de la refuser en fonction des besoins de l’utilisateur.

Où un utilisateur peut-il demander l’accès à un produit à un administrateur ?

Les utilisateurs peuvent faire une demande d’accès aux licences produits Adobe à l’aide de l’application de bureau Creative Cloud ou de Creative Cloud sur le web. L’option apparaît en fonction des configurations établies par les administrateurs de leur organisation pour chaque fonctionnalité. Adobe continuera d’ajouter d’autres applications à partir desquelles les utilisateurs peuvent faire des demandes d’accès.

Puis-je activer simultanément les règles d’affectation automatique et les demandes de produits ?

Des règles d’affectation automatique pour des produits spécifiques peuvent être définies même si les demandes de produits sont également activées pour une organisation. La règle d’affectation automatique est prioritaire si un utilisateur remplit les conditions pour une règle.

Pourquoi ne puis-je pas choisir des répertoires ou des domaines comme condition d’éligibilité des utilisateurs lors de la configuration d’une règle ?

L’option permettant de choisir des répertoires ou des domaines spécifiques pour l’éligibilité à une règle n’est disponible que si un produit d’entreprise est choisi pour cette règle. L’option pour choisir les utilisateurs éligibles est définie par défaut sur Tous les utilisateurs de cette organisation si le produit sélectionné à l’étape précédente est un produit d’équipe.

Pourquoi puis-je choisir des profils de produit pour certains produits et pas pour d’autres lors de la configuration d’une règle ?

Seuls les produits d’entreprise nécessitent de sélectionner un profil de produit pour créer une règle.

Quel type de notifications les utilisateurs reçoivent-ils si leur demande est approuvée automatiquement ?

Les utilisateurs reçoivent une notification par e-mail confirmant que leur demande est approuvée et une autre lorsque la licence est disponible pour être utilisée sur leur compte Adobe.

Que dois-je faire après avoir reçu un e-mail m’invitant à acheter plus de licences pour continuer à répondre automatiquement aux demandes ?

Si vous recevez un e-mail vous demandant d’acheter plus de licences, cela signifie qu’une règle active n’a plus de licences disponibles pour provisionner automatiquement les comptes des utilisateurs demandeurs. Dès que de nouvelles licences sont disponibles, les utilisateurs reçoivent l’accès à une licence, soit automatiquement, soit en redemandant l’accès, en fonction du type de contrat du produit.

Les utilisateurs recevront-ils toujours un accès automatisé aux produits demandés s’il n’y a pas de licences disponibles pour ce produit ?

Les utilisateurs ne reçoivent pas d’accès automatisé à un produit demandé tant qu’un administrateur n’aura pas mis plus de licences à disposition pour répondre aux demandes en attente d’une règle d’affectation automatique.

Que se passe-t-il si je suspends ou supprime une règle ?

Suspendre une règle désactive celle-ci jusqu’à sa reprise, tandis que supprimer une règle efface définitivement cette dernière et ses paramètres du portail Admin Console. Le fait de suspendre ou de supprimer une règle n’a pas d’impact sur les utilisateurs qui ont déjà reçu une licence par le biais d’une approbation automatique.

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