Impostare i flussi di lavoro per la firma

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Progettazione flussi di lavoro viene utilizzato per creare flussi di lavoro che adattano i processi di firma alle esigenze aziendali specifiche. Con questo nuovo strumento, gli amministratori possono creare e gestire con facilità i modelli di flusso di lavoro utilizzando un editor intuitivo di tipo “drag and drop”. È possibile specificare con facilità i documenti da includere in un accordo; i dati dei partecipanti, compresi i nomi, i ruoli predefiniti e gli indirizzamenti complessi; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; le e-mail dei partecipanti a cui inviare il documento; le opzioni sulla scadenza del contratto o sulla password e altro ancora.

I flussi di lavoro consentono anche di creare delle esperienze di invio intuitive grazie alle quali gli utenti possono seguire in modo coerente tutte le fasi del processo. I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di invio con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno incline agli errori.

 

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Creazione di un flusso di lavoro personalizzato

Solo gli amministratori possono creare i flussi di lavoro. Gli amministratori di account possono creare flussi di lavoro per l'intero account o per gruppi specifici all'interno del loro account. Gli amministratori dei gruppi possono visualizzare tutti i flussi di lavoro, ma possono modificare solo quelli presenti nel loro gruppo.

La creazione di un flusso di lavoro consiste nel definire le informazioni seguenti:

  • Informazioni flusso di lavoro: definisci il flusso di lavoro stesso, assegnandogli un nome, fornendo le istruzioni personalizzate per i mittenti che lo utilizzano e assegnando le autorizzazioni per poterlo usare.
  • Informazioni accordo: definisci e personalizza le Progettazione flussi di lavoro che vengono visualizzate nella pagina Invio.
  • Destinatari: crea un indirizzamento aggiungendo i destinatari (firmatari e approvatori) nell'ordine di firma necessario.
  • E-mail: specifica le e-mail dei vari partecipanti a cui inviare i documenti nei vari passaggi della procedura della firma.
  • Documenti: specifica i documenti da includere nel flusso di lavoro.
  • Campi di inserimento mittente: definisci i campi che i mittenti possono utilizzare per inserire le informazioni quando inviano l'accordo. Le informazioni sul mittente vengono inserite nell'accordo prima di inviarlo ai firmatari e agli approvatori.

I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso. Alcune etichette dei campi sono modificabili come indicato da
un’icona a forma di matita, ad esempio Nome accordo:

Fai clic sull'icona della matita per specificare un'etichetta personalizzata. L'etichetta viene visualizzata sulla pagina di invio quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un documento. Per ritornare all'etichetta originale, fai clic sull'icona Ripristina.

Nota:

Le impostazioni esplicite del flusso di lavoro personalizzato prevalgono rispetto a eventuali impostazioni predefinite a livello di gruppo o account.  

  1. Accedi come amministratore dell’account e passa a: Account > Flussi di lavoro.

  2. Per aprire la funzione Progettazione flussi di lavoro, fai clic sul pulsante Crea un nuovo flusso di lavoro. 

  3. Progettazione flussi di lavoro viene aperto e viene visualizzato il riquadro Informazioni flusso di lavoro:

    Informazioni flusso di lavoro

    Nel banner Progettazione flussi di lavoro, viene visualizzato il nome predefinito del flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro).

    Il punto accanto al nome del flusso di lavoro indica se il flusso di lavoro è una bozza/non attivo (punto grigio) o attivo
    (punto verde).

    I seguenti comandi si trovano a destra:

    • Chiudi: fai clic per chiudere il flusso di lavoro
    • Salva: fai clic per salvare le modifiche
    • Attiva/disattiva: fai clic per attivare (o disattivare) il flusso di lavoro per il gruppo selezionato

     

    Nella pagina Informazioni flusso di lavoro, inserisci le seguenti informazioni:

    • Nome flusso di lavoro: immetti il nome per il flusso di lavoro. Questo nome è visualizzato nel banner Progettazione flussi di lavoro, nell’elenco a discesa Usa un flusso di lavoro nella pagina Home e nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo. 
    • Istruzioni per il mittente: immetti le istruzioni per utilizzare il flusso di lavoro. Queste istruzioni vengono visualizzate nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro è utilizzato per inviare un accordo. 
    Nota:

    È possibile aggiungere le istruzioni con i tag HTML. È possibile utilizzare i seguenti tag html e i loro attributi nella sezione delle istruzioni: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.

    Se vuoi utilizzare i percorsi src o href, è necessario che i percorsi siano inclusi nella whitelist. Invia l'URL al tuo Customer Success Manager.

    • Chi può utilizzare questo flusso di lavoro?: specifica chi può utilizzare il flusso di lavoro. Le opzioni disponibili sono:
      • Gruppo selezionato: un campo a discesa che visualizza tutti i gruppi a cui l'autore ha accesso.
        • Quando è selezionato un solo gruppo, l’accordo può essere inviato da qualsiasi utente appartenente a tale gruppo.
        • Quando Utenti in più gruppi è abilitato per l’account, gli amministratori a livello di gruppo possono creare flussi di lavoro per qualsiasi gruppo di cui sono membri (non limitati al gruppo principale).
        • Gli amministratori a livello di gruppo possono modificare qualsiasi flusso di lavoro condiviso con un gruppo di cui dispongono delle autorizzazioni amministrative. (Gli amministratori a livello di account possono inoltre modificare il flusso di lavoro condiviso di gruppo, in quanto dispongono dell’autorizzazione per tutti i gruppi.)
      • Qualsiasi utente nella mia organizzazione: qualsiasi utente nell'account Acrobat Sign può utilizzare il flusso di lavoro.
        • Gli amministratori a livello di account possono modificare qualsiasi flusso di lavoro condiviso a livello di account.

     

    Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni flusso di lavoro: 

    Esempio di informazioni sul flusso di lavoro

  1. Fai clic su Informazioni accordo nella barra a sinistra.

  2. 2. Nella sezione Informazioni accordo, definisci le Progettazione flussi di lavoro così come dovrebbero essere visualizzate nella pagina di invio per il mittente.

    • Nome accordo: immetti il nome dell'accordo. Questo nome è visualizzato sulla pagina Invia quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un accordo e nell'intestazione dell'e-mail “Firma/Approva”. Questo campo è obbligatorio e l'etichetta è modificabile.
    • Messaggio: inserisci un messaggio per i destinatari. Questo messaggio viene visualizzato nella pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo. Questo campo è obbligatorio e l'etichetta è modificabile.
    • Cc: se necessario, immetti l’indirizzo e-mail per le parti in Cc. Gli indirizzi e-mail devono essere separati da una virgola o da un punto e virgola.
      • Minima: specifica il numero minimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
      • Massima: specifica il numero massimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
      • Modificabile: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare gli indirizzi cc del flusso di lavoro nella pagina di invio.
    • Lingua del destinatario: il mittente può utilizzare questo campo per specificare la lingua per il destinatario.  Questa impostazione definisce se il selettore della lingua nella pagina di invio viene visualizzato o meno e, in caso affermativo, quale lingua predefinita debba mostrare.
    • Opzioni di invio
      • Imposta la password per aprire il PDF scaricato: seleziona questa opzione per consentire al mittente di specificare una password per un PDF scaricato.
        • Impostando questa opzione verrà applicata anche la verifica firmatario alla password, il cui valore rimane invariato.
        • Obbligatorio: seleziona questa opzione per richiedere sempre una password per il PDF scaricato. Se questa opzione viene impostata, i mittenti non possono disattivarla nella pagina di invio e devono fornire una password.
      • Scadenza per il completamento: seleziona questa opzione per consentire la specifica di una scadenza di completamento nella pagina di invio.
        • giorni utili per completare l’accordo: seleziona il numero di giorni predefinito entro i quali i destinatari devono completare la procedura di firma. Il numero di giorni specificato è sempre modificabile nella pagina di invio.
      • Consenti creazione dei documenti prima dell'invio: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare i campi modulo del documento nell'ambiente di creazione usando l'opzione Anteprima nella pagina di invio.
        • Abilita creazione per impostazione predefinita: attiva questa opzione per attivare automaticamente l'opzione Anteprima sulla pagina di invio.

     

    Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni accordo:

  1. Fai clic su Destinatari nella barra a sinistra per accedere alla sezione Indirizzamento destinatari.

  2. Nella sezione Indirizzamento destinatari puoi specificare i destinatari e l’ordine di indirizzamento in base alle tue esigenze. Puoi creare più flussi di lavoro complessi con indirizzamento seriale, parallelo, ibrido o ibrido nidificato.  Le istruzioni seguenti evidenziano la funzionalità disponibile per gli indirizzamenti dei destinatari.

    • Per aggiungere un altro destinatario prima o dopo un destinatario esistente:
      • Fai clic sull'icona Aggiungi.
      • Seleziona il ruolo da inserire (sono disponibili tutti i ruoli abilitati per l’account).

     

    • Per specificare un ramo parallelo, fai clic sull'icona Aggiungi sopra un destinatario e seleziona Rami paralleli. 

     

    • Per eliminare un destinatario, passa il cursore sulla bolla del ricevente e fai clic sull'icona del cestino.

     

    • Per personalizzare un destinatario, passa il cursore sulla bolla e fai clic sull’icona di modifica.
    Configurazione del destinatario

    Quando modifichi un destinatario puoi configurare quanto segue:

    • Etichetta ricevente: personalizza l'etichetta del destinatario. Ad esempio, modifica l’etichetta del destinatario predefinita in Acquirente. 
      • Le etichette per i destinatari devono essere univoche in un flusso di lavoro.
    • E-mail: immetti l’indirizzo e-mail del destinatario.
    • Il destinatario è il mittente: se questa opzione è selezionata, il mittente viene inserito come destinatario.
    • Contrassegna come gruppo di destinatari: se questa opzione è selezionata, al flusso di lavoro viene aggiunto un gruppo di destinatari anziché un record e-mail standard. Il gruppo di destinatari può essere lasciato vuoto o compilato con uno o più indirizzi e-mail dal campo E-mail (delimitato da virgole).
    • Ruolo: aggiorna il ruolo del destinatario (firmatario o approvatore).
    • Obbligatorio: attiva questa opzione se è necessaria una firma del destinatario.
    • Modificabile: attiva questa opzione per consentire al mittente di aggiornare l’indirizzo e-mail di questo destinatario sulla pagina Invia.
    • Verifica identità: seleziona il tipo di verifica dell’identità richiesta per il firmatario.
      • Sono disponibili le opzioni Nessuna, Acrobat Sign, Telefono, Autenticazione basata su conoscenza, Password e Identità Web.
      • Saranno visibili solo le opzioni che sono state abilitate per l’account Acrobat Sign.
    Nota:

    Se si abilita la password come metodo di verifica dell'identità, si applica la stessa password alla protezione del documento, impedendo la visualizzazione del PDF fino a quando non viene digitata la password.

  3. Fai clic su Salva per salvare tutte le configurazioni dei destinatari.

     

    Di seguito è riportato un esempio delle informazioni dei Destinatari e di indirizzamento in cui le etichette per entrambi i firmatari (Acquirente e Direttore vendite) e per l'approvatore (Vendite VP) sono state personalizzate. 

  1. Fai clic su E-mail nella barra a sinistra per passare alla sezione E-mail.

    • Nella sezione E-mail è possibile controllare i messaggi e-mail inviati durante la procedura di firma e di approvazione in base ai vari eventi. 
    • Ad esempio, puoi specificare che i messaggi e-mail di notifica vengano inviati ai destinatari e ai Cc quando un accordo viene annullato. 

  2. Seleziona le caselle di controllo degli eventi per cui desideri ricevere una notifica e-mail.

  1. Fai clic su Documenti nella barra a sinistra per passare alla sezione Documenti.

  2. Nella sezione Documenti puoi configurare quanto segue:

    • Titolo del documento: immetti un titolo per il documento. Il titolo viene visualizzato nell'area Documenti della pagina Invia quando viene effettuato l'invio utilizzando il flusso di lavoro.
    • File: fai clic sull’icona Aggiungi file per allegare un documento dalla libreria di Acrobat Sign. Questo documento viene allegato automaticamente quando si effettua l'invio mediante questo flusso di lavoro.
      • Se non viene selezionato alcun file, il flusso di lavoro consente al mittente di fornire un file durante l'invio dell'accordo.
      • Se un documento è contrassegnato come Obbligatorio, verrà allegato automaticamente all’accordo quando si avvia il flusso di lavoro.
      • Elimina file: se alleghi il file errato, puoi fare clic sull'icona del cestino (X) accanto al nome del file per eliminarlo.
    • Nome del documento: immetti un nome significativo che identifica il documento per il mittente. Il nome del documento caricato della libreria viene reso predefinito, ma può essere sovrascritto.
    • Obbligatorio: specifica se il documento è obbligatorio.
    • Aggiungi documento: fai clic sul pulsante Aggiungi documento per aggiungere righe per altri documenti.
      •  I titoli dei documenti devono essere univoci.
    • Elimina riga: fai clic sull’icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l’intera riga.

  3. Di seguito è riportato un esempio di una sezione Documenti configurata:

  1. Fai clic su Campi di inserimento mittente nella barra a sinistra per accedere alla sezione Campi di inserimento mittente.

    Questi campi sono mappati sui campi modulo definiti nei documenti allegati (sia come parte della progettazione del flusso di lavoro sia come file caricato dal mittente).

    Il mittente può utilizzare questi campi per caricare il contenuto prima di inviare un accordo al destinatario.

  2. Nel pannello Campi di inserimento mittente, fai clic su Aggiungi campo.

    Quindi, per ogni riga aggiunta, puoi configurare quanto segue:

    • Titolo campo: immetti un titolo per il campo. Questo valore viene visualizzato sulla pagina Invia come riferimento per il mittente.
    • Nome campo del documento: immetti il nome del campo per un campo nel documento della libreria allegato.
      • Il nome del campo immesso qui deve corrispondere al nome campo modulo nel documento.
    • Valore di default: immetti un valore predefinito, se presente.
    • Obbligatorio: attiva questa opzione si deve immettere un valore per questo campo prima che l'accordo venga inviato.
    • Modificabile: abilita questa opzione per consentire al mittente dell'accordo di modificare il valore predefinito.
    • Fai clic sull'icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l'intera riga.

     

    Di seguito è riportato un esempio dei Campi di inserimento mittente: 

Invio mediante un flusso di lavoro personalizzato

L’invio di un accordo con un flusso di lavoro inizia dalla pagina Home selezionando la proprietà Inizia dalla libreria e quindi selezionando il flusso di lavoro da utilizzare.

Dopo aver selezionato un flusso di lavoro, viene visualizzata una pagina Invia modificata con l’ordine personalizzato dei destinatari, istruzioni personalizzate, file allegati e così via.

1. Dalla pagina Home:

  • Seleziona Inizia dalla libreria
  • Seleziona Flussi di lavoro dalle opzioni a destra
  • Seleziona il flusso di lavoro da utilizzare
  • Fai clic su Avvia
Invia un flusso di lavoro dalla home page

 

Viene visualizzata la pagina Invia:

Nell'esempio seguente della pagina Invia viene visualizzata la seguente personalizzazione:

A. Dalla sezione Informazioni flusso di lavoro:

○ Il nome del flusso di lavoro (in questo esempio, GlobalCorp Service Contract <50K) in alto

○ Istruzioni per il mittente (in questo esempio, questo flusso di lavoro è usato per contratti inferiori a 50K...)

B. Nella sezione Informazioni accordo:

○ Il nome dell’accordo personalizzato (in questo esempio, GlobalCorp Service Contract for 2018)

○ Il messaggio (in questo esempio, Ecco in allegato il contratto di manutenzione...)

○ Proteggi con password il documento firmato (consentita ma non definita)

C. Nella sezione Destinatari:

○ Le etichette personalizzate per i destinatari (Firmatario e Controformatario) e per i destinatari certificati (Team legale)

○ Gli indirizzi e-mail è nascosto quando il mittente è uno dei firmatari; in tal caso viene visualizzato “Utente corrente”.

○ Gli indirizzi e-mail per il gruppo di destinatari (Ufficio legale). Il gruppo di destinatari può essere lasciato vuoto affinché il mittente possa compilarlo oppure preconfigurato nel modello di flusso di lavoro.

D. Nella sezione Documenti:

○ Il nome del contratto preallegato (in questo esempio, Accordo di manutenzione) è visualizzato nell’area Documenti.

○ È anche visualizzato il nome del file che il mittente deve caricare, il documento di riferimento.

E. Nella sezione Campi di inserimento mittente:

○ I campi definiti vengono visualizzati nell'area Campi

○ Il valore predefinito è importato, ma modificabile

 

2. Compila i campi necessari per il flusso di lavoro.

Nell'esempio riportato precedentemente, sarà:

  • L’indirizzo e-mail del Team legale
  • Eventuali indirizzi e-mail in Cc (facoltativo)
  • Carica il file del documento di riferimento.
  • Le informazioni dei campi obbligatori (in questo esempio, Nome prodotto e Costo totale)
  • Proteggi con password il doc. firmato e Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi, che sono entrambi facoltativi per questo flusso di lavoro.

3. Fai clic su Invia.

4. Facoltativamente, nell'ambiente di creazione, apporta le modifiche dei campi in base alle esigenze, quindi fai clic su Invia.

Nota:

I flussi di lavoro personalizzati non supportano un tipo di firma scritta.

Se un accordo viene creato tramite l’API REST con signatureType=Scritta, l’accordo viene ancora creato e inviato per la firma elettronica.

Firma e approvazione di un accordo di flusso di lavoro

L'accordo del flusso di lavoro viene inviato nell'ordine specificato nell'indirizzamento. I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell’e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Acrobat Sign. Questa procedura funziona come la procedura di invio standard.

La cronologia e il report di audit per l'accordo del flusso di lavoro sono accessibili dalla pagina Gestisci. Mentre l'accordo è in elaborazione, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni.

Modifica di un flusso di lavoro personalizzato

  1. Accedi come amministratore dell’account e passa ad: Account > Flussi di lavoro.

  2. Nell’elenco Flussi di lavoro, fai clic per selezionare un flusso di lavoro.

  3. Nel menu di scelta rapida, fai clic su Apri. Viene visualizzato Progettazione flussi di lavoro

    Quando Progettazione flussi di lavoro è aperto, il flusso di lavoro è completamente modificabile. Tutte le sezioni possono essere modificate secondo le proprie esigenze e non verrà salvata alcuna modifica finché non si fa clic sul pulsante Aggiorna.

     

    In Progettazione flussi di lavoro puoi effettuare le seguenti modifiche:

Opzioni di configurazione

I flussi di lavoro personalizzati sono stati notevolmente migliorati, in base ai controlli del menu di amministrazione.

I clienti che desiderano abilitare i flussi di lavoro sono incoraggiati a abilitare le prime tre opzioni qui di seguito per ottenere la migliore esperienza possibile per i propri utenti e destinatari.

Per poter configurare i flussi di lavoro, la funzione deve essere abilitata.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita l’accesso per gli amministratori.

Configurare i flussi di lavoro da esporre per l’account

Abilitando la nuova esperienza di flusso di lavoro, i flussi di lavoro si avvicinano alla funzionalità del processo di invio manuale.

Funzionalità abilitate con questa opzione:

  • Layout di pagina con scorrimento del testo
  • Usare firme digitali per uno o più destinatari
  • Configurare i destinatari per l’autenticazione basata su telefono (SMS)
  • Configurare gruppi di destinatari durante il processo di invio
  • Allegare documenti da tutte le origini abilitate durante il processo di invio

Per abilitare l’esperienza più recente, passa a: Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato.

Configura i flussi di lavoro per utilizzare la nuova esperienza

Autenticazione telefonica del destinatario

In Progettazione flusso di lavoro, tutti i metodi di autenticazione attivati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.

I metodi di autenticazione sono stati aggiornati per essere disponibili sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni per il mittente. 

Se nel componente di progettazione vengono selezionate più opzioni, queste saranno disponibili per il mittente durante il processo di invio.

La nuova esperienza di invio aggiunge il telefono (SMS) come opzione nella progettazione.

Gruppi di destinatari

Gli oggetti destinatari on Progettazione flusso di lavoro ora possono essere contrassegnati come gruppi di destinatari. Questo consente di immettere una serie di indirizzi e-mail nel campo E-mail (delimitato da virgole) che è consentito firmare per tale assaggio della firma.

Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di cinque responsabili, puoi elencare i cinque indirizzi e-mail ma solo uno di essi dovrà applicare una firma.

Configurare i gruppi di destinatari nel modello di flusso di lavoro

File allegati

Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Acrobat Sign.

 

L’esperienza utente sotto la “nuova” impostazione è stata aggiornata a un design moderno con scorrimento del testo, come la pagina Invia.

Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.

Assegnazione dei campi definita dal modello

L’Assegnazione dei campi definita dal modello collega l’elenco dei destinatari, come definito in Progettazione flussi di lavoro, alle assegnazioni di campi appropriate nei moduli creati.

Esempio di caso d’uso:

  • Un firmatario (cliente) deve firmare per primo.
    • Facoltativamente un cofirmatario può firmare per secondo.
  • Un commerciale interno deve controfirmare.

Precedentemente questo avrebbe richiesto due moduli a causa di come i destinatari venivano indicizzati nella pagina Invio:

  • Un modulo per lo scenario con firmatario singolo, in cui la controfirma interna viene assegnata come indice del secondo firmatario.
  • Un altro modulo per lo scenario con cofirmatario, in cui il cofirmatario corrisponde al secondo firmatario e chi appone la controfirma al terzo.

Con la struttura di regole “Definito dal modello” puoi creare un modulo completamente abilitato in cui sono definiti tutti i campi dei possibili destinatari.

L’indice dei firmatari destinatari (come definito in Progettazione flussi di lavoro) viene rigorosamente applicato, ignorando i campi assegnati a eventuali destinatari omessi (facoltativi) quando l’accordo viene inviato.

Nel caso d’uso precedente, il cofirmatario è sempre il secondo firmatario; tuttavia se non viene incluso quando l’accordo viene inviato, i campi del secondo firmatario vengono ignorati e il controfirmatario (firmatario 3) avrà comunque accesso soltanto ai campi riservati al firmatario 3.

Abilita questa nuova funzionalità passando a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato > Abilita posizionamento firma definito dal modello.

Configurare i flussi di lavoro per utilizzare il posizionamento della firma definito nel modello

Nota:

Se attivi la funzione di posizionamento firma definito dal modello, viene disabilitata l’opzione di creazione dell’accordo durante il processo di invio.

Relazione tra destinatari e campi

A ogni destinatario di un accordo è assegnato un numero di indice dei firmatari. Questo numero è richiesto per associare il destinatario ai campi in cui possono aggiungere contenuti (ad esempio, un campo firma).

I destinatari acquisiscono il proprio numero indice in base all’ordine in cui sono elencati nella pagina Invio. Il primo destinatario è il numero 1, il destinatario seguente è il numero 2 e così via. Il numero indice può essere visto quando l’accordo è configurato per “Completa in ordine”, ma è presente anche nel flusso di lavoro “Completa in qualsiasi ordine”.

 

Quando in Progettazione flussi di lavoro si crea una sequenza di destinatari, il numero di indice dei firmatari viene assegnato secondo queste regole:

  • Dall’alto al basso
    • Da sinistra a destra

Nell’esempio qui sotto, il firmatario e il controfirmatario sono in alto, all’inizio dell’elenco.

  • Il Firmatario è il destinatario più sinistra e quindi gli viene assegnato il numero 1.
  • Il Cofirmatario è a destra del Firmatario e quindi gli viene assegnato il numero 2.

In questo caso, non importa chi firma fisicamente per primo, e vengono quindi inseriti in un flusso di firma in parallelo. Tuttavia, il numero indice delle firme viene rigorosamente applicato affinché il firmatario possa inserire la sua firma nei campi riservati al firmatario e il cofirmatario possa accedere solo ai campi assegnati ai cofirmatari.

Il commerciale firmerà per terzo, dopo che avranno firmato sia il firmatario che il cofirmatario.

L’approvazione del dirigente potrà essere apposta per quarta, dopo la controfirma del commerciale.

Nota:

I nomi dei destinatari “Firmatario”, “Cofirmatario”, “Commerciale” ecc. non incidono sull’assegnazione dei campi. Sono semplicemente delle etichette definite dall’amministratore per chiarezza, per guidare l’utente nell’uso del modello di flusso di lavoro. 

 

Il flusso di destinatari progettato qui sopra produrrà un modello di pagina Invio simile a quello raffigurato di seguito.

(Nella pagina Invio, l’ordine della sequenza di firme è più evidente, anche se i numeri di indice non sono esposti.)

 

Quando si crea un modulo con dei campi, ogni campo è assegnato esplicitamente a un indice di firma (trascurando per il momento i campi assegnati a Chiunque).

Nell’ambiente di creazione di Acrobat Sign, si esegue selezionando un Partecipante e inserendo i campi per quel partecipante.

Ogni partecipante è contraddistinto da un particolare colore, per distinguere visivamente i campi assegnati a ciascun partecipante.

 

Se usi delle etichette di testo, l’etichetta stessa fornisce un argomento (per esempio :signer1) che associa il campo all’indice dei firmatari.

Gli account che desiderano applicare con forza flussi di lavoro specifici per tutti i documenti e semplificare il processo di invio alla quantità minima di input da parte dell’utente possono definire completamente tutti i flussi di lavoro basati su documenti e limitare completamente l’invio ad hoc da parte degli utenti.

Gli account che sfruttano Utenti in più gruppi possono estendere le opzioni configurabili a livello di gruppo, garantendo in tal modo che le opzioni di firma e i processi di notifica corretti vengano applicati in modo rigido.

Per limitare gli utenti all'invio solo con flussi di lavoro approvati, passa a Impostazioni account > Impostazioni generali > Flussi di lavoro e seleziona Abilita l’invio degli accordi utilizzando solo i flussi di lavoro. 

Configurare i flussi di lavoro come unico metodo per inviare accordi


Segnalazione degli errori per problemi comuni

Alcuni elementi della precedente esperienza di flusso di lavoro generano errori nella nuova interfaccia in seguito ai miglioramenti apportati al controllo e alla sicurezza della nuova esperienza. Sono stati aggiunti elementi di gestione degli errori per migliorare il modo in cui vengono esposti e spiegati tali errori qualora si verifichino.

Se l’account è configurato per la nuova esperienza di invio e viene avviato un flusso di lavoro problematico, l’utente riceve un banner rosso che segnala l’errore:

Se l’account è ancora configurato con l’esperienza classica per impostazione predefinita, il flusso di lavoro può continuare a funzionare secondo quelle regole. 

L’esperienza moderna visualizza gli errori rilevati. 

Qualora vengano rilevati più errori, saranno elencati tutti.

Per rendere il flusso di lavoro valido anche per il set di regole della nuova interfaccia, un amministratore deve modificare il flusso di lavoro e correggere i problemi rilevati:

Secondo il set di regole dell’interfaccia classica, le stringhe e-mail potevano essere formate in modo errato o contenere delimitatori errati (ad esempio, spazi invece di virgole).

Se si verifica questo errore, l’amministratore deve controllare:

  • Se gli indirizzi e-mail in Cc sono delimitati correttamente

  • Che la stringa e-mail di ogni destinatario sia nel formato corretto
    • (ad esempio, nome@dominio.tld)
  •  
    • La nuova esperienza accetta virgole o punti e virgola

La nuova esperienza richiede valori univoci per tutti i titoli di documento nella pagina Documenti di Progettazione flussi di lavoro.

Per ulteriori dettagli su questo errore fai clic qui.

Quando progetta un flusso di lavoro, l’amministratore può allegare un modello di documenti con ambito di accesso limitato.

Se un utente esterno a tale ambito tenta di caricare il flusso di lavoro, il documento non può essere allegato e viene attivata una violazione di sicurezza.

Ad esempio un amministratore può creare un nuovo modello di documenti le cui proprietà ne limitano l’accesso al solo proprietario.  L’amministratore può quindi allegare quel documento al flusso di lavoro, perché ne è il proprietario. 

Tutti gli altri utenti del sistema, non proprietari, saranno esterni all’ambito del documento.

Quando si verifica questo errore, l’amministratore dovrà regolare le proprietà del modello del documento allegato.

Passaggi per esaminare e regolare le proprietà di un modello

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