Le regole di conservazione consentono agli amministratori di controllare per quanto tempo i contratti e i dati associati vengono archiviati in Adobe Acrobat Sign dopo aver raggiunto uno stato terminale. Questo aiuta le organizzazioni ad automatizzare la pulizia dei dati e ad allineare il ciclo di vita dei documenti con i criteri di conformità interni.

Prima di iniziare

Devi essere un amministratore a livello di account o di gruppo per configurare le regole di conservazione.

Configurazione

Disponibilità

Acrobat Standard e Acrobat Pro: Non supportato.
Acrobat Sign Solutions: Supportato.
Acrobat Sign for Government: Supportato.

Ambito di configurazione

Le regole di conservazione possono essere configurate a livello di account e di gruppo.

Le impostazioni a livello di gruppo sostituiscono le impostazioni a livello di account.

Comportamento predefinito - Se non è configurata alcuna regola di conservazione, i contratti vengono conservati finché non vengono eliminati manualmente o rimossi tramite altri processi.
Impatto sui contratti in corso - Le regole di conservazione vengono applicate quando un contratto viene registrato in uno stato terminale. Gli accordi già in corso non subiscono modifiche finché non raggiungono uno stato terminale.

Per accedere a questa impostazione

Livello account:

Vai a Impostazioni account > Governance dei dati.

Livello gruppo:

Vai a Admin > Gruppi.
Seleziona un gruppo.
Seleziona Impostazioni gruppo > Governance dei dati.

Il menu Admin che mostra la scheda Governance dei dati

Crea una regola di conservazione

Vai a Governance dei dati nel menu Admin.
Seleziona l'icona più (+).
Immetti il numero di giorni per conservare il contratto dopo che raggiunge uno stato terminale.
- Minimo: 1 giorno.
- Massimo: 5475 giorni (15 anni).
(Facoltativo) Configura la conservazione per i rapporti di audit e i dati personali.
- I dati di audit e personali devono essere conservati almeno per lo stesso periodo del contratto.
Nota:

Se la conservazione dei dati di audit o personali non è configurata, questi dati vengono conservati finché non vengono rimossi tramite altri processi, come l'eliminazione GDPR.
Seleziona Salva.

Quando viene creata una nuova regola, diventa la regola attiva.Le regole precedentemente primarie rimangono nell'elenco con una data di fine e continuano a governare gli accordi che erano già stati assegnati a esse.

Avviso:

Gli accordi vengono eliminati definitivamente alla scadenza del periodo di conservazione e non possono essere recuperati.

Configura sostituzioni a livello di gruppo

Le regole a livello di gruppo sostituiscono le regole a livello di account per gli utenti del gruppo.Se non è definita alcuna regola a livello di gruppo, viene applicata la regola a livello di account.

Crea una regola utilizzando gli stessi passaggi della configurazione a livello di account.
(Facoltativo) Abilita Conserva tutti gli accordi per questo gruppo per impedire l'eliminazione automatica.
- Utilizza questa opzione per ignorare l'impostazione a livello di account quando gli accordi del gruppo devono essere conservati.

Se un utente si sposta tra gruppi, la regola di conservazione applicata si basa sul gruppo a cui appartiene l'utente quando l'accordo viene registrato in uno stato terminale.

Il menu Amministratore che mostra la scheda Governance dei dati a livello di gruppo

Come funziona l’impostazione

Quando un accordo entra in uno stato terminale:

La regola di conservazione attiva viene applicata e associata all'accordo.
- La regola di conservazione applicata viene associata all'accordo per garantire che venga applicata la regola corretta al momento dell'eliminazione.
Il sistema calcola la data di eliminazione in base al periodo di conservazione definito.
L'accordo viene eliminato alla scadenza del periodo di conservazione, purché la regola rimanga abilitata.

L'elaborazione dello stato terminale può essere ritardata fino a 12 ore durante i periodi di picco, il che può ritardare l'inizio del periodo di conservazione.

Per comprendere come i tempi influiscono sulla conservazione, consulta la pagina di panoramica della governance dei dati.

Best practice

Definisci le regole di conservazione prima di inviare gli accordi per garantire un'applicazione coerente dei criteri.
Utilizza regole a livello di gruppo per supportare diversi requisiti di conservazione tra i team.
Rivedi periodicamente le regole per confermare che siano allineate ai requisiti di conformità attuali.

Aspetti da considerare

Le regole di conservazione vengono applicate quando un accordo viene registrato in uno stato terminale.
Solo una regola di conservazione è primaria alla volta per gli accordi appena terminali.Quando viene creata una nuova regola, diventa la regola attiva e si applica a tutti gli accordi che vengono registrati in uno stato terminale in futuro.Le regole precedentemente attive continuano ad applicarsi agli accordi che erano già stati assegnati a esse e non devono essere disabilitate.
La regola applicata si basa sul gruppo a cui appartiene l'utente mittente al momento in cui l'accordo raggiunge lo stato terminale.
L'elaborazione dello stato terminale può subire ritardi fino a 12 ore durante i periodi di picco, ritardando l'inizio dei criteri di conservazione.
Se non è definita alcuna regola, gli accordi vengono conservati indefinitamente.
Disabilitare una regola impedisce l'eliminazione per tutti gli accordi che hanno adottato quella regola e non sono ancora stati eliminati.

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